Paramétrer une remise maximale pour un acte ou un produit
Intégration Abaxis sur le logiciel Vetup
Créer un utilisateur
Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
- Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
- Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
- Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Gestion des utilisateurs
- Créer les différents utilisateurs du compte (vidéo à partir de la quatrième minute et jusqu’à 7 minutes) et possibilité de créer un utilisateur de type agenda si besoin
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour l’agenda
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour la page d’accueil
- Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur ) - Précision des droits des différents utilisateurs par l’administrateur général
Paramètres généraux
- Paramétrage au démarrage du Logiciel Vetup (4 premières minutes de la vidéo)
- Ajout de votre logo dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
- Lien avec la (ou les) centrale(s) d’achat avec la(les)quelle(s) travaille la clinique : Renseigner l’onglet PRODUITS des paramètres généraux
- (précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
- Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
- Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
- Communication interne et gestions des tâches
- Fichiers attachés à une visite
- Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
EMAIL / SMS
- Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
- Modèles d’examen clinique
- Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
- Modéles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
- Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
Catalogue
Catégories actes et produits
- Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Actes
- Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
- Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
- Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé - Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
- Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
- Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
- Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
- Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
- Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
- Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Si travail avec analyseurs IDEXX
- Activation et Paramétrage du module Idexx sur votre compte
- Préparation du catalogue des analyses Idexx
Créer ou archiver des races espèces d’animaux
Voir aussi |
Créer ou archiver des coloris animaux
Vous pouvez créer ou, au contraire, archiver des couleurs animales dans la section PARAMETRES / COULEURS
Le principe est exactement le même pour les espèces ou races d’animaux.
Voir aussi |
Créer de nouvelles espèces, races… depuis une fiche animal
Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)
Voir aussi |
Comment mettre Google Chrome à jour
Choix pour le matériel informatique
Vous pourrez trouver ci-dessous des machines qui sont agréables à utiliser sur le logiciel Vetup.
Ordinateurs / écran / UC intégré (pratique à l’accueil où il n’y a pas toujours la place de placer l’unité centrale) :
Ordinateurs de bureau sans écran :
Mac mini : machine très puissante par rapport au prix (vivement conseillé) :
Ordinateurs portables :
Gamme au-dessus des précédents, très bonne machine :
iPad : tous les modèles actuels sont agréables à utiliser sur Vetup
Tablettes Android : attention aux tablettes à moins de 400€ TTC. Elles sont le plus souvent un peu lentes pour naviguer sur Chrome.
Vider le cache – effacer les fichiers Internet temporaires afin de disposer des dernières mises à jour
Sélectionnez le lien conforme à votre matériel informatique. Ensuite choisissez votre navigateur pour apprendre à vider le cache.
Accéder aux paramètres de l’application
Paramétrer les fenêtres visibles sur ma page d’accueil
Chaque utilisateur peut choisir de faire apparaître, ou au contraire de masquer, certaines fenêtres, widgets présentes sur l’écran d’accueil de Vetup.
Un vétérinaire pourra ainsi personnaliser son écran d’accueil et décider de ne pas faire apparaître la fenêtre « produits à réapprovisionner » ou encore « salle d’attente » s’il exerce à domicile ou en itinérant.
Vitesse de navigation sur Vetup
Comment paramétrer ma centrale d’achats ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.
Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :
Se rendre dans PARAMETRES
PARAMETRES GENERAUX
puis dans PRODUITS
Sélectionnez votre (vos) centrale(s) d’achat puis cliquez sur ENREGISTRER
Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :
Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »
Un utilisateur peut-il appliquer des remises, des rabais sans avoir les droits sur les prix ?
Même si un utilisateur n’a pas les droits requis pour modifier les tarifs des actes, procédures ou produits du catalogue, il peut cependant avoir l’autorisation d’appliquer une remise, un rabais lors d’une vente à un client.
Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil
Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous
Module vétérinaires référents (Cas référés)
Le vétérinaire référent peut accéder à votre logiciel en mode restreint. Il pourra y trouver tous les cas référés qu’il vous a envoyés.
Vous trouverez ci-dessous une présentation de ce module en vidéo, et sous la vidéo, quelques explications concernant son fonctionnement.
