Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Un paramétrage permet d’ajouter des actes, des procédures lors de ventes au comptoir
Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :
Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.
Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.
Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Un module Hospitalisation vous permet de gérer les soins à effectuer pour les animaux hospitalisés
Ajouter des soins à effectuer pour un animal dans le module hospitalisation
Facturer des soins réalisés pour un animal dans le module hospitalisation
Cette vidéo vous indique comment déplacer un rendez-vous déjà programmé dans l’agenda ou le reporter à une date ultérieure.
Si vous avez terminé des soins enregistrés pour un animal dans le module hospitalisation et que ces soins ont été associés à un acte, à une procédure de votre catalogue Vetup, vous pourrez les ajouter en facturation dans la visite au cours de laquelle l’animal a été hospitalisé
À voir aussi :
Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite
Vous pouvez ajouter des tâches à effectuer pour un animal hospitalisé grâce au module hospitalisation. Vous pourrez assigner, ou non, ces soins à réaliser à un membre de votre équipe en particulier.
Diverses actions sont possibles depuis la fiche d’un animal ou depuis la fiche contenant la liste des animaux d’un propriétaire : consultation de divers historiques pour un ou plusieurs animaux de ce propriétaire, changement de propriétaire, passage en salle d’attente ou en hospitalisation…
Si un client souhaite acheter plusieurs produits de la même marque ou du même type, il est possible d’utiliser la multisélection de produits en passant par le bouton « ajouter produit » et en cliquant dans la ligne sur le + de chaque produit que vous voulez ajouter.
Cette même fonction est disponible pour les actes, procédures en cliquant sur « ajouter acte » « ajouter procédure ».
Si un des utilisateurs de votre compte Vetup ne prend jamais de RDV en son nom (ASV ou TSA présente uniquement à la réception, personne qui gère les commandes, les stocks mais aucune visite…), vous pouvez retirer cette personne du sélecteur de l’agenda afin qu’aucun rendez-vous ne puisse lui être attribué par erreur.
Si, pour une visite, plusieurs lignes de facturation d’actes et/ou de produits sont identiques, vous pouvez les grouper en cliquant sur « Regrouper actes et produits »
Voir aussi :
Effacer plusieurs lignes de facturation d’une visite
Si vous avez, par exemple, enregistré un pack à la place d’un autre, vous pouvez sélectionner toutes les lignes de facturation associées à ce pack saisi par erreur et les effacer ensemble.
Voir aussi :
Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite
Un paramétrage vous permet de supprimer un rappel courrier pour un client si un rappel SMS et/ou COURRIEL a déjà été programmé pour le même acte pour ce client
Lors d’une commande, la quantité maximum que l’on peut commander d’un produit est, par défaut, fixée à 100 (boîte, flacon, lot…). Vous pouvez modifier cette quantité maximale dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
Avant : https://cliniquedubonheur.
Il est possible, dans le paramétrage, de préciser que vous souhaitez qu’une vente soit obligatoirement liée à un propriétaire d’animal.
Lors de l’enregistrement d’un nouveau client ou de la saisie d’une nouvelle adresse pour un client, le fait de saisir un code postal dans la zone dédiée va faire apparaître un sélecteur dans la section VILLE qui vous propose la ville correspondant au code postal enregistré.
La fonction « agenda » attribuée à un utilisateur va permettre, par exemple, de créer une colonne dans mon agenda ayant une fonction particulière (RDV pour tonte, clients sans RDV ou clients qui ne souhaitent pas de consultation avec un vétérinaire en particulier…).
Elle peut également permettre, en créant un utilisateur appelé « non attribué » de fixer un rendez-vous à un client sans devoir obligatoirement lui attribuer un vétérinaire au moment de la prise de rendez-vous par téléphone.
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)
Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.
Vous pouvez ajouter, dans la salle d’attente, des clients qui avaient pris rendez-vous, et sont donc inscrits dans l’agenda, mais également des propriétaires d’animaux qui se présentent sans rendez-vous.
Lorsque vous avez plus de 10 minutes de retard par rapport à un rendez-vous fixé de l’agenda, l’horaire de ce rendez-vous apparaît en rouge dans la salle d’attente.
Cette vidéo vous indique comment ajouter en salle d’attente un propriétaire arrivé avec son animal.
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petits icônes présents sur les différentes lignes de rendez-vous
Article évoqué dans la vidéo : Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil
En page d’accueil, dans la liste des rendez-vous du jour et la salle d’attente, quand la case « voir tous » est cochée, le code utilisateur de la personne à qui est dédiée une visite est visible entre parenthèses. Pensez donc bien à enregistrer un code utilisateur pour chacun des utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous
Une fonction de saisie vocale est disponible pour remplir les champs de vos visites ou encore saisir le texte de vos rapports, de vos comptes-rendus.
Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.
La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).
ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).
La fonction Marketing client de la section Historique va vous permettre de lister toutes les ventes d’un type de produit, ou d’un produit en particulier, répondant à certains critères (période, espèce animale concernée, clients sans adresse mail, client d’une clinique en particulier…) et de pouvoir réaliser un export excel de cette liste, voire un export pour créer une liste utilisable lors de l’envoi d’une newsletter ciblée (propriétaires de chats ayant acheté un aliment hypocalorique cette année…)
Lors de la consultation de vos stocks, une colonne « en traitement » vous permet de savoir si certains produits sont présents en faible quantité dans vos stocks mais que ces produits ont déjà été recommandés et sont en attente de livraison.