Afficher l’historique des rendez-vous d’un animal

Avant de programmer une nouvelle visite pour un animal, vous pouvez retrouver l’ensemble des rendez-vous passés et à venir de cet animal en utilisant l’historique des rendez-vous.

Pour cela, ouvrez la fiche de l’animal

 

 

 

Cliquez sur l’onglet RENDEZ-VOUS de la page historique de l’animal

 

 

 

Vous obtiendrez alors la liste de tous les rendez-vous passés mais également de tous les rendez-vous à venir de cet animal

 

 

 

Si vous souhaitez lui programmer une nouvelle consultation dans l’agenda, il vous suffit ensuite de cliquer sur l’onglet RENDEZ-VOUS de la fiche client

Créer toutes les factures d’un client sur une période donnée

Si vous souhaitez créer toutes les factures pour un client sur une période donnée (par exemple si vous travaillez avec des éleveurs ou des refuges et que vous leur transmettez leurs factures une fois par mois…),

Cliquez sur FINANCES / VISITES A FACTURER

Indiquez la période concernée et le nom du client qui vous intéresse dans le champ « RECHERCHER »  

Cochez les cases des factures que vous souhaitez créer.

Vous avez ensuite 2 possibilités :

  • Si vous cliquez sur GENERER LES FACTURES POUR LA SELECTION, une facture PAR VISITE va être générée (ici, création de 2 factures distinctes pour cet exemple)
  • Si vous cochez la case « UNE FACTURE PAR CLIENT » AVANT de cliquer sur GENERER LES FACTURES POUR LA SELECTION, une facture UNIQUE regroupant les différentes visites encore non facturées d’un client sera générée (ici, une facture unique regroupant les visites du 08/01 et du 14/01 sera générée pour le client PORTRAT)

Enregistrer un réajustement dans mon registre de stupéfiants / narcotiques

Il est parfois nécessaire d’indiquer dans votre registre stupéfiants / narcotiques certains réajustements liés, par exemple, à un flacon cassé ou encore aux différences entre les quantités réelles injectées et ce qui est lu sur la seringue (impossible sur une seringue d’avoir une lecture très précise de dixièmes de mL…).

Voici comment procéder pour indiquer ces réajustements dans votre registre :

Créer un devis / estimé

Pour créer un devis, 

Ouvrez la fiche de l’animal concerné et dans sa page HISTORIQUE, cliquez sur l’onglet CREER DEVIS (ou CREER ESTIME)

Ajoutez les différents actes et produits que vous souhaitez voir apparaître sur le devis.

Il est ensuite possible, en cliquant sur la ligne du produit / de l’acte concerné,  de modifier la quantité, le prix ou encore d’ajouter un commentaire que vous souhaitez voir apparaître sur le devis et la future facture concernant cet acte/ ce produit. 

 

Vous pouvez également ajouter un commentaire dans le bas de votre devis : 

Soit en y intégrant un des modèles de textes que vous avez précédemment créés dans MODELES / MODELES DE TEXTE

Soit en saisissant un texte dans la zone COMMENTAIRE


Vous pouvez ensuite ENREGISTRER, IMPRIMER, MAILER le devis à votre client ou encore créer une visite à partir de ce devis s’il est validé par le client.

Enregistrer un chèque avec un nom différent de celui du propriétaire de l’animal

Lors du paiement d’une visite, le nom du propriétaire apparaît par défaut en tant que personne effectuant le règlement mais il est possible de modifier cette donnée.

 

Pour cela, une fois dans RÈGLEMENT, cliquez sur la ligne « réglé par » et sélectionnez la personne qui va régler la visite (si cette personne n’a pas de fiche client chez vous, vous pouvez la créer en cliquant sur NOUVEAU, vous pourrez ainsi enregistrer les données du propriétaire du chéquier ainsi que les informations pour le contacter en cas de défaut de paiement)

 

Le nom de la personne concernée apparaît maintenant dans la section « réglé par »

 

ainsi que dans la liste des règlements

 

Si vous souhaitez accéder à nouveau à la visite concernée par ce règlement (pour un chèque revenu impayé par exemple), il suffit de cliquer sur la ligne de règlement concernée pour rouvrir la visite pour laquelle ce chèque a servi de moyen de paiement.

Comment gérer un animal ayant plusieurs fiches

Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom…), plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Si les fiches ne contiennent pas encore d’informations, vous pouvez simplement les archiver.
  • Si au contraire elles contiennent des données importantes comme des consultations, des comptes-rendus, etc.. alors il faudra regrouper tout cela dans une seule fiche. On appelle cela « Fusionner deux fiches » et cette vidéo vous indique comment procéder

FAQ : Quel est le niveau de sécurité des serveurs ?

