Comment enregistrer un numéro de lot et une date d’expiration pour un produit
Associer des produits à un acte, une procédure
Afin de vous aider à mieux gérer vos stocks et registres, vous avez la possibilité de lier des produits à certains actes, certaines procédures (par exemple, lien d’un vaccin à une injection vaccinale ou d’un produit injectable à un acte de vaccination…)
Liaison SI ABV : gestion des antibiotiques en Suisse
A partir du mardi 1er octobre 2019, vous pourrez entrer les informations concernant chaque antibiotique prescrit afin de les transmettre une fois par mois au SI ABV. Vous pourrez trouver ci-dessous une vidéo qui pourra vous préparer au paramétrage et à l’utilisation quotidienne du module SI ABV intégré dans votre logiciel Vetup.
Archiver un N° de lot
Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament)
Cacher certains produits d’un pack sur une prescription ou une facture
Masquer un produit sur mes prescriptions, mes factures ou encore mes étiquettes de prescription
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre RAGE), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’ACTE « VACCINATION RAGE » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « DOSE VACCIN RAGE » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Créer et utiliser les déclinaisons de prix
Il est possible d’attribuer différents tarifs à un même acte, à une même procédure en utilisant la fonction « déclinaison de prix »Créer des rappels automatiques associés à un produit
Créer des rappels automatiques associés à des actes / procédures
Créer des catégories et des sous-catégories dans mon catalogue produits
Utiliser le lien entre Vetup et mon analyseur Idexx
Les analyseurs Idexx peuvent être intégrés au logiciel Vetup.
Pour cela, plusieurs étapes doivent être respectées :
Il vous faut, tout d’abord, activer et paramétrer votre module Idexx. Vous pourrez ensuite ajouter à votre catalogue les différents types d’analyses que vous souhaitez effectuer ainsi que les différents paramètres que vous utiliserez lors de vos analyses. Le tutoriel suivant vous indique comment procéder.
https://help.vetup.com/logiciel-compatible-analyseurs-idexx/
Une fois le paramétrage entièrement effectué, vous pourrez lancer une analyse Idexx depuis une visite. Au cours de la consultation, cliquez sur l’onglet IDEXX puis sur NOUVEAU
Sélectionnez la ou les analyses que vous souhaitez réaliser puis cliquez sur GENERER UNE DEMANDE D’ANALYSE
La demande va automatiquement être transmise à l’analyseur dans lequel vous n’aurez plus qu’à insérer votre prélèvement sanguin. La ligne de facturation correspondant à cette (ces) analyse(s) va elle aussi s’ajouter automatiquement à la visite.
A la fin de l’analyse, les résultats seront transmis dans la visite et vous pourrez les consulter en cliquant sur l’onglet Idexx.
Facturation en HT ou TTC
Mise à jour des prix des produits (déjà importé ou non) d’une centrale d’achat
Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.
Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.
Créer d’autres centrales d’achat et les utiliser
Il est possible de créer autant de centrales d’achats que vous le souhaitez.
Voir aussi notre tutoriel pour le paramétrage de vos centrales
Paramétrer les réductions sur les actes et produits ?
Ajouter des produits dans mon catalogue à partir du catalogue des centrales
Pourquoi y a-t-il deux champs « numéros de lot rage » à remplir ? Les deux sont-ils nécessaires ?
Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :
- sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
- et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.
(une vidéo explicative est visible plus bas)
La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.
La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.
Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique :
Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage.
Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans :
CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage »
Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR
Voir une vidéo explicative plus détaillée :
Comment créer un nouveau registre ?
Si vous souhaitez, par exemple, créer un nouveau registre concernant vos utilisations de kétamine,
Nouvelle réglementation française concernant les registres antibiotiques et kétamine
Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.
Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations. Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.
Afficher les numéros de lots sur l’ordonnance
Faire un suivi thérapeutique sous forme de mails ou d’actes programmés
Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :
- En utilisant les modèles d’actes
- Ou le bouton « Créer rappel » de la fiche client.
Imprimer la liste des actes avec ses prix
Créer un modèle d’acte en lui affectant un prix
Création d’un pack qui englobe les actes et produits
Il est possible de créer, puis d’utiliser en facturation dans une visite, des packs qui incluent plusieurs actes (procédures) et plusieurs produits.
