Lorsqu’un client a un avoir/crédit disponible, il est possible de l’utiliser pour payer une ou plusieurs factures, partiellement ou entièrement.
La somme disponible est visible dans la fiche du client dans la section « Avoir »
Pour utiliser cette somme, vous devez créer une vente ou un visite comme à votre habitude.
Dans cet exemple, le montant dû (30€) est inférieur à la somme disponible en avoir (53,55€)
Cliquer sur règlement pour régler la facture
Dans le menu déroulant de la section Mode, sélectionnez Avoir
Le montant total de l’avoir disponible s’affiche mais vous ne pourrez pas utiliser la totalité car le montant dû est inférieur.
La somme indiquée dans Montant = le montant de la facture
Enregistrez
Le règlement a bien été enregistré
Il reste en avoir = 23.55€ (-> 53,55€ – 30€)
Dans le cas d’une vente supérieure à l’avoir disponible.
Cliquez sur Règlement.
Sélectionnez le mode de règlement Avoir.
Cliquez sur ajouter un nouveau paiement.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre, le solde de l’avoir est désormais à 0€.
Le montant restant à régler s’affiche dans la section Montant et vous avez la possibilité de choisir le Mode de règlement.
Enregistrez.
Il est aussi possible de n’utiliser qu’une partie de la somme disponible en avoir et d’ajouter un nouveau paiement pour payer le reste à payer.
Exemple :
Il y a 53,55€ disponibles en avoir
Le montant de la facture est de 30€
On choisit le mode Avoir et on modifie la somme du Montant en mettant, par exemple, 13,53€
On clique sur « Ajouter un nouveau paiement »
Cette fois, si on choisit le mode « Avoir », la somme disponible sera 40€. Mais on va prendre un autre mode de règlement. Par exemple en carte bancaire. Le restant dû = 16,47 €
Enregistrez. On voit que la visite est réglée, qu’il reste 40€ disponibles en avoir et qu’il y a 2 règlements enregistrés pour le règlement de cette visite.
Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.
Mise en situation : On va préparer une visite pour un vétérinaire.
Depuis la consultation, renseignez à quel vétérinaire la consultation est dédiée.
Commencez à facturer la visite, par exemple ici une consultation.
L’utilisateur attribué par défaut à l’acte « consultation » est l’utilisateur connecté qui est entrain de facturer l’acte. Donc, si l’ASV est connectée avec son identifiant (ou son pin), c’est son nom qui apparaîtra à la place de celui du vétérinaire.
Pour éviter cela, il faut cocher l’option « Restreindre les visites aux vétérinaires uniquement » dans les paramètres généraux/Visites
Enregistrez votre modification
Maintenant, lors de la création d’une nouvelle consultation, après avoir indiqué le vétérinaire en charge de la visite (voir 1ère capture d’écran), lorsque l’ASV ajoutera un acte, une fenêtre demandant de choisir le praticien s’ouvrira. Le nom du praticien indiqué dans l’examen médical sera présélectionné.
La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.
Paramétrages
Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :
1. Création du titre des consentements
Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.
Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.
Cliquez sur nouveau pour ajouter le titre et la description de votre consentement.
2. Création du formulaire de consentement
Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.
Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.
La table des consentements ressemble à ceci :
Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :
Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails
Mise en situation
Lors de la création ou édition d’un client, un nouveau bouton est présent
Ce bouton peut également être affiché en version compact dans la page historique du client en fonction du choix dans Paramètres Généraux/Client
Lorsque l’on clique sur ce bouton cette fenêtre s’ouvre
La première section Formulaire permet de générer le formulaire et de l’imprimer.
Vous pouvez le sortir en PDF ou l’envoyer par email.
La date de génération du formulaire est également présente.
La seconde section Consentements permet de saisir les consentements indiqués par le client et de visualiser l’origine du consentement (saisi par un membre de la clinique ou effectué par le client, comme par exemple le désabonnement des mails via le lien).
La dernière section Signature permet de visualiser la date de réception des consentements signés mais aussi de les stocker (ou non en fonction du souhait de stockage : numérique ou papier).
Pour automatiser le marquage de l’animal comme stérilisé ou décédé il faut vous rendre dans la liste des actes.
Menu Catalogue/Liste des actes
Ensuite vous cliquez sur l’acte qui vous intéresse.
Prenons par exemple l’acte de l’ovariectomie chatte. Après avoir subit cet acte, l’animal sera stérilisé.
Voici comment automatiser ce changement d’état dans la fiche de l’animal :
Éditez l’acte « ovariectomie chatte »
Ensuite cochez la case « Marquer l’animal comme étant stérilisé »
Maintenant, lorsque l’acte ovariectomie chatte sera facturé, l’animal sera automatiquement noté comme stérilisé.
Le processus est identique pour les autres options :
« Marquer l’animal comme étant hongre »
« Marquer l’animal comme étant décédé »
Après avoir sélectionné la bonne option, enregistrez.
Dans les paramètres généraux/Agenda, vous pouvez définir le jour de départ de l’agenda à son ouverture.
Soit vous choisissez un jour précis (Dimanche, Lundi, .., Mercredi, ..)
Soit l’option en « 7 jours glissants ». Dans ce cas, ce sera le jour d’aujourd’hui qui sera le premier jour affiché dans l’agenda, suivit des jours à venir.
Exemples
Premier choix : On sélectionne le dimanche comme premier jour de la semaine
Lors de l’ouverture de l’agenda, le 1er jour sera donc le dimanche, même si le jour actuel est le lundi (jour d’aujourd’hui).