Les serveurs Vetup sont protégés par un firewall pour toutes les fonctionnalités d’administrateur. L’administrateur système de Vetup met à jour tous les serveurs avec les dernières solution de sécurité.
Il suffit de voir la barre d’adresse : « https » veut dire que nous utilisons le protocole SSL qui est un protocole crypté, le même que celui des banques. Les serveurs sont réparties en Europe et aux USA. Nous utilisons Amazon Web Services qui est aujourd’hui le plus gros système cloud mondial. Les données ne sont pas stockées sur un serveur physique mais sur un ensemble de serveurs avec redondance. Aujourd’hui, il n’existe pas de solution plus performante que cela.

Plus de précisions :

Comment indiquer l’heure dans la courbe des glycémies sur une même journée ?

Par défaut, le sélecteur ne le propose pas, mais il est possible de saisir des heures dans les graphes.

 

La date doit être saisie manuellement sous la forme jj/mm/aaaa hh:mm:ss, par exemple 10/02/2017 10:14:00, autre solution plus rapide, vous ouvrez le champ date, vous cliquez sur « Maintenant » afin d’afficher l’heure du jour.

À noter que si on utilise l’heure, il faut que tous les relevés la définissent.
Sinon, elle sera ignorée et seuls les jours seront pris en compte.

Nouvelle réglementation française concernant les registres antibiotiques et kétamine

Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.

Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations.
Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.

Quand un animal est mis en hospitalisation, sa sortie engendre automatiquement une facturation, avec un coefficient. Est-il possible de supprimer cette facturation automatique ? Nous préférons facturer l’hospitalisation à part

Lors de sa sortie d’hospitalisation, il y a toujours ajout d’un acte pour tracer l’opération.
Par contre la facturation n’est pas systématique et n’intervient que si l’utilisateur la valide.
Si ce n’est pas le cas, l’acte ajouté aura un prix de 0.
il est également possible de ne pas inclure cet acte dans la facture en décochant la case Délivré

Iphone, tablette > message d’erreur : Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation

Si vous avez ce message : « Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation » c’est que vous êtes en navigation privée. Pour repasser en navigateur « normal » il faut cliquer ici et fermer tous vos onglets.

Sur l’iphone :

iphone

 


Sur tablette « iPad air 2 » par exemple, avec le navigateur Safari :

Il faut lancer safari plus le nouvel onglet icône en haut à droite, là, cela ouvre en haut à droite sur fond noir :

Privé + Afficher , « Privé » est un switch il faut cliquer dessus pour qu’il ne soit plus sur fond blanc…

Si vous n’y arrivez pas je vous invite à utiliser le navigateur Chrome qui est beaucoup plus simple.

 

 

Lorsque j’utilise la douchette pour scanner les produits lors d’une vente, les produits ne sont pas trouvés par le logiciel

Si les produits ne sont pas trouvés par la douchette, nous vous proposons la procédure suivante pour vérifier le fonctionnement du lecteur de codes-barres :

  • Ouvrez un éditeur de texte quelconque
  • Cliquez à l’intérieur du document.
  • Scanner le code-barre ou le data matrix de votre boite. La douchette devrait alors générer un code dans l’éditeur à l’endroit du curseur.
Envoyez nous le code généré ainsi que les informations du produits qu’il est sensé symboliser sans omettre d’indiquer la centrale d’achat.
Nous aurons alors les données nécessaires pour analyser le problème.

Produits administrés en Belgique, tva à 21 %

Lors d’une consultation, les produits administrés en Belgique sont à 21 % de tva comme les actes.

Lors d’une vente, les mêmes produits (médicaments) sont à 6 % de tva.

ex : baytril 50 ml

Comment faites vous dans Vetup pour différencier les 2 ?

ex : lorsque j’administre 5 m de baytril et lorsque je vends le même flacon de baytril 50 ml?

Fonctionnement des registres

Les registres fonctionnent de la manière suivante :

Lors des réceptions de commande, il est possible de saisir les informations de lot (numéro, date de péremption) pour chaque produit.
Il est aussi possible de gérer les lots au niveau du stock.
Lors de l’ajout d’un produit dans une consultation, il est possible de choisir le lot pour le produit délivré.
Le menu « Historique/registre de délivrance » affiche tous les médicaments délivrés avec les information du client et du lot.
Il est possible d’envoyer les commandes vers Val d’hony automatiquement et de réceptionner les informations des bons de livraison pour générer automatiquement les informations de lot.

Faire disparaître le solde « avoir » en question ?

La dame nous avait ramené un médicament pour 50€, et un avoir a été clôturé et activé (donc pas remboursé à la dame). Elle est revenue plus tard pour une consultation, pour 40€ en tout. Un règlement pour ces 40€ a été créé et payé avec une partie de l’avoir. Il reste donc 10€ en avoir, et la dame a souhaité un remboursement de ces 10€.

