La somme des montants de toutes les factures ayant une date comprise dans l’intervalle précisé (ex : mois de janvier)
La facture existe et sa date est du mois de janvier.
Elle peut être :
enregistrée (elle a une date, un numéro, ne peut pas être supprimée mais reste modifiable car non clôturée)
clôturée (facture impossible à modifier hormis pour le mode de paiement si elle est payée)
En résumé, vous retrouvez dans cette section toutes les visites ayant une facture, que le paiement ait été effectué ou non et que les factures aient été clôturées ou non.
Par contre, n’y figurent pas les visites qui n’ont pas encore de facture.
Exemple : Vous faites un acte de stérilisation au mois de janvier.
Le montant de cet acte sera intégré dans le chiffre d’affaire du mois de janvier si la facture liée à cet acte a été éditée au mois de janvier, même si cette facture n’a pas été payée ou payée partiellement.
Si l’acte de stérilisation n’a pas encore de facture associée, il n’y figurera pas et n’y figurera que lorsque la facture aura été, a minima, enregistrée (il sera alors présent dans le mois durant lequel la facture a été enregistrée)
Dans la section VENTES ANONYMES (si vous en faites)
Tous les produits vendus au comptoir qui n’ont pas de facture associée car vendu sans demande du nom et de l’adresse du client.
Dans la section AVOIR
Les avoirs enregistrés durant chaque mois (remboursements, …)
Conseils
Pour que votre chiffre d’affaires au mois garde une valeur non modifiable, nous vous conseillons de clôturer vos factures non clôturées à chaque fin de mois.
Vous les retrouverez dans FINANCES / FACTURES / en cochant la case « uniquement les factures non clôturées »
Pour Rappel
Une facture se clôture :
Dès qu’un paiement lui est associé, même partiel (si la case est cochée dans les paramètres).
(Notez que selon la législation du pays dans lequel vous travaillez, cette case peut être cochée par défaut et par obligation. Par exemple pour la France)
En fonction du paramétrage que vous avez choisi dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / FINANCES
À l’impression ou envoi d’une facture par email (si la case est cochée)
Lors de réalisation d’un export comptable (si la case est cochée)
Lors d’une clôture comptable dans FINANCES / CLÔTURES COMPTABLES
Le système SMS de Vetup est international.
L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS p1ar mois par vétérinaire.
Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte et des caractères utilisés.
Attention 1 : Si vous utiliser des caractères spéciaux, la limite maximale de caractères par SMS passe de 160 à 70 caractères.
-> Si votre texte contient un des caractères suivants : | ^ € { } [ ] ~
Donc un mot ave un ê par exemple, vous n’avez plus que 70 caractères disponibles. Si vous dépassez cette limite, 2 SMS seront comptés.
Attention 2 : Si vous mettez des champs de fusion dans vos sms, il n’est pas possible de savoir à l’avance le nombre de caractères des données qui remplaceront ces champs de fusion lorsqu’ils seront mis en situation.
Conclusion
-> Si le chien s’appelle Plutot, le champ de fusion (nom-animal) sera remplacé par Plutot et ne comptera que 6 caractères à la place des 12 caractères du champ de fusion. Dans ce cas vous gagnerez quelques caractères par rapport à l’estimation visible dans les modèles de SMS.
Cependant si le nom de l’animal contient plus de 12 caractères, vous dépasserez l’estimation initiale.
-> S’il s’appelle Plutôt, il y aura toujours 6 caractères mais le ô diminuera le nombre de caractères autorisés comme nous l’avons vu plus haut.