En vue semaine, on aura donc toujours l’agenda du dimanche au samedi
Dans l’agenda, le jour actuel a une couleur de fond différente, elle est en jaune pâle.
Le premier jour de l’agenda = Dimanche – Jour actuel = Lundi
Second choix : 7 jours glissants
Dans cette situation, le premier jour est le jour actuel.
Si nous sommes un lundi, le premier jour de l’agenda à l’ouverture sera lundi.
Si nous sommes un mercredi, l’agenda s’ouvrira sur le mercredi
Il est possible de paramétrer par défaut le nombre de jour saisi dans la case X jour(s) avant rappel : que ce soit dans les envois par email ou par SMS.
Pour cela, il faut vous rendre dans les paramètres généraux /onglet rappels.
Vous pouvez paramétrer le nombre de jours avant la date du rendez-vous, pour l’envoi des rappels par Emails et par SMS.
Dans l’exemple suivant :
L’envoi des rappels par email sera envoyé 5 jours avant le rendez-vous
L’envoi des rappels par sms sera envoyé 1 jour avant le rendez-vous
Lorsque vous enregistrez un rendez-vous ces paramètres par défaut sont dont intégrés.
Vous pouvez les modifier si besoin avant d’enregistrer votre rendez-vous.
Dans l’agenda, au moment d’enregistrer un rendez-vous, vous avez des nouveaux champs disponibles :
Référent : Vétérinaire
Référent : Clinique
Dernier référent
Les vétérinaires et les cliniques disponibles dans ces deux listes déroulantes sont ceux que vous avez enregistrés préalablement dans « Médical/Référent : Vétérinaire » et « Médical/Référent : Clinique »
Comme expliqué dans la vidéo de cet article : « Gestion des cas référés »
Dernier référent : le nom du vétérinaire ou de la clinique référent(e) est visible automatiquement si l’animal est déjà venu dans le cadre d’une visite référée précédente
Les champs « Référent : Vétérinaire » et/ou « Référent : Clinique » sont à compléter si :
L’animal vient pour la première fois dans votre clinique et qu’il a été référé par un vétérinaire ou une clinique
L’animal revient dans votre clinique et qu’il a à nouveau été référé par un vétérinaire ou une clinique.
Les champs « Référent : Vétérinaire » et/ou « Référent : Clinique » ne sont pas à compléter si :
L’animal n’est pas référé
L’animal revient en consultation sans avoir été référé alors qu’il avait été référé lors d’une précédente visite
Il est maintenant possible d’être notifié lorsque qu’un animal est placé en salle d’attente.
Chaque utilisateur a la possibilité d’activer cette option dans les paramètres de préférence de son compte utilisateur.
Dans l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre logiciel.
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne de l’utilisateur concerné.
Ensuite cliquez sur préférences puis cochez la case Notifications : Notifier les nouvelles arrivées en salle d’attente.
Enregistrez.
Lorsqu’aucune nouvelle arrivée n’est enregistrée, l’accès rapide « Salle d’attente » est grisé.
Lorsqu’un animal qui vous a été attribué est placé en salle d’attente, l’onglet d’accès rapide « Salle d’attente » change de couleur.
Dans notre exemple, il est devenu violet mais cette couleur dépend des couleurs que vous avez paramétrées pour le compte de votre clinique.
Lorsque vous ouvrez l’accès rapide « Salle d’attente » vous voyez le nom du client et de l’animal qui viennent d’arriver dans la même couleur que l’onglet
Si vous cliquez à nouveau sur l’onglet, l’accès rapide se réduit et se replace dans le bas de votre écran, l’animal reste en salle d’attente mais l’onglet est à nouveau « éteint » jusqu’à ce qu’un autre animal soit mis en salle d’attente.
Si votre consultation précédente est terminée, vous pouvez cliquer sur la flèche blanche sur fond noir pour créer la visite de l’animal en salle d’attente.
Dans ce cas, il est sorti de la salle d’attente, l’accès rapide redescend dans le bas de votre écran, l’onglet est à nouveau « éteint » et vous êtes directement dans la visite pour ce nouvel animal.
Il est possible de créer, puis d’utiliser en facturation dans une visite, des packs qui incluent plusieurs actes (procédures) et plusieurs produits.
Pour créer un pack qui englobe des actes et des produits, il faut vous rendre dans Catalogue/Packs
Vous retrouverez les packs existants mais vous pourrez également en créer de nouveaux en cliquant sur le bouton « nouveau »
Dans un premier temps, vous devez nommer votre pack (1) afin que celui-ci s’enregistre.
Ensuite, vous pourrez y ajouter des actes et des produits en cliquant sur les boutons correspondants (2).
Pour l’exemple, le pack sera « ovariectomie chienne ».
Cliquer sur le bouton « Ajout via liste » dans la section des actes.
Toute la liste présente dans le catalogue d’actes va alors s’ouvrir.
On peut, grâce à la recherche rapide, trouver l’acte désiré plus rapidement (1) puis sélectionner (2) celui que l’on souhaite.
Une fois l’acte sélectionné, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pourrez renseigner des éléments comme :
« Désignation pack » (1) (vous pouvez également ne rien inscrire de cette façon le titre de l’acte originel sera repris)
Définir le prix que vous souhaitez voir figurer pour cet acte au sein de ce pack.
