Insérer une image avec lien web sur un modèle d’email ou de compte-rendu
Cette insertion d’image peut aussi être réalisée sur les comptes-rendus et tout autre document qui utilise l’éditeur de texte avec l’icône « insérer une image ».
Edit a list of your reminders
To print the list of your reminders,
Click on MEDICAL / REMINDERS
Select:
- If you want to edit this list according to the sending date or the reminder date
- The period concerned,
- SMS, email, print or phone call according to your needs
and click on EXPORT TO EXCEL
You will get a.csv list that you can change to a .pdf list using your editing program.
Insérer du texte sur un compte-rendu en « copier/coller »
Commande vers une centrale non reliée à Vetup (avec lecteur datamatrix)
Passer une commande vers ma centrale d’achat
Different colors for different types of appointment
You can choose a special color for each kind of appointment’s type and select the view by kind of appointment’s type in your diary.
To do that,
Click on SETTINGS / APPOINTMENT TYPES
Then, click on NEW and create as many kind of appointment types that you want with the wanted color for each of them
Now, if you click on « COLOR BY APPOINTMENT TYPE » in your diary, each appointment will appear in the specific color of its type.
Créer un certificat
Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.
Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU
Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.
Generer des codes-barres pour les produits qui n’en ont pas
Si certains de vos produits n’ont pas de code-barres (jouets, laisses n’en comportant pas ou produits que vous confectionnez vous même) , vous pouvez demander à créer un code-barres aléatoire pour ce produit.
Cliquez sur CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS
Ouvrez la fiche du produit concerné puis cliquez sur GENERER UN CODE PRODUIT
Un code produit va immédiatement être créé.
Si vous imprimez des étiquettes présentoir ou produit pour ce produit, un code barres sera maintenant présent.
Ce code-barres sera alors reconnaissable par votre douchette ou lecteur code-barres pour ajouter ce produit dans une facturation de visite ou de vente.
Gérer les étiquettes présentoir
Vous avez la possibilité de créer des étiquettes à apposer sur vos présentoirs de présentation de croquettes…
Commencez par paramétrer la taille de ces étiquettes dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES
N’oubliez pas d’y indiquer les marges de la feuille d’étiquettes et les espacements entre les étiquettes si ils existent.
Vous pourrez également préciser si vous souhaitez afficher la référence du produit, indiquer son prix en HT ou TTC…
Pour imprimer ces étiquettes présentoir, vous pourrez ensuite vous rendre dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS
Indiquez, si vous le souhaitez, une catégorie en particulier, cochez les cases des produits pour lesquels vous souhaitez imprimer une étiquette présentoir puis cliquez sur X ETIQUETTE(S) PRESENTOIR
Gérer les étiquettes prescription
Le programme vous permet de créer des « étiquettes prescription » avec le détail de vos indications pour chacun des produits prescrits lors d’une visite. Ces étiquettes pourront être collées sur les boîtes de médicaments.
Le paramétrage de la taille de ces étiquettes est à réaliser dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES / ETIQUETTES PRESCRIPTION
Vous pouvez ensuite les éditer dans une visite dès lors que le produit est présent dans votre facturation.
ATTENTION, pour que N° lot, date d’expiration, renouvellements pour un produit soient bien indiqués sur l’étiquette (ou votre feuille de prescription), effectuez bien les actions suivantes dans cet ordre :
- Votre produit est un médicament, vous l’avez relié au registre médicaments et un code barres rouge apparaît sur sa ligne de facturation : pensez bien à cliquer sur le code barres, à contrôler que N° lot et date d’expiration sont corrects puis ENREGISTRER (le code barres devient alors vert : ces informations pourront ainsi apparaître sur votre feuille de prescription, sur vos étiquettes et dans vos registres).
Vous avez ensuite deux possibilités :
- Soit vous cliquez sur une ligne produit, contrôlez voire rectifiez le texte d’instructions pour les ordonnances, indiquez les renouvellements s’il y a lieu…
Puis cliquez sur ENREGISTRER ET IMPRIMER.
L’étiquette du produit pourra alors être imprimée immédiatement
Si vous avez prescrit plusieurs produits nécessitant des étiquettes, renouveler ces opérations pour chaque produit.
- Soit vous cliquez sur chaque ligne de la facturation pour contrôler le texte qui doit apparaître sur la prescription, le modifier si nécessaire, indiquer si des renouvellements sont acceptés… (comme précédemment) et lorsque toutes vos modifications ont été effectuées, cliquez sur ENREGISTRER
Cliquez ensuite sur le bouton ETIQUETTES de la page de facturation pour éditer toutes les étiquettes médicaments
Associer un Tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
historique détaillé d’un animal en mode multi-cliniques
Si votre structure est constituée de plusieurs cliniques, il est possible de consulter l’historique détaillé d’un animal comportant l’ensemble des visites de cet animal dans l’ensemble des cliniques.
