Pour automatiser le marquage de l’animal comme stérilisé ou décédé il faut vous rendre dans la liste des actes.
Menu Catalogue/Liste des actes
Ensuite vous cliquez sur l’acte qui vous intéresse.
Prenons par exemple l’acte de l’ovariectomie chatte. Après avoir subit cet acte, l’animal sera stérilisé.
Voici comment automatiser ce changement d’état dans la fiche de l’animal :
Éditez l’acte « ovariectomie chatte »
Ensuite cochez la case « Marquer l’animal comme étant stérilisé »
Maintenant, lorsque l’acte ovariectomie chatte sera facturé, l’animal sera automatiquement noté comme stérilisé.
Le processus est identique pour les autres options :
« Marquer l’animal comme étant hongre »
« Marquer l’animal comme étant décédé »
Après avoir sélectionné la bonne option, enregistrez.
Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans « Paramètres/Paramètres généraux«
puis dans les différents onglets :
Visites (pour appliquer un arrondi sur la facture globale)
Actes (pour appliquer un arrondi sur le prix des actes)
Produits (pour appliquer un arrondi sur le prix des produits)
Dans le panier de votre visite, vous pouvez cliquer sur le lien « Arrondir la visite »
Le logiciel ajoutera une ligne « arrondi factures » et le montant total de la facture sera arrondi
Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
Sélectionnez le ou les utilisateurs
Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin
Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
Je sélectionne les différents éléments
J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
Lorsque vous voulez effectuer le règlement d’une visite, il est possible de faire apparaître un mode de règlement par défaut dans la case « Mode »
Dans l’exemple de la capture ci-dessous, le mode de paiement par défaut est par Carte Bancaire
Nous vous rappelons que vous pouvez créer de nouveaux modes de règlements dans Paramètres/Modes de paiement puis, en cliquant sur le bouton « Nouveau »
Cette vidéo vous indique comment paramétrer ce mode de paiement par défaut.
Pour créer un profil utilisateur il faut aller dans Gestion des utilisateurs / Gestion des utilisateurs
Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter un nouvel utilisateur
Vous pouvez remplir les différents champs disponibles
Dans cet écran, le nom de l’utilisateur est obligatoire. idéalement, il faudrait ajouter l’adresse mail.
Dans l’onglet Paramètres, l’identifiant est automatiquement créé (il est constitué de la première lettre du prénom suivi du nom de famille).
Concernant le mot de passe, il doit répondre à plusieurs règles de sécurité :
une lettre majuscule
une lettre minuscule
un chiffre OU un symbole parmi la liste : ! »#$%&'()+,-./ :;<=>?@ []^_`{|}~£µ§
Une longueur de 12 caractères minimum
Si dans les paramètres généraux / Affichage, vous avez activé l’option Changement rapide d’utilisateur, vous pouvez compléter le champ PIN.
Ce qui permettra à votre assistante de s’identifier très rapidement lorsqu’elle accèdera à un ordinateur sur lequel elle n’est pas connectée.
Dans l’onglet Cliniques, sélectionnez la ou les cliniques où votre assistante pourra intervenir.
Cliquez sur le bouton Sélection
Cliquez sur la première clinique et validez l’ajout.
Si vous avez un compte multicliniques, vous pouvez répéter cette opération jusqu’à ce que toutes les cliniques voulues soient ajoutées
Dans l’onglet Licences, vous pouvez indiquer les codes de différentes applications (EVDS, Loginut, Boxvet)
Dans l’onglet Agenda, votre assistante pourra personnaliser ses choix d’affichage de l’agenda
Dans l’onglet Préférences, votre assistante pourra personnaliser d’autres choix de présentation par défaut pour différentes sections de Vetup.
Dans l’onglet Droits, vous pourrez personnaliser les droits d’utilisateur et les droits de navigation que vous voudriez lui donner.
Lorsque vous avez terminé n’oubliez pas d’enregistrer !
Vous pouvez supprimer un vétérinaire qui, par exemple, ne travaille plus dans votre clinique. Il ne s’agit pas, en réalité, d’une réelle suppression mais d’un archivage : non seulement, tout l’historique de cet utilisateur est conservé mais vous pouvez aussi réactiver ce compte utilisateur.
Il est possible de paramétrer par défaut le nombre de jour saisi dans la case X jour(s) avant rappel : que ce soit dans les envois par email ou par SMS.
Pour cela, il faut vous rendre dans les paramètres généraux /onglet rappels.
Vous pouvez paramétrer le nombre de jours avant la date du rendez-vous, pour l’envoi des rappels par Emails et par SMS.