Le prix présent dans le catalogue est proposé par défaut, mais il est modifiable en décochant la case « Utiliser prix catalogue » (2).
Une fois les champs renseignés, il est important de cliquer sur « enregistrer »
L’acte étant choisi, la page de création du pack se réouvre on peut voir que l’acte choisi et renommé selon les besoins est bien présent.
Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant à nouveau sur « Ajout via liste ».
Insérer des produits dans le pack se fera de la même façon que pour les actes mais depuis la section Produits/Ajout via liste
Le catalogue produit s’ouvre, vous pouvez vous aider de la recherche pour le retrouver
Une fois le produit sélectionné, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle divers champs sont à remplir/choisir :
La désignation pack, c’est-à-dire le nom que vous souhaitez donner au produit au sein de ce pack (si vous choisissez de ne pas le modifier, l’intitulé restera celui de base)
La quantité
le prix unité TTC
Un choix est possible concernant « la visibilité sur les impressions », il suffit de cocher les cases souhaitées pour qu’elles s’appliquent au pack.
Attention! Si le prix du produit est supérieur à 0, il sera forcément présent sur la facture.
Enregistrez
Le produit a été ajouté dans le pack, vous pouvez en ajouter autant que souhaitez en procédant de la même façon.
Le pack contient maintenant un acte et un produit qui ont les désignations, quantités et montants paramétrés précédemment.
Pour valider sa création il faudra cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Vous pourrez alors le retrouver dans votre liste de pack et ainsi le facturer en consultation.
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre Rage), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’acte « Vaccination rage » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « Dose vaccin rage » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Il est possible de créer autant de centrales d’achats que vous le souhaitez.
Notamment, dans le cas où la centrale que vous utilisez n’est pas reliée dans le logiciel
Pour cela, il faut vous rendre dans catalogue / centrale d’achat
Vous pouvez voir que certaines centrales sont déjà recensées
Pour en enregistrer une nouvelle, cliquez sur nouveau
Renseignez le nom de votre centrale puis enregistrez
La centrale venant d’être créée apparaît dans la liste
Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament).
Pour cela : il faut vous rendre dans catalogue / liste des produits puis sélectionner votre produit (ici le Metacam)
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du produit et sélectionnez Stock puis n° lot et gérer
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du numéro de lot que vous souhaitez archiver
Puis cliquez sur archiver et confirmer la suppression (= archivage)
Le numéro de lot n’est plus visible dans le sélecteur, il a bien été archivé
Comme il ne s’agit pas d’une suppression mais bien d’un archivage, le numéro de lot restera visible dans vos registres.
Vous avez la possibilité de créer des catégories et sous-catégories d’actes (procédures) et/ou de produits.
Concernant les catégories et sous-catégories d’actes (procédures)
Sélectionnez Catalogue / Catégories d’actes
Cliquez sur nouvelle catégorie
Renseignez le nom de la catégorie souhaitée
Si vous souhaitez ajouter une sous-catégorie, cliquez sur le « + » de la catégorie et renseignez le nom voulu
Dans la liste des actes sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur la ligne de l’acte dont vous souhaitez ajouter une sous-catégorie
Cliquez sur le menu déroulant de la catégorie puis sélectionner la sous-catégorie voulue puis enregistrer
L’acte apparaît désormais dans la sous-catégorie voulue
Cela permet notamment d’avoir des statistiques plus détaillées, plus précises ou d’appliquer une modification généralisée des tarifs en fonction de la catégorie ou de la sous-catégorie.
Concernant les catégories et sous-catégories de produits
La procédure est identique à l’exception du menu pour y accéder.
Cette fois, vous devez vous rendre dans catalogues / Catégories produits
Si vous souhaitez créer toutes les factures pour un client sur une période donnée (par exemple si vous travaillez avec des éleveurs ou des refuges et que vous leur transmettez leurs factures une fois par mois…),
Cliquez sur finances / visites à facturer
Indiquez la période concernée et le nom du client qui vous intéresse dans le champ « rechercher »
Cochez les cases des factures que vous souhaitez créer.
Vous avez ensuite 2 possibilités :
Si vous cliquez sur « Générer les factures pour la sélection », une facture par visite va être générée (ici, création de 7 factures distinctes pour cet exemple)
Si vous cochez la case « une facture par client » avant de cliquer sur « Générer les factures pour la sélection », une facture unique regroupant les différentes visites encore non facturées d’un client sera générée (ici, une facture unique regroupant les visites du 10/01/23 et du 13/04/23 sera générée pour le client Portrat Lucille)
Pour gérer / optimiser vos commandes la fonction « Préférences de produit » est disponible dans vos paramètres généraux.
Cette fonction vous permettra de faire ressortir vos préférences, de créer des alertes, d’indiquer des messages et de demander un motif lors de la commande de produit.
Pour activer cette option, vous devez, au préalable, en faire la demande via le support Vetup
Vérifiez que l’option est activée dans Paramètres généraux / Produits
Dans la section « Divers », cocher l’option « préférences de produit » puis enregistrez
Ce paramètre vous active 2 nouveaux onglets dans la liste « catalogue », afin de pouvoir personnaliser les statuts de produit.
L’onglet « statut de préférence produit » permet de créer les statuts
Pour un produit qu’on ne souhaite pas commander, il sera ainsi possible d’activer (ou non) : une alerte lors de la commande, afin d’obliger l’utilisateur à justifier son choix, afficher un message.
