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Comment ajouter une adresse email sur une fiche client ?

 

Explications en vidéo

Voici comment ajouter les coordonnées électroniques dans la fiche d’un client

 

  • Sur la fiche du client → « modifier »

 

  • Sur la droite dans contacts → « nouveau »

  • Sélectionner « e-mail »

  • Vous pouvez ajouter un commentaire

  • Puis « enregistrer »

  • L’adresse mail est référencée

 

 

 

Automatiser le marquage « stérilisé » et « décédé »

 

Explications en vidéo

Pour automatiser le marquage de l’animal comme stérilisé ou décédé il faut vous rendre dans la liste des actes.

Menu Catalogue/Liste des actes

Ensuite vous cliquez sur l’acte qui vous intéresse. 

Prenons par exemple l’acte de l’ovariectomie chatte. Après avoir subit cet acte, l’animal sera stérilisé.
Voici comment automatiser ce changement d’état dans la fiche de l’animal : 

Éditez l’acte « ovariectomie chatte » 

Ensuite cochez la case « Marquer l’animal comme étant stérilisé » 

Maintenant, lorsque l’acte ovariectomie chatte sera facturé, l’animal sera automatiquement noté comme stérilisé.

Le processus est identique pour les autres options :

  • « Marquer l’animal comme étant hongre » 
  • « Marquer l’animal comme étant décédé » 

Après avoir sélectionné la bonne option, enregistrez.

 

 

Créer un registre et lui associer des produits

 

Explications en vidéo

En fonction de la législation de votre pays, vous serez amené à tenir certains registres comme un registre d’antibiotique ou de stupéfiants par exemple.

Il existe certains registres qui sont déjà présents et pré-enregistrés dans votre compte Vetup.


Pour cela allez dans Paramètres/Registres

  • Cliquez sur « Nouveau » 

  • Au niveau de la partie Nom (ici en jaune), il faudra renseigner le nom de votre registre, par exemple « Antibiotiques ».
  • Il faudra également choisir le Type (ici en rouge), est-ce que ce registre concerne des actes ou des produits ?
  • Et enfin si vous souhaitez ou non Enregistrer les mouvements de stock (ici en bleu) : c’est-à-dire enregistrer les entrées et les sorties dans ce registre.

 

  • Cliquez sur « Enregistrer » 
  • Ensuite allez dans Catalogues/Listes des produits.

  • Puis sélectionnez le produit, ici en exemple le « Clamoxyl » :

  • Depuis la fiche produit, cliquez sur Gérer au niveau de la section Registres.

  • Sélectionnez le registre souhaité, ici Antibiotiques.
  • Puis, enregistrez

  • Le registre choisi est maintenant noté dans la section Registres de la fiche du produit

  • Terminez en enregistrant vos modifications.

Le produit Clamoxyl 1g est maintenant relié au registre Antibiotiques.
Chaque fois qu’une vente sera enregistrée pour le produit Clamoxyl 1g, sa sortie va être générée automatiquement dans le registre correspondant.

Depuis la Liste des produits, je peux également visualiser rapidement quels sont les produits qui sont associés à tel ou tel registre.
Il suffit de cliquer sur le menu déroulant Registre et de choisir celui dont vous souhaitez afficher les produits.

  • Vous pouvez consulter les registres dans le menu Historique/Registres

  • Choisissez le registre que vous souhaitez consulter, ici Antibiotiques.

  • Vous pouvez également effectuer vos recherches par période et numéro de lot.

  • Ainsi vous pourrez visualiser toutes les entrées et les sorties des antibiotiques liés au registre Antibiotiques.

 

 

 

 

Envoi d’un fichier attaché par mail à un confrère et/ou un propriétaire

 

Explications en vidéo

Ce tutoriel vous apprendra à expédier par email, à un confrère ainsi qu’au propriétaire des fichiers attachés relatifs à la consultation d’un animal.

