Entrer ou sortir un animal d’hospitalisation depuis une visite
Déconditionner et réapprovisionner
Pour déconditionner un produit, je me rends dans la fiche produit en cliquant sur CATALOGUE/LISTE DES PRODUITS
Je sélectionne le produit que je souhaite déconditionner
puis j’indique comment je souhaite déconditionner mon produit et si je souhaite en gérer les stocks ainsi que les N° de lots et dates d’expiration
Imaginons que je veuille déconditionner mon Clavaseptin 250
Il est vendu par boîtes de 100 comprimés et je souhaite le vendre par comprimé :
- Je déconditionne en : 100
- Unité : comprimés (j’aurais pu noter plaquettes si j’avais choisi de déconditionner ma boîte en 10 plaquettes de 10 comprimés ou en ml pour un produit injectable…)
- Le prix à l’unité s’ajuste automatiquement
Je remplis ensuite les champs correspondant aux stocks dans l’unité que je viens de choisir à savoir en comprimé
- Stock : Il correspond au stock que j’ai actuellement dans ma clinique
- Seuil réappro : C’est la quantité de stock qui va déclencher un réapprovisionnement. Lorsque mon stock est égal ou inférieur à cette valeur, le programme va automatiquement proposer ce médicament dans les produits à recommander de ma future commande (« produits à réapprovisionner »)
- Ici, j’ai un stock de 42 comprimés
- Le seuil de réapprovisionnement est de 30 comprimés
- Mon stock est supérieur au seuil de réapprovisionnement. Si il avait été inférieur au seuil de réapprovisionnement : dans ma prochaine commande, le Clavaseptin apparaitrait dans les produits à réapprovisionner
- Le Stock souhaité correspond à ce que j’aime avoir en stock dans ma clinique
- La quantité à recommander sera effectivement calculée en fonction de cette valeur
Toutes les valeurs de stocks sont à indiquer dans la valeur unité choisie (comprimé) mais le calcul par le programme de quantité à réapprovisionner se fera lui en « boîte de 100 comprimés »
Conseil important : Si vous déconditionnez un produit, pour bien tenir compte de votre déconditionnement et plus de clarté sur vos facturations, nous vous conseillons de modifier la quantité dans le nom de ce produit.
Exemples :
Lors de la sélection dans le catalogue du Clavaseptin, les boîtes contiennent 100 comprimés. Le produit s’appelle : CLAVASEPTIN « P » 250 MG BT 100 CPRS
- Si vous le déconditionnez à l’unité, modifiez le nom pour CLAVASEPTIN « P » 250 MG 1 CPR
- Dans ce cas :
- Le stock disponible = 42 comprimés
- Sur la facture, il sera noté : CLAVASEPTIN « P » 250 MG 1 CPR au lieu de CLAVASEPTIN « P » 250 MG BT 100 CPRS et il sera plus facile pour le client de comprendre qu’il a payé 14 comprimés (et non 14 boîtes de 100 cprs….)
- Dans ce cas :
Remarque : Lors de vos facturations, lorsque vous vendez ce produit, votre stock disponible sera affiché entre parenthèses dans le listing du module de recherches rapides
Comment paramétrer ma centrale d’achats ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.
Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :
Se rendre dans PARAMETRES
PARAMETRES GENERAUX
puis dans PRODUITS
Sélectionnez votre (vos) centrale(s) d’achat puis cliquez sur ENREGISTRER
Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :
Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »
Passer une commande sur Transnet (Centravet) depuis Vetup
Consulter les dernières vaccinations d’un animal
Vous pouvez paramétrer, dans l’historique d’un animal, un onglet supplémentaire qui vous permettra de voir très facilement tous les vaccins qu’il a reçu ainsi que leur date de fin de validité. Cet onglet sera visible depuis la page historique de l’animal ainsi que depuis une visite ouverte pour cet animal.
Un utilisateur peut-il appliquer des remises, des rabais sans avoir les droits sur les prix ?