Pour cela, ouvrez la fiche de l’animal, cliquez sur HISTORIQUE
Cochez la case MULTI CLINIQUES puis RECHERCHER
Vous aurez alors accès à l’ensemble des visites de cet animal dans l’ensemble des cliniques de votre structure.
Le nom de la clinique dans laquelle à été effectuée chacune des visites est précisé sur la ligne VISITE de chaque consultation
VOKARE – enquête de satisfaction pour votre clientèle
Gérer mes stocks et entrées de narcotiques si ma centrale d’achat a un portail sécurisé
Générer des relances pour les impayés de mes clients
Créer toutes les factures d’un client sur une période donnée
Si vous souhaitez créer toutes les factures pour un client sur une période donnée (par exemple si vous travaillez avec des éleveurs ou des refuges et que vous leur transmettez leurs factures une fois par mois…),
Cliquez sur FINANCES / VISITES A FACTURER
Indiquez la période concernée et le nom du client qui vous intéresse dans le champ « RECHERCHER »
Cochez les cases des factures que vous souhaitez créer.
Vous avez ensuite 2 possibilités :
- Si vous cliquez sur GENERER LES FACTURES POUR LA SELECTION, une facture PAR VISITE va être générée (ici, création de 2 factures distinctes pour cet exemple)
- Si vous cochez la case « UNE FACTURE PAR CLIENT » AVANT de cliquer sur GENERER LES FACTURES POUR LA SELECTION, une facture UNIQUE regroupant les différentes visites encore non facturées d’un client sera générée (ici, une facture unique regroupant les visites du 08/01 et du 14/01 sera générée pour le client PORTRAT)
Enregistrer un réajustement dans mon registre de stupéfiants / narcotiques
Il est parfois nécessaire d’indiquer dans votre registre stupéfiants / narcotiques certains réajustements liés, par exemple, à un flacon cassé ou encore aux différences entre les quantités réelles injectées et ce qui est lu sur la seringue (impossible sur une seringue d’avoir une lecture très précise de dixièmes de mL…).
Voici comment procéder pour indiquer ces réajustements dans votre registre :
Vérifier la coïncidence entre mes registres et le stock restant d’un produit
Ajouter un hyperlien ou lien web dans un modèle
Une fonction « insertion d’un hyperlien » permet d’ajouter un lien cliquable dans tous les modèles qui peuvent être envoyés par courriel (modèles d’emails / modèles de comptes-rendus…). Ce lien hypertexte ou lien web permet au destinataire du document de passer automatiquement du document qu’il vient de recevoir à une page liée (adresse email, site web…), en cliquant sur le lien que vous avez intégré à votre modèle de courriel.
Pour intégrer ce lien dans vos documents, il vous suffit de cliquer sur le sigle INSERER / MODIFIER UN LIEN et d’y indiquer le lien que vous souhaitez ajouter
Imprimer une étiquette animal
Pour imprimer une étiquette animal « unique »,
Ouvrez la fiche animal, Cliquez sur ACTIONS
puis cliquez sur ETIQUETTE ANIMAL UNIQUE
La taille et la police de ces étiquettes sont paramétrables dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES
Historique détaillé d’un animal incluant ses visites dans plusieurs cliniques d’un groupe
Dans l’utilisation du logiciel en mode multicliniques, il est possible de demander à voir l’historique détaillé d’un animal incluant toutes les visites de cet animal dans toutes les structures du groupe.
Ouvrez la fiche de l’animal, cliquez sur HISTORIQUE
sélectionnez la période souhaitée et cochez la case MULTI-CLINIQUES puis RECHERCHER.
Vous aurez ainsi accès à toutes les visites de cet animal, sur cette période, et dans toutes les cliniques du groupe.
Créer un devis / estimé
Pour créer un devis,
Ouvrez la fiche de l’animal concerné et dans sa page HISTORIQUE, cliquez sur l’onglet CREER DEVIS (ou CREER ESTIME)
Ajoutez les différents actes et produits que vous souhaitez voir apparaître sur le devis.
Il est ensuite possible, en cliquant sur la ligne du produit / de l’acte concerné, de modifier la quantité, le prix ou encore d’ajouter un commentaire que vous souhaitez voir apparaître sur le devis et la future facture concernant cet acte/ ce produit.
Vous pouvez également ajouter un commentaire dans le bas de votre devis :
Soit en y intégrant un des modèles de textes que vous avez précédemment créés dans MODELES / MODELES DE TEXTE
Soit en saisissant un texte dans la zone COMMENTAIRE
Vous pouvez ensuite ENREGISTRER, IMPRIMER, MAILER le devis à votre client ou encore créer une visite à partir de ce devis s’il est validé par le client.