  • Pour commencer, créer une consultation 

 

  • S’il s’agit d’un animal référé ou à référer, cliquez sur « Cas référé »

  • Choisissez et sélectionnez le confrère (ou la clinique) qui vous réfère le cas ou à qui vous souhaitez le référer

  • Nous avons, pour l’exemple, choisi « Référé par » le « Dr Lepetit Justin » 

  • Nous pouvons voir que le nom du docteur Lepetit Justin apparaît sur la consultation

  • Pour intégrer des fichiers attachés à la consultation, cliquez sur fichiers attachés

  • Vous pouvez renseigner le nom du fichier attaché ainsi que sa catégorie.
  • Pour télécharger le fichier attaché, cliquez sur le nuage ou glissez le fichier dans l’encadré gris

  • Enfin, pour envoyer le mail, cliquez sur l’icône se situant à côté de l’adresse mail de votre client

  • Dans cet onglet vous pouvez voir
    • Le nom du client.
    • Le confrère associé à l’animal (référé à ou référé par).
    • L’animal concerné.
    • Le choix d’envoyer immédiatement ou en différé le mail.
    • Par défaut, l’adresse mail du confrère est sélectionnée, cliquez sur l’adresse mail du propriétaire pour l’ajouter à l’envoi.
    • Renseignez le sujet.
    • Sélectionnez (ou non) le modèle de mail.

    • Insérer la pièce jointe en cliquant sur sélection

    • Le fichier attaché s’insère juste dessous

    • Cliquez sur envoyer, ce message apparaît.
      Il signifie que le mail va bien s’envoyer à la date souhaitée.

 

 

 

 

Implementing a general increase in service or product rates

 

A comprehensive rate increase can be executed with a single action for:

  • all your services
  • all services within the same category

How to proceed:

  • Select Catalog / Service list or Product list.

  • Click on “Edit prices”.

  • Choose the category you want to modify the price of its products.
  • You can also apply this increase to all categories.
  • You also have the option to apply this percentage increase to price variations.

Generate all invoices for a client over a specific period

 

If you wish to generate all invoices for a client over a specific period (for instance, if you work with breeders or shelters and provide them with their invoices once a month…),

  • Click on « finances« / « visits to be invoiced« 

  • Enter the relevant period and the client’s name in the “search” field.

  • Check the boxes of the invoices you want to create.
  • You then have 2 options:
    • If you click on « Generate invoices« , one invoice per visit will be generated (in this example, the creation of 8 separate invoices)
    • If you check the box « one invoice per client » before clicking « Generate invoices« , a single invoice combining the different visits that have not been invoiced yet for a client will be generated (in this example, a single invoice combining the visits from 01/01/23 and 31/12/23 will be generated for the client Lucille Portrat).

How to manage stand labels

 

You can generate labels for attaching to your display racks (such as those for pet food, for instance).

  • Start by configuring the size of your labels in Settings / Application Settings / Labels.

  • Be sure to include the margins of the label sheet and any spacing between

  • You can also specify whether you want to display the product reference, its price excluding taxes or including taxes, etc.
  • To print these stand labels, go to Catalog / Product List.
    • Specify if you want a particular category or registry.
    • Check the boxes of the products you want to print a display label, then click the ‘x stand label(s)‘ button « x being the number of products you selected« .

 

  • Remember to select the printer designated for your labels if you have multiple printers based on the type of documents to be printed.

 

Obtenir un export de mon fichier clients

 

Vous pouvez réaliser un export .csv de votre fichier client (en appliquant ou non des filtres sur ce listing) depuis le menu « Recherche avancée »

 

  • Sélectionnez les filtres si besoin ou cliquez directement sur « export CSV« :

  • Un fichier Excel est téléchargé : ceci est votre fichier client.

 

Sélectionner plusieurs produits lors d’une commande

Explications en vidéo

 

 

Lors d’une commande vous avez la possibilité de sélectionner et d’ajouter plusieurs produits en simultané.

  • Dans le menu, cliquez sur « Catalogue » puis « Commandes fournisseurs« .

  • Cliquez sur « Nouveau« .

  • Puis sur « Ajouter des produits » 

  • Cochez les produits que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur « Ajouter la sélection à la commande » 

  • Vos produits sectionnés ont bien été ajoutés à votre commande fournisseur

 

 

 

 

Associer un nom d’expéditeur aux envois de SMS par votre clinique

 

Explications en vidéo

 

Un paramétrage permet de spécifier un nom d’expéditeur pour vos envois de SMS.