Il est donc préférable d’écrire : « Pour le bien de (nom-animal), … » que « Dans l’intérêt de (nom-animal), … »
Et pour être certain de ne jamais dépasser l’estimation initiale, vous pouvez également rester plus vague : « Pour le bien de votre animal, nous vous conseillons de prendre rendez-vous … »
Vous pouvez choisir de vendre un même produit sous plusieurs formes; par exemple de vendre 1 lot complet de 24 boîtes de pâtée mais de vendre ces mêmes boîtes également à l’unité. Pour pouvoir gérer ces ventes sous 2 formats différents, il vous faut préalablement créer des déclinaisons de prix dans la fiche produit concernée.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Les déclinaisons de prix produit peuvent vous permettre de vendre des lots de produits à un tarif unitaire inférieur au tarif unitaire habituel
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Il est possible, dans une fiche produit, de créer plusieurs déclinaisons tarifaires en fonction de la quantité de produits vendue. Ainsi, pour un produit déconditionné, des lots de produits par 3, 6, 12… unités pourront être vendus avec des marges inférieures à la marge du produit vendu à l’unité.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Si vous avez choisi d’utiliser Vetup après un autre logiciel, il vous restera sans doute des chèques à encaisser en différé après vos débuts sur Vetup et dont les factures étaient présentes dans votre ancien logiciel. Cette vidéo vous propose une solution pour encaisser ces chèques différés (Il convient bien sûr de toujours vérifier auprès de votre comptable que cette solution lui convient pour la comptabilité de votre structure).
Selon la date de naissance, le chiot ou le chaton sera directement considéré en croissance, ou vous aurez à choisir entre “Toujours en croissance” et “Tout à fait adulte”.
Pour un animal en croissance, vous devrez répondre à la question « Quel est le poids adulte estimé ? » Vous pouvez utiliser le poids de forme (ni trop gros ni trop maigre) de la mère ou du père pour une femelle et un mâle respectivement. Si vous n’avez pas le poids du parent, utiliser la valeur basse (ou intermédiaire) du standard de la race. Sauf exception n’utilisez pas la valeur la plus élevée, pour éviter un surpoids bien plus délétère qu’un poids un peu léger.
Choisissez le type d’alimentation (ménagère, industrielle ou mixte) puis les aliments ou ingrédients souhaités, laitage et friandises inclus (jusqu’à 2). La recette finale tiendra bien compte de l’ensemble des choix sélectionnés.
Suivi : bien lire l’ensemble de la recette et peser l’animal tous les mois.
Pour les chiots : La croissance est une période exigeante qui dure d’autant plus longtemps que le chien est de grand format. Il est recommandé de faire une nouvelle demande de recette tous les mois jusqu’au pic de croissance (entre 4 et 8 mois selon le format racial), puis au moins tous les 2 mois après le pic de croissance, et jusqu’à l’âge adulte. Une nouvelle demande de recette devra également être faite si une des caractéristiques du chiot change : mode de vie, activité, stérilisation, …
Pour les chatons : La croissance du chat est plus linéaire, mais il est fréquent qu’il soit stérilisé avant l’âge adulte, et son mode de vie peut changer avec un accès à l’extérieur une fois stérilisé, ce qui justifie de faire une nouvelle demande de recette.
Une fois le poids adulte optimal atteint : faire une nouvelle demande de recette pour un animal adulte en bonne santé.
Mon conseil suivi
prévoir un rendez-vous en consultation un mois après la première recette, puis une visite pour peser et recalculer la ration chaque mois jusqu’au pic de croissance, puis au moins une fois avant l’âge adulte.
Mon conseil nutrition
Même si vous castrez le chiot ou le chaton avant la fin de la croissance, n’indiquez pas qu’il a terminé sa croissance : VET-NUTRITION vous permet d’obtenir des recettes prenant en compte la castration et la croissance. Si vous ne savez pas quel aliment choisir, soit vous restez avec des aliments croissance, soit vous pouvez proposer une ration moitié-moitié, avec l’aliment croissance et une partie ménagère sans féculent…
Demandez une recette, puis à vous de faire le SUIVI …
C’est parti …
Renseignez toutes les informations … Indiquer son poids actuel, pesé, …
À la question : “Quel est l’état corporel de votre animal ?” > indiquer “ Surpoids”
À la question « Quel est le poids optimal ? » > Renseigner le POIDS OPTIMAL sans concession = c’est le poids de l’animal s’il était mince (même si ce n’est pas le poids final que vous souhaitez atteindre) : c’est ce qui permettra de proposer une recette bien adaptée pour une perte de poids efficace.
SAIN ou MALADE ?
Si vous avez indiqué un surpoids et un poids optimal, cocher SAIN : cela vous fera obtenir une recette pour traiter ce surpoids… il faudra ensuite organiser le suivi.
