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Déconditionner et réapprovisionner

Pour déconditionner un produit, je me rends dans la fiche produit en cliquant sur CATALOGUE/LISTE DES PRODUITS
 
 
Je sélectionne le produit que je souhaite déconditionner
 
 
puis j’indique comment je souhaite déconditionner mon produit
 
 
Imaginons que je veuille déconditionner mon Clavaseptin 50
Il est vendu par boîtes de 100 comprimés et je souhaite le vendre par comprimé :
  • Je déconditionne en : 100
  • Unité : comprimés (j’aurais pu noter plaquettes si j’avais choisi de déconditionner ma boîte en 10 plaquettes de 10 comprimés ou en ml pour un produit injectable…)
  • Le prix à l’unité s’ajuste automatiquement

Je remplis ensuite les champs correspondant aux stocks dans l’unité que je viens de choisir à savoir en comprimé

  • Stock : Il correspond au stock que j’ai actuellement dans ma clinique
  • Seuil réappro : C’est la quantité de stock qui va déclencher un réapprovisionnement. Lorsque mon stock est égal ou inférieur à cette valeur, le programme va automatiquement proposer ce médicament dans les produits à recommander de ma future commande (« produits à réapprovisionner »)
    • Ici, j’ai un stock de 42 comprimés
    • Le seuil de réapprovisionnement est de 50 comprimés
      • Mon stock est inférieur au seuil de réapprovisionnement : dans ma prochaine commande, le Clavaseptin va apparaître dans les produits à réapprovisionner
  • Le Stock souhaité correspond à ce que j’aime avoir en stock dans ma clinique
    • La quantité à recommander sera effectivement calculée en fonction de cette valeur

Toutes les valeurs de stocks sont à indiquer dans la valeur unité choisie (comprimé) mais le calcul par le programme de quantité à réapprovisionner se fera lui en « boîte de 100 comprimés »

Conseil important : Si vous déconditionnez un produit, pour bien tenir compte de votre déconditionnement et plus de clarté sur vos facturations, nous vous conseillons de modifier la quantité dans le nom de ce  produit.

Exemples :

Lors de la sélection dans le catalogue du Clavaseptin, les boîtes contiennent 100 comprimés.
Le produit s’appelle : CLAVASEPTIN « P » 50 MG 100 CPRS

  • Si vous le déconditionnez à l’unité, modifiez le nom pour CLAVASEPTIN « P » 50 MG 1 CPR
    • Dans ce cas :
      • Le stock disponible = 42 comprimés
      • Sur la facture, il sera noté : CLAVASEPTIN « P » 50 MG 1 CPR au lieu de CLAVASEPTIN « P » 50 MG 100 CPRS et il sera plus facile pour le client de comprendre qu’il a payé 12 comprimés (et non 12 boîtes de 100 cprs….)

 

Lors de vos facturations, lorsque vous vendez ce produit, votre stock disponible sera affiché entre parenthèses lorsque vous rechercherez ce produit via le module de recherches rapides

Quand un animal est mis en hospitalisation, sa sortie engendre automatiquement une facturation, avec un coefficient. Est-il possible de supprimer cette facturation automatique ? Nous préférons facturer l’hospitalisation à part

Lors de sa sortie d’hospitalisation, il y a toujours ajout d’un acte pour tracer l’opération.
Par contre la facturation n’est pas systématique et n’intervient que si l’utilisateur la valide.
Si ce n’est pas le cas, l’acte ajouté aura un prix de 0.
il est également possible de ne pas inclure cet acte dans la facture en décochant la case Délivré

Demandez la certification de votre adresse e-mail

L’envoi d’e-mails par le biais d’un logiciel informatique nécessite l’utilisation d’une adresse dite « certifiée ». Les boîtes e-mail dotées d’une adresse certifiée vous permettent, non seulement, de vous assurer que vos clients reçoivent bien vos messages mais également de recevoir les réponses à ces messages sans aucun problème de routage, c’est-à-dire sans risque que les réponses de vos clients ne soient redirigées vers les spams ou une adresse e-mail impropre, ce qui vous empêcherait de pouvoir les consulter.

L’envoi d’e-mails par une adresse certifiée concerne, aussi bien, l’envoi des rappels, des comptes-rendus, des factures… ou encore l’envoi d’e-mailing par le biais de l’application Newsletter.

Sachant que la création d’une adresse certifiée n’est pas forcément facile, Vetup vous propose de vous aider à certifier votre adresse email d’envoi. Pour cela, il vous faut utiliser une adresse sur votre propre nom de domaine. Attention, des adresses de type Gmail, Wanadoo, Free, Yahoo… ne peuvent, en aucun cas, être certifiées. Dans ce dernier cas, nous pouvons utiliser une adresse de redirection vers ce type de boîte ce qui vous permettra de ne pas changer vos habitudes.

Vous ne possédez pas de nom de domaine ou êtes propriétaire d’un nom de domaine mais sans boîte email ? Nous vous proposons aussi de vous assister pour ouvrir un serveur e-mail sur votre domaine.

