Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.
Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.
La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.
Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.
Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.
Vous pouvez créer ou, au contraire, archiver des couleurs animales dans la section PARAMETRES / COULEURS Le principe est exactement le même pour les espèces ou races d’animaux.
Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)
Si un propriétaire doit réserver plusieurs rendez-vous pour son animal, la fonction dupliquer vous permet de ne pas avoir à ressaisir pour chaque RDV le nom du propriétaire, de l’animal ainsi que le motif de la visite.
La recherche avancée va vous permettre de rechercher des clients ou animaux selon des critères bien précis (identification, passeport, âge, tag…) et éventuellement d’éditer une liste de ces clients ou animaux sous la forme d’un fichier .csv ou excel.
Il est possible de placer un animal en hospitalisation directement depuis l’agenda (notamment s’il vient à la clinique pour une chirurgie de convenance).
Le bouton TEST me permet d’envoyer une newsletter en création à une adresse email unique afin de voir le rendu de ma newsletter avant son envoi définitif à ma clientèle.
Il est possible, lors d’une prise de rendez-vous pour un nouveau client, de créer sa fiche directement depuis la page de prise de rendez-vous de l’agenda.
Il est possible de créer un nouveau client depuis la liste des clients, depuis l’agenda lors d’une prise de rendez-vous, ou encore depuis la salle d’attente (pour un client qui se présenterait avec son animal à la clinique pour la première fois et souhaite passer le jour même en consultation)
Vous pouvez ajouter, dans une commande, les différentes lignes de produits à commander en scannant successivement les codes-barres des produits à recommander.
When a visit payment is registered by a Assistant at reception desk you will, in the visit’s invoicing tab, only seize your billing lines of acts (procedures) and products, and Assistant will proceed with the payment registration steps as shown in the videos.
Lorsque des produits sont déjà présents dans une commande (simple commande en préparation ou commande déjà envoyée au fournisseur), ils sont considérés en traitement (pour éviter de recommander un produit en attente de réception).
Cette vidéo vous indique comment retrouver à quelle commande sont associés des produits lorsqu’ils sont notés « en traitement » dans la page de création de commande ou dans la page de gestion des stocks.
Lors d’une visite, je peux décider de créer et programmer l’envoi d’un rappel SMS, email ou téléphonique pour un client.
Ces rappels permettront, par exemple, de rappeler à un client de laisser son animal à jeun avant une chirurgie, de lui demander d’appeler pour donner des nouvelles de son animal, ou de contacter la clinique quelques jours après un examen pour connaître des résultats d’analyses externes….
Pour les rappels de vaccinations ou de produit à réadministrer, il sera souvent plus rapide de programmer dans vos catalogues actes, procédures / produits des rappels automatiques associés à un acte ou à un produit (voir les vidéos correspondantes)
1ère solution :
Le paramètre des marges se fait par « catégorie de produits » Aliments, consommables….. Menu > Catalogue > « Catégories produits et marges »
2ème solution
paramétrer la marge par défaut. Menu Paramètres > Paramètres généraux > Onglet « Finances ».
La marge générale ou par catégorie de produits s’applique que lors d’un rajout par catalogue. Si vous souhaitez changer le taux de marge ultérieurement, il faudra alors faire la modification pour chaque produit.
Vérifiez que l’affichage de vos pages internet est à 100%
Appuyez sur la touche CTRL et maintenez-la enfoncée, puis appuyez soit sur + (signe plus), soit sur – (signe moins) pour réduire ou agrandir les objets à l’écran.
Pour restaurer l’affichage normal, appuyez sur la touche CTRL et maintenez-la enfoncée, puis appuyez sur 0.
Chaque utilisateur peut choisir de faire apparaître, ou au contraire de masquer, certaines fenêtres, widgets présentes sur l’écran d’accueil de Vetup.
Un vétérinaire pourra ainsi personnaliser son écran d’accueil et décider de ne pas faire apparaître la fenêtre « produits à réapprovisionner » ou encore « salle d’attente » s’il exerce à domicile ou en itinérant.
Si vous passez vos commandes par l’intermédiaire de Vetup, les stocks s’ajustent automatiquement lorsque vous validez « réceptionner la commande ».
