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Ajouter un produit CDMV non accessible depuis la fonction « importer produit fournisseur »
Si vous souhaitez ajouter à votre catalogue Vetup un produit du fournisseur CDMV et que ce produit n’est pas disponible dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS / IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR, vous pouvez quand même l’ajouter à votre catalogue en cliquant sur IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR / NOUVEAU PRODUIT et en ajoutant dans cette fiche les informations disponibles pour ce produit sur le portail du CDMV.
Pensez bien, lorsque le produit a été ajouté, à préciser la catégorie ou sous-catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter votre produit dans votre catalogue Vetup ainsi que la marge que vous souhaitez lui appliquer.
Etapes pour la migration d’une clinique sur le logiciel Vetup
1/ Nous récupérons la sauvegarde de votre ancien logiciel. Si la clinique ne parvient pas envoyer cette sauvegarde, nous intervenons via Teamviewer.
2/ Nous transférons les données sur un compte de test à valider par la clinique.
3/ Des vidéoconférences ce formation permettent de former le personnel (compris dans l’abonnement Premium, 1 heure par vétérinaire)
3/ Nous paramétrons le compte de production en collaboration avec la clinique.
4/ Après validation du compte de test, nous prévoyons une date de mise en production pour le transfert final des données. Le tarif pour la migration des données est de 590€ HT par vétérinaire équivalent temps-plein (tarifs année 2020)
5/ Nous proposons aussi une option formation/assistance sur place à la clinique lors de la mise en production (Durée : 2 jours. Tarif année 2020 : 2500€ HT).
Payer votre abonnement Vetup par CB en ligne (Sellsy)
Enregistrement des numéros de lots des vaccins utilisés
Question
Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.
Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?
Réponse
Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :
- Créer un registre appelé vaccinations et associer tous vos produits vaccinaux (nobivac lyme, Duramune lyme, Imrab 3…) à ce registre
- Ensuite, associer, dans votre catalogue procédures / actes, le vaccin que vous injectez lors d’une vaccination à la procédure de vaccin correspondante (ex : nobivac lyme pour une procédure vaccin lyme seul)
- Ainsi, lorsque vous ajouterez une procédure de vaccination dans une visite
- la procédure va s’ajouter,
- mais également le ou les produits utilisés pour cette procédure (qui se déduiront ainsi de vos stocks et s’ajouteront dans votre registre vaccinations).
- Un code barre sera présent sur les lignes produits et en y spécifiant le N° lot du vaccin employé, vous garderez un enregistrement facilement consultable de ce N° de lot (vous pourrez le retrouver très facilement dans la visite vaccinale ainsi que dans votre registre vaccinations)
- Vidéo sur l’enregistrement des N° de lots
Gérer l’envoi de mes rappels
Pour envoyer vos rappels, vous devez vous rendre dans la section MÉDICAL / RAPPELS
Insérer un texte par défaut dans la zone commentaire des factures
Vous pouvez décider d’ajouter un texte par défaut dans la section « commentaire » de vos factures. Le texte sélectionné aura, au préalable, été créé dans la section MODÈLE / MODÈLES DE TEXTES
Paramétrer une durée par défaut des RDV
Vous pouvez choisir de paramétrer une durée par défaut des rendez-vous pris dans l’agenda en fonction, soit de l’utilisateur à qui est destinée la visite, soit du type de RDV fixé.
Ce paramétrage est accessible depuis PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / AGENDA
Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Pouvoir ajouter des actes, des procédures dans les ventes au comptoir (Logiciel Vetup)
Un paramétrage permet d’ajouter des actes, des procédures lors de ventes au comptoir
Consulter facilement le contenu d’une facture
Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :
- Depuis l’historique des factures FINANCES / FACTURES
- Depuis l’historique des factures d’un client PAGE HISTORIQUE CLIENT / FACTURES
Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.
Paramétrage de l’ouverture du menu déroulant gauche de Vetup
Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.
Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.
Voir les détails d’une tâche terminée
How to refund a client (credit)
Stopper la synchronisation du prix d’un produit (imposer un prix fixe à un produit)
Préparation des médicaments par l’ASV
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
Voir aussi
Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Chèque rejeté par la banque
Modifier le message des confirmations de RDV par email
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Is there a way to change the name of the SMS sender when sending reminders?
Utiliser le module hospitalisation
Un module Hospitalisation vous permet de gérer les soins à effectuer pour les animaux hospitalisés
Voir aussi
Ajouter des soins à effectuer pour un animal dans le module hospitalisation
Facturer des soins réalisés pour un animal dans le module hospitalisation
Modifier un rendez-vous de l’agenda
Cette vidéo vous indique comment déplacer un rendez-vous déjà programmé dans l’agenda ou le reporter à une date ultérieure.