Afin de savoir si votre adresse est certifiée, il faut se rendre dans PARAMETRES > Paramètres généraux. Si vous voyez apparaître le lien suivant, votre adresse n’est pas encore certifiée. Dans ce cas, envoyez votre demande de certification directement sur contact@vetup.com

 

Iphone, tablette > message d’erreur : Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation

Si vous avez ce message : « Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation » c’est que vous êtes en navigation privée. Pour repasser en navigateur « normal » il faut cliquer ici et fermer tous vos onglets.

Sur l’iphone :

iphone

 


Sur tablette « iPad air 2 » par exemple, avec le navigateur Safari :

Il faut lancer safari plus le nouvel onglet icône en haut à droite, là, cela ouvre en haut à droite sur fond noir :

Privé + Afficher , « Privé » est un switch il faut cliquer dessus pour qu’il ne soit plus sur fond blanc…

Si vous n’y arrivez pas je vous invite à utiliser le navigateur Chrome qui est beaucoup plus simple.

 

 

Lorsque j’utilise la douchette pour scanner les produits lors d’une vente, les produits ne sont pas trouvés par le logiciel

Si les produits ne sont pas trouvés par la douchette, nous vous proposons la procédure suivante pour vérifier le fonctionnement du lecteur de codes-barres :

  • Ouvrez un éditeur de texte quelconque
  • Cliquez à l’intérieur du document.
  • Scanner le code-barre ou le data matrix de votre boite. La douchette devrait alors générer un code dans l’éditeur à l’endroit du curseur.
Envoyez nous le code généré ainsi que les informations du produits qu’il est sensé symboliser sans omettre d’indiquer la centrale d’achat.
Nous aurons alors les données nécessaires pour analyser le problème.

Module vétérinaires référents

Le vétérinaire référent peut accéder à votre logiciel en mode restreint. Il pourra y trouver tous les cas référés qu’il vous a envoyés.

Vous trouverez ci-dessous une présentation de ce module en vidéo, et sous la vidéo, quelques explications concernant son fonctionnement.

 

 

Les vétérinaires référents accèdent à leurs données par la même adresse Internet que votre logiciel Vetup. 

 

Les vétérinaires référents ont accès à l’historique des cas envoyés.

Les informations disponibles sont les suivantes :
• Actes pratiqués 
• Les médicaments qui ont été dispensés (Onglet PRODUITS)
• Le compte-rendu
• Les photographies cliniques du cas et autres fichiers attachés (analyses biochimiques…) 

 

 

Pour modifier le mot de passe attribué à vos confrères, cliquez sur le petit crayon en rapport avec le nom de ce confrère.

Cliquez sur  « Changer »

Entrez le nouveau mot de passe deux fois pour le confirmer puis cliquez sur « Enregistrer ».

 

Produits administrés en Belgique, tva à 21 %

Lors d’une consultation, les produits administrés en Belgique sont à 21 % de tva comme les actes.

Lors d’une vente, les mêmes produits (médicaments) sont à 6 % de tva.

ex : baytril 50 ml

Comment faites vous dans Vetup pour différencier les 2 ?

ex : lorsque j’administre 5 m de baytril et lorsque je vends le même flacon de baytril 50 ml?

Présentation de l’application Loginut

Loginut est un logiciel de recommandation et de suivi nutritionnel pour la gamme d’aliments Virbac VetComplex. Il fonctionne via Internet, est accessible sur Mac, PC, tablettes. Il peut être synchronisé avec le logiciel Vetup ce qui vous évite des doubles- saisies. Inscription gratuite sur l’adresse : loginut.virbac.fr code : VETUP

Fonctionnement des registres

Les registres fonctionnent de la manière suivante :

Lors des réceptions de commande, il est possible de saisir les informations de lot (numéro, date de péremption) pour chaque produit.
Il est aussi possible de gérer les lots au niveau du stock.
Lors de l’ajout d’un produit dans une consultation, il est possible de choisir le lot pour le produit délivré.
Le menu « Historique/registre de délivrance » affiche tous les médicaments délivrés avec les information du client et du lot.
Il est possible d’envoyer les commandes vers Val d’hony automatiquement et de réceptionner les informations des bons de livraison pour générer automatiquement les informations de lot.

Activation et paramétrage du module IDEXX

Logiciel Vetup
Idexx Integration

Présentation

L’intégration entre le logiciel Logiciel Vetup et Idexx Vet Lab Station consiste en la mise en place d’outils permettant la communication bi-directionnelle entre ces deux applications. La procédure ci-dessous n’est nécessaire que sur un seul ordinateur de la clinique qui doit rester en fonction afin que les autres ordinateurs puissent faire des demandes et réception d’analyses.

Un fois l’intégration mise en place, il est possible d’initier une demande d’analyses depuis le Logiciel Vetup, de la transférer vers la station Idexx et de récupérer le résultat des analyses une fois celles-ci réalisées sous forme de PDF dans les visites (consultations).