Mais certaines situations peuvent nécessiter un réajustement manuel comme l’ajout en stock de produits reçus d’une commande laboratoire, le retrait du stock de produits périmés, d’un flacon cassé ou encore d’un produit utilisé pour les soins en hospitalisation ou en consultation (nettoyant auriculaire…)
Cette vidéo vous explique comment créer un modèle de newsletter puis l’envoyer à tout ou partie de votre clientèle. Vous pouvez aussi envoyer une newsletter directement sans faire de modèle. Les modèles sont utiles si vous souhaitez envoyer plusieurs fois la newsletter au cours de l’année.
Le module Newsletter est disponible pour les abonnements FREE et PREMIUM. L’abonnement PREMIUM permet d’envoyer 1000 emails par mois par vétérinaire (5€ HT pour 1000 emails supplémentaires). L’abonnement FREE permet d’envoyer 100 emails par mois.
Pour les envois immédiats de newsletter, le serveur email enverra les emails dans un délai de 5 à 10 minutes après votre enregistrement.
Votre paramétrage des newsletters est disponible dans : PARAMETRES > Paramètres généraux > Newsletter
Vetup propose de récupérer les données de votre ancien logiciel : Vetocom, Bourgelat, Gmvet, DrVeto, Vetopartner, Assistovet, Vetphi, Sysvet, Vetesys, Cornerstone, Vetowin… Nous pouvons aussi étudier tout autre logiciel.
Nous procédons en plusieurs étapes pour le transfert de vos données :
1/ Récupération des données. Nous récupérons la sauvegarde de votre ancien logiciel. Si la clinique ne parvient pas envoyer cette sauvegarde, nous pouvons prendre le contrôle de votre ordinateur serveur avec le logiciel Teamviewer.
2/ Création d’un compte de test. Nous transférons les données sur un compte de test. Nous vous donnons alors accès à ce compte de test afin que vous vérifiez si les données transférées sont satisfaisantes.
3/ Formation de votre personnel. Des vidéoconférences de formation assurée par un vétérinaire permettent de former votre personnel. Vous pouvez vous exercer sur le compte de test.
4/ Paramétrage du compte de production. L’équipe Vetup effectue le paramétrage du compte de production (compte définitif) en collaboration avec la clinique : création des utilisateurs, gestion des modèles emails, SMS, comptes-rendus, vérification des déconditionnement pour le catalogue des produits…
5/ Mise en production. Après validation des données importées, nous prévoyons une date de mise en production pour le transfert final des données. A cette occasion, une seconde sauvegarde est réalisée afin de récupérer les dernières données de votre ancien logiciel.
6/ Assistance post-production. Nous proposons aussi une option formation sur place à la clinique lors de la mise en production (durée 2 jours, prestation sur devis). Vous pouvez aussi opter pour un suivi renforcé lors du premier mois sur Vetup (prestation sur devis).
Étape 1 : Validation des diverses données contenues dans l’import test réalisé (cet import test vous est proposé dans un compte nommé “nomdevotrecompte2.vetupmanager.com”)
Comparer les données importées sur le compte d’import test : nomducompte2.vetupmanager.com avec celles de votre ancien logiciel. Grâce aux informations que vous fournirez, l’import test pourra être retravaillé et amélioré si nécessaire) (N’hésitez pas à demander de l’aide ou des précisions si besoin)
Les éléments à comparer sont les suivants :
Analyse des fiches clients (sur une trentaine de clients incluant des clients ayant beaucoup d’animaux)
vérifier N° téléphone (bon emplacement ?, tous présents?, affichage correct / indicatif pays ?)
Vérifier si titre client bien présent (Mr, Mme…)
Vérifier si adresse présente et correcte du client
Vérifier listing des animaux (association ou personne avec beaucoup d’animaux…)
Vérifier historique des visites : toutes les visites sont-elles bien présentes, aux bonnes dates ? (l’import test ayant été réalisé à une date D, il est normal de ne pas retrouver l’historique des dernières visites des clients (comprises entre la date D et les jours suivants. ces visites seront bien ajoutées au moment de l’import final)
Analyse des fiches animaux (sur un panel d’animaux) vérifier si les informations citées sont bien présentes et correctes :
Voir si tous les actes sont bien présents (nb total d’actes indiqué dans le bas des pages du catalogue)
Voir si les tarifs semblent correspondre
Voir si les catégories sont respectées
Une fois ces données validées, la catalogue actes pourra être transféré vers votre compte définitif “nomducompte.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux actes un lien avec des rappels associés… et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité
Analyse du catalogue produits
Les produits sont-ils bien dans leur catégorie d’origine ?