J’ai rendu ces 10 € à la dame, mais comment faire disparaître l’avoir en question ?
solde-avoir

Quelle est la différence entre les statistiques de facturation et les statistiques d’exploitation : modes de calculs ?

Les données d’exploitation affichent, pour chaque clinique, les montants des consultations en se basant sur les dates de consultations ainsi que les sommes payées en se basant sur les dates de paiements.
Les données de facturation affichent, pour chaque société de facturation, les montants des factures en se basant sur les dates de factures.

Pour les vétérinaires qui ont le mode Multi-cliniques, si vous voulez consulter les chiffres par clinique il faut utiliser les statistiques d’exploitation et non les statistiques de facturation, par exemple vous avez 2 cliniques et 1 seule société de facturation. Dans ce cas là les données d’exploitation semblent être plus à même de représenter l’activité de chaque clinique.

Imprimer à partir d’un Ipad ou d’un Iphone

Solution 1:
  • Soit l’imprimante est compatible AirPrint, dans ce cas, chaque fois qu’apparaît le symbole « flèche courbée sur feuille de papier » (photo ci-dessous), il suffit de cliquer dessus pour avoir l’option d’impression… et imprimer en Wifi. (Liste des imprimante compatibles AirPrint)

     

Je suis actuellement sur un logiciel avec une ancienne version. En combien de temps pouvez-vous transférer les données sur votre logiciel ? Toutes les informations et l’historique vont-ils être repris?

Le transfert de données peut être fait rapidement (1 semaine) si votre logiciel est : Assistovet, Bourgelat, Dr Veto, Vetocom, Vet’phi.
Pour les autres logiciels cela peut prendre plus de temps.
Le transfert de données n’est possible que sur la version payante.
Nous reprenons les fiches clients, animaux, historique de consultation sous format fichier .csv*.
Nous ne reprenons pas les factures, les impayés et les rappels (vaccination et autres rappels…)

*si fichier .csv exploitable

Panne internet : comment faire fonctionner le logiciel

Si vous avez une panne Internet à la clinique il suffira d’activer votre smartphone comme modem. Par exemple :

Pour un Xiaomi Mi mix 2, vous allez dans « Paramètres » > Point d’accès personnel > et activer « Point d’accès Wi-Fi mobile »

Pour un Galaxy Note 2 Samsung, vous allez dans « Paramètres » > « Plus de réseaux » > « Pt d’accès Wi-Fi et modem » > vous activez « Point d’accès mobile ».

Maintenant sur votre ordinateur fixe ou votre portable vous sélectionnerez le wifi « Android » et  là vous pourrez utiliser le logiciel.

Pour un Iphone 4s, vous allez dans « Réglages » > « Général » > « Réseau cellulaire » > « Partage de connexion » > Si le Bluetooth est désactivé, le téléphone vous demandera de le mettre en marche, appuyez sur « Activer le Wi-fi et Bluetooth »

Sur votre ordinateur, choisissez le nom de l’iphone et entrer le mot de passe affiché sur l’iphone.

Vous pouvez aussi utiliser votre smartphone pour faire les visites à domicile avec votre ordinateur portable ou tablette.

Si vous n’avez pas de smartphone, il est possible d’utiliser le routeur 4G.

Exemple de routeur chez Orange


 

Dans le cas où vous avez un problème chez votre fournisseur d’accès par exemple des micro-coupures, nous vous conseillons de changer les DNS et de mettre les DNS de Google au lieu d’utiliser les DNS de votre fournisseur.

Vous pouvez aussi attendre que votre fournisseur d’accès résolve le problème, ou bien vous pouvez utiliser les DNS de Google à la place, en notant ces valeurs :
8.8.8.8
.
8.8.4.4

Voici un lien qui explique comment faire sur PC ou Mac :
http://forums.cnetfrance.fr/topic/158796-changer-de-dns-manuellement/

Attention de ne pas modifier d’autres valeurs que celles indiquées ci-dessus.

 

SAV : En cas de problème

Il faut nous envoyer les informations de votre navigateur, numéro de version ( voir dans l’écran  » à propos » ) et un screenshot de ce que vous voyez quand vous faites la manipulation que vous décrivez.
Pour faire un screenshot sur PC :  utilisez la touche « imprim écran- syst » situé en haut à droite sur votre clavier… ensuite ouvrez paint ou word et faites un coller (Ctrl + V)
 
Pour faire un screenshot sur Mac : pour effectuer une capture de la totalité de l’écran, appuyez sur Commande + Maj + 3.
Pour effectuer une capture d’une partie de l’écran, appuyez sur Commande + Maj + 4, puis faites glisser le pointeur pour sélectionner la zone à capturer.
 

 

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