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Encaisser tout ou partie de visites impayées de mon ancien logiciel
Cette vidéo vous indique comment encaisser des visites de votre ancien logiciel restées impayées (si les anciens impayés ont pu être récupérés lors du transfert de vos données vers Vetup)
Encaisser un chèque différé dont la facture est présente dans mon ancien logiciel
Après la mise en place de Vetup dans votre structure, il peut arriver que vous ayez encore en votre possession des chèques différés à encaisser qui vous avez été remis par vos clients avant l’utilisation de Vetup et pour lesquels la facture correspondante avait été établie dans votre ancien logiciel.
Cette vidéo vous indique comment les encaisser dans Vetup.
ATTENTION : Si la facture associée à ce chèque était présente dans votre ancien logiciel, la facture éditée comme indiqué dans la vidéo doit ABSOLUMENT être datée d’une date ANTÉRIEURE à votre démarrage avec le logiciel.
Passer une commande directement de Vetup vers Centravet
Trouver un client grâce à son numéro de téléphone
Utiliser un avoir, un crédit pour payer une visite ou un achat
Échange d’un chèque différé contre des espèces
Erreur de saisie du montant sur un chèque ou le terminal carte bancaire (trop peu perçu)
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop peu perçu (somme du chèque ou du ticket CB inférieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant inférieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Échange d’un chèque différé contre des espèces
Un client qui vous a remis, lors d’une visite, un chèque pour un encaissement à une date différée peut finalement demander à venir échanger son chèque contre des espèces. Voici comment procéder
Cas 1
Si la période incluant ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable
Cas 2
Si la période incluant ce paiement a déjà fait l’objet d’une clôture comptable
Gérer les paiements d’un client sous tutelle
Erreur de saisie du montant sur un chèque ou le terminal carte bancaire (trop perçu)
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop perçu (somme du chèque ou du ticket CB supérieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant supérieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Rechercher mes factures non clôturées
Vous pouvez, chaque soir par exemple, rechercher vos factures de la journée qui ont été enregistrées mais n’ont pas été clôturées afin de réaliser une clôture manuelle de ces factures.
Contrôler l’édition de mes factures
Cette vidéo vous indique comment contrôler, chaque soir, que vous avez bien enregistré tous les paiements perçus dans Vetup et que vous avez bien enregistré une facture pour toutes vos visites terminées.
Paramétrages possibles avant un import définitif
Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SUR “testvotreclinique.vetupmanager.com”
En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com
Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
- Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
- Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
- Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Gestion des utilisateurs
- Créer les différents utilisateurs du compte (vidéo à partir de la quatrième minute et jusqu’à 7 minutes) et possibilité de créer un utilisateur de type agenda si besoin
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour l’agenda
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour la page d’accueil
- Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur (et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur )
- Précision des droits des différents utilisateurs par l’administrateur général
Paramètres généraux
- Paramétrage au démarrage du logiciel Vetup (4 premières minutes de la vidéo)
- Ajout de votre logo dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
- Lien avec la (ou les) centrale(s) d’achat avec la(les)quelle(s) travaille la clinique
- (précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV dans l’agenda
Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
- Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
- Communication interne et gestions des tâches
- Fichiers attachés à une visite
- Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
EMAIL / SMS
- Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
- Modèles d’examen clinique
- Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
- Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
- Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
Catalogue
ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT
Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF
Catégories actes et produits
Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
- Créer des catégories et sous-catégories d’actes, de procédures
- Créer des catégories et des sous-catégories dans mon catalogue produits
- Marges appliquées à mes catégories et sous-catégories
Actes
- Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
- Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
- Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé - Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
- Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”
Produits
- Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
- Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
- Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
- Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…)
Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ? - Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
- Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Si travail avec analyseurs idexx ou abaxis (zoetis)
- Activation et Paramétrage du module Idexx sur votre compte
- Préparation du catalogue des analyses Idexx
- Activation et Paramétrage du module Zoetis et préparation du catalogue d’analyses associées
Modifier la date d’encaissement d’un paiement différé
Vous pouvez changer la date d’encaissement d’un paiement différé tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable. Ces vidéos vous indiquent comment modifier la date d’encaissement avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
Cas 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
Cas 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Modifier le mode de règlement d’un paiement
Si vous avez saisi un mauvais mode de paiement pour un règlement, il est possible de modifier l’information concernant le paiement tant qu’aucune clôture comptable n’a été réalisée. Voici comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
CAS 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Contrôler mes recettes du jour
Cette vidéo vous indique comment vérifier, en fin de journée, tous les paiements, encaissements de la journée et comment corriger d’éventuelles erreurs de saisie de modes de paiement ou ajouter des paiements que vous auriez oublié d’enregistrer dans le programme.
Enregistrer des paiements différés et vérifier leur présence dans la “caisse” le soir
Des paiements différés peuvent être enregistrés le jour d’une visite.
Ces paiements apparaîtront dans les recettes du jour de la date programmée pour leur encaissement.
Paramétrer une remise maximale pour un acte ou un produit
Paramétrer la clôture de mes factures
Lorsque vous avez enregistré une facture, vous pouvez clôturer manuellement cette facture en cliquant sur “Clôturer la facture”.
Vous pouvez également décider que certaines actions (impression d’une facture…) vont engendrer une clôture automatique de la facture de la visite.
Voir aussi |
Différence entre facture enregistrée et facture clôturée
Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.
Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.
Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur “Clôturer la facture”
Voir aussi |
Édition et clôture d’une facture sur une visite avec acompte
Dans les pays où tout paiement doit obligatoirement être associé à une facture, le simple fait d’ajouter un paiement, même partiel, dans une visite édite et clôture la facture de cette visite.
Le comportement est différent dans une visite contenant un paiement d’acompte. Dans ce cas, la facture va s’éditer et se clôturer quand la visite sera considérée comme totalement terminée et réglée, c’est-à-dire quand le paiement total correspondra au prix de la visite.
Voir aussi |
Création et clôture d’une facture
Intégration Abaxis sur le logiciel Vetup
Imprimer sous mac ou pc
Voir les produits qui ont été vendus depuis XX/XX date
Créer un utilisateur
Visualiser les rendez vous du jour avec le compte de l’asv
Annuler une vente anonyme ou une visite facturée
Sélectionner plusieurs produits lors d’une commande
Afficher les numéros de lots sur l’ordonnance
Créer des étiquettes produits
Use speech recognition for medical examinations and reports
A speech recognition function is available to fill in the fields of your visits or to enter the text of your reports
Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup / création de clinique
Menu paramètres
Cliniques du groupe
- Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
- Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
- Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Gestion des utilisateurs
- Créer les différents utilisateurs du compte (vidéo à partir de la quatrième minute et jusqu’à 7 minutes) et possibilité de créer un utilisateur de type agenda si besoin
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour l’agenda
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour la page d’accueil
- Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur ) - Précision des droits des différents utilisateurs par l’administrateur général
Paramètres généraux
- Paramétrage au démarrage du Logiciel Vetup (4 premières minutes de la vidéo)
- Ajout de votre logo dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
- Lien avec la (ou les) centrale(s) d’achat avec la(les)quelle(s) travaille la clinique : Renseigner l’onglet PRODUITS des paramètres généraux
- (précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
- Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
- Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
- Communication interne et gestions des tâches
- Fichiers attachés à une visite
- Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
EMAIL / SMS
- Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
- Modèles d’examen clinique
- Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
- Modéles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
- Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
Catalogue
Catégories actes et produits
- Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Actes
- Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
- Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
- Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé - Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
- Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
- Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
- Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
- Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
- Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
- Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Si travail avec analyseurs IDEXX
- Activation et Paramétrage du module Idexx sur votre compte
- Préparation du catalogue des analyses Idexx
Associer obligatoirement un nom de praticien à une ligne de facturation
Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.
Ajouter un produit sur une ordonnance déjà enregistrée
Si un client pense, à la fin de sa visite, ou juste avant son paiement à un produit vendu sur prescription et qu’il voulait prendre en supplément sur sa prescription, il est encore possible de l’ajouter à l’ordonnance que vous veniez de créer.
Mon nom apparaît deux fois dans le bas de mes ordonnances
Referral veterinarian module (Referred cases)
The referring veterinarian can access your software in restricted mode. He will be able to find all the referred cases that he has sent you there.
You will find below a presentation of this module in video
How to manage an animal with several files
If you have mistakenly created 2 files for the same animal (owners with different names, animal with a nickname, etc.), several solutions are available to you:
- If the files do not yet contain information, you can simply archive them.
- If, on the opposite, they contain important data such as consultations, reports, etc. .. then it will be necessary to regroup all this in a single file.
This is called “Merge two records” and this video shows you how to do it.
Margins applied to my categories and subcategories
Gérer les rappels et confirmations de RDV pour des chirurgies
Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.
Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.
La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.
Voir aussi |
Obtenir un export de mon fichier clients
Vous pouvez réaliser un export .csv de votre fichier client (en appliquant ou non des filtres sur ce listing) depuis la section RECHERCHE AVANCEE
Générer des ordonnances séparées pour mes médicaments vétérinaires et humains
Voir aussi |
View a customer’s visit history
Make a detailed search among all my medical examinations
Créer un catalogue de spécialités humaines
Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.
Voir aussi |
Créer une section du catalogue produits dédiée aux médicaments humains
Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.
Voir aussi |
Apply discounts on a quote
You can apply discounts on a quote the same way you would do it in the invoice lines of a visit
Change the date of a visit, an act and a product to modify an invoice
Customer’s list that bought a specific product