Même si un utilisateur n’a pas les droits requis pour modifier les tarifs des actes, procédures ou produits du catalogue, il peut cependant avoir l’autorisation d’appliquer une remise, un rabais lors d’une vente à un client.
Gérer les stocks des produits de votre catalogue
Vous pouvez, pour chacun des produits de votre catalogue, décider si vous souhaitez en gérer les stocks ou non.
Cette vidéo vous indique comment paramétrer les quantités en stock et vous explique les notions de stock, stock souhaité et seuil de réapprovisionnement. Il est indispensable, avant toute chose, de bien indiquer, dans votre catalogue produits, les produits que vous souhaitez vendre de façon déconditionnée (au mL, à la pipette, par plaquette de 10 cps, au comprimé…) (voir le tutoriel Déconditionner et réapprovisionner )
À voir aussi :
Comment remplir les champs de mes commandes chez Alcyon France
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Alcyon en France
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Alcyon (généralement un code de plusieurs lettres présent sur vos bons de commande)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
MonRendezVousVéto : prise de rendez-vous en ligne
Gestion des bons de livraisons Centravet (BLI)
Les bons de livraisons informatiques (BLI) doivent être paramétrés sur Transnet.
Comment remplir les champs de mes commandes chez Centravet ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Centravet
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne CENTRAVET et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Centravet habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 000 par défaut si vous n’avez qu’une clinique. (Après avoir cliqué sur « enregistrer » ou « ajouter des produits »)
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Centravet (généralement un code de quatre lettres présent sur vos bons de commande)
Comment remplir les champs de mes commandes chez Val d’hony / Verdifarm / Covetrus ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :
- les champs CODE CLIENT et LOGIN avec le login que vous utilisez habituellement sur la page de login de NetOrder (généralement un code à 9 chiffres).
- le champ MOT DE PASSE avec le mot de passe que vous utilisez pour votre accès à NetOrder
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Actions possibles depuis une fiche animal
Diverses actions sont possibles depuis la fiche d’un animal ou depuis la fiche contenant la liste des animaux d’un propriétaire : consultation de divers historiques pour un ou plusieurs animaux de ce propriétaire, changement de propriétaire, passage en salle d’attente ou en hospitalisation…
Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petits icônes présents sur les différentes lignes de rendez-vous
Article évoqué dans la vidéo : Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil
Associer un Tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Utiliser la saisie vocale pour mes examens médicaux et mes comptes-rendus
Une fonction de saisie vocale est disponible pour remplir les champs de vos visites ou encore saisir le texte de vos rapports, de vos comptes-rendus.
Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup
Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : https://help.vetup.com/changement-rapide-utilisateur-code-pin/
Bien remplir mes prescriptions, ordonnances
Créer un certificat
Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.
Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU
Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.
Fichiers attachés à une visite
Il est possible d’associer des fichiers attachés (radio, PDF d’analyses…) sur une visite ou un animal directement.
La limite est fixée à 10Mo par fichier.
Liste des fichiers acceptés : avi, bmp, csv, doc, docx, emf, gif, jpeg, jpg, mov, mp4, mpg4, odt, pdf, png, ppt, pptx, tif, tiff, xls, xlsx, xps
Cette vidéo vous montre comment procéder pour ajouter un fichier attaché à une visite.
Vous apprendrez également comment retrouver ces fichiers via l’historique de consultations d’un animal précis ou l’ensemble de tous les fichiers que vous avez utilisés quelque soit l’animal.
Vidéos de formation pour les vétérinaires
Gestion des utilisateurs : création, modification, code PIN (changement rapide d’utilisateur)
- Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique
- Création et modification d’un utilisateur Vetup
- Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Fixer un RDV / Confirmation et rappels de RDV depuis agenda
- Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous
- Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email
- Créer des modèles de SMS et les sélectionner comme texte par défaut pour les envois de mes différents messages SMS
- Modifier le message des confirmations de RDV par email
Faire une visite
Prendre le client en salle d’attente
Consulter l’historique de l’animal que je vais recevoir
- Consulter les dernières vaccinations d’un animal
- Consulter, imprimer ou télécharger l’historique détaillé d’un animal
Examen clinique
Compte-rendu
- Créer un certificat
- Insérer un texte préétabli dans mes rapports / comptes-rendus
- Clôturer un examen médical, un compte-rendu ou une prescription
Fichiers attachés
- Fichiers attachés à une visite
- Envoi d’un fichier attaché par mail à un confrère et/ou un propiétaire
Ajout des actes et produits réalisés lors de la visite
Ordonnance
- Bien remplir mes prescriptions, ordonnances
- Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire
Le système des tags
Paiement d’une visite
NB : Si le paiement des visites s’effectue à l’accueil et est enregistré par vos ASV (vos TSA) vous entrerez uniquement vos lignes de facturation d’actes (de procédures) et de produits dans l’onglet « facturation » de la visite, et l’ASV procédera aux étapes d’enregistrement du paiement comme indiqué dans les vidéos.
- Régler une visite ou une facture avec plusieurs modes de paiement
- Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
- Créer une facture groupée pour la visite de plusieurs animaux d’un même propriétaire
- Envoyer une facture globale à un éleveur, un refuge…
Gestion des produits
Gestion des cas référés
Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil
Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous
Passer une commande vers ma centrale d’achat
Certaines centrales d’achats, certains fournisseurs sont reliés au logiciel Vetup : il est alors possible de préparer vos commandes depuis Vetup et de les envoyer directement à votre centrale d’achat. Cela vous aidera ensuite à ajouter facilement les produits reçus à vos stocks.
À voir aussi :
Création et modification d’un utilisateur Vetup
Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
Voir aussi
Envoi d’un fichier attaché par mail à un confrère et/ou un propiétaire
Cette vidéo vous apprendra à expédier par email, à un confrère ainsi qu’au propriétaire des fichiers attachés relatifs à la consultation d’un animal.
Consulter, imprimer ou télécharger l’historique détaillé d’un animal
Il est possible de consulter ou d’imprimer le dossier médical complet d’un animal
Un nouveau bouton « Envoyer par mail » a été ajouté dans le menu de gauche sous le bouton « Imprimer l’historique » afin de vous permettre d’envoyer l’historique par mail directement depuis Vetup.
Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda
Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Régler une visite ou une facture avec plusieurs modes de paiement
Vous pouvez payer une facture ou une visite avec plusieurs modes de règlement différents en utilisant la fonction « ajouter un nouveau paiement »
Pourquoi certaines heures de rendez-vous apparaissent-elles en rouge dans ma salle d’attente ?
Lorsque vous avez plus de 10 minutes de retard par rapport à un rendez-vous fixé de l’agenda, l’horaire de ce rendez-vous apparaît en rouge dans la salle d’attente.
Vidéos de formation pour les ASV / TSA
Paramétrage
- Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil
- Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda
Gestion d’un ordinateur utilisé par tous à l’accueil
Agenda
- Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup
- Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous
- Créer rapidement un rendez-vous pour un nouveau client
- Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous
- Modifier un rendez-vous de l’agenda
Arrivée de l’animal à la clinique
Gestion de la salle d’attente
- Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente
- Pourquoi certaines heures de rendez-vous apparaissent-elles en rouge dans ma salle d’attente ?
Fin de consultation
- Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire
- Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
Gestion des produits
Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Créer rapidement un rendez-vous pour un nouveau client
Il est possible de créer un rendez-vous pour un nouveau client dans l’agenda sans forcément devoir enregistrer tous les détails de la fiche client et sans devoir créer immédiatement la fiche animal.
Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Créer une facture groupée pour la visite de plusieurs animaux d’un même propriétaire
Si un propriétaire vient avec plusieurs animaux, vous pouvez créer une facture unique regroupant les visites de tous ses animaux
Envoyer l’historique détaillé d’un animal à un client ou un confrère par courriel / email
Gestion des commandes produits et stocks
Paramétrer et établir mon stock
Première étape : contrôler mon catalogue et gérer mes déconditionnements
Ensuite, paramétrer les quantités de stocks des produits que je souhaite gérer en stock :
Notion de stock actuel, stock de réapprovisionnement et stock souhaité
Passer mes commandes depuis Vetup
- Comment paramétrer ma centrale d’achats ?
- Comment remplir les champs de mes commandes chez Alcyon France
- Comment remplir les champs de mes commandes chez Centravet ?
- Comment remplir les champs de mes commandes chez Val d’hony / Verdifarm / Covetrus ?
- Passer une commande vers ma centrale d’achat
- Réceptionner une commande (centrale liée à Vetup)
Gestion des produits
Contrôler régulièrement mes stocks
- Profiter d’une commande pour contrôler les stocks de mes produits
- Gestion des stocks et produits en attente de livraison
- Vérifier la coïncidence entre mes registres et le stock restant d’un produit
Replacer un produit en stock
Bon de livraison informatique (BLI)
Insérer un texte préétabli dans mes rapports / comptes-rendus
Vous pouvez créer des modèles pour vos rapports, vos comptes-rendus, que vous pourrez ensuite utiliser dans vos futures visites en vous rendant dans la section Rapport / Compte-rendu
Envoyer une analyse au Vetscan ZOETIS / ABAXIS
L’envoi des demandes d’analyses au Vetscan de Zoetis/Abaxis est possible si vous avez le Vetscan Fuse. L’installation du Vetscan Fuse est à demander auprès de Zoetis. L’activation du module de connexion est à demander à Vetup.
Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous
Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal
Envoyer une facture globale à un éleveur, un refuge…
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
Clôturer un examen médical, un compte-rendu ou une prescription
Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.
La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).
ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).
Gestion des cas référés (Cas référés)
Module vétérinaires référents (Cas référés)
Le vétérinaire référent peut accéder à votre logiciel en mode restreint. Il pourra y trouver tous les cas référés qu’il vous a envoyés.
Vous trouverez ci-dessous une présentation de ce module en vidéo, et sous la vidéo, quelques explications concernant son fonctionnement.
Les vétérinaires référents accèdent à leurs données par la même adresse Internet que votre logiciel Vetup.
Les vétérinaires référents ont accès à l’historique des cas envoyés.
Les informations disponibles sont les suivantes :
• Actes pratiqués
• Les médicaments qui ont été dispensés (Onglet PRODUITS)
• Le compte-rendu
• Les photographies cliniques du cas et autres fichiers attachés (analyses biochimiques…)
Pour modifier le mot de passe attribué à vos confrères, il faut aller dans MÉDICAL / CONFRÈRES et cliquez sur le petit crayon en rapport avec le nom de ce confrère.
Cliquez sur « Changer »
Entrez le nouveau mot de passe deux fois pour le confirmer puis cliquez sur « Enregistrer ».
Voir aussi la vidéo explicative pour la « Gestion des cas référés«
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Le bouton d’abonnement est présent en haut à droite, la petite cloche vous permet d’être notifié lors de l’ajout d’une nouvelle vidéo.
Profiter d’une commande pour contrôler les stocks de mes produits
Le stock « actuel » de chaque produit que vous ajoutez lors de la préparation d’une commande est visible dans la colonne STOCK.
L’étape de préparation d’une commande vous offre donc une possibilité de contrôler régulièrement que les stocks indiqués correspondent bien à vos stocks « physiques » présents à la clinique.
Réceptionner une commande (centrale liée à Vetup)
Cette vidéo vous indique comment réceptionner votre commande si votre centrale d’achat est directement reliée à Vetup et que la fonction Bon de Livraison est disponible pour ce fournisseur, cette centrale d’achat.
Modifier un rendez-vous de l’agenda
Cette vidéo vous indique comment déplacer un rendez-vous déjà programmé dans l’agenda ou le reporter à une date ultérieure.