Pour justifier votre choix, vous pourrez créer au préalable des motifs dans « motifs de commande produits non recommandés »
La personne qui passe la commande n’aura plus qu’à choisir le motif parmi la liste pré-créé
Pour paramétrer l’importance d’un produit
Dans catalogue / liste des produits
Directement sur le produit voulu dans l’onglet « préférence » vous pourrez choisir le statut et indiquer une alternative à ce produit
Aperçu lors d’une commande
Vous créez votre commande normalement
Dans notre exemple nous sélectionnons volontairement un produit « conseillé » (•) et un « non recommandé » (•)
Lorsque j’ajoute ces produits une fenêtre s’ouvre pour m’indiquer qu’un produit n’est pas recommandé.
Je peux choisir le motif ou cocher la case « annuler produit non recommandé » de cette façon le produit ne sera pas ajouté à la commande.
Vous pourrez par la suite reprendre votre commande comme à votre habitude
Pour activer cette option, vous devez, au préalable, en faire la demande via le support Vetup
Si certains de vos produits n’ont pas de code-barre (par exemples : les jouets, les laisses n’en comportant pas ou des produits que vous confectionnez vous même), vous pouvez demander à créer un code-barre aléatoire pour ce produit.
Cliquez sur catalogue puis Liste des produits.
Ouvrez la fiche du produit concerné puis cliquez sur Générer un code produit.
Un code produit va immédiatement être créé.
Si vous imprimez des étiquettes « présentoir » ou des étiquettes « produit » pour ce produit, un code-barre sera maintenant présent.
Ce code-barre sera alors reconnaissable par votre douchette ou par le lecteur de code-barre pour ajouter ce produit dans une facturation de visite ou de vente.
Il est maintenant plus facile de visualiser si un rappel est prévu ou non concernant un produit et/ou un acte grâce au symbole « @ » qui se situe au bout de la ligne produit et/ou acte dans la panier de votre visite.
@ : défaut de paramétrage ou plusieurs rappels paramétrés (il faut en sélectionner un), aucun rappel ne sera envoyé à votre client. @ : vous avez volontairement choisi de ne pas envoyer de rappel à votre client cette fois-ci. @ : le rappel est correctement configuré et un seul rappel est paramétré : il sera envoyé à votre client selon vos préférences. @ : absence du symbole = absence de rappel, aucun rappel ne sera envoyé à votre client.
L’icône @ apparaît en rouge.
Lorsque l’icône «@ », se trouvant au bout de la ligne produit et/ou acte, est colorée en rouge, cela signifie qu’aucun rappel lié au produit et/ou acte ne sera envoyé à la suite de l’ajout de la ligne du produit et/ou de l’acte.
Ceci est dû à un défaut de paramétrage des rappels liés au produit et/ou à l’acte ou à la présence de plusieurs rappels paramétrés : il faut donc n’en sélectionner qu’un.
La date d’échéance ainsi que la date d’envoi du rappel resteront modifiables après cette sélection.
Lorsque l’on clique sur la ligne du produit, dans l’onglet « Rappels », on voit qu’aucun rappel n’a été sélectionné
Pour corriger cela, il faut :
→ Dans le cas où plusieurs rappels ont été paramétrés : sélectionnez le rappel voulu.
→ Sinon, il faut se rendre dans la fiche du produit et/ou de l’acte afin de modifier et/ou compléter le paramétrage.
Pour cela, il faut vous rendre dans le menu CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionnez le produit et/ou l’acte concerné puis dans l’onglet » Rappel «
Depuis cet onglet, il est possible de paramétrer plusieurs échéances de rappel et ainsi de pouvoir sélectionner celui voulu depuis la consultation. Par exemple dans le cas d’un vermifuge où la fréquence d’administration ne sera pas forcement la même en fonction de l’animal.
→ Attention : il est important de bien sélectionner le modèle de rappel (rectangle violet) avant de créer de nouvelles échéances.
Si un rappel sans modèle associé avait été paramétré avant cette mise à jour, il faudra sélectionner le modèle de rappel sinon le message indiquant : « Vérifiez vos actes et produits. Au moins un rappel n’a pas été sélectionné. » restera affiché.
→ Attention : veillez lorsque vous paramétrez le modèle de rappel de produit et/ou d’acte par mail (voir la vidéo : Modèles) à bien renseigner le sujet, sinon le rappel sera en défaut de paramétrage, l’icône « @ » va apparaitre en rouge et aucun rappel ne sera envoyé.
L’icône @ apparaît en vert.
Lorsque l’icône «@ » est colorée en vert, cela signifie qu’un rappel est prévu concernant ce produit et/ou cet acte.
L’icône se colore en vert, par défaut, dès lors qu’un seul rappel est paramétré et que la case « disponible exceptionnellement sans rappel » n’est pas cochée.
Dans le cas où plusieurs rappels ont été paramétrés : il faut, pour que l’icône soit verte, depuis la consultation cliquer sur la ligne du produit et/ou de l’acte et sélectionner l’échéance voulue :
Le rappel associé à ce produit et/ou cet acte s’enverra alors à votre client selon les préférences précédemment définies.
L’icône » @ » apparaît en orange.
Lorsque l’icône «@ » est colorée en orange, cela signifie que vous avez volontairement choisi de ne pas envoyer de rappel pour le produit et/ou l’acte concerné cette fois-ci.