Paramétrer et créer mes courbes (poids / glycémie…)
Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,
Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES
Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe
Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.
Vous avez ensuite 2 options :
- Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
- Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure
Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.
How to change the adress on my invoices
To change the adress in the header of your invoices,
Click on SETTINGS / INVOICE ADRESSES
and register your invoice details. SAVE
Ajouter un contrat d’assurance sur la fiche d’un animal
Avant toute chose, pensez à créer votre liste de compagnies d’assurances dans l’onglet PARAMETRES
Dans la fiche d’un animal, vous pourrez ainsi sélectionner une compagnie d’assurances et préciser un N° de police d’assurance pour cet animal dans l’onglet MODIFIER / GENERAL.
Supprimer le règlement associé à un chèque revenu « sans provision » : Cas où aucun export comptable n’a encore été transmis concernant ce règlement
Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » revient « impayé » ou « sans provision » et que ce règlement par chèque n’a pas encore été transmis à votre comptable lors d’un précédent export comptable, il est possible de supprimer ce règlement :
How to create and use my report models
You can create as many report models as you like in MODELS / REPORT MODELS / NEW
You can include different merge fields in each model, so that information about the owner or animal is automatically included in your report when you add this model to a specific visit.
Once you have created your different models (vaccination certificate, desexing certificate, health certificate, information sheet after surgery…), you can use them during a visit.
To do so, create your visit, complete your medical examination and click on REPORTS.
You can now select the report model you want to add to this visit and print it or send it to the owner by email…..
Creating a vaccination reminder for an animal that was not initially vaccinated in your clinic
To create this reminder, there are two options :
USING THE REMINDER CREATION FUNCTION
- When a new client comes for their first visit, ask them for the date of their pet’s last vaccination and create a reminder using the « CREATE REMINDER » function on the visit page :
- Select CREATE REMINDER
- Choose the method of sending your reminder (here email)
- Select the date you wish to send this email (several days before the scheduled date of vaccination) and the required email template you wish to use (we remind you that you can create all your email templates in the MODELS / EMAILS MODELS section).
Now, if you look in the animal’s REMINDERS section or in MEDICAL / REMINDERS, you will see this new reminder waiting to be sent.
CREATING A VACCINATION VISIT HISTORY
You can create a visit on the date of the animal’s last vaccination so that a reminder is automatically created for the correct date.
To do this, create an appointment, inputting the date of the animal’s last vaccination in VISIT
Then, in the invoicing, add a Felv FIV vaccination act, so that an automatic reminder is created.
ATTENTION: DON’T FORGET
– TO CHANGE THE DATE OF THE VACCINATION ACT! (to input the right date for the automatic reminder) ,
– To uncheck the Invoicing box (otherwise you will invoice the customer for an act that you did not actually perform)
And if some products are linked to your vaccination act, don’t forget to delete them so that they are not deducted from your stocks
Now, if you look in the animal’s REMINDERS section or in MEDICAL / REMINDERS, you will see this new reminder waiting to be sent.
Envoyer le détail d’un examen clinique à un client par courriel
Pour envoyer le détail d’un examen clinique à un propriétaire par email, vous pouvez :
- Créer un compte-rendu dans lequel vous viendrez insérer le texte de votre examen médical puis l’envoyer par email au client ou
- Utiliser la fonction HISTORIQUE DETAILLE en sélectionnant la visite concernée et « imprimer » pour télécharger cet historique et pouvoir le transmettre à votre client.
Cette vidéo explicative vous indique comment procéder :
Générer un avoir / crédit pour rembourser un client
Si un client vous rapporte un produit, vous avez la possibilité :
- Soit de lui rembourser directement le produit (ou l’acte / procédure)
- Soit, comme vous l’explique cette vidéo, de lui créer un avoir / crédit qu’il pourra utiliser lors de ses prochains achats ou de ses prochaines visites à la clinique
Rembourser un acte ou un produit
Si un client vous rapporte un produit, vous avez la possibilité :
- Soit de lui créer un avoir / crédit qu’il pourra utiliser lors de ses prochains achats ou de ses prochaines visites à la clinique,
- Soit de lui rembourser directement le produit (ou l’acte / procédure) comme vous l’explique cette vidéo.
Utiliser les « Rappels sans consultation ultérieure »
Le logiciel permet de lister l’ensemble des rappels qui ont été envoyés à vos clients et qui n’ont pas été suivis par une visite.
Cette fonction aide, par exemple, à repérer des propriétaires d’animaux à qui un rappel a été envoyé mais qui ont oublié de réserver un rendez-vous pour la vaccination annuelle de leur animal…
Pour accéder à cette fonction, il faut se rