Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Un document comptable nommé « recettes par utilisateur (pdf) » est disponible dans l’onglet FINANCE / RÈGLEMENTS ou par le raccourci RÈGLEMENTS : il propose un récapitulatif des recettes par utilisateur et par moyen de paiement sur la journée ou sur une période de votre choix.
Ce pdf permet, pour les cliniques qui comprennent plusieurs salles de consultation ou plusieurs caisses, de regrouper les recettes du jour par utilisateur et par mode de paiement afin de faciliter la vérification des encaissements chaque soir (avec un sous total pour chacune de ces sous catégories).
Pour connaître le total des remises que vous avez accordées sur les actes ou produits facturés pour une période donnée, cliquez sur FINANCES / ACTES FACTURES ou PRODUITS FACTURES
Indiquez la période qui vous intéresse, le total des remises HT de cette période est affiché juste au-dessus des totaux HT et TTC des paiements de cette période.
Si une mauvaise date d’encaissement a été enregistrée pour un règlement, il est possible de la corriger tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable.
Vous pouvez facilement imprimer ou télécharger un document contenant l’ensemble des prescriptions, ordonnances délivrées par votre clinique sur une période donnée.
Nous vous rappelons que pour pouvoir faire apparaître les numéros de lots de vos produits sur vos prescriptions et dans vos registres, il faut préalablement associer ces produits à un registre dans votre catalogue produits.
Vous avez le choix entre plusieurs options concernant le numéro de lot qui apparaît par défaut dans le sélecteur lors de l’ajout d’une ligne de facturation d’un produit. Vous pouvez décider de faire apparaître dans le sélecteur :
Rien, pour obliger les utilisateurs à bien contrôler et saisir le numéro de lot du produit qu’ils sont en train de vendre avant de l’enregistrer,
Le numéro de lot du dernier produit de ce type vendu, pour gagner du temps et n’avoir qu’à valider ce numéro (il suffira alors d’enregistrer ce numéro ou de le modifier pour un autre numéro de lot si les numéros de lot du produit vendu ont changé depuis la dernière vente)
Le numéro de lot ayant la date d’expiration la plus proche (pour s’assurer de bien vendre les produits les plus anciens avant les suivants). Pensez bien alors à archiver les numéros de lot complètement écoulés au fur et à mesure pour que le numéro proposé corresponde bien toujours à la réalité)
Le lot qui a été enregistré sur le programme à la date la plus ancienne.
ATTENTION, même si un numéro de lot apparaît par défaut dans les sélecteurs, il doit être Validé (en cliquant sur le petit code barre rouge de sa ligne de facturation puis ENREGISTRER ou en cliquant sur la ligne de facturation, en contrôlant le numéro de lot puis en cliquant sur ENREGISTRER) pour apparaître dans vos registres et sur vos prescriptions.
Enfin, l’option APPLIQUER AUTOMATIQUEMENT du paramétrage vous permet de valider les numéros de lot inscrits par défaut dans le sélecteur automatiquement (mais nous vous conseillons vivement de néanmoins contrôler la correspondance des numéros de lot entre le produit que vous avez entre les mains et les données enregistrées pour être certain de bien remplir vos prescriptions et registres).
Vous pouvez envoyer un rappel de rendez-vous par SMS à vos clients en cochant la case « rappel SMS vers le numéro… » de la page de prise de rendez-vous. Le message envoyé sera alors celui que vous avez créé dans MODÈLES / MODÈLES DE SMS puis paramétré par défaut dans PARAMÈTRES / ENVOIS DE SMS / RAPPEL DE RDV.
Mais vous pouvez également décider d’envoyer un rappel de rendez-vous SMS personnalisé pour certains cas particuliers. Cette vidéo vous indique comment procéder
Une calculatrice peut vous aider à calculer la somme à rendre à un client pour un paiement en espèces ou encore le montant de chaque paiement partiel pour un règlement en plusieurs fois.