  • Vous pouvez spécifier ce nom dans « Paramètres / Cliniques du groupe » 

  • Cliquez sur le nom de votre clinique

  • Complétez le champ « Expéditeur (SMS) » en mettant le nom que vos clients verront lorsqu’ils recevront votre sms. (max. 13 caractères)
  • Puis « Enregistrer »

 

 

 

 

Tarifs des abonnements Vet-Nutrition

Vous pouvez choisir 2 abonnements :

Abonnement Vet-Nutrition© via Vetup

  • Vous bénéficiez des recettes illimitées quelle que soit la situation (>140 situations physiopathologiques disponibles ; recettes ménagères, industrielles et mixtes)
    (pas de coaching disponible : des recettes en situation de croissance ou traitement de surpoids sont disponibles mais sans suivi : à vous de contacter le propriétaire chaque mois pour refaire des recettes…)
  • Recettes signées du Dr. Vet. Géraldine Blanchard, Spécialiste en nutrition clinique vétérinaire
  • Vous disposez de tutos-vidéos pour utiliser le service, commandes des recettes
    (pas de support nutrition ni de suivi ou assistance en nutrition)
  • Sans engagement
  • Facturé par Vetup

    • 45 euros HT/mois pour un veto
    • 60 euros HT/mois pour plus de 1 veto

Abonnement Vet-Nutrition© Pro via Vetup

  • Nombre illimité de Recettes
  • Email dédié pour vos questions en nutrition clinique
  • Formation de la clinique à la consultation de nutrition, sur rendez-vous via Zoom
  • Accompagnement pour s’assurer que vous valorisez bien votre abonnement
  • Accès privilégié à des LIVE avec le Dr. Vet. Géraldine Blanchard, spécialiste en nutrition
  • et bien d’autres avantages

    • À partir de 80 €HT/mois, abonnement annuel, règlement mensualisé possible

=> contacter vetup@vet-nutrition.com pour abonnement annuel Vet Nutrition Pro => ANE demande ensuite ouverture de l’accès à Vet-Nutrition pour la clinique

Présentation de l’ensemble du service Vet-Nutrition Pro en vidéo

Tarifs mis à jour en août 2023

Comment utiliser la section « Détail affiché sur la facture » des actes / procédures ?

 

Lorsque vous éditez un acte (une procédure), la section « Détail affiché sur la facture », il est possible d’indiquer des informations supplémentaires que vous aimeriez voir apparaître sur vos factures.

Par exemple dans le détail de l’acte ovariectomie, vous pouvez indiquer que le suivi post op et le retrait des points sont compris dans le prix de l’acte.

Nous vous montrons dans cette vidéo comment enregistrer ces détails.

Comment gérer un animal ayant plusieurs fiches – Fusion

 

Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom, …), plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Si les fiches ne contiennent pas encore d’informations, vous pouvez simplement les archiver.
  • Si au contraire elles contiennent des données importantes comme des consultations, des comptes-rendus, etc.. alors il faudra regrouper tout cela dans une seule fiche. On appelle cela « Fusionner deux fiches » et cette vidéo vous indique comment procéder

 

Ajouter des conseils dans le bas de vos ordonnances

Explications en vidéo

 

Voici comment ajouter des conseils, des modèles prés établis, des conduites à tenir, des informations utiles sur le bas d’une ordonnance.

  • Ouvrez le menu « Paramètres/Modèles ordonnances » et cliquez sur le bouton « Nouveau » ou modifiez un modèle existant

  • Pour cet exemple, on crée un modèle pour les ordonnances ne contenant que des des médicaments à récupérer en pharmacie humaine.
    On ajoute : 
    • le titre : pour cet exemple, on ajoute « Médicaments en pharmacie » 
    • un code
    • le commentaire : pour cet exemple, on ajoute la phrase « Les médicaments prescrits sur cette ordonnance sont à retirer en pharmacie humaine ».

  • Dans la visite, après avoir ajouté les produits dans le panier, cliquez sur le bouton « Ordonnances » et validez les produits que vous voir sur l’ordonnance

 

  • puis sélectionner le modèle que vous avez créé qui vous intéresse (ici, « Médicaments en pharmacie » )
  • Vous pourrez ensuite imprimer et/ou envoyer cette ordonnance par email à votre propriétaire.

 

 

 

 

 

Appliquer un arrondi sur une facture globale

Explications en vidéo

 

Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans « Paramètres/Paramètres généraux« 

puis dans les différents onglets : 

  • Visites (pour appliquer un arrondi sur la facture globale)
  • Actes (pour appliquer un arrondi sur le prix des actes)
  • Produits (pour appliquer un arrondi sur le prix des produits)

Dans le panier de votre visite, vous pouvez cliquer sur le lien « Arrondir la visite » 

Le logiciel ajoutera une ligne « arrondi factures » et le montant total de la facture sera arrondi

 

  •  

 

 

 

Voir aussi

Fixer un rendez-vous pour dans 15 jours ou 3 semaines

 

Lorsque vous souhaitez fixer un rendez-vous après une période définie (15 jours / 3 semaines) vous pouvez utiliser le calendrier pour trouver la date la plus adaptée plus rapidement.