Ajout de la date sur les lignes des actes et produits des consultations
Créer des tarifs dégressifs pour mes hospitalisations
La vidéo suivante vous montre comment utiliser la fonction de DÉCLINAISON d’un acte ou d’une procédure afin d’appliquer des prix dégressifs.
Vous pourriez en avoir besoin notamment dans le cas de la facturation des journées d’hospitalisation en fonction de la durée d’hospitalisation de l’animal.
Modèles d’actes et rappels : contrôler les informations sur vos vaccinations ou autres rappels
Créer son propre produit sans passer par la centrale
Déconditionner et réapprovisionner
Utiliser les codes Datamatrix avec un lecteur code-barre
Imprimer des étiquettes présentoir avec leurs codes-barres
Vous avez la possibilité d’imprimer des étiquettes produits avec leurs code-barres. Cette fonctionnalité est disponible dans CATALOGUE > Liste des produits. Afin d’afficher le code-barre sur les étiquettes, il vous faudra scanner les produits dans l’écran ci-dessous.
Vous pourrez ensuite choisir la catégorie des produits pour lesquels vous souhaitez imprimer les étiquettes et cliquer sur le bouton “Etiquettes PDF” afin de les imprimer.
Les codes-barres utilisés peuvent être encodés en EAN13 ou bien en UPC.
Le paramétrage est disponible dans PARAMETRES > Paramètres généraux de l’application > onglet “Modèles & Impressions”.
Le champ « Texte complémentaire » vous permettra de noter par exemple « € TTC » pour la France, ou bien « +Tx » pour le Québec…
Arrondir les prix sur les actes ou sur les produits
Encaisser plusieurs actes ou produits
Lecteur codes-barres
Les lecteurs de code-barre peuvent être utilisés pour les ventes de produits, aussi bien dans les consultations que dans les ventes au comptoir. Les lecteurs fonctionnent presque tous de la même façon. Ils insèrent un code dans un champ comme si vous le tapiez au clavier. Il faut paramétrer le lecteur pour qu’il lise le code barre et valide par « entrée » automatiquement (paramétrage du lecteur à faire, pas sur Vetup) ce qui permet de ne pas avoir à cliquer sur « entrée » à chaque fois. Les codes barres sont à entrer dans le menu CATALOGUES > Liste des produits.
Le champ « lecture code-barre » permet de biper le produit et de copier le code dans le « champ code externe ». Une fois le code externe enregistré le produit peut être vendu avec le lecteur.
Les codes -barres sont aussi utilisable pendant les ventes et les consultations. Le champ « code-barre » vous permet d’entrer les produits rapidement en facturation.
Si vous souhaitez entrer les numéros de lot et date d’expiration automatiquement, il vous faudra scanner le QR code sur la boîte du médicament et non pas le code-barre traditionnel (EAN13).
Si le numéro de lot et la date d’expiration sont bien enregistrés, vous pourrez observer un icône code-barre vert sur la ligne de facturation. Si le code-barre est rouge, vous pouvez cliquer sur cet icône afin d’entrer les informations en utilisant votre lecteur code-barre ou bien manuellement.
Notez qu’en laissant le pointeur de votre souris sur l’icône de code barre, le numéro de lot et la date d’expiration s’afficheront de manière temporaire, ceci afin de pouvoir vérifier rapidement si ce sont bien les informations du produit délivré.
L’expérience montre que les lecteurs autour de 100 euros fonctionnent bien pour les codes-barres EAN13 (1D) mais pas très bien pour les datamatrix (QR code, appelés aussi 2D). Il faut compter entre 200 et 400 euros pour un bon lecteur. Le prix varie aussi en fonction du type de connexion du lecteur : avec cable USB, ou sans fil (en bluetooth).
Pour l’instant les commandes de produits passant par Vetup ne peuvent pas être gérées avec le lecteur code-barre.
Exemple de lecteur code-barre : Quickscan QBT2400
Comment déconditionner un produit
Gestion des actes et produits concernant les numéros de lots registre rage, médicaments
Lorsque les stocks sont activés, les réceptions de commande alimentent une table des numéros de lots.
Lorsque les stocks ne sont pas activés, ce mécanisme n’est pas disponible et la saisie des informations de registre est simplifiée.