Les vétérinaires référents accèdent à leurs données par la même adresse Internet que votre logiciel Vetup.
Les vétérinaires référents ont accès à l’historique des cas envoyés.
Les informations disponibles sont les suivantes :
• Actes pratiqués
• Les médicaments qui ont été dispensés (Onglet PRODUITS)
• Le compte-rendu
• Les photographies cliniques du cas et autres fichiers attachés (analyses biochimiques…)
Pour modifier le mot de passe attribué à vos confrères, il faut aller dans MÉDICAL / CONFRÈRES et cliquez sur le petit crayon en rapport avec le nom de ce confrère.
Cliquez sur « Changer »
Entrez le nouveau mot de passe deux fois pour le confirmer puis cliquez sur « Enregistrer ».
Voir aussi |
Paramétrages des exports CSV / Excel
Paramétrer une durée par défaut des RDV
Vous pouvez choisir de paramétrer une durée par défaut des rendez-vous pris dans l’agenda en fonction, soit de l’utilisateur à qui est destinée la visite, soit du type de RDV fixé.
Ce paramétrage est accessible depuis PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / AGENDA
Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Paramétrage de l’ouverture du menu déroulant gauche de Vetup
Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.
Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.
Limitation d’accès par adresse IP
Google Meet : vidéoconférence avec l’équipe Vetup
Teamviewer : contrôle à distance
L’identifiant Teamviewer et le mot de passe doivent être envoyés à l’adresse : contact@vetup.com
Comment renseigner l’onglet PRODUITS des PARAMÈTRES GÉNÉRAUX ?
Autres articles à voir:
Résolution de votre ordinateur pour une utilisation optimale du logiciel Vetup
Ajouter un client avec ou sans rendez-vous en salle d’attente
Cette vidéo vous indique comment ajouter en salle d’attente un propriétaire arrivé avec son animal.
Enregistrer un code utilisateur pour chaque membre de la clinique
En page d’accueil, dans la liste des rendez-vous du jour et la salle d’attente, quand la case « voir tous » est cochée, le code utilisateur de la personne à qui est dédiée une visite est visible entre parenthèses. Pensez donc bien à enregistrer un code utilisateur pour chacun des utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Lancement automatique de la fenêtre « imprimer » pour les factures, devis…
Paramétrer une unité de poids sur votre compte
Vous pouvez paramétrer l’unité de poids que vous souhaitez utiliser sur votre compte dans la section Paramètres / Paramètres généraux / Formatage.(Kg, Lbs…)
Si vous choisissez l’unité Kg ou Lbs, vous pouvez demander, sur la fiche animal, à voir l’équivalence Kg ⇄ Lbs au survol de la zone poids.
Connexion 4G en cas de coupure Internet
- Partage de connexion à partir d’un iPhone
- Partage de connexion à partir d’un Android
- Exemple de routeur 4G
- Offre multi-SIM chez Orange
- Offre complète routeur 4G chez Orange
- Autre solution : connexion à une clé 4G
- Avec une clé 4G, vous pouvez connecter seulement 1 ordinateur à Internet. Cette solution n’est donc valable que si vous avez un seul ordinateur à la clinique.
Cocher la case de rappels de RDV par SMS par défaut
Vous pouvez préciser si vous souhaitez que la case à cocher de rappel de RDV par SMS de l’agenda soit cochée ou non par défaut
Paramétrer l’affichage des tarifs catalogue en HT ou TTC
Utiliser le planning Vetup
Vous pouvez créer un planning tenant compte des jours et horaires de présence ou absence des différents utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Vous pouvez également préciser que certains horaires seront dédiés à telle ou telle activité (chirurgie, consultations spécialisées, urgences…).
Pour créer les différents types d’activités de votre planning, nous vous conseillons, avant toute chose, de visionner la vidéo : Paramétrer les activités de planning
NB : Le PLANNING est maintenant disponible depuis la Section MEDICAL et non plus PARAMETRES comme l’indiquait la vidéo
Donner à un utilisateur les droits requis pour changer les mots de passe utilisateurs
L’administrateur d’une clinique peut décider, pour chacun des utilisateurs (qu’il soit vétérinaire ou non), s’il peut modifier ou non les mots de passe utilisateurs
À quoi sert la dénomination commerciale ?