 

Créer et gérer mes renouvellements

 

Lorsque vous faites une prescription au cours d’une visite, vous pouvez configurer le renouvellement des médicaments en indiquant :

  • Le nombre de renouvellement
  • La période de validité du renouvellement
  • La quantité

Ainsi, lorsqu’un propriétaire viendra pour le renouvellement de traitement de son animal, une petite icône, dans le panier de la visite, indiquera qu’il existe un renouvellement en cours de validité.
En cliquant sur cette icône vous afficherez la liste des produits et vous pourrez sélectionner ceux à ajouter au panier.

Tous les détails pour bien gérer vos renouvellements sont expliqués dans cette vidéo : 

 

Modifier la date d’un rendez-vous de l’agenda et des rappels associés

 

Lorsque vous déplacez un rendez-vous dans l’agenda, pensez à vérifier s’il n’y avait pas de rappels programmés. 
Cette vidéo montre comment modifier les rappels prévus afin qu’ils contiennent les nouvelles informations du rendez-vous (nouvelle date, heure, vétérinaire en charge de la consultation, …)

 

How to assign a clinic and an attending veterinarian (Multiclinic Mode)

 

During the initial consultation of an animal, the clinic where the visit took place and the veterinarian who conducted the visit will be added to the animal record and the owner’s record as the reference clinic and attending veterinarian.

Here, the animal was visited at the ‘clinique du bonheur’ and was attended for its first visit by Dr. Portrat, who was recorded as its attending veterinarian.

 

  • You can modify these details if needed in the animal record / edit / ‘Attending clinic‘ and ‘Attending vet‘ fields, then save

 

  • And in the client record / edit / ‘Attending Clinic‘ and ‘Attending vet‘ fields, then save

Generate barcodes for products

 

If some of your products do not have barcodes (for example: toys, leashes with no barcode, or products you make yourself), you can request to create a random barcode for that product.

  • Click on Catalog, then Product List.

 

  • Open the product template and click on Generate Product Code.

  • A product code will be generated immediately.
  • If you print ‘stand’ labels or ‘product’ labels for this product, a barcode will now be included.

  • This barcode will then be recognizable by your scanner or barcode reader, allowing you to add this product to an invoice for a visit or sale. »

Correction of a credit note

 

Just like with recorded invoices, you cannot delete a credit note once it has been closed.

However, you can correct it using an invoice (similar to how you would correct an erroneously issued invoice with a credit note).

  • Example: Mr. Cranston has a credit note of $12 for prescription fees.
    This credit note was created by mistake and you want to delete it.

 

  • You will generate a credit note cancellation invoice through a new visit with the same act (service), along with the reason for creating this consultation line.

  • Now you have an outstanding balance of $12 as well as a credit note of the same amount.
  • All that is left is to record a payment with the ‘credit note’ payment method.

  • This way, the client’s balance is back to $0, he no longer has outstanding balances or credit notes (since the credit note has been cleared by the previously generated invoice), and there will be no duplicate VAT entries in the accounting.

 

Où trouver l’historique des factures sur une fiche client

Explications en vidéo

 

Dans l’écran « Historique » d’un animal, vous pouvez voir l’historique des factures le concernant ainsi que leurs état (réglé ou non).

Petite astuce si votre client a plusieurs animaux et que vous voulez visualiser l’historique des factures de tous ses animaux, il vous suffit de cliquez sur l’icône « Liste » dans la fiche d’un de ses animaux.

Dans la colonne « Réglée » les icônes vous informent de l’état de la facture : 

  • 1 = Visite facturée, partiellement ou totalement impayée
  • 2 = Visite facturée, totalement réglée

 

 

 

Créer un devis / estimé

 

Voici la procédure pour un devis

  • Ouvrez la fiche de l’animal concerné et dans la section « Historique« , cliquez sur l’onglet « Créer devis » (ou « Créer estimé« )

  • Ajoutez les différents actes et produits que vous souhaitez ajouter sur le devis

  • Il est ensuite possible, en cliquant sur la ligne du produit ou de l’acte,  de modifier la quantité, le prix ou encore d’ajouter un commentaire que vous souhaitez voir apparaître sur le devis et la future facture concernant cet acte/ ce produit

  • Vous pouvez également ajouter un commentaire dans le bas de votre devis soit
    • en y intégrant un des modèles de texte que vous avez précédemment créés dans le menu « Modèles/Modèles textes » 
    • en saisissant un texte dans la section « Commentaire » 

  • Vous pouvez ensuite enregistrer, imprimer ou envoyer par mail le devis à votre client ou encore créer une visite à partir de ce devis s’il est validé par le client.