Si vous avez indiqué un surpoids et un poids optimal, ET qu’en plus le chien ou le chat souffre d’un autre problème qui nécessite un ajustement de la ration (arthrose, urolithiase…). Cocher MALADE vous ouvre différentes possibilités : à vous de choisir la situation adaptée, dans le paragraphe Obésité ET… (cocher la case de maladie associée) : cela vous permet d’obtenir une recette pour traiter ce surpoids en prenant en compte la situation pathologique indiquée … il faudra ensuite organiser le SUIVI
Choisissez le type d’alimentation (ménagère, industrielle ou mixte appelée moitié-moitié) puis les aliments (pour ration industrielle ou mixte) ou ingrédients (pour ration ménagère ou mixte) souhaités. Même pour un animal en surpoids ou obèse, vous pouvez ajouter un laitage et jusqu’à 2 friandises, la recette finale tiendra bien compte de l’ensemble des choix sélectionnés.
Suivi
bien lire l’ensemble de la recette, peser l’animal tous les mois et faire une nouvelle demande de recette si le chien ou le chat ne maigrit pas comme souhaité ou si une de ses caractéristiques change (mode de vie, activité,…).
Perte de poids à attendre : perte de 1 à 2% par semaine, soit de 4 à 8% par mois Calculer le nombre de mois pour atteindre le poids optimal : entre
Une fois le poids optimal atteint : faire une nouvelle demande de recette pour ce poids, en actualisant les informations, pour le maintenir à son poids de forme.
Mon conseil suivi
prévoir un rendez-vous en consultation un mois après le début de la mise en place du traitement du surpoids, un appel ou une visite pour peser tous les mois, et un rendez-vous en consultation pour passer d’une ration pour perdre du poids à une ration pour le stabiliser une fois le poids cible atteint.
Min conseil nutrition
si vous commencez avec des aliments industriels, pour traiter le surpoids, pensez à ajouter un laitage type Yaourt nature 0%MG, quantité maximale, et des friandises FRUIT > Courgette > quantité maximale sur la liste proposée
Si l’appétit n’est pas couvert, ou le poil très moche ou qu’une fonte musculaire apparait…, pensez RATION MOITIE-MOITIE : avec une base aliment industriel pour traiter le surpoids, et une partie ménagère SANS FECULENT
Quelle friandise (catégorie Cookie/Biscuit/Féculent) à emmener dans la poche : Wasa light …bien pratique !
D’abord poser la question au propriétaire de ce qu’il veut/peut faire
Vous pouvez ainsi proposer un type d’alimentation adapté.
Indiquer que les rations sont calculées en fonction des caractéristiques de l’animal, et que tout n’est pas possible pour tous… Faites choisir entre quelques options proposées à chaque fois, voire proposez plusieurs recettes, avec différents ingrédients ou différentes friandises.
Si vous détectez un problème avec la nourriture actuelle, mais que le propriétaire ne veut pas changer, proposez un essai pendant une période limitée de 2 mois avec une option moitié-moitié, en utilisant l’aliment industriel habituel comme base, dans la partie ménagère n’ajoutez pas de glucides et finalisez la recette. Si cette option n’est pas entièrement satisfaisante, changez pour un régime 100% fait maison, sans glucides.
Ration ménagère =
compter une heure de préparation par semaine (en plus des courses),
adhérer à l’idée d’ingrédients choisis et suivis incluant au moins Viande, Vit’i5, Huile de colza, légumes, voire aussi féculent, friandises
partie sans féculent pouvant être congelée (et décongelée au frigo pour le lendemain), féculent devant être cuit le jour même pour 2 jours maximum, et gardé au frigo entre temps
distribution de la ration ménagère quotidienne en 2 repas (chien) ou 4 repas (chat)
Pour les vacances
CHIEN
passer d’une ration ménagère à une ration mixte (moitié commercial+moitié ménager) ne pose pas trop de problème
passer d’une ration ménagère à une ration en boite/barquettes nécessite une transition d’une semaine, le choix des boites (adapter à la situation de l’animal) et le calcul de la quantité (faisable via VET-NUTRITION)
passer d’une ration ménagère à tout croquette est possible si le chien tolère l’amidon (toujours présente dans les croquettes), demande de choisir des croquettes et de calculer la bonne quantité (faisable via VET-NUTRITION), une transition d’une semaine avec une ration moitié-moitié (pour éviter des troubles digestifs), et de donner les croquettes en 2 repas, avec beaucoup d’eau à chaque repas. ll est possible d’ajouter du yaourt nature pour aider au confort digestif durant la période d’alimentation avec des croquettes.