  • Il faut au moins qu’un de vos ordinateurs soit équipé de Windows pour faire la connexion. Les logiciels fournis par Idexx n’existent pas sur Mac.
  • Nous fournissons un logiciel de communication entre Vetup et IDEXX (logiciel ICP). 
  • Le logiciel Interlink/IVLS est fourni et installé par Idexx
  • La clinique doit demander l’activation du module Idexx. Demande à envoyer sur contact@vetup.com : 
  • Nous activons le module Idexx pour votre compte Vetup.
  • Nous fournissons les informations permettant le paramétrage de ce logiciel.
  • Vetup propose son aide pour l’installation et le paramétrage du module ICP si vous avez des difficultés. Les difficultés concernant le paramétrage d’Interlink sont prises en charge par Idexx.

Descriptif de l’installation

  1. Poste client installé dans la clinique utilisant le navigateur Chrome pour accéder au Logiciel Vetup.
  2. Serveur internet Vetup hébergeant le Logiciel Vetup dans le cloud
  3. Module ICP installé sur un ordinateur de la clinique ayant un accès internet
  4. Module Interlink installé sur le même ordinateur que le module ICP
  5. IDEXX Vet Lab Station

Activation

L’activation de l’intégration nécessite plusieurs étapes :

Activation du module Idexx dans la console Logiciel Vetup

Il est obligatoire de contacter l’équipe Vetup pour qu’elle puisse ouvrir les droits au module Idexx.
Une fois l’activation réalisée, un nouvel onglet est présent dans le menu “paramètres de l’application” du Logiciel Vetup.

Activation du module Idexx dans l’application Logiciel Vetup

Il est obligatoire d’activer le module Idexx via la case à cocher « IDEXX ».
L’IVLS devra être identifié par un numéro unique.
Les accès doivent être conditionnés à un mot de passe.

Une fois l’activation réalisée, l’onglet est normalement présent sous cette forme :

 

Paramétrage des types d’analyses et des modèles d’analyses

Pour être utilisable dans les consultations, l’intégration Idexx doit disposer d’une nomenclature de demandes d’analyses. Pour définir cette nomenclature, il est d’abord nécessaire de définir un ou plusieurs types d’analyses(catégories d’analyses) à partir du menu CATALOGUE > Types d’analyses


Une fois un ou plusieurs types d’analyses définis, il est possible de définir les analyses qui seront utilisables pour les consultations dans le menu CATALOGUE > Paramètres d’analyses. Utilisez le bouton « Nouveau » pour créer de nouveaux paramètres d’analyses.

 

Paramétrage du module ICP

Lien de téléchargement du logiciel ICP : https://we.tl/SOupLyp6ou

L’installation du module ICP doit se faire en conservant les paramètres par défaut.

Une fois le module installé, certains paramètres doivent être finalisés :

  • Le champs UnitID doit comporter la même valeur que le champs “UnitId“ de l’écran “paramètres de l’application” de Logiciel Vetup.
  • Les 2 champs “password” doivent comporter les même valeurs que les “Mdp” de l’écran “paramètres de l’application” de Logiciel Vetup.
  • Le champs “Work Request Service Url” doit comporter l’adresse du web service délivrant les demandes d’analyses saisies dans Logiciel Vetup.
    L’adresse est de la forme : https://XXX.vetupmanager.com/modules/idexx/icp/soapOutput.php
    ou XXX est le nom de l’installation Logiciel Vetup du client.
  • Le champs “Result Service Url” doit comporter l’adresse du web service réceptionnant les résultats concernant les demandes d’analyses saisies dans Logiciel Vetup.
    L’adresse est de la forme : https://XXX.vetupmanager.com/modules/idexx/icp/soapInput.php
    ou XXX est le nom de l’installation Logiciel Vetup du client.
  • La case à cocher “Autostart” doit être cochée pour exécuter le module ICP dès le démarrage du poste sans intervention humaine.

Paramétrage du module Interlink

Lien de téléchargement du logiciel Interlink : https://we.tl/keym7daFHH

L’installation du module Interlink doit se faire en conservant les paramètres par défaut.

Les difficultés concernant le paramétrage d’Interlink sont prises en charge par Idexx.

Les paramètres par défaut doivent correspondre aux paramètres par défaut du module ICP pour les propriétés suivantes :

  • Répertoire de stockage des rapports PDF
  • Répertoire de stockage des données XML
  • Répertoire de stockage des demandes d’analyses

Paramétrage du module IVLS

Certains paramètres doivent être vérifiés ou adaptés au niveau de l’écran de contrôle de l’IVLS

Les difficultés concernant le paramétrage de l’IVLS sont prises en charge par Idexx.

L’onglet “Logiciel de gestion vétérinaire” du menu “Configuration” doit ressembler à ça

L’onglet “Logiciel de gestion vétérinaire” du menu “Instruments” doit ressembler à ça

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