 

Utilisation du planning hebdomadaire

 

Vous disposez de deux types de plannings

  • Le planning journalier
  • Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète

Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique. 
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.

Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.

Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.

Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.

Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.

Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.

Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings » 

  • Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur

  • Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée

Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée

  • Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
    1. Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
    2. Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
    3. Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
    4. Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
    5. Puis “Enregistrer”

Maintenant, créez votre nouveau planning

  • Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.

  • Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
    1. Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
    2. Sélectionnez le ou les utilisateurs
    3. Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer« 
      Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin
    4. Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
    5. Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
    6. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer” 

  • Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
    • Je sélectionne les différents éléments

    • J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.

 

Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe« 

  • Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne

  • Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
  • Pensez à enregistrer après avoir fait votre choix

 

 

Voir aussi

Sélectionner un mode de paiement par défaut pour les règlements

 

Lorsque vous voulez effectuer le règlement d’une visite, il est possible de faire apparaître un mode de règlement par défaut dans la case « Mode » 
Dans l’exemple de la capture ci-dessous, le mode de paiement par défaut est par Carte Bancaire

Nous vous rappelons que vous pouvez créer de nouveaux modes de règlements dans Paramètres/Modes de paiement puis, en cliquant sur le bouton « Nouveau » 

Cette vidéo vous indique comment paramétrer ce mode de paiement par défaut.

 

Utiliser le champ informations utiles de la fiche animal

Explications en vidéo

 

  • Depuis la fiche animale vous avez la possibilité de faire des annotations en passant par le bouton “bulle message

  • Il vous suffit de cliquer sur celle-ci pour faire apparaître la fenêtre et y indiquer les informations concernant cet animal.

  • Après avoir enregistré, vous pouvez visualiser le texte en passant votre souris sur la bulle.

  • Si vous le souhaitez, vous pouvez faire apparaître les informations utiles en permanence. 
  • Pour cela, vous devez vous rendre dans Paramètres/Paramètres généraux puis dans l’onglet « Animaux » 

  • Cochez l’option « Afficher les informations utiles » dans la section « Fiche animal » puis enregistrez.

 

 

 

Créer un nouveau client depuis l’agenda

 

Il est possible, lors d’une prise de rendez-vous pour un nouveau client, de créer sa fiche directement depuis la page de prise de rendez-vous de l’agenda.
Il suffit de sélectionner le créneau souhaité sur l’agenda, puis le bouton  à côté de la recherche rapide.

 

  • Enregistrez le nouveau client et remplissez les informations du RDV puis cliquez sur « Enregistrer » 

Créer un compte pour les Asv

 

Pour créer un profil utilisateur il faut aller dans Gestion des utilisateurs / Gestion des utilisateurs

  • Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter un nouvel utilisateur

  • Vous pouvez remplir les différents champs disponibles
  • Dans cet écran, le nom de l’utilisateur est obligatoire. idéalement, il faudrait ajouter l’adresse mail.

  • Dans l’onglet Paramètres, l’identifiant est automatiquement créé (il est constitué de la première lettre du prénom suivi du nom de famille).
  • Concernant le mot de passe, il doit répondre à plusieurs règles de sécurité :
    • une lettre majuscule
    • une lettre minuscule
    • un chiffre OU un symbole parmi la liste : ! »#$%&'()+,-./ :;<=>?@ []^_`{|}~£µ§
    • Une longueur de 12 caractères minimum
  • Si dans les paramètres généraux / Affichage, vous avez activé l’option Changement rapide d’utilisateur, vous pouvez compléter le champ PIN.
    Ce qui permettra à votre assistante de s’identifier très rapidement lorsqu’elle accèdera à un ordinateur sur lequel elle n’est pas connectée.

  • Dans l’onglet Cliniques, sélectionnez la ou les cliniques où votre assistante pourra intervenir.
  • Cliquez sur le bouton Sélection

  • Cliquez sur la première clinique et validez l’ajout.
  • Si vous avez un  compte multicliniques, vous pouvez répéter cette opération jusqu’à ce que toutes les cliniques voulues soient ajoutées

  • Dans l’onglet Licences, vous pouvez indiquer les codes de différentes applications (EVDS, Loginut, Boxvet)

  • Dans l’onglet Agenda, votre assistante pourra personnaliser ses choix d’affichage de l’agenda

  • Dans l’onglet Préférences, votre assistante pourra personnaliser d’autres choix de présentation par défaut pour différentes sections de Vetup.