CHAT
un chat nourri en ration ménagère peut passer, après une transition réussie avant le départ, à une ration industrielle humide, mais éviter de le passer à des croquettes, car le risque qu’il ne boive pas assez est bien réel et cela pourrait avec des conséquences pathologiques (surpoids si nourri à volonté ; urinaires si abreuvement très insuffisant).
Ration mixte moitié commerciale-moitié ménagère =
Permet d’ajuster la ration aux besoins de l’animal (en choisissant des croquettes/boites adaptées à la situation de l’animal, la partie ménagère est proposée et calculée en tenant compte des aliments industriels, des friandises, de toutes les caractéristiques singulières de l’animal, y compris en cas de pathologie, pour couvrir les besoins en calories, en protéines, et équilibrée en micronutriments) en restant plus simple à préparer et un peu moins chère qu’une ration totalement ménagère (si l’on choisit un base industrielle de croquettes)
compter une heure de préparation par semaine,
adhérer à l’idée d’ingrédients choisis et suivis, en plus de l’aliment industriel, incluent au moins Viande, Vit’i5, et légumes, suivant la situation Huile de colza, et selon les choix opérés féculent, friandises
choisir la partie ménagère sans féculent car elle pourra être congelée, (et décongelée au frigo pour le lendemain), donc plus de facilité
distribution de la ration totale quotidienne en 2 repas (chien) ou 4 repas (chat)
Ration industrielle =
VET-NUTRITION ne choisit pas ni ne suggère d’aliment industriel, car toutes les informations qui permettent d’évaluer un aliment ne sont pas disponibles avec sa seule étiquette, et d’autre part, la composition d’un aliment est de la responsabilité de son fabricant – Pour aider à évaluer un aliment, un outil est disponible qui calcule la densité énergétique et le ratio protido-calorique pour chaque aliment industriel.
Les aliments déjà listés sont ceux disponibles en centrale vétérinaire ou très couramment demandés, il est possible d’ajouter tout autre aliment complet, en sélectionnant Autre > indiquer le nom de la marque et de la recette dans la case prévue à cet effet, il sera conservé sur le compte de l’utilisateur et ne sera pas utilisé par les autres utilisateurs de VET-NUTRITION
Concernant un aliment humide, il est systématiquement demandé de remplir le volume utilisé (grammes par boite ou barquette ou pochon) pour faciliter les indications de quantité.
Concernant un choix de ration totalement industrielle, en choisissant une croquette et un aliment humide, il est possible de choisir les proportions en apport calorique entre 75% par les croquettes-25% par les boites, 50%-50% par chaque et 25% par les croquettes -75% par les boites.
vous bénéficiez des recettes illimitées quelle que soit la situation (pas de coaching disponible : des recettes en situation de croissance ou traitement de surpoids sont disponibles mais sans suivi : à vous de contacter le propriétaire chaque mois pour refaire des recettes…)
vous disposez de tutos-vidéos pour utiliser le service, commandes des recettes (pas de support nutrition ni de suivi ou assistance en nutrition)
VETACROC est un abonnement de la clinique disponible sur le site Cuisine-a-crocs.com qui donne accès à
un nombre illimité de Recettes et Coachings (les coachings incluent des recettes illimitées, un suivi par email mensuel, un suivi graphique et une assistance au suivi dans 2 situations : Croissance et Traitement du surpoids)
un email dédié pour vos questions en nutrition clinique
une formation de la clinique à la consultation de nutrition, sur rendez-vous via Zoom
un accompagnement pour s’assurer que vous valorisez bien votre abonnement
un accès privilégié à des LIVE avec le Dr. Vet Géraldine Blanchard, spécialiste en nutrition
Dans les paramètres généraux / En-tête et pied de page, vous pouvez déterminer la présence ou l’absence par défaut de l’en-tête sur vos comptes-rendus.