Le nombre total correspond-il bien au nombre de produits actifs dans votre catalogue actuel ?
vérifier quelques produits pour s’assurer que leur code centrale est correct.
Les déconditionnements sont-ils corrects ?
Une fois ces données validées, la catalogue produits pourra être transféré vers votre compte définitif :”nomducompte.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux produits : des rappels associés, un lien avec les différents registres existants (antibiotiques, narcotiques, vaccination rage…) et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité.
Vous pourrez également si vous le souhaitez, créer des packs incluant plusieurs actes et produits liés
ÉTAPE 2 : Eléments pouvant être créés directement sur le compte définitif
Certains éléments peuvent d’emblée être ajoutés sur le compte définitif “nomducompte.vetupmanager.com”. Il s’agit de :
Préparation des modèles (sur le compte définitif nomducompte.vetupmanager.com) N’hésitez pas à demander de l’aide pour chacune de ces étapes
Préparation de modèles de comptes-rendus
Certificats (euthanasie, zoosanitaire…)
Fiches conseils post opératoire, relatives à une pathologie…
Comptes-rendus opératoires types
Contrat de soin (avec intégration ultérieure du texte correspondant possible)
Préparation de modèles de visites
examen général
visite annuelle
visite ophtalmologie
visite gériatrique
visite suivi IRC
…
Préparation des modèles emails, SMS, et / ou Courrier associés à des rappels liés à des actes
En fonction de vos protocoles de vaccinations (n’hésitez pas à nous détailler vos protocoles vaccinaux pour que nous puissions vous aider à valider les actes correspondants et à réfléchir aux rappels à leur associer). Nous vous conseillons de créer, au départ, un modèle général pour l’ensemble des vaccinations qui pourra être adapté à chaque type de vaccination par la suite si vous le souhaitez)
Préparation des modèles associés à des rappels liés à la vente de certains produits
Modèle / vente antiparasitaire par exemple… par courrier +/- SMS +/- email +/- téléphone
Préparation des emails envoyés lors de
Confirmation d’un RDV
Rappel de RDV
Envoi d’une facture à un client
Envoi d’un compte-rendu à un client ou à un confrère
Envoi d’un devis
…
Préparation du modèle des SMS envoyés lors de rappels de RDV / Préparation du modèle d’email qui sera envoyé lors de rappel de RDV par courriel
Paramétrage de la gestion utilisateur
Pour agenda
Pour planning
Création des mots de passe utilisateurs et des codes PIN pour la fonction changement d’utilisateur par code PIN
Paramétrage clinique
Coordonnées facturation
Adresse, Logo
Certification email de la clinique
Paramétrage centrale d’achat
Validation centrale
Enregistrement code client et mot de passe d’accès au portail de la centrale
Paramétrage tags / catégories de fichiers attaches / catégories de taches dans la section paramètres
Analyseurs Idexx
Création des analyses équivalentes dans le module Idexx
Paramétrage du compte pour synchronisation analyseurs avec compte Vetup
ÉTAPE 3 : Après validation des données de l’import test
Association de rappels à des actes ou produits du catalogue (et des messages liés à ces rappels)
Lien de certains éléments du catalogue produits à des registres (narcotiques, antibiotiques, vaccination rage…)
DERNIER MOMENT si impossible au préalable
Gestion des quantités en stock et N° lot au moment du démarrage
Copier les RDV présents dans l’agenda de l’ancien logiciel ainsi que le Planning
Préparation à l’utilisation du logiciel
Nous tiendrons compte de votre mode de fonctionnement (délivrance des médicaments par le vétérinaire directement en visite ou par l’ASV après la visite) lors des formations pour voir ensemble comment gérer au mieux un animal à la clinique (de la prise de RDV jusqu’à son passage en visite et sa sortie)