Paramétrage des possibilités de suppression d’une visite
Vous pouvez sélectionner un paramétrage qui empêche de supprimer une visite depuis l’historique des visites d’un animal dès lors qu’elle contient du texte ou des fichiers.
Créer et me connecter à un compte test Vetup
Vous avez la possibilité de tester gratuitement et sans aucun engagement les différentes fonctionnalités du logiciel Vetup. Cette vidéo vous indique comment vous créer un compte test puis comment accéder à ce compte depuis n’importe quel type d’appareil (ordinateur, tablette, iPad, portable…)
Cliquez ici pour un essai gratuit
Gestion des droits des utilisateurs
L’administrateur du compte de la clinique peut gérer les divers onglets visibles ou non sur le compte de chacun des utilisateurs. Ainsi, une personne présente uniquement à la réception ne verra pas apparaître l’onglet PARAMÈTRES ou encore MODÈLES qui ne lui sont d’aucune utilité.
Sélectionner un mode de paiement par défaut pour les règlements
Il est possible de faire apparaître un mode de règlement par défaut automatiquement dans la case MODE des règlements / paiements.
Cette vidéo vous indique comment paramétrer ce mode de paiement par défaut.
(Nous vous rappelons que vous pouvez créer de nouveaux modes de règlements dans PARAMÈTRES/ MODE DE PAIEMENT/ NOUVEAU)
Liaison SI ABV : gestion des antibiotiques en Suisse
A partir du mardi 1er octobre 2019, vous pourrez entrer les informations concernant chaque antibiotique prescrit afin de les transmettre une fois par mois au SI ABV. Vous pourrez trouver ci-dessous une vidéo qui pourra vous préparer au paramétrage et à l’utilisation quotidienne du module SI ABV intégré dans votre logiciel Vetup.
Paramétrage du menu déroulant de la section Praticien des visites
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / VISITES, vous pouvez choisir si vous souhaitez ne voir apparaître, dans le menu déroulant des visites, que le nom des praticiens ou également celui des autres membres de l’équipe.
Paramétrage détaillé (25min)
Paramétrer mon compte Vetup
Paramétrer et créer mes courbes (poids / glycémie…)
Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,
Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES
Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe
Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.
Vous avez ensuite 2 options :
- Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
- Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure
Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.
Paramétrage des modèles associés par défaut à mes envois de mails / courriels
Appliquer un arrondi sur une facture globale
Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans
PARAMETRES/ PARAMETRES GENERAUX/ PRODUITS puis sélectionnez les arrondis que vous souhaitez utiliser pour :
- Vos actes ou procédures
- Vos produits
- Le montant de la facture globale
Les arrondis sur les prix « acte » et « produit » seront ensuite appliqués automatiquement lors de la création de la facturation d’une visite.
Si le total de ma visite représente une somme contenant des cents (suite à l’application d’une remise par exemple), je vais pouvoir arrondir cette facture en cliquant sur « ARRONDIR LA VISITE ». L’arrondi appliqué correspondra à celui précédemment défini dans le paramétrage des arrondis.
Voir aussi |
Paramétrage concernant les animaux décédés
Par défaut, vous pouvez ou non faire apparaître les animaux décédés dans vos fiches « clients » ainsi que dans votre fichier « animaux » Cette vidéo vous explique comment effectuer ce paramétrage.
Voir aussi |
Paramétrer l’agenda aux horaires d’ouverture de la clinique
Pour faire disparaître de l’agenda les horaires précédant l’ouverture et les horaires postérieurs à l’heure de fermeture de la clinique, cliquez sur
PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / AGENDA
Indiquer ensuite l’horaire auquel ouvre la clinique et l’horaire auquel elle ferme.
ENREGISTRER
L’agenda ne contiendra plus que les horaires situés dans cet intervalle
Comment vérifier que Chrome est bien à jour
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