  • Dans l’onglet Droits, vous pourrez personnaliser les droits d’utilisateur et les droits de navigation que vous voudriez lui donner.
  • Lorsque vous avez terminé n’oubliez pas d’enregistrer !

 

Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup

 

Pour fixer un RDV dans l’agenda, il faut : 

  • Ouvrir l’agenda
  • Sélectionner le créneau souhaité (en fonction du jour, du vétérinaire présent, des disponibilités)
  • Sélectionner le client
  • Ajouter le sujet du RDV (et la description si nécessaire)

 

Une fois que toutes les informations sont remplies et vérifiées (vétérinaire, date, heure, animal, confirmation ou rappel de RDV, …), cliquez sur « Enregistrer » 

Astuce : Lorsque vous passez le curseur de votre souris sur le rendez-vous, une info-bulle s’affiche avec plus d’informations concernant ce rendez-vous

Si des rappels de RDV sont programmés, vous pouvez les trouver en éditant le rendez-vous puis dans l’onglet « Rappels » 

Ils seront notés comme traités lorsqu’ils auront été envoyés.

Il est aussi possible d’ajouter un RDV depuis la fiche client directement

Informations complémentaires

  • Vous pouvez créer des modèles de rappel ou de confirmation de RDV dans le menu Modèles > Modèles emails et Modèles SMS
  • Ensuite il faut attribuer vos modèles aux rappels correspondants dans le menu Paramètres > Envois emails et Envois sms

Pensez à cliquer sur le bouton « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.

  • Vous pouvez également attribuer des modèles de mail ou de sms différents en fonction du type de RDV (par exemple pour les rendez-vous de chirurgie). Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Type de rdv de l’agenda et choisissez les modèles adéquats vos types de rendez-vous

  • Notez que si vous ne sélectionnez pas de modèle pour vos types de rendez-vous, ce sera les modèles choisis dans les menus « Paramètres/Envois emails » et « Paramètres/Envois sms » qui seront envoyés.

 

 

Récurrence des rappels

 

Il est dorénavant possible de programmer des rappels récurrents.
Cette fonctionnalité vous sera utile pour rappeler à votre client de ne pas oublier certaines actions tout au long de l’année.

Exemple : Votre client a acheté plusieurs comprimés pour vermifuger son compagnon.
Grâce aux rappels récurrents, vous allez pouvoir lui rappeler de donner le comprimé tous les 3 mois.

La première étape est de préparer vos modèles de rappels (les textes qui seront envoyés par courrier, mail et sms), la seconde étape sera de paramétrer vos produits et enfin, lors de l’ajout du produit dans le panier, choisir le rappel qui convient à l’animal.

 

I – Préparation des modèles de rappels : Mise à jour d’un modèle de rappel

II – Paramétrage du produit concerné

  • Pour cela rendez-vous dans Catalogue / liste des produits.

  • Éditez votre produit
    Dans notre exemple nous allons utiliser le Milbemax

  • 1 – Sélectionnez l’onglet Rappels
  • 2 – Sélectionnez le modèle de rappel souhaité préalablement préparé (voir étape I)
  • 3 – Cliquez sur nouveau

  • Dans l’onglet Rappel/Rappel dans :
    • 1 & 2 – Renseignez dans combien de temps le rappel doit être envoyé
      La case 1 permet de renseigner un nombre et la case 2 permet de renseigner la période : jours, mois, années
      → Rappel dans 3 jours, 3 mois ou 3 ans
    • 3 – Sélectionnez l’option qui vous convient :
      • Envoyer ce rappel X temps après la date de la première administration
      • X temps après la naissance de l’animal si celle-ci est renseignée dans la fiche de l’animal en question

  • Dans l’onglet Rappel/Envoi
    • 1 – Sélectionnez le ou les modes d’envoi qui vous conviennent
    • 2 – Renseignez le nombre de jour avant lesquels l’envoi sera effectué par rapport à la date du rappel paramétrée dans la section Rappel dans

  • Dans l’onglet Rappel/Récurrence
    • 1 – Par défaut la case « Sans récurrence » est cochée. Dans ce cas, il n’y aura qu’un rappel envoyé
      → Pour enregistrer une récurrence, décochez la case
    • 2 & 3 – Renseignez le nombre et la durée de la période après le 1ier rappel (c’est à dire après l’administration ou l’anniversaire de l’animal, selon l’option que vous avez cochée dans la section « Rappel dans : »
    • 4 – Renseignez la fréquence, c’est-à-dire le nombre de fois que le rappel devra être envoyé

  • La section « Modèle de rappel » vous voyez, à titre informatif, le modèle que vous avez préalablement sélectionné

  • Enregistrez votre rappel

 

III – Exemples de récurrence

Exemple 1

Ici, le client a acheté un traitement de vermifugation pour 1 an, qu’il devra administrer à son compagnon tous les 3 mois. Soit 4 comprimés au total.
Le premier comprimé sera donné le jour-même.