Par exemple, si vous choisissez de l’afficher pour les comptes-rendus. Celle-ci sera, par défaut, sur tous vos comptes-rendus mais il est possible de faire des exceptions et de déterminer de ne pas l’afficher dans un modèle de compte-rendu en particulier.
Dans cette vidéo, on vous montre comment personnaliser un modèle de compte-rendu.
Dans les petites icônes présentes sur la fiche animal, l’icône « informations utiles » vous permet de préciser des informations concernant l’animal que vous souhaitez pouvoir consulter très facilement.
En fonction du paramétrage choisi, les informations de ce champ seront visibles soit directement sur la fiche ou en positionnant la souris sur l’icône informations utiles.
Pour déconditionner un produit, je me rends dans la fiche produit en cliquant sur CATALOGUE/LISTE DES PRODUITS
Je sélectionne le produit que je souhaite déconditionner
puis j’indique comment je souhaite déconditionner mon produit
Et si je souhaite en gérer les stocks ainsi que les N° de lots et dates d’expiration, je clique sur l’onglet « Stock »
Imaginons que je veuille déconditionner mon Clavaseptin 250 MG.
Il est vendu par boîtes de 100 comprimés et je souhaite le vendre par plaquette de 10 comprimés :
Je déconditionne en : 10 plaquettes de 10 comprimés
Unité : plaquettes (J’aurais pu noter « comprimés » si j’avais choisi de déconditionner un produit en comprimés ou « ml » pour un produit injectable)
Le prix à l’unité s’ajuste automatiquement
Je remplis ensuite, dans l’onglet « Stock » les champs correspondant aux stocks dans l’unité que je viens de choisir à savoir en plaquettes
Stock : Il correspond au stock que j’ai actuellement dans ma clinique
Seuil réappro : C’est la quantité de stock qui va déclencher un réapprovisionnement. Lorsque mon stock est égal ou inférieur à cette valeur, le programme va automatiquement proposer ce médicament dans les produits à recommander de ma future commande (« produits à réapprovisionner »)
Ici, j’ai un stock de 9 plaquettes de 10 comprimés
Le seuil de réapprovisionnement est de 3 plaquettes de 10 comprimés
Mon stock est supérieur au seuil de réapprovisionnement. Si il avait été inférieur au seuil de réapprovisionnement : dans ma prochaine commande, le Clavaseptin apparaîtrait dans les produits à réapprovisionner
Le Stock souhaité correspond à ce que j’aime avoir en stock dans ma clinique
La quantité à recommander sera effectivement calculée en fonction de cette valeur
Toutes les valeurs de stock sont à indiquer dans la valeur unité choisie (plaquette) mais le calcul par le programme de quantité à réapprovisionner se fera lui en « boîte de 100 comprimés »
Conseil important : Si vous déconditionnez un produit, pour bien tenir compte de votre déconditionnement et plus de clarté sur vos facturations, nous vous conseillons de modifier la quantité dans le nom de ce produit.
Exemple :
Lors de la sélection dans le catalogue du Clavaseptin, les boîtes contiennent 100 comprimés.
Le produit s’appelle : CLAVASEPTIN P 250 MG BT100 CP.
Si vous le déconditionnez en plaquettes, modifiez le nom pour CLAVASEPTIN P 250 MG 1 PQ de 10 CP.
Dans ce cas :
Le stock disponible = 9 plaquettes de 10 comprimés
Sur la facture, il sera noté : CLAVASEPTIN P 250 MG 1 PQ de 10 CP.au lieu de CLAVASEPTIN P 250 MG BT100 CP. et il sera plus facile pour le client de comprendre qu’il a payé 1 plaquette de 10 comprimés (et non 1 boîte de 100 cp…)
Remarque : Lors de vos facturations, lorsque vous vendez ce produit, votre stock disponible sera affiché entre parenthèses dans le listing du module de recherches rapides
Cette vidéo vous montrera comment référer une visite à un vétérinaire extérieur à la clinique et comment ce dernier pourra accéder au module référent via l’application vetup cloud et ainsi accéder aux différentes visites qui lui ont été attribuées.