Dans la fiche du produit : CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionner le produit et/ou l’acte concerné > RAPPEL : La case « Disponible » pour « Exceptionnellement sans rappel » permet de ne pas associer de rappel au moment de l’ajout de la ligne produit et/ou de l’acte.
Depuis la consultation, cliquez sur la ligne du produit et/ou de l’acte et sélectionnez « Exceptionnellement sans rappel ».
L’icône « @ » va alors passer au orange et aucun rappel ne sera envoyé à votre client.
Absence de l’icône @
Dans ce cas, aucun rappel n’a été paramétré et ne sera envoyé au client.
Si vous souhaitez envoyer des rappels il faut vous rendre dans la fiche du produit et/ou de l’acte afin de les créer.
CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionnez le produit et/ou l’acte concerné > RAPPEL
Sélectionnez le modèle de rappel à associer (voir la vidéo : Modèles), représenté ci-dessous par le rectangle violet, puis cliquez sur « Nouveau » et remplissez les champs selon vos préférences :
→ Attention : il est important de bien sélectionner le modèle de rappel (rectangle violet) avant de créer de nouvelles échéances sinon le message indiquant : « Vérifiez vos actes et produits. Au moins un rappel n’a pas été sélectionné. » restera affiché. → Attention : veillez lorsque vous paramétrez le modèle de rappel de produit et/ou d’acte par mail (voir la vidéo : Modèles) à bien renseigner le sujet, sinon le rappel sera en défaut de paramétrage, l’icône « @ » va apparaître en rouge et aucun rappel ne sera envoyé.
Le rappel paramétré apparaît en dessous :
Depuis cet onglet, il est possible de paramétrer plusieurs échéances de rappel et ainsi de pouvoir sélectionner celui voulu depuis la consultation.
Par exemple dans le cas d’un vermifuge où la fréquence d’administration ne sera pas forcement la même en fonction de l’animal.
→ Attention : Dans tous les cas d’envoi de rappel, veillez à ce que votre client accepte de recevoir vos notifications :
Dans le cas d’un envoi de rappel par mail : veuillez à ce que le client ait une adresse mail correcte et qu’il accepte de recevoir des mails de la clinique.
Dans le cas d’un envoi de rappel par sms : veuillez à ce que le client ait un numéro de portable correct et qu’il accepte de recevoir des sms de la clinique.
Dans le cas d’un envoi de rappel par courrier : veuillez à ce que l’adresse postale soit correcte et qu’il accepte de recevoir des courriers de la clinique.
Comme pour les factures enregistrées, je ne peux pas supprimer un avoir une fois qu’il a été clôturé.
En revanche, je peux le corriger à l’aide d’une facture (tout comme je vais corriger une facture éditée par erreur à l’aide d’un avoir)
Exemple : Mr. Weasley a un avoir de 11€ pour des frais de prescriptions.
Cet avoir a été créé par erreur et je souhaite le supprimer.
Je vais générer une facture d’annulation d’avoir via une nouvelle visite avec ce même acte, et le motif de la création de cette ligne de consultation
J’ai à présent un « impayé » de 11€ ainsi que l’avoir du même montant.
Il suffit maintenant d’enregistrer un règlement avec le mode de paiement « avoir »
De cette façon le solde du client est de nouveau à 0€, le client n’a plus d’impayés ni d’avoirs (puisque l’avoir a été soldé par la facture générée précédemment) et il n’y aura pas de doublon de TVA dans la comptabilité.
Il est possible de créer un raccourci Scil (si vous avez bien sûr le réseau), ce raccourci sera visible depuis tous les pc.
Si vous avez du mal à créer un raccourci réseau, il est possible de demander à Scil afin qu’il vous explique la procédure.
Scil pourra ainsi faire remonter automatiquement les analyses dans le raccourci, vous n’aurez plus qu’à faire glisser l’analyse dans la fiche du client
Il est maintenant plus facile de générer un compte-rendu contenant votre examen médical directement depuis votre visite.
Voici la procédure :
Lorsque vous avez terminé d’écrire votre examen médical, cliquez sur le bouton « Enregistrer »
Le nouveau bouton « Générer un compte-rendu » apparaît :
Cette fonctionnalité permet de générer un compte-rendu sur la base de l’examen médical précédemment renseigné.
Attention : L’utilisation d’un modèle dans cette situation pourrait supprimer votre examen médical existant.
→ N’utilisez pas de modèle de compte-rendu si vous n’y avez pas intégré le champ de fusion « (examen-medical) ».
Dans ce cas, le modèle remplacerait votre examen médical et il faudra alors recommencer votre compte-rendu.
→ Vous pouvez utiliser un modèle de compte-rendu dans le cas où le champ de fusion « (examen-medical) » y est présent .
Alors, votre examen médical sera inséré, à l’endroit voulu et paramétré, dans le modèle de compte-rendu.
Avant d’enregistrer, vous pouvez imprimer, créer le pdf ou envoyer votre compte-rendu par mail à votre client.
À l’enregistrement du compte-rendu, celui-ci sera automatiquement enregistré dans l’onglet « Comptes-rendus » se situant à droite de l’écran.
Vous pouvez « réserver » des produits pour un client, notamment suite à l’appel d’un propriétaire qui vous demanderait de mettre de côté un produit pour son animal. Une fois un produit noté réservé pour un animal, il ne sera plus considéré dans le stock comme « disponible à la vente » et sera pris en compte comme un produit à « réapprovisionner » dans votre future commande.