Dans l’exemple suivant :
L’envoi des rappels par email sera envoyé 5 jours avant le rendez-vous
L’envoi des rappels par sms sera envoyé 1 jour avant le rendez-vous
Lorsque vous enregistrez un rendez-vous ces paramètres par défaut sont dont intégrés.
Vous pouvez les modifier si besoin avant d’enregistrer votre rendez-vous.
Il est possible de créer autant de centrales d’achats que vous le souhaitez.
Notamment, dans le cas où la centrale que vous utilisez n’est pas reliée dans le logiciel
Pour cela, il faut vous rendre dans catalogue / centrale d’achat
Vous pouvez voir que certaines centrales sont déjà recensées
Pour en enregistrer une nouvelle, cliquez sur nouveau
Renseignez le nom de votre centrale puis enregistrez
La centrale venant d’être créée apparaît dans la liste
Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SUR “testvotreclinique.vetupmanager.com”
En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com
Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT
Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF
Catégories actes et produits
Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…) Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur )
(précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Les analyseurs compatibles avec Vetup sont : Idexx, Abaxis (Zoetis) et Fuji
Si vous travaillez avec l’un de ces analyseurs, vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses à l’avance
Ensuite, sur simple demande de votre part à contact@vetup.com, nous vous enverrons un devis pour la synchronisation entre Vetup et l’analyseur.
Dès la réception de votre accord, nous procèderons à la synchronisation et vous pourrez envoyer et recevoir les analyses depuis la fiche de l’animal.
Si vous utilisez un autre analyseur
Vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses afin de pouvoir les facturer
Vous pouvez créer ou, au contraire, archiver des couleurs animales dans la section PARAMETRES / COULEURS Le principe est exactement le même pour les espèces ou races d’animaux.
Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)
Par défaut, vous pouvez ou non faire apparaître les animaux décédés dans vos fiches « clients » ainsi que dans votre fichier « animaux »
Cette vidéo vous explique comment effectuer ce paramétrage.
Chaque utilisateur peut choisir de faire apparaître, ou au contraire de masquer, certaines fenêtres, widgets présentes sur l’écran d’accueil de Vetup.
Un vétérinaire pourra ainsi personnaliser son écran d’accueil et décider de ne pas faire apparaître la fenêtre « produits à réapprovisionner » ou encore « salle d’attente » s’il exerce à domicile ou en itinérant.
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.
Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :
Se rendre dans PARAMETRES
PARAMETRES GENERAUX
puis dans PRODUITS
Sélectionnez votre (vos) centrale(s) d’achat puis cliquez sur ENREGISTRER
Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :
Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »
Même si un utilisateur n’a pas les droits requis pour modifier les tarifs des actes, procédures ou produits du catalogue, il peut cependant avoir l’autorisation d’appliquer une remise, un rabais lors d’une vente à un client.
Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous
Vous pouvez choisir de paramétrer une durée par défaut des rendez-vous pris dans l’agenda en fonction, soit de l’utilisateur à qui est destinée la visite, soit du type de RDV fixé.
Ce paramétrage est accessible depuis PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / AGENDA
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.
Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.
En page d’accueil, dans la liste des rendez-vous du jour et la salle d’attente, quand la case « voir tous » est cochée, le code utilisateur de la personne à qui est dédiée une visite est visible entre parenthèses. Pensez donc bien à enregistrer un code utilisateur pour chacun des utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Vous pouvez paramétrer l’unité de poids que vous souhaitez utiliser sur votre compte dans la section Paramètres / Paramètres généraux / Formatage.(Kg, Lbs…)
Si vous choisissez l’unité Kg ou Lbs, vous pouvez demander, sur la fiche animal, à voir l’équivalence Kg ⇄ Lbs au survol de la zone poids.
Avec une clé 4G, vous pouvez connecter seulement 1 ordinateur à Internet. Cette solution n’est donc valable que si vous avez un seul ordinateur à la clinique.
Vous pouvez créer un planning tenant compte des jours et horaires de présence ou absence des différents utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Vous pouvez également préciser que certains horaires seront dédiés à telle ou telle activité (chirurgie, consultations spécialisées, urgences…).
Pour créer les différents types d’activités de votre planning, nous vous conseillons, avant toute chose, de visionner la vidéo : Paramétrer les activités de planning
NB :Le PLANNING est maintenant disponible depuis la Section MEDICAL et non plus PARAMETRES comme l’indiquait la vidéo
L’administrateur d’une clinique peut décider, pour chacun des utilisateurs (qu’il soit vétérinaire ou non), s’il peut modifier ou non les mots de passe utilisateurs
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