Lors de la création d’un type de rendez-vous dans la section PARAMÈTRES / TYPES DE RDV, vous pouvez décider d’associer à ce type de RDV une durée par défaut. Vous pouvez également décider du message de confirmation et de rappel de RDV qui sera envoyé par défaut au propriétaire si un RDV de ce type est ajouté dans l’agenda.
Les modèles de ces messages sont à créer au préalable dans la section MODELES / MODÈLES d’EMAILS et MODÈLES / MODÈLES DE SMS
Nous nous intéressons ici au cas où plusieurs vétérinaires interviennent dans une même visite (consultation, échographie, chirurgie…) et au paramétrage qui permettra de bien attribuer chaque ligne d’acte (de procédure) à un vétérinaire. Cette méthode fonctionne pour tous les actes « facturés » sur une période, c’est-à-dire que la facture liée à ces procédures a été a minima enregistrée (elle existe déjà qu’elle soit payée ou non)
L’onglet FINANCES / ACTES FACTURES vous permet de connaître le total des actes facturés (les actes ont été ajoutés dans une visite ET une facture a été enregistrée pour ces procédures même si la facture n’est pas encore payée) par un utilisateur sur une certaine période :
Soit en tenant compte du praticien responsable de la visite (utilisateur noté dans la section PRATICIEN de la visite) si vous utilisez le filtre « filtre basé sur consultations »
Soit en tenant compte de l’utilisateur associé à chaque ligne de facturation (le programme associe un acte à un utilisateur si c’est lui qui a ajouté la ligne dans une visite) si vous utilisez le filtre « filtre basé sur actes »
Le principe est identique dans FINANCES / PRODUITS FACTURES pour les produits
Cette vidéo vous indique comment encaisser des visites de votre ancien logiciel restées impayées (si les anciens impayés ont pu être récupérés lors du transfert de vos données vers Vetup)
Après la mise en place de Vetup dans votre structure, il peut arriver que vous ayez encore en votre possession des chèques différés à encaisser qui vous avez été remis par vos clients avant l’utilisation de Vetup et pour lesquels la facture correspondante avait été établie dans votre ancien logiciel.
Cette vidéo vous indique comment les encaisser dans Vetup.
ATTENTION : Si la facture associée à ce chèque était présente dans votre ancien logiciel, la facture éditée comme indiqué dans la vidéo doit ABSOLUMENT être datée d’une date ANTÉRIEURE à votre démarrage avec le logiciel.
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop peu perçu (somme du chèque ou du ticket CB inférieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant inférieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Un client qui vous a remis, lors d’une visite, un chèque pour un encaissement à une date différée peut finalement demander à venir échanger son chèque contre des espèces. Voici comment procéder
Cas 1
Si la période incluant ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable
Cas 2
Si la période incluant ce paiement a déjà fait l’objet d’une clôture comptable
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop perçu (somme du chèque ou du ticket CB supérieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant supérieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Vous pouvez, chaque soir par exemple, rechercher vos factures de la journée qui ont été enregistrées mais n’ont pas été clôturées afin de réaliser une clôture manuelle de ces factures.
Cette vidéo vous indique comment contrôler, chaque soir, que vous avez bien enregistré tous les paiements perçus dans Vetup et que vous avez bien enregistré une facture pour toutes vos visites terminées.
Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SUR “testvotreclinique.vetupmanager.com”
En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com
Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT
Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF
Catégories actes et produits
Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…) Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…) Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Vous pouvez changer la date d’encaissement d’un paiement différé tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable. Ces vidéos vous indiquent comment modifier la date d’encaissement avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
Cas 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
Cas 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Si vous avez saisi un mauvais mode de paiement pour un règlement, il est possible de modifier l’information concernant le paiement tant qu’aucune clôture comptable n’a été réalisée. Voici comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
CAS 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Cette vidéo vous indique comment vérifier, en fin de journée, tous les paiements, encaissements de la journée et comment corriger d’éventuelles erreurs de saisie de modes de paiement ou ajouter des paiements que vous auriez oublié d’enregistrer dans le programme.
Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.
Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.
Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur « Clôturer la facture »
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Fonctionnalité
Toujours activé
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