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Enregistrer un chèque avec un nom différent de celui du propriétaire de l’animal

Lors du paiement d’une visite, le nom du propriétaire apparaît par défaut en tant que personne effectuant le règlement mais il est possible de modifier cette donnée.

 

Pour cela, une fois dans RÈGLEMENT, cliquez sur la ligne « réglé par » et sélectionnez la personne qui va régler la visite (si cette personne n’a pas de fiche client chez vous, vous pouvez la créer en cliquant sur NOUVEAU, vous pourrez ainsi enregistrer les données du propriétaire du chéquier ainsi que les informations pour le contacter en cas de défaut de paiement)

 

Le nom de la personne concernée apparaît maintenant dans la section « réglé par »

 

ainsi que dans la liste des règlements

 

Si vous souhaitez accéder à nouveau à la visite concernée par ce règlement (pour un chèque revenu impayé par exemple), il suffit de cliquer sur la ligne de règlement concernée pour rouvrir la visite pour laquelle ce chèque a servi de moyen de paiement.

Communication interne et gestions des tâches

La fonction « tâches » va vous aider à gérer la communication avec le reste de votre équipe beaucoup plus facilement.

Elle vous sera utile notamment pour :

  • Gérer les analyses envoyées dans un laboratoire externe et prévenir le propriétaire à leur arrivée
  • Vous avertir que des fiches sont à compléter
  • Établir un listing des clients à rappeler
  • Préparer des prescriptions en attente
  • Demander à une personne de l’équipe de contrôler les stocks…

Vous pouvez créer autant de catégories de tâches que vous le souhaitez dans PARAMÈTRES/ CATÉGORIES DE TÂCHES

Appliquer un arrondi sur une facture globale

Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans

PARAMETRES/ PARAMETRES GENERAUX/ PRODUITS puis sélectionnez les arrondis que vous souhaitez utiliser pour :

  • Vos actes ou procédures
  • Vos produits
  • Le montant de la facture globale

Les arrondis sur les prix « acte » et « produit » seront ensuite appliqués automatiquement lors de la création de la facturation d’une visite.

Si le total de ma visite représente une somme contenant des cents (suite à l’application d’une remise par exemple), je vais pouvoir arrondir cette facture en cliquant sur « ARRONDIR LA VISITE ». L’arrondi appliqué correspondra à celui précédemment défini dans le paramétrage des arrondis.

Comment gérer un animal ayant plusieurs fiches – Fusion

Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom…), plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Si les fiches ne contiennent pas encore d’informations, vous pouvez simplement les archiver.
  • Si au contraire elles contiennent des données importantes comme des consultations, des comptes-rendus, etc.. alors il faudra regrouper tout cela dans une seule fiche. On appelle cela « Fusionner deux fiches » et cette vidéo vous indique comment procéder

Fichiers attachés à une visite

Il est possible d’associer des fichiers attachés (radio, PDF d’analyses…) sur une visite ou un animal directement.

La limite est fixée à 10Mo par fichier.

Liste des fichiers acceptés : avi, bmp, csv, doc, docx, emf, gif, jpeg, jpg, mov, mp4, mpg4, odt, pdf, png, ppt, pptx, tif, tiff, xls, xlsx, xps

Cette vidéo vous montre comment procéder pour ajouter un fichier attaché à une visite.

Vous apprendrez également comment retrouver ces fichiers via l’historique de consultations d’un animal précis ou l’ensemble de tous les fichiers que vous avez utilisés quelque soit l’animal. 

 

 

Paramétrer l’agenda aux horaires d’ouverture de la clinique

Pour faire disparaître de l’agenda les horaires précédant l’ouverture et les horaires postérieurs à l’heure de fermeture de la clinique, cliquez sur 

PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / AGENDA

Indiquer ensuite l’horaire auquel ouvre la clinique et l’horaire auquel elle ferme.

ENREGISTRER

L’agenda ne contiendra plus que les horaires situés dans cet intervalle

Enregistrement d’un chèque impayé (Logiciel Vetup) : cas où ce règlement a déjà été transmis au comptable

Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » et qui était déjà présent dans un des exports comptables transmis à votre comptable revient « impayé » ou « sans provision », il est possible de créer un règlement négatif dans la fiche du client concerné pour replacer la visite en « impayée »

VISIOCARE, support pour l’information de vos clients

En cliquant sur l’icône Applications, vous pourrez accéder à toutes les vidéos de cette nouvelle appplication pendant 1 semaine. Au bout de cette période, vous pourrez continuer d’accéder aux vidéos gratuites (icônes « free »).

Visiocare est un support pour l’information de vos clients. Il s’agit d’un outil pédagogique interactif, riche d’un contenu multimédia incomparable, véritable atlas anatomique en images de synthèse, vidéos et animations 3D simples et didactiques. Disponible directement sur le logiciel Vetup ainsi que sur iPad et Android.