Comme il s’agit d’un vermifuge, j’ai décidé d’envoyer ce rappel 4 fois, tous les 3 mois après la première administration. Ce rappel s’enverra pas courrier, email et sms, comme je l’ai paramétré.

  • Comprimé 1 est administré le 04/01/2023, le rappel ne sera pas envoyé car il s’agit du jour de la 1ère administration, sur laquelle les calculs sont basés pour l’envoi des rappels récurrents
  • Comprimé 2 à administrer le 04/04/2023, le rappel sera envoyé le 01/04/2023 (3 jours avant le rappel)
  • Comprimé 3 à administrer le 04/07/2023, le rappel sera envoyé le 01/07/2023 (3 jours avant le rappel)
  • Comprimé 4 à administrer le 04/10/2023, le rappel sera envoyé le 01/010/2023 (3 jours avant le rappel)
  • Arrivé à ce terme, 4 comprimés ont été administrés, mais seulement 3 rappels envoyés alors que 4 récurrences ont été demandées
  • Le dernier rappel sera envoyé le 01/01/2024 pour une administration au 04/01/2024, ce dernier rappel sert en fait de mémo pour que le propriétaire pense à revenir chercher le vermifuge

Exemple 2

Pour la continuité de ce tutoriel j’ai créé un second type de rappel pour le même produit. Il y a donc :

  • Le rappel récurrent précédemment paramétré, tous les 3 mois, 4 fois
  • Le nouveau rappel, tous les mois, 10 fois

Depuis une consultation

  • ajoutez le produit dans le panier (ici Milbemax)
  • Étant donné qu’il y a deux rappels possibles, un message d’alerte et la petite cloche rouge s’affichent vous indiquant qu’il y a un choix à faire



    • Pour choisir le rappel que vous voulez, cliquez sur la cloche rouge
    • La fenêtre de modification du produit s’affiche
      • 1 – Dans l’onglet Rappels/date d’administration saisissez la date à laquelle la première administration aura lieu (2). Par défaut, cette date est la date du jour.
        Dans certaines situations, vous pourriez demander au propriétaire de ne donner le médicament à son animal que x jours après la consultation.
        Dans ce cas, il faut changer la date d’administration afin que les rappels soient calculés par rapport à cette date

 

IV – Cas n° 1 : vous utilisez un rappel paramétré précédemment

  • Dans la section « Rappel dans« , sélectionnez le rappel que vous souhaitez appliquer, avec les récurrences désirées
  • Pour notre exemple nous choisissons : « Rappel 3 mois après la date d’administration puis tous les 3 mois, 4 fois »

  • Les cases suivantes se remplissent automatiquement selon vos préférences paramétrées initialement
  • Vous avez également la possibilité d’envoyer un rappel pour la première administration

  • Enregistrez votre rappel

Cas n° 2 : vous souhaitez utiliser un rappel personnalisé pour cet animal

⇒ Attention : dans ce cas, il n’est pas possible d’avoir des récurrences pour le rappel

Dans la section « Rappel dans », si vous ne sélectionnez pas de rappel préalablement enregistrés, vous ne pouvez que renseigner la date dans « ou le« 
Il n’y a qu’une date possible, pas de récurrence

 

  • Dans ces deux situations, une fois que vous avez enregistré votre rappel correctement, la cloche rouge qui était présente initialement dans la consultation passe en vert
    L’alerte des rappels a disparu

  • Depuis l’onglet Rappels de la consultation, vous pouvez visualiser tous les rappels prévus pour cet animal

 

How to easily send a medical examination from a visit

 

It is now easier to generate a report containing your medical examination directly from your visit.

Here is how to do it :

  • When you have finished writing your medical examination, click on the “Save” button 

  • The new « Generate a report » button appears:

  • This functionality allows you to generate a report based on the previously filled medical examination.

Caution: Using a template in this situation may overwrite your existing medical examination.

