Si vous souhaitez ajouter à votre catalogue Vetup un produit du fournisseur CDMV et que ce produit n’est pas disponible dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS / IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR, vous pouvez quand même l’ajouter à votre catalogue en cliquant sur IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR / NOUVEAU PRODUIT et en ajoutant dans cette fiche les informations disponibles pour ce produit sur le portail du CDMV.
Pensez bien, lorsque le produit a été ajouté, à préciser la catégorie ou sous-catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter votre produit dans votre catalogue Vetup ainsi que la marge que vous souhaitez lui appliquer.
Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.
Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?
Réponse
Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :
Créer un registre appelé vaccinations et associer tous vos produits vaccinaux (nobivac lyme, Duramune lyme, Imrab 3…) à ce registre
Ensuite, associer, dans votre catalogue procédures / actes, le vaccin que vous injectez lors d’une vaccination à la procédure de vaccin correspondante (ex : nobivac lyme pour une procédure vaccin lyme seul)
Ainsi, lorsque vous ajouterez une procédure de vaccination dans une visite
la procédure va s’ajouter,
mais également le ou les produits utilisés pour cette procédure (qui se déduiront ainsi de vos stocks et s’ajouteront dans votre registre vaccinations).
Un code barre sera présent sur les lignes produits et en y spécifiant le N° lot du vaccin employé, vous garderez un enregistrement facilement consultable de ce N° de lot (vous pourrez le retrouver très facilement dans la visite vaccinale ainsi que dans votre registre vaccinations)
Lors de la consultation de vos stocks, une colonne « en traitement » vous permet de savoir si certains produits sont présents en faible quantité dans vos stocks mais que ces produits ont déjà été recommandés et sont en attente de livraison.
Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)
Dans l’onglet STATS, lors de la consultation des ventes d’un produit sur une certaine période, vous pouvez savoir combien d’unités de ce produit ont été vendues à un client, pour quel animal et à quelle date.
Une augmentation globale des tarifs de tous vos actes, toutes vos procédures, ou de tous les actes d’une même catégorie peut être réalisée en une seule action. Cette vidéo vous indique comment procéder
Afin de vous aider à mieux gérer vos stocks et registres, vous avez la possibilité de lier des produits à certains actes, certaines procédures (par exemple, lien d’un vaccin à une injection vaccinale ou d’un produit injectable à un acte de vaccination…)
A partir du mardi 1er octobre 2019, vous pourrez entrer les informations concernant chaque antibiotique prescrit afin de les transmettre une fois par mois au SI ABV. Vous pourrez trouver ci-dessous une vidéo qui pourra vous préparer au paramétrage et à l’utilisation quotidienne du module SI ABV intégré dans votre logiciel Vetup.
Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament)
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre RAGE), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’ACTE « VACCINATION RAGE » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « DOSE VACCIN RAGE » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Les analyseurs Idexx peuvent être intégrés au logiciel Vetup.
Pour cela, plusieurs étapes doivent être respectées :
Il vous faut, tout d’abord, activer et paramétrer votre module Idexx. Vous pourrez ensuite ajouter à votre catalogue les différents types d’analyses que vous souhaitez effectuer ainsi que les différents paramètres que vous utiliserez lors de vos analyses. Le tutoriel suivant vous indique comment procéder.
Une fois le paramétrage entièrement effectué, vous pourrez lancer une analyse Idexx depuis une visite. Au cours de la consultation, cliquez sur l’onglet IDEXX puis sur NOUVEAU
Sélectionnez la ou les analyses que vous souhaitez réaliser puis cliquez sur GENERER UNE DEMANDE D’ANALYSE
La demande va automatiquement être transmise à l’analyseur dans lequel vous n’aurez plus qu’à insérer votre prélèvement sanguin. La ligne de facturation correspondant à cette (ces) analyse(s) va elle aussi s’ajouter automatiquement à la visite.
A la fin de l’analyse, les résultats seront transmis dans la visite et vous pourrez les consulter en cliquant sur l’onglet Idexx.
Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.
Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.
Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire
NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)
Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :
sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.
(une vidéo explicative est visible plus bas)
La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.
La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.
Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique :
Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage.
Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans :
CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage »
Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR
Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.
Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations.
Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.
Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :
La vidéo suivante vous montre comment utiliser la fonction de DÉCLINAISON d’un acte ou d’une procédure afin d’appliquer des prix dégressifs.
Vous pourriez en avoir besoin notamment dans le cas de la facturation des journées d’hospitalisation en fonction de la durée d’hospitalisation de l’animal.
Vousavez la possibilité d’imprimer des étiquettes produits avec leurs code-barres. Cette fonctionnalité est disponible dans CATALOGUE > Liste des produits. Afin d’afficher le code-barre sur les étiquettes, il vous faudra scanner les produits dans l’écran ci-dessous.
Vous pourrez ensuite choisir la catégorie des produits pour lesquels vous souhaitez imprimer les étiquettes et cliquer sur le bouton “Etiquettes PDF” afin de les imprimer.
Les codes-barres utilisés peuvent être encodés en EAN13 ou bien en UPC.
Le paramétrage est disponible dans PARAMETRES > Paramètres généraux de l’application > onglet “Modèles & Impressions”.
Le champ « Texte complémentaire » vous permettra de noter par exemple « € TTC » pour la France, ou bien « +Tx » pour le Québec…
Je peux paramétrer un arrondi sur le tarif de mes procédures, de mes produits (déconditionnés ou non) et sur le tarif global de mes visites dans la section PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
NB : Attention, la fonction « arrondir la visite » est maintenant placée en bas de la page de facturation et non plus sur la droite (cf capture d’écran sous la vidéo)
Les lecteurs de code-barre peuvent être utilisés pour les ventes de produits, aussi bien dans les consultations que dans les ventes au comptoir. Les lecteurs fonctionnent presque tous de la même façon : ils insèrent un code dans un champ comme si vous le tapiez au clavier. L’idéal est de paramétrer le lecteur pour qu’il lise le code barre et valide par « entrée » automatiquement (ce paramétrage se fait au moment du paramétrage de votre lecteur, pas sur Vetup) ce qui permet de ne pas avoir à cliquer sur « entrée » à chaque fois après lecture d’un code.
Pour pouvoir utiliser la reconnaissance des produits par code-barre ou code datamatrix, il faut au préalable, lier chaque produit à son code barre dans le menu CATALOGUES > Liste des produits.
Le champ « lecture code-barre » permet de biper le produit et de copier le code dans le « champ code externe ». Une fois le code externe enregistré le produit peut être vendu avec le lecteur.
Les codes-barres sont aussi utilisables pendant les ventes et les consultations. Le champ « code-barre » vous permet d’entrer les produits rapidement en facturation.
Si vous souhaitez entrer les numéros de lot et date d’expiration automatiquement, il vous faudra scanner le QR code sur la boîte du médicament et non pas le code-barre traditionnel (EAN13).
Si le numéro de lot et la date d’expiration sont bien enregistrés, vous pourrez observer un icône code-barre vert sur la ligne de facturation. Si le code-barre est rouge, vous pouvez cliquer sur cet icône afin d’entrer les informations en utilisant votre lecteur code-barre ou bien manuellement. Notez qu’en laissant le pointeur de votre souris sur l’icône de code barre, le numéro de lot et la date d’expiration s’afficheront de manière temporaire, ceci afin de pouvoir vérifier rapidement si ce sont bien les informations du produit délivré.
L’expérience montre que les lecteurs autour de 50 euros fonctionnent bien pour les codes-barres EAN13 (1D) mais pas très bien pour les datamatrix (QR code, appelés aussi 2D). Il faut compter entre 100 et 200 euros pour un bon lecteur. Le prix varie aussi en fonction du type de connexion du lecteur : avec cable USB, ou sans fil (en bluetooth).