Pour toutes informations ou demande d’abonnement, vous pouvez nous contacter sur contact@vetup.com

 

Tarifs France : 

– Visiocare intégré sur VETUP : 19€ HT par mois

– Version iPad/Android : 49€ HT par mois

Tarifs Québec :

– Visiocare intégré sur VETUP : 29 CAD par mois

– Version iPad/Android : 39 CAD par mois

 

 

Utiliser le lien entre Vetup et mon analyseur Idexx

Les analyseurs Idexx peuvent être intégrés au logiciel Vetup.

Pour cela, plusieurs étapes doivent être respectées :

Il vous faut, tout d’abord, activer et paramétrer votre module Idexx. Vous pourrez ensuite ajouter à votre catalogue les différents types d’analyses que vous souhaitez effectuer ainsi que les différents paramètres que vous utiliserez lors de vos analyses. Le tutoriel suivant vous indique comment procéder.

https://help.vetup.com/logiciel-compatible-analyseurs-idexx/

Une fois le paramétrage entièrement effectué, vous pourrez lancer une analyse Idexx depuis une visite. Au cours de la consultation, cliquez sur l’onglet IDEXX puis sur NOUVEAU 

Sélectionnez la ou les analyses que vous souhaitez réaliser puis cliquez sur GENERER UNE DEMANDE D’ANALYSE

La demande va automatiquement être transmise à l’analyseur dans lequel vous n’aurez plus qu’à insérer votre prélèvement sanguin. La ligne de facturation correspondant à cette (ces) analyse(s) va elle aussi s’ajouter automatiquement à la visite.

A la fin de l’analyse, les résultats seront transmis dans la visite et vous pourrez les consulter en cliquant sur l’onglet Idexx.

 

Ajouter des conseils dans le bas de vos ordonnances

Créer un modèle d’ordonnance qui contient les conseils à ajouter à la suite d’une prescription dans PARAMÈTRES/MODÈLES D’ORDONNANCES/NOUVEAU

ex : je crée ici des conseils post opératoires / ovariectomie ou castration de convenance

 

Pour ajouter les conseils que vous avez créés à vos ordonnances, vous pouvez procéder de cette façon :
Réaliser votre visite et votre facturation en y incluant bien les produits que vous allez délivrer, leurs N° lot, date d’expiration….)
Cliquer sur ORDONNANCE
puis sélectionner le modèle que vous avez créé qui vous intéresse (ici, post ovariectomie/castration)
Placer votre curseur juste avant le début du texte puis cliquer sur INSÉRER LES PRODUITS

Vous pourrez ensuite imprimer et/ou envoyer cette ordonnance par email à votre propriétaire.

Mise à jour des prix des produits (déjà importé ou non) d’une centrale d’achat

Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.

Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.

Créer un message personnalisé pour mes rappels de RDV par SMS

Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS

Utilisation du Carnet Véto, le carnet de santé de votre animal

carnet-veto-gimmick-150Accédez au carnet de santé de votre compagnon quand vous le désirez! 

Grâce à ce nouvel outil, vous pourrez programmer des rappels pour ses futures consultations, ses prochains vaccins ou pour ses traitements.

Le CarnetVéto vous aidera à ne plus rien oublier. 

 

Pour apprendre à l’utiliser, nous vous invitons à visionner cette vidéo :

Comment modifier l’adresse apparaissant sur mes comptes rendus ?

Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES

Sélectionnez la clinique concernée

Cliquez sur MODIFIER

Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ

 

L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients

Passer des commandes sans être lié directement à sa centrale d’achat

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commande

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Groupe, écurie, élevage pour les animaux

Il est maintenant possible de rattacher plusieurs animaux à un même groupe.

 

Activer les groupes

Pour cela, il suffit de cocher la case « Activer les groupes » dans PARAMETRES/PARAMETRES GENERAUX/ANIMAUX.

 

Nommer les groupes

Spécifier le type de groupe que vous souhaitez créer (par exemple inscrivez « élevage » dans renommer groupe ; et « élevages » dans renommer groupes pour travailler avec des élevages ou encore renommer groupe « écurie » et renommer groupes « écuries » pour regrouper des chevaux par écurie).

Consultation des groupes

Ces groupes sont consultables et modifiables dans le menu gauche MEDICAL/ELEVAGE ou ECURIE…

 

Liste des groupes

Sur cette page vous pouvez ajouter ou modifier un groupe

 

Créer un groupe, modifier ses informations, ajouter ou enlever un animal

Chaque groupe, défini par un nom, une adresse, peut être recherché dans l’écran de recherche ANIMAL.

Fiche de l’animal appartenant à un groupe

Sur la fiche animal, on retrouve l’appartenance de l’animal à un groupe dans la zone ANIMAL/MODIFIER>ANIMAL/ELEVAGE(ECURIE…)

Il est possible de l’enlever du groupe en cliquant sur la croix rouge à droite du nom du groupe.

Il est également possible de l’ajouter dans un groupe supplémentaire an cliquant sur sélection.

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