Une augmentation globale des tarifs de tous vos actes, toutes vos procédures, ou de tous les actes d’une même catégorie peut être réalisée en une seule action. Cette vidéo vous indique comment procéder
Il est possible, en tant qu’utilisateur d’un compte Vetup, de se logger très rapidement à ce compte grâce à la fonction « identification par code PIN ». Cette vidéo vous indique comment activer cette fonction sur votre compte, spécifier un code PIN pour chaque utilisateur (cette possibilité n’est accessible que pour l’administrateur du compte) puis comment passer très rapidement d’un utilisateur à un autre.
Vous pouvez créer un planning tenant compte des jours et horaires de présence ou absence des différents utilisateurs du compte Vetup de votre clinique. Vous pouvez également préciser que certains horaires seront dédiés à telle ou telle activité (chirurgie, consultations spécialisées, urgences…)
L’administrateur d’une clinique peut décider, pour chacun des utilisateurs (qu’il soit vétérinaire ou non), s’il peut modifier ou non les mots de passe utilisateurs
Il est possible de créer un rendez-vous pour un nouveau client dans l’agenda sans forcément devoir enregistrer tous les détails de la fiche client et sans devoir créer immédiatement la fiche animal.
Dans le mode multiclinique, les listes d’utilisateurs proposées pour la création de tâches ou la gestion des utilisateurs se limitent aux seules personnes qui travaillent au sein de chacune des structures.
Vous pouvez établir des devis, des estimés pour vos clients. Ces devis pourront ensuite, soit être utilisés pour générer une nouvelle visite, soit être importés dans une visite déjà créée.
Vous pouvez sélectionner un paramétrage qui empêche de supprimer une visite depuis l’historique des visites d’un animal dès lors qu’elle contient du texte ou des fichiers.
Vous pouvez rembourser un produit à un client ou générer un avoir, un crédit sur sa fiche client s’il vous rapporte un produit. Vous aurez alors la possibilité de décider si vous souhaitez replacer ce produit dans votre stock ou non.
Cette vidéo vous indique comment réaliser un remboursement depuis la vente ou la visite concernée.
Vous avez la possibilité de tester gratuitement et sans aucun engagement les différentes fonctionnalités du logiciel Vetup. Cette vidéo vous indique comment vous créer un compte test puis comment accéder à ce compte depuis n’importe quel type d’appareil (ordinateur, tablette, iPad, portable…)
L’administrateur du compte de la clinique peut gérer les divers onglets visibles ou non sur le compte de chacun des utilisateurs. Ainsi, une personne présente uniquement à la réception ne verra pas apparaître l’onglet PARAMÈTRES ou encore MODÈLES qui ne lui sont d’aucune utilité.
Afin de vous aider à mieux gérer vos stocks et registres, vous avez la possibilité de lier des produits à certains actes, certaines procédures (par exemple, lien d’un vaccin à une injection vaccinale ou d’un produit injectable à un acte de vaccination…)
A partir du mardi 1er octobre 2019, vous pourrez entrer les informations concernant chaque antibiotique prescrit afin de les transmettre une fois par mois au SI ABV. Vous pourrez trouver ci-dessous une vidéo qui pourra vous préparer au paramétrage et à l’utilisation quotidienne du module SI ABV intégré dans votre logiciel Vetup.
Cette vidéo vous montre comment créer un nouveau registre et lui associer des produits. Vous apprendrez également comment afficher la liste des produits qui sont liés à chacun de vos registres ainsi que l’affichage des produits ou des actes liés à vos registres qui ont été délivrés sur une certaine période.
Si votre structure est constituée de plusieurs cliniques, il est possible de consulter l’historique détaillé d’un animal comportant l’ensemble des visites de cet animal dans l’ensemble des cliniques.
Si votre centrale d’achats ou votre fournisseur de médicaments n’est pas directement relié à Vetup, vous avez néanmoins la possibilité de de préparer vos commandes et gérer vos stocks depuis Vetup.
La fonction EXPORT EXCEL intégrée dans les commandes peut vous aider à transférer vos commandes à votre fournisseur de médicaments si son portail de commandes permet l’import de fichiers de type Excel.
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / VISITES, vous pouvez choisir si vous souhaitez ne voir apparaître, dans le menu déroulant des visites, que le nom des praticiens ou également celui des autres membres de l’équipe.
Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament)
