Comment ajouter une adresse email sur une fiche client ?

 

Explications en vidéo

Voici comment ajouter les coordonnées électroniques dans la fiche d’un client

 

  • Sur la fiche du client → « modifier »

 

  • Sur la droite dans contacts → « nouveau »

  • Sélectionner « e-mail »

  • Vous pouvez ajouter un commentaire

  • Puis « enregistrer »

  • L’adresse mail est référencée

 

 

 

Obtenir un export de mon fichier clients

 

Vous pouvez réaliser un export .csv de votre fichier client (en appliquant ou non des filtres sur ce listing) depuis le menu « Recherche avancée »

 

  • Sélectionnez les filtres si besoin ou cliquez directement sur « export CSV« :

  • Un fichier Excel est téléchargé : ceci est votre fichier client.

 

Où trouver l’historique des factures sur une fiche client

Explications en vidéo

 

Dans l’écran « Historique » d’un animal, vous pouvez voir l’historique des factures le concernant ainsi que leurs état (réglé ou non).

Petite astuce si votre client a plusieurs animaux et que vous voulez visualiser l’historique des factures de tous ses animaux, il vous suffit de cliquez sur l’icône « Liste » dans la fiche d’un de ses animaux.

Dans la colonne « Réglée » les icônes vous informent de l’état de la facture : 

  • 1 = Visite facturée, partiellement ou totalement impayée
  • 2 = Visite facturée, totalement réglée

 

 

 

Créer un nouveau client depuis l’agenda

 

Il est possible, lors d’une prise de rendez-vous pour un nouveau client, de créer sa fiche directement depuis la page de prise de rendez-vous de l’agenda.
Il suffit de sélectionner le créneau souhaité sur l’agenda, puis le bouton  à côté de la recherche rapide.

 

  • Enregistrez le nouveau client et remplissez les informations du RDV puis cliquez sur « Enregistrer » 

Affiner les recherches clients / animaux

Explications en vidéo

 

 

Pour rechercher un client ou un patient plusieurs possibilités s’offre à vous :

  • Vous pouvez utiliser la barre de recherche en indiquant minimum 3 lettres du nom du client et / ou de l’animal

  • Vous pouvez aussi dans les dossiers clients/animaux réalisés des recherches multicritères

    • Nom / prénom / Numéro d’identification
    • Code postal
    • Ville
    • Numéro de téléphone / mail

Dans cette vidéo vous pourrez voir ses différentes possibilités, bon visionnage

 

 

Gestion des consentements

 

Règlement Général sur la protection des Données

La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.

Paramétrages

Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :

1. Création du titre des consentements

Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.

Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.

  • Cliquez sur nouveau pour ajouter le titre et la description de votre consentement.

2. Création du formulaire de consentement

Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.

Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.

La table des consentements ressemble à ceci :

Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :

3. Création du modèle email.

Dans le menu Modèles/Modèles de mail, vous pouvez créer le modèle du mail qui accompagnera votre formulaire.
(Voir l’article : Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails )


Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails

 

Mise en situation

  • Lors de la création ou édition d’un client, un nouveau bouton est présent

  • Ce bouton peut également être affiché en version compact dans la page historique du client en fonction du choix dans Paramètres Généraux/Client

  • Lorsque l’on clique sur ce bouton cette fenêtre s’ouvre

  • La première section Formulaire permet de générer le formulaire et de l’imprimer.
  • Vous pouvez le sortir en PDF ou l’envoyer par email.
  • La date de génération du formulaire est également présente.

  • La seconde section Consentements permet de saisir les consentements indiqués par le client et de visualiser l’origine du consentement (saisi par un membre de la clinique ou effectué par le client, comme par exemple le désabonnement des mails via le lien).

  • La dernière section Signature permet de visualiser la date de réception des consentements signés mais aussi de les stocker (ou non en fonction du souhait de stockage : numérique ou papier).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pouvoir envoyer facilement un examen médical depuis une visite

Explications en vidéo

 

Il est maintenant plus facile de générer un compte-rendu contenant votre examen médical directement depuis votre visite. 

Voici la procédure :

Lorsque vous avez terminé d’écrire votre examen médical, cliquez sur le bouton  « Enregistrer »

Le nouveau bouton « Générer un compte-rendu » apparaît :

Cette fonctionnalité permet de générer un compte-rendu sur la base de l’examen médical précédemment renseigné.

Attention : L’utilisation d’un modèle dans cette situation pourrait supprimer votre examen médical existant.

 N’utilisez pas de modèle de compte-rendu si vous n’y avez pas intégré le champ de fusion « (examen-medical) ».
Dans ce cas, le modèle remplacerait votre examen médical et il faudra alors recommencer votre compte-rendu.

Vous pouvez utiliser un modèle de compte-rendu dans le cas où le champ de fusion « (examen-medical) » y est présent .
Alors, votre examen médical sera inséré, à l’endroit voulu et paramétré, dans le modèle de compte-rendu.

Avant d’enregistrer, vous pouvez imprimer, créer le pdf ou envoyer votre compte-rendu par mail à votre client. 

 

À l’enregistrement du compte-rendu, celui-ci sera automatiquement enregistré dans l’onglet « Comptes-rendus » se situant à droite de l’écran.

 

 

 

Créer un nouveau client (vidéo globale)

 

Il est possible de créer un nouveau client depuis la liste des clients, depuis l’agenda lors d’une prise de rendez-vous, ou encore depuis la salle d’attente (pour un client qui se présenterait avec son animal à la clinique pour la première fois et souhaite passer le jour même en consultation)

 

Voir aussi

Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client

Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.

Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS

Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.

Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER

Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.

Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous

Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal 

 

Archiver un propriétaire ou un animal

Le fait d’archiver un propriétaire ou un animal permet de ne plus le voir apparaître dans la liste des clients ou des animaux. Il s’agit par contre d’un archivage : les impayés du client reste donc présents dans la liste des impayés tout comme les rappels à lui envoyer si vous avez choisi de conserver les rappels associés à ce propriétaire ou à un animal. Si vous voulez consulter la fiche ou l’historique d’un animal ou d’un propriétaire archivé, vous pouvez vous rendre dans la liste des clients ou des animaux et cocher la case « archivés » puis « rechercher »

L’option « Alerter si des rappels sont présents » est paramétrable

 

Son rôle est de prévenir systématiquement de l’existence de rappels à venir pour cet animal afin d’éviter d’avoir des rappels programmés antérieurement alors que l’animal a été vu en consultation.

Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.

 

Tester le logiciel Vetup

Essai gratuit immédiat



Contacter Vetup
error: Content is protected !!