Attribuer une clinique et un vétérinaire traitant à un animal
Lors de la première consultation d’un animal, la clinique dans laquelle s’est déroulée cette visite et le vétérinaire qui a réalisé la visite vont être ajoutés à la fiche animal en tant que clinique de référence et vétérinaire traitant pour cet animal.
Ici, l’animal a réalisé une visite à la clinique du bonheur et a été reçu pour sa première visite par le Dr Portrat qui a été enregistré comme son vétérinaire traitant.
Vous pouvez, si nécessaire, modifier ces informations dans la fiche animal / MODIFIER / champs « Clinique traitante » et « Vétérinaire traitant » puis ENREGISTRER
Associer un Tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Historique détaillé d’un animal en mode multiclinique (plusieurs cliniques d’un même groupe)
Si votre structure est constituée de plusieurs cliniques, il est possible de consulter l’historique détaillé d’un animal comportant l’ensemble des visites de cet animal dans l’ensemble des cliniques. Pour cela, ouvrez la fiche de l’animal, cliquez sur HISTORIQUE
Cochez la case MULTI CLINIQUES puis RECHERCHER
Vous aurez alors accès à l’ensemble des visites de cet animal dans l’ensemble des cliniques de votre structure.
Le nom de la clinique dans laquelle à été effectuée chacune des visites est précisé sur la ligne VISITE de chaque consultation
Imprimer une étiquette animal
Pour imprimer une étiquette animal « unique »,
Ouvrez la fiche animal, Cliquez sur ACTIONS
puis cliquez sur ETIQUETTE ANIMAL UNIQUE
La taille et la police de ces étiquettes sont paramétrables dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES
Paramétrer et créer mes courbes (poids / glycémie…)
Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,
Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES
Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe
Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.
Vous avez ensuite 2 options :
- Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
- Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure
Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.
Ajouter un contrat d’assurance sur la fiche d’un animal
Avant toute chose, pensez à créer votre liste de compagnies d’assurances dans l’onglet PARAMÈTRES / Compagnies d’assurance.
Dans la fiche d’un animal, vous pourrez ainsi sélectionner une compagnie d’assurances et préciser un N° de police d’assurance pour cet animal dans l’onglet MODIFIER / GÉNÉRAL.
Comment gérer un animal ayant plusieurs fiches
Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom…), plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Si les fiches ne contiennent pas encore d’informations, vous pouvez simplement les archiver.
- Si au contraire elles contiennent des données importantes comme des consultations, des comptes-rendus, etc.. alors il faudra regrouper tout cela dans une seule fiche. On appelle cela « Fusionner deux fiches » et cette vidéo vous indique comment procéder
Paramétrage concernant les animaux décédés
Par défaut, vous pouvez ou non faire apparaître les animaux décédés dans vos fiches « clients » ainsi que dans votre fichier « animaux »
Cette vidéo vous explique comment effectuer ce paramétrage.
Réactiver (désarchiver) un animal archivé
Pour réactiver un animal archiver, il faut aller dans MÉDICAL/ANIMAUX
Cochez la case : « Afficher les animaux archivés ».
Vous pouvez utiliser le module de recherche pour affiner le résultat de la liste des animaux qui s’affiche à droite.
Sélectionnez l’animal en cliquant sur son nom puis, dans l’onglet « Général », cliquer sur « Réactiver »
Effacer les races et les croisements
Créer de nouvelles espèces, races ou croisements
Groupe, écurie, élevage pour les animaux
Il est maintenant possible de rattacher plusieurs animaux à un même groupe.
Activer les groupes
Pour cela, il suffit de cocher la case « Activer les groupes » dans PARAMETRES/PARAMETRES GENERAUX/ANIMAUX.
Nommer les groupes
Spécifier le type de groupe que vous souhaitez créer (par exemple inscrivez « élevage » dans renommer groupe ; et « élevages » dans renommer groupes pour travailler avec des élevages ou encore renommer groupe « écurie » et renommer groupes « écuries » pour regrouper des chevaux par écurie).
Consultation des groupes
Ces groupes sont consultables et modifiables dans le menu gauche MEDICAL/ELEVAGE ou ECURIE…
Liste des groupes
Sur cette page vous pouvez ajouter ou modifier un groupe
Créer un groupe, modifier ses informations, ajouter ou enlever un animal
Chaque groupe, défini par un nom, une adresse, peut être recherché dans l’écran de recherche ANIMAL.
Fiche de l’animal appartenant à un groupe
Sur la fiche animal, on retrouve l’appartenance de l’animal à un groupe dans la zone ANIMAL/MODIFIER>ANIMAL/ELEVAGE(ECURIE…)
Il est possible de l’enlever du groupe en cliquant sur la croix rouge à droite du nom du groupe.
Il est également possible de l’ajouter dans un groupe supplémentaire an cliquant sur sélection.
Rechercher un animal par son tatouage ou par son numéro de puce électronique
Affiner les recherches clients / animaux
Cession de l’animal : changer un animal de propriétaire
Cette vidéo vous indique comment procéder lors de la cession d’un animal à un nouveau propriétaire.
Attention, seules les données médicales de l’animal vont être transférées vers la fiche du nouveau propriétaire : les impayés et factures non honorées associés à cet animal ne sont pas transférés sur la fiche du nouveau propriétaire puisqu’elles concernent l’ancien propriétaire. Elles resteront présentes dans les impayés au nom de l’ancien propriétaire
Retrouver un animal grâce à l’un de ses numéros d’identification
Dans la fiche d’un animal / onglet Identification, il est possible d’y inscrire de nombreuses données concernant l’identification d’un animal.
Ces informations peuvent toutes être utilisées pour retrouver un animal depuis le menu MÉDICAL/Animaux
La recherche est possible en utilisant le nom de l’animal, son code interne ou externe, ses N° de puce, de tatouage, de médaille rage ou encore de son N° de passeport.
Notez le numéro en votre possession dans le champ « rechercher ». Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur la ligne de l’animal qui s’affiche automatiquement à droite du menu de recherches.
Notez que, dépendamment du pays où l’on se trouve, certains champs dans la fiche animal/identification ne sont pas tous utilisés.
Imprimer la fiche Incineris
Faire un suivi thérapeutique sous forme de mails ou d’actes programmés
Créer plusieurs animaux dans une fiche client
Archiver / supprimer un propriétaire ou un animal
Le fait de supprimer un utilisateur entraîne un archivage de celui-ci.
Les factures par exemple sont toujours affichées dans l’historique des factures.
Mais vous ne retrouverez plus la fiche client dans la liste des propriétaires.
Vous pourrez réactiver la fiche.
Créer une fiche propriétaire / animal et faire une consultation « simple »
Créer des étiquettes animal
Afficher les animaux décédés
Automatiser le marquage « stérilisé » et « décédé »
Changer l’animal de propriétaire
Réactiver un client ou un animal archivé
Consulter, imprimer ou télécharger l’historique détaillé d’un animal
Il est possible de consulter ou d’imprimer le dossier médical complet d’un animal
Un nouveau bouton « Envoyer par mail » a été ajouter dans le menu de droite afin de vous permettre d’envoyer l’historique par mail directement depuis Vetup.