Créer un utilisateur
Utilisation du planning hebdomadaire
Vous disposez de deux types de plannings
- Le planning journalier
- Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
- Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
- Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
- Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
- Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
- Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
- Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
- Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
- Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
- Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
- Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
- Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
- Sélectionnez le ou les utilisateurs
- Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin - Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
- Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
- Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
- Je sélectionne les différents éléments
-
- J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
- Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
- Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
- Pensez à enregistrer après avoir fait votre choix
Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup
Pour fixer un RDV dans l’agenda, il faut :
- Ouvrir l’agenda
- Sélectionner le créneau souhaité (en fonction du jour, du vétérinaire présent, des disponibilités)
- Sélectionner le client
- Ajouter le sujet du RDV (et la description si nécessaire)
Une fois que toutes les informations sont remplies et vérifiées (vétérinaire, date, heure, animal, confirmation ou rappel de RDV, …), cliquez sur « Enregistrer »
Astuce : Lorsque vous passez le curseur de votre souris sur le rendez-vous, une info-bulle s’affiche avec plus d’informations concernant ce rendez-vous
Si des rappels de RDV sont programmés, vous pouvez les trouver en éditant le rendez-vous puis dans l’onglet « Rappels »
Ils seront notés comme traités lorsqu’ils auront été envoyés.
Il est aussi possible d’ajouter un RDV depuis la fiche client directement
Informations complémentaires
- Vous pouvez créer des modèles de rappel ou de confirmation de RDV dans le menu Modèles > Modèles emails et Modèles SMS
- Ensuite il faut attribuer vos modèles aux rappels correspondants dans le menu Paramètres > Envois emails et Envois sms
Pensez à cliquer sur le bouton « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.
- Vous pouvez également attribuer des modèles de mail ou de sms différents en fonction du type de RDV (par exemple pour les rendez-vous de chirurgie). Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Type de rdv de l’agenda et choisissez les modèles adéquats vos types de rendez-vous
- Notez que si vous ne sélectionnez pas de modèle pour vos types de rendez-vous, ce sera les modèles choisis dans les menus « Paramètres/Envois emails » et « Paramètres/Envois sms » qui seront envoyés.
Gestion des consentements
Règlement Général sur la protection des Données
La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.
Paramétrages
Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :
1. Création du titre des consentements
Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.
Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.
- Cliquez sur nouveau pour ajouter le titre et la description de votre consentement.
2. Création du formulaire de consentement
Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.
Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.
La table des consentements ressemble à ceci :
Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :
3. Création du modèle email.
Dans le menu Modèles/Modèles de mail, vous pouvez créer le modèle du mail qui accompagnera votre formulaire.
(Voir l’article : Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails )
Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails
Mise en situation
- Lors de la création ou édition d’un client, un nouveau bouton est présent
- Ce bouton peut également être affiché en version compact dans la page historique du client en fonction du choix dans Paramètres Généraux/Client
- Lorsque l’on clique sur ce bouton cette fenêtre s’ouvre
- La première section Formulaire permet de générer le formulaire et de l’imprimer.
- Vous pouvez le sortir en PDF ou l’envoyer par email.
- La date de génération du formulaire est également présente.
- La seconde section Consentements permet de saisir les consentements indiqués par le client et de visualiser l’origine du consentement (saisi par un membre de la clinique ou effectué par le client, comme par exemple le désabonnement des mails via le lien).
- La dernière section Signature permet de visualiser la date de réception des consentements signés mais aussi de les stocker (ou non en fonction du souhait de stockage : numérique ou papier).
Créer plusieurs déconditionnements différents pour un même produit
Vous pouvez choisir de vendre un même produit sous plusieurs formes; par exemple de vendre 1 lot complet de 24 boîtes de pâtée mais de vendre ces mêmes boîtes également à l’unité. Pour pouvoir gérer ces ventes sous 2 formats différents, il vous faut préalablement créer des déclinaisons de prix dans la fiche produit concernée.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Vendre des produits par lot à tarif réduit
Les déclinaisons de prix produit peuvent vous permettre de vendre des lots de produits à un tarif unitaire inférieur au tarif unitaire habituel
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Utiliser les déclinaisons prix produits pour des produits déconditionnés
Il est possible, dans une fiche produit, de créer plusieurs déclinaisons tarifaires en fonction de la quantité de produits vendue. Ainsi, pour un produit déconditionné, des lots de produits par 3, 6, 12… unités pourront être vendus avec des marges inférieures à la marge du produit vendu à l’unité.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Passer une commande sur Transnet (Centravet) depuis Vetup
Actions possibles depuis une fiche animal
Diverses actions sont possibles depuis la fiche d’un animal ou depuis la fiche contenant la liste des animaux d’un propriétaire : consultation de divers historiques pour un ou plusieurs animaux de ce propriétaire, changement de propriétaire, passage en salle d’attente ou en hospitalisation…
Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous
Article évoqué dans la vidéo |
Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique avec un code PIN
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil
Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous
Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
Voir aussi |
Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda
Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Pourquoi certaines heures de rendez-vous apparaissent-elles en rouge dans ma salle d’attente ?
Lorsque vous avez plus de 10 minutes de retard par rapport à un rendez-vous fixé de l’agenda, l’horaire de ce rendez-vous apparaît en rouge dans la salle d’attente.
Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Créer rapidement un rendez-vous pour un nouveau client
Il est possible de créer un rendez-vous pour un nouveau client dans l’agenda sans forcément devoir enregistrer tous les détails de la fiche client et sans devoir créer immédiatement la fiche animal.
Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous
Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal
Modifier un rendez-vous de l’agenda
Cette vidéo vous indique comment déplacer un rendez-vous déjà programmé dans l’agenda ou le reporter à une date ultérieure.