Facturer des soins réalisés pour un animal dans le module hospitalisation
Si vous avez terminé des soins enregistrés pour un animal dans le module hospitalisation et que ces soins ont été associés à un acte, à une procédure de votre catalogue Vetup, vous pourrez les ajouter en facturation dans la visite au cours de laquelle l’animal a été hospitalisé
À voir aussi :
Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite
Ajouter des soins à effectuer pour un animal dans le module hospitalisation
Vous pouvez ajouter des tâches à effectuer pour un animal hospitalisé grâce au module hospitalisation. Vous pourrez assigner, ou non, ces soins à réaliser à un membre de votre équipe en particulier.
Limitation d’accès par adresse IP
Actions possibles depuis une fiche animal
Diverses actions sont possibles depuis la fiche d’un animal ou depuis la fiche contenant la liste des animaux d’un propriétaire : consultation de divers historiques pour un ou plusieurs animaux de ce propriétaire, changement de propriétaire, passage en salle d’attente ou en hospitalisation…
Utiliser le mode multisélection pour ajouter plusieurs produits ou actes en facturation
Si un client souhaite acheter plusieurs produits de la même marque ou du même type, il est possible d’utiliser la multisélection de produits en passant par le bouton « ajouter produit » et en cliquant dans la ligne sur le + de chaque produit que vous voulez ajouter.
Cette même fonction est disponible pour les actes, procédures en cliquant sur « ajouter acte » « ajouter procédure ».
Retirer un des utilisateurs de l’agenda
Si un des utilisateurs de votre compte Vetup ne prend jamais de RDV en son nom (ASV ou TSA présente uniquement à la réception, personne qui gère les commandes, les stocks mais aucune visite…), vous pouvez retirer cette personne du sélecteur de l’agenda afin qu’aucun rendez-vous ne puisse lui être attribué par erreur.
Google Meet : vidéoconférence avec l’équipe Vetup
Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite
Si, pour une visite, plusieurs lignes de facturation d’actes et/ou de produits sont identiques, vous pouvez les grouper en cliquant sur « Regrouper actes et produits »
Voir aussi :
Effacer plusieurs lignes de facturation d’une visite
Effacer plusieurs lignes de facturation d’une visite
Si vous avez, par exemple, enregistré un pack à la place d’un autre, vous pouvez sélectionner toutes les lignes de facturation associées à ce pack saisi par erreur et les effacer ensemble.
Voir aussi :
Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite
Teamviewer : contrôle à distance
Comment renseigner l’onglet PRODUITS des PARAMÈTRES GÉNÉRAUX ?
Autres articles à voir:
Rappels : Décocher le mode Courrier si les modes Email et/ou SMS sont disponibles
Un paramétrage vous permet de supprimer un rappel courrier pour un client si un rappel SMS et/ou COURRIEL a déjà été programmé pour le même acte pour ce client
Paramétrer une quantité maximale commandable pour un produit
Lors d’une commande, la quantité maximum que l’on peut commander d’un produit est, par défaut, fixée à 100 (boîte, flacon, lot…). Vous pouvez modifier cette quantité maximale dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
Nouveau paramétrage Idexx
Modifier les 3 champs suivants dans le logiciel ICP :
1/ Work Request Service Url
Avant : https://cliniquedubonheur.
2/Result Service Url
3/ Unit ID
Avant : 123
Après : cliniquedubonheur.123
Travailler en exonération de TVA
Gestion centralisée d’un catalogue actes / produits (Mode multiclinique)
Interdire les ventes anonymes
Il est possible, dans le paramétrage, de préciser que vous souhaitez qu’une vente soit obligatoirement liée à un propriétaire d’animal.
Proposition automatique d’un nom de ville en fonction du code postal saisi
Lors de l’enregistrement d’un nouveau client ou de la saisie d’une nouvelle adresse pour un client, le fait de saisir un code postal dans la zone dédiée va faire apparaître un sélecteur dans la section VILLE qui vous propose la ville correspondant au code postal enregistré.
Pourquoi classer un utilisateur dans la fonction « agenda » ?
La fonction « agenda » attribuée à un utilisateur va permettre, par exemple, de créer une colonne dans mon agenda ayant une fonction particulière (RDV pour tonte, clients sans RDV ou clients qui ne souhaitent pas de consultation avec un vétérinaire en particulier…).
Elle peut également permettre, en créant un utilisateur appelé « non attribué » de fixer un rendez-vous à un client sans devoir obligatoirement lui attribuer un vétérinaire au moment de la prise de rendez-vous par téléphone.
Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Utilisateur de type Agenda
Créer une nouvelle structure sur un compte multiclinique
Fonctionnement multiclinique (présentation générale : 6min)
Résolution de votre ordinateur pour une utilisation optimale du logiciel Vetup
Archiver ou supprimer un produit de votre catalogue
Mise à jour d’un modèle de rappel
How to add a new category to attachment categories
Annulation des rappels en attente pour une procédure ou un acte réalisé en avance
Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)
Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.