Chaque produit ajouté dans une visite ou une vente est associé à un statut : Délivré, Réservé ou encore Non délivrable (pour des spécialités humaines à retirer en pharmacie par exemple).
Cette vidéo vous indique comment modifier le statut d’un produit dans une visite ou une vente.
Lors d’une vente ou de l’ajout d’un produit dans une visite, si vous n’avez plus suffisamment de produit en stock pour remettre ce produit au client, vous pourrez néanmoins le faire régler par avance au propriétaire et noter cette ligne de la vente ou de la visite en état RÉSERVÉ
When a debit or a credit is imported in Vetup from a previous Software the total amount is displayed on the right top corner of the client file.
If It’s a debit it is displayed in red and if it’s a credit, in green.
If the Balance displays 0, it means the client is not concerned or that debit or credit has already been recovered/used.
When facing a debit and if you want to recover it partially or totally please follow the steps below.
When facing a credit and if you want to use it partially or totally, please follow the steps below
When balance is 0 do not use “Client AR Balance from Previous Software” medical service
and DO NOT CHECK the checkbox below for any medical service or product details
Suite à la mise en place d’une taxe forfaitaire par l’Etat Tunisien de 0.600 TND sur chaque facture émise, nous vous proposons une solution de mise en place de cette taxe dans l’attente d’une évolution du logiciel Vetup.
Cette solution de contournement nécessite plusieurs points à paramétrer :
Autoriser les actes sur les ventes comptoirs
Créer un compte comptable dédié
Créer un un acte « timbre fiscal » à 0.600 TND et 0% de TVA
Étape 1 – Paramètres > Paramètres Généraux > Finances > Cocher « autoriser les actes sur les ventes »
Il est important de cocher cette case dans les paramètres afin de pouvoir rajouter l’acte « timbre fiscal » également sur une facture où il n’y aurait qu’une vente comptoir
Étape 2 : création du code comptable
(Pour cet exemple nous avons inventé le code comptable 123456)
La somme des montants de toutes les factures ayant une date comprise dans l’intervalle précisé (ex : mois de janvier)
La facture existe et sa date est du mois de janvier.
Elle peut être :
enregistrée (elle a une date, un numéro, ne peut pas être supprimée mais reste modifiable car non clôturée)
clôturée (facture impossible à modifier hormis pour le mode de paiement si elle est payée)
En résumé, vous retrouvez dans cette section toutes les visites ayant une facture, que le paiement ait été effectué ou non et que les factures aient été clôturées ou non.
Par contre, n’y figurent pas les visites qui n’ont pas encore de facture.
Exemple : Vous faites un acte de stérilisation au mois de janvier.
Le montant de cet acte sera intégré dans le chiffre d’affaire du mois de janvier si la facture liée à cet acte a été éditée au mois de janvier, même si cette facture n’a pas été payée ou payée partiellement.
Si l’acte de stérilisation n’a pas encore de facture associée, il n’y figurera pas et n’y figurera que lorsque la facture aura été, a minima, enregistrée (il sera alors présent dans le mois durant lequel la facture a été enregistrée)
Dans la section VENTES ANONYMES (si vous en faites)
Tous les produits vendus au comptoir qui n’ont pas de facture associée car vendu sans demande du nom et de l’adresse du client.
Dans la section AVOIR
Les avoirs enregistrés durant chaque mois (remboursements, …)
Conseils
Pour que votre chiffre d’affaires au mois garde une valeur non modifiable, nous vous conseillons de clôturer vos factures non clôturées à chaque fin de mois.
Vous les retrouverez dans FINANCES / FACTURES / en cochant la case « uniquement les factures non clôturées »
Pour Rappel
Une facture se clôture :
Dès qu’un paiement lui est associé, même partiel (si la case est cochée dans les paramètres).
(Notez que selon la législation du pays dans lequel vous travaillez, cette case peut être cochée par défaut et par obligation. Par exemple pour la France)
En fonction du paramétrage que vous avez choisi dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / FINANCES
À l’impression ou envoi d’une facture par email (si la case est cochée)
Lors de réalisation d’un export comptable (si la case est cochée)
Lors d’une clôture comptable dans FINANCES / CLÔTURES COMPTABLES
Le système SMS de Vetup est international.
L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS par mois par vétérinaire.
Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte et des caractères utilisés.
Attention 1 : Si vous utiliser des caractères spéciaux, la limite maximale de caractères par SMS passe de 160 à 70 caractères.
-> Si votre texte contient un des caractères suivants : | ^ € { } [ ] ~
Donc un mot ave un ê par exemple, vous n’avez plus que 70 caractères disponibles. Si vous dépassez cette limite, 2 SMS seront comptés.
Attention 2 : Si vous mettez des champs de fusion dans vos sms, il n’est pas possible de savoir à l’avance le nombre de caractères des données qui remplaceront ces champs de fusion lorsqu’ils seront mis en situation.
Conclusion
-> Si le chien s’appelle Plutot, le champ de fusion (nom-animal) sera remplacé par Plutot et ne comptera que 6 caractères à la place des 12 caractères du champ de fusion. Dans ce cas vous gagnerez quelques caractères par rapport à l’estimation visible dans les modèles de SMS.
Cependant si le nom de l’animal contient plus de 12 caractères, vous dépasserez l’estimation initiale.
-> S’il s’appelle Plutôt, il y aura toujours 6 caractères mais le ô diminuera le nombre de caractères autorisés comme nous l’avons vu plus haut.
