Cette vidéo vous indique comment vérifier, en fin de journée, tous les paiements, encaissements de la journée et comment corriger d’éventuelles erreurs de saisie de modes de paiement ou ajouter des paiements que vous auriez oublié d’enregistrer dans le programme.
Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.
Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.
Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur « Clôturer la facture »
Dans les pays où tout paiement doit obligatoirement être associé à une facture, le simple fait d’ajouter un paiement, même partiel, dans une visite édite et clôture la facture de cette visite.
Le comportement est différent dans une visite contenant un paiement d’acompte. Dans ce cas, la facture va s’éditer et se clôturer quand la visite sera considérée comme totalement terminée et réglée, c’est-à-dire quand le paiement total correspondra au prix de la visite.
Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur (et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur )
(précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modéles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…) Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie) délivrance passeport : cocher
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.
Si un client pense, à la fin de sa visite, ou juste avant son paiement à un produit vendu sur prescription et qu’il voulait prendre en supplément sur sa prescription, il est encore possible de l’ajouter à l’ordonnance que vous veniez de créer.
If you have mistakenly created 2 files for the same animal (owners with different names, animal with a nickname, etc.), several solutions are available to you:
If the files do not yet contain information, you can simply archive them.
If, on the opposite, they contain important data such as consultations, reports, etc. .. then it will be necessary to regroup all this in a single file.
This is called « Merge two records » and this video shows you how to do it.
Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.
Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.
La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.
Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.
Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.
During a visit, I can decide to create and schedule the sending of an SMS, email or phone reminder for a customer.
These reminders will, for example, remind a client to leave his animal fasting before surgery, to ask them to call to update them on their animal, or to contact the clinic a few days after an examination to know the results. external analyzes….
For vaccinations or product to be re-administered reminders, it will often be faster to program in your catalogs acts, procedures / products, automatic reminders associated with an act or a product (see the corresponding videos)
Each user can choose to show or hide any window, widgets, available on the Vetup home page. A veterinarian will thus be able to personalize his home page and decide not to display the « stock to restock » or « waiting room » window if he practices at home or while traveling.
Vous pouvez créer ou, au contraire, archiver des couleurs animales dans la section PARAMETRES / COULEURS Le principe est exactement le même pour les espèces ou races d’animaux.
Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)
The TEST button allows me to send a newsletter being created to a unique email address in order to see the results of it before its final sending to my customers.
Si un propriétaire doit réserver plusieurs rendez-vous pour son animal, la fonction dupliquer vous permet de ne pas avoir à ressaisir pour chaque RDV le nom du propriétaire, de l’animal ainsi que le motif de la visite.
