Gérer mes stocks et entrées de narcotiques si ma centrale d’achat a un portail sécurisé
Enregistrer un réajustement dans mon registre de stupéfiants / narcotiques
Il est parfois nécessaire d’indiquer dans votre registre stupéfiants / narcotiques certains réajustements liés, par exemple, à un flacon cassé ou encore aux différences entre les quantités réelles injectées et ce qui est lu sur la seringue (impossible sur une seringue d’avoir une lecture très précise de dixièmes de mL…).
Voici comment procéder pour indiquer ces réajustements dans votre registre :
Vérifier la coïncidence entre mes registres et le stock restant d’un produit
Pourquoi y a-t-il deux champs « numéros de lot rage » à remplir ? Les deux sont-ils nécessaires ?
Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :
- sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
- et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.
(une vidéo explicative est visible plus bas)
La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.
La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.
Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique :
Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage.
Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans :
CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage »
Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR
Voir une vidéo explicative plus détaillée :
Comment créer un nouveau registre ?
Si vous souhaitez, par exemple, créer un nouveau registre concernant vos utilisations de kétamine,
Nouvelle réglementation française concernant les registres antibiotiques et kétamine
Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.
Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations.
Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.
Fonctionnement des registres
Les registres fonctionnent de la manière suivante :
Lors des réceptions de commande, il est possible de saisir les informations de lot (numéro, date de péremption) pour chaque produit.
Il est aussi possible de gérer les lots au niveau du stock.
Lors de l’ajout d’un produit dans une consultation, il est possible de choisir le lot pour le produit délivré.
Le menu « Historique/registre de délivrance » affiche tous les médicaments délivrés avec les information du client et du lot.
Il est possible d’envoyer les commandes vers Val d’hony automatiquement et de réceptionner les informations des bons de livraison pour générer automatiquement les informations de lot.
Comment gérer mes registres sur Vetup ?
Cette vidéo vous indique comment utiliser les divers registres disponibles sur le logiciel et comment s’assurer d’y voir apparaître toutes les utilisations ou délivrances de kétamine, vaccins contre la rage ou antibiotiques ainsi que l’ensemble des données exigées par la législation (nom du propriétaire, espèce animale, date, numéros de lots, quantités…)
D’autres vidéos plus détaillées vous indiquent comment utiliser plus spécifiquement le registre antibiotiques, kétamine, stupéfiants ou encore de vaccinations rage
voir :
Comment gérer mes ventes d’antibiotiques dans mon registre antibiotiques ?
Comment gérer les registres stupéfiants et kétamine ?
Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
Cette vidéo vous indique comment bien gérer votre registre de vaccins contre la rage.
Comment gérer les registres stupéfiants et kétamine
Un registre Stupéfiants est préenregistré dans le logiciel. Concernant vos utilisations de kétamine, vous pouvez décider de les enregistrer uniquement dans ce registre ou créer un registre spécifique kétamine (voir les explications sous la vidéo)
Cette vidéo vous explique comment faire apparaître dans vos registres stupéfiants et Kétamine l’ensemble des entrées et sorties de ces substances.
Elle vous indique également comment filtrer, dans le registre, les mouvements de ces substances par période (sélection des mouvements sur 1 mois) et exporter ces données vers excel afin de déclarer facilement vos utilisations de stupéfiants.
Un registre Stupéfiants est préenregistré dans le logiciel. Concernant vos utilisations de kétamine, vous pouvez décider de les enregistrer uniquement dans ce registre (vous utiliserez alors les filtres période et produit du registre pour faire ressortir uniquement vos utilisations de kétamine). Pour cela, aller dans HISTORIQUE / REGISTRES / sélectionnez dans Registre « stupéfiants », dans période « ce mois » et dans recherche mot clé le nom de la kétamine que vous utilisez
Vous pourrez aussi décider, pour déclarer plus facilement ces données, de créer un registre concernant uniquement les emplois de kétamine afin d’enregistrer l’utilisation de cette substance, à la fois dans le registre stupéfiant mais aussi dans un registre spécifique kétamine. Pour créer ce registre kétamine, voir « Comment créer un nouveau registre ? »
Comment enregistrer mes ventes d’antibiotiques dans mon registre antibiotiques
Comment gérer le registre des antibiotiques
Cette vidéo vous explique comment enregistrer un nouvel antibiotique et la procédure à suivre pour le voir apparaître dans votre registre antibiotiques. Elle vous indique également comment retrouver aisément les antibiotiques vendus chaque mois afin de pouvoir transmettre facilement ces données à l’administration.Gestion des actes et produits concernant les numéros de lots registre rage, médicaments
Lorsque les stocks sont activés, les réceptions de commande alimentent une table des numéros de lots.
Lorsque les stocks ne sont pas activés, ce mécanisme n’est pas disponible et la saisie des informations de registre est simplifiée.