Il est donc préférable d’écrire : « Pour le bien de (nom-animal), … » que « Dans l’intérêt de (nom-animal), … »
Et pour être certain de ne jamais dépasser l’estimation initiale, vous pouvez également rester plus vague : « Pour le bien de votre animal, nous vous conseillons de prendre rendez-vous … »
Veuillez trouver ci-dessous un exemple avec une clinique :
Vous pouvez choisir de vendre un même produit sous plusieurs formes; par exemple de vendre 1 lot complet de 24 boîtes de pâtée mais de vendre ces mêmes boîtes également à l’unité. Pour pouvoir gérer ces ventes sous 2 formats différents, il vous faut préalablement créer des déclinaisons de prix dans la fiche produit concernée.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Les déclinaisons de prix produit peuvent vous permettre de vendre des lots de produits à un tarif unitaire inférieur au tarif unitaire habituel
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Il est possible, dans une fiche produit, de créer plusieurs déclinaisons tarifaires en fonction de la quantité de produits vendue. Ainsi, pour un produit déconditionné, des lots de produits par 3, 6, 12… unités pourront être vendus avec des marges inférieures à la marge du produit vendu à l’unité.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Si vous avez choisi d’utiliser Vetup après un autre logiciel, il vous restera sans doute des chèques à encaisser en différé après vos débuts sur Vetup et dont les factures étaient présentes dans votre ancien logiciel. Cette vidéo vous propose une solution pour encaisser ces chèques différés (Il convient bien sûr de toujours vérifier auprès de votre comptable que cette solution lui convient pour la comptabilité de votre structure).
Depending on the date of birth, the puppy or kitten will be considered directly growing, or you will have to choose between “Still growing” and “Fully grown” (which means not only adult size is reached, but also muscle mass development is terminated).
For a growing puppy or kitten, you will need to answer the question « What is the estimated adult weight? » You can use the optimal weight (not too fat or too thin) of the mother for a female, or the father for a male. If you don’t have the parent’s weight, use the low (or middle) value of the breed standard. With some exceptions, do not use the highest value to avoid overweight, that is much more harmful than a slightly light weight.
Choose the type of food (fresh food, commercial or half-half), then the commercial foods you want (this choice is always yours) or ingredients (for human grade ingredients, you may choose among the list of options offered), dairy and up to 2 treats (for on-manufactured treats, you may choose an amount among the list of options offered). The final recipe will consider all selected choices, propose the amounts and include the additional ingredients such as Vit’i5 and canola oil when necessary.
For puppies : Growth is a demanding period which lasts all the longer the larger the dog. It is recommended to re-apply for a recipe every month until peak growth (between 4 and 8 months depending on breed format), then at least every second month after peak growth, and until adulthood. A new recipe shall be ordered if characteristics of the puppy changes, especially in case of neutering,….
My Follow-up Advice : schedule a consultation appointment one month after the first recipe, then a visit to weigh and recalculate the recipe each month until the peak of growth, then at least once before adulthood.
For kittens : The growth of the cat is more linear, but it is commonly neutered before adulthood, with access to the outside once sterilized, which justifies a new recipe request. Once the optimal adult weight has been reached: order a new recipe for a healthy adult…
My Follow-up Advice: schedule a consultation appointment one month after the first recipe, then a visit to weigh and recalculate the recipe every second month until the peak of growth, then at least once before adulthood. Depending on the breed, the recipe may not change much with time during growth, this is normal.
For puppies and kittens
My nutrition advice : Even if you castrate the puppy or kitten before the end of growth, do not indicate that growth is terminated: VET-NUTRITION allows to obtain recipes taking into account neutering and growth. If you do not know which petfood to choose, either stay with petfood for growth, or you can offer a half and half option, with petfood for growth and a fresh food part with NO starch…
Follow-up : read the entire recipe carefully and weight the puppy or kitten, update the body weight (and other information such as neutering if appropriate, change the ad) from the pet’s information on VET-NUTRITION, and order a recipe after each update of the body weight.
Once Growth is terminated : update information and order a recipe for adult stage once development is over and adult body weight is reached.
Details and tips for ordering a recipe for treating overweight/obesity of a dog or cat
Ask for a recipe, then it’s up to you to FOLLOW UP…
Let’s go …
Fill in all the information … Indicate the pet’s current weight, weighed, …
To the question: “What is the body condition of your animal?” > indicate “Overweight”
To the question « What is the optimal weight? » » > Fill in the OPTIMAL WEIGHT without concession = it is the weight of the animal if it were thin, at optimal body condition score (even if it is not the final weight that you wish to reach): this is what will allow you to propose a good recipe suitable for effective weight loss.
Healthy or sick ?
once you have indicated overweight and an optimal weight, you may choose
*either tick HEALTHY: this will give you a recipe for treating overweight, with no other condition requiring nutritional adjustment… you will then have to organize the follow-up…
*or tick SICK, when in addition to weight loss, the dog or cat suffers from another problem which requires a nutritional adjustment (such as osteoarthritis, urolithiasis, etc.): it’s up to you to choose the appropriate situation, in the Obesity AND… (tock the associated disease box): this allows you to obtain a recipe for treating overweight and simultaneously considering the pathological situation indicated … you will then have to organize the follow-up…
Type of food
Depending on the pet owner’s desire, you can choose the type of food (fresh food, commercial or mixed so called “half-half”) and the desired petfood (for commercial or half-half) or ingredients (for fresh food or half-half). Even for an overweight or obese animal, you can add dairy and up to 2 treats, the final recipe will take into account all the choices selected.