Do not use a report template if you have not integrated the merge field « (medical examination) ». In that case, the template would replace your medical examination, and you would need to start the report again.


You can use a report template if the merge field « (medical examination) » is present. Then, your medical examination will be inserted, at the desired and configured location, into the report template.

Before saving, you can print, create a PDF, or send your report via email to your client.

  • Upon saving the report, it will be automatically stored in the « Reports » tab located on the right side of the screen. »

 

 

 

Affiner les recherches clients / animaux

Explications en vidéo

 

 

Pour rechercher un client ou un patient plusieurs possibilités s’offre à vous :

  • Vous pouvez utiliser la barre de recherche en indiquant minimum 3 lettres du nom du client et / ou de l’animal

  • Vous pouvez aussi dans les dossiers clients/animaux réalisés des recherches multicritères

    • Nom / prénom / Numéro d’identification
    • Code postal
    • Ville
    • Numéro de téléphone / mail

Dans cette vidéo vous pourrez voir ses différentes possibilités, bon visionnage

 

 

Associer des produits à un acte, une procédure

Explications en vidéo

 

Afin de vous aider à mieux gérer vos stocks et registres, vous avez la possibilité de lier des produits à certains actes (procédures).

Par exemple :

  • L’acte du vaccin avec le produit type TCL ou CHPPI
  • L’acte chirurgie ovariectomie avec une injection post opératoire (type shotapen et métacam)

Dans un premier temps, il faudra s’assurer que le produit souhaité est bien déconditionné dans le catalogue produit : (Exemple avec le shotapen)

  • Cliquez sur Catalogue / Liste des produits

  • Puis il faut rechercher votre produit et l’éditer

  • Préparez le déconditionnement
    • Présentation de l’écran avant le déconditionnement

    • Présentation de l’écran après le déconditionnement
      • Il est préférable de modifier la désignation du produit pour que cela corresponde au déconditionnement et à l’unité de vente
      • Il faut renseigner la contenance 

  • Dans un second temps, il faut se rendre dans le catalogue des actes
    • Cliquez sur Catalogue / Liste des actes  

  •  Sélectionnez un acte ou le créé le
    • Cliquez sur Nouveau pour le créer 
    • Cliquez sur l’acte pour le modifier

 

  • Cliquez sur le bouton Associer des produits à cet acte

 

  • Recherchez le produit voulu en indiquant le nom du produit dans la barre de recherche
  • Cliquez sur le produit préalablement déconditionné 

 

 

  1. Renseignez la quantité en unité déconditionnée pour cet acte
  2. Les registres d’origine du produit sont sélectionnés, vous pouvez ajouter un registre si besoin (Comment créer un nouveau registre ?)
  3. Par défaut, le produit s’ajoute à 0€ mais vous pouvez
    1. indiquer un tarif pour l’unité de déconditionnement
      • exemple : quantité : 2 ; prix unité TTC : 5€ ;
        si vous ajoutez le produit dans l’acte pendant une visite, le produit sera ajouté avec une quantité de 2 au prix unité de 5€ TTC donc prix total = 10€ TTC)
    2. ou cocher « utiliser prix catalogue » afin que le prix se mette à jour en fonction des évolutions tarifaires
  4. Cochez les cases désirées pour afficher ou non la ligne de ce produit sur les ordonnances, sur les factures et les devis ainsi que sur les étiquettes de prescription.

N.B : La case « masquer sur les factures et les devis » n’est efficace que si le prix du produit (3), est strictement égal à 0, sinon la ligne sera présente sur la facture.

 

  • (Exemple : L’acte ovariectomie est de 100€, le produit associé est de 10€ . Le total de la facture = 110€)
  • Cliquez sur Enregistrer

 

Bon à savoir : dans Catalogue / Liste des actes, vous verrez le petit symbole de liste à puces, dans la colonne Produits, pour tous les actes auxquels vous aurez associé un ou plusieurs produits.
En passant votre souris sur cette icône, la liste des produits s’affichera. 

 

 

 

Utiliser la fonction EXPORT EXCEL des commandes

 

 

Si votre centrale d’achats ou votre fournisseur de médicaments n’est pas directement relié à Vetup, vous avez néanmoins la possibilité de de préparer vos commandes et gérer vos stocks depuis Vetup.

La fonction EXPORT EXCEL intégrée dans les commandes peut vous aider à transférer vos commandes à votre fournisseur de médicaments si son portail de commandes permet l’import de fichiers de type Excel.

 

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