Automatiser le marquage « stérilisé » et « décédé »

 

 

Pour automatiser le marquage de l’animal comme stérilisé ou décédé il faut vous rendre dans la liste des actes.

Menu Catalogue/Liste des actes

Ensuite vous cliquez sur l’acte qui vous intéresse. 

Prenons par exemple l’acte de l’ovariectomie chatte. Après avoir subit cet acte, l’animal sera stérilisé.
Voici comment automatiser ce changement d’état dans la fiche de l’animal : 

Éditez l’acte « ovariectomie chatte » 

Ensuite cochez la case « Marquer l’animal comme étant stérilisé » 

Maintenant, lorsque l’acte ovariectomie chatte sera facturé, l’animal sera automatiquement noté comme stérilisé.

Le processus est identique pour les autres options :

  • « Marquer l’animal comme étant hongre » 
  • « Marquer l’animal comme étant décédé » 

Après avoir sélectionné la bonne option, enregistrez.

Paramétrer le nombre de jours par défaut pour l’envoi des rappels

 

Il est possible de paramétrer par défaut le nombre de jour saisi dans la case X jour(s) avant rappel : que ce soit dans les envois par email ou par SMS.

Pour cela, il faut vous rendre dans les paramètres généraux /onglet rappels.

 

Vous pouvez paramétrer le nombre de jours avant la date du rendez-vous, pour l’envoi des rappels par Emails et par SMS.
Dans l’exemple suivant :

  • L’envoi des rappels par email sera envoyé 5 jours avant le rendez-vous
  • L’envoi des rappels par sms sera envoyé 1 jour avant le rendez-vous

Lorsque vous enregistrez un rendez-vous ces paramètres par défaut sont dont intégrés.
Vous pouvez les modifier si besoin avant d’enregistrer votre rendez-vous. 

 

 

 

Créer d’autres centrales d’achat

 

Il est possible de créer autant de centrales d’achats que vous le souhaitez.
Notamment, dans le cas où la centrale que vous utilisez n’est pas reliée dans le logiciel

  • Pour cela, il faut vous rendre dans catalogue / centrale d’achat

  • Vous pouvez voir que certaines centrales sont déjà recensées
  • Pour en enregistrer une nouvelle, cliquez sur nouveau

  • Renseignez le nom de votre centrale puis enregistrez

  • La centrale venant d’être créée apparaît dans la liste

 

 

Voir aussi

Paramétrages possibles avant un import définitif

Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SURtestvotreclinique.vetupmanager.com”

En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com

Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup

Menu paramètres

Cliniques du groupe

  • Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
  • Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

  • Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

Paramètres généraux

Types de RDV dans l’agenda

Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags


EMAIL / SMS

  • Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

Catalogue

ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT

Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF

Catégories actes et produits

Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)

Actes

  • Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
  • Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
  • Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
    Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
  • Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
  • Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”

Produits

  • Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
  • Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
  • Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
  • Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…)
    Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
  • Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

Si travail avec analyseurs idexx ou abaxis (zoetis)

Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup / création de clinique

Menu paramètres

Cliniques du groupe

  • Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
  • Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

  • Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

Paramètres généraux

Types de RDV de l’agenda

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags

EMAIL / SMS

  • Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

Catalogue

Catégories actes et produits

Actes

  • Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
  • Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
  • Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
    Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
  • Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
    délivrance passeport : cocher

Produits

  • Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
  • Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
  • Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
  • Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
  • Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

  • Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)

Si travail avec analyseurs IDEXX

Créer de nouvelles espèces, races… depuis une fiche animal

 

Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)

Voir aussi

Choix pour le matériel informatique

Vous pourrez trouver ci-dessous des machines qui sont agréables à utiliser sur le logiciel Vetup.
 
Ordinateurs / écran / UC intégré (pratique à l’accueil où il n’y a pas toujours la place de placer l’unité centrale) :
 
 
 
Ordinateurs de bureau sans écran :
 
 
 
 
 
Mac mini :  machine très puissante par rapport au prix (vivement conseillé) :
 
 
Ordinateurs portables :
 
 
 
 
Gamme au-dessus des précédents, très bonne machine :
 
 
iPad : tous les modèles actuels sont agréables à utiliser sur Vetup
 
Tablettes Android : attention aux tablettes à moins de 400€ TTC. Elles sont le plus souvent un peu lentes pour naviguer sur Chrome. 
 
 
 

Paramétrer les fenêtres visibles sur ma page d’accueil

 

Chaque utilisateur peut choisir de faire apparaître, ou au contraire de masquer, certaines fenêtres, widgets présentes sur l’écran d’accueil de Vetup.

Un vétérinaire pourra ainsi personnaliser son écran d’accueil et décider de ne pas faire apparaître la fenêtre « produits à réapprovisionner » ou encore « salle d’attente » s’il exerce à domicile ou en itinérant.

Comment paramétrer ma centrale d’achats ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.

Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :

Se rendre dans PARAMETRES

 PARAMETRES GENERAUX

puis dans PRODUITS

Sélectionnez votre (vos) centrale(s) d’achat puis cliquez sur ENREGISTRER

Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :

Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »

Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil

Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous

 

Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients

 

Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.

Paramétrage de l’ouverture du menu déroulant gauche de Vetup

 

Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.

Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.

 

Enregistrer un code utilisateur pour chaque membre de la clinique

En page d’accueil, dans la liste des rendez-vous du jour et la salle d’attente, quand la case « voir tous » est cochée, le code utilisateur de la personne à qui est dédiée une visite est visible entre parenthèses. Pensez donc bien à enregistrer un code utilisateur pour chacun des utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.

 

Connexion 4G en cas de coupure Internet

 

 

Utiliser le planning Vetup

Vous pouvez créer un planning tenant compte des jours et horaires de présence ou absence des différents utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.

Vous pouvez également préciser que certains horaires seront dédiés à telle ou telle activité (chirurgie, consultations spécialisées, urgences…).

Pour créer les différents types d’activités de votre planning, nous vous conseillons, avant toute chose, de visionner la vidéo : Paramétrer les activités de planning

 

NB : Le PLANNING est maintenant disponible depuis la Section MEDICAL et non plus PARAMETRES comme l’indiquait la vidéo

 

 

Créer et me connecter à un compte test Vetup

Vous avez la possibilité de tester gratuitement et sans aucun engagement les différentes fonctionnalités du logiciel Vetup. Cette vidéo vous indique comment vous créer un compte test puis comment accéder à ce compte depuis n’importe quel type d’appareil (ordinateur, tablette, iPad, portable…)

 

Cliquez ici pour un essai gratuit

 

Sélectionner un mode de paiement par défaut pour les règlements

Il est possible de faire apparaître un mode de règlement par défaut automatiquement dans la case MODE des règlements / paiements.

Cette vidéo vous indique comment paramétrer ce mode de paiement par défaut.

(Nous vous rappelons que vous pouvez créer de nouveaux modes de règlements dans PARAMÈTRES/ MODE DE PAIEMENT/ NOUVEAU)

 

Liaison SI ABV : gestion des antibiotiques en Suisse

A partir du mardi 1er octobre 2019, vous pourrez entrer les informations concernant chaque antibiotique prescrit afin de les transmettre une fois par mois au SI ABV. Vous pourrez trouver ci-dessous une vidéo qui pourra vous préparer au paramétrage et à l’utilisation quotidienne du module SI ABV intégré dans votre logiciel Vetup.

 

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