Follow Up
read the entire recipe carefully, weigh the animal every month and request a new recipe if the dog or cat is not losing weight as desired or if one of its characteristics changes (lifestyle, activity, …).
Expected weight loss
with recipes for treating overweight, you can expect a loss of 1 to 2% per week, or 4 to 8% per month How to calculate? Calculate the number of mois to reach optimal BW: between these 2 delays
Once the optimal weight has been reached: modify the information (actual weight, Optimal), and request a new recipe, to maintain it at its ideal weight.
My follow up advice
plan a consultation appointment one month after the start of the implementation of the treatment for overweight, a call or a visit to weigh every month, and a consultation appointment to switch from a recipe to lose weight to a recipe to stabilize it once the target weight is reached.
My nutrition advice
if you start with commercial foods, to treat overweight, look for a food designed to treat overweight consider adding a dairy product such as 0% fat natural yogurt, maximum quantity, and TREATS > FRUIT > Zucchini > maximum quantity on the proposed list
If the appetite is not covered, or the hair is very ugly or muscle wasting appears…, think HALF AND HALF option: with a commercial food to treat overweight, and a fresh food part with NO STARCH, and Zucchini as vegetables
What delicacy (Cookie/Biscuit/Starch category) to take in your pocket for education or as a reward: Wasa light…very practical!
First ask the pet owner what he wants/can do. You can thus offer a suitable type of food. Indicate that the rations are calculated according to the characteristics of the animal, and that not everything is possible for everyone… Choose between a few options offered each time, or even offer several recipes, with different ingredients or different treats.
If you detect a problem with the current food, but the owner does not want to change, prescribe a trial for a limited period of 2 months with a half-half option, using the usual pet food as a base, and, in the homme prepared part, do not add carbohydrates, and finalize the recipe. If this option is not entirely satisfactory, switch to a 100% homemade, home prepared diet, with no carbs.
Home prepared diet =
consider one hour of preparation per week (plus shopping),
accept the idea of selected and monitored ingredients including at least Meat, Vit’i5, Rapeseed oil, vegetables, and finally starchy foods, treats
the part without carbohydrates can be frozen (and thawed in the fridge for the next day), carbohydrates, which contain starch, must be cooked the same day of consumption or for 2 days maximum, and kept in the fridge in the meantime
distribution of the daily food amount in 2 meals (dog) or 4 meals (cat)
For the holidays
DOG
Switching from a home prepared diet to a mixed diet (half commercial + half household) is usually well accepted
Switching from a home prepared diet to a canned/wet food requires a one-week transition, a choice of cans adapted to the animal’s situation, and the calculation of the quantity (can be done via VET-NUTRITION)
Switching from a home prepared diet to only kibble is possible if the dog tolerates starch (always present in the kibble), requires to choose the kibble and calculate the right amount (to be done via VET-NUTRITION), a transition from a week with half-half diet (to avoid digestive problems), and eventually to give the daily amount of kibbles in 2 meals, with plenty of water at each meal. It is possible to add natural yogurt to help digestive comfort during the feeding period with kibble only.
CAT
a cat fed a home prepared diet can switch, after a successful transition before departure, to a wet petfood (can/tin/poach), but avoid switching it to kibble, because the risk that it not going to drink enough is real and this could lead to with pathological consequences (overweight if fed ad libitum; urinary troubles if very insufficient watering)
Mixed diet so called half commercial-half household =
Allows the diet to be well adjusted to the individual needs of the animal (my advice is to choose kibble/can the most adapted to the animal’s situation), the home prepared part is proposed and calculated taking into account the commercial foods chosen, the treats, and all singular characteristics of the animal, including in the event of pathology, in order to cover the needs in calories, in proteins, and balanced in micronutrients) while remaining simpler to prepare and a little less expensive than a totally household ration (if you choose an industrial kibble base)
consider one hour of preparation per week (plus shopping),
accept the idea of selected and monitored ingredients, in addition to commercial pet food, include at least Meat, Vit’i5, and vegetables, sometimes Rapeseed oil, depending on the situation, and finally carbohydrates, treats…
choose the home prepared part without carbs (starch), as then it can be frozen (and thawed in the fridge for the next day), so it’s easier
distribution of the daily food amount in 2 meals (dog) or 4 meals (cat)
By subscribing to the VET-NUTRITION service via Vetup :
you benefit from unlimited recipes whatever the situation (no coaching available: recipes for growth or overweight treatment are available but without follow-up : it’s up to you to contact the owner each month to order new recipes…) with VET-NUTRITION FAQ, you have access to video tutorials to use the service, order recipes… (no nutrition support or nutrition monitoring or assistance) Use vetup@vet-nutrition.com to contact us
VETACROC is a clinic subscription available on the Cuisine-a-crocs.com website in Europe, which gives access to
an unlimited number of recipes and coaching (Coachings includes illimited recipes, monthly emails, graphic follow-up, and guidelines for the follow up in 2 situations: Growth or Treatment of overweight)
a dedicated email for your questions on clinical nutrition
clinic training to nutrition consultation by appointment via Zoom (in French)
support to ensure that you value your subscription
privileged access to LIVE sessions with Dr Vet Géraldine Blanchard, european specialist in veterinary and comparative nutrition (Dipl.ECVCN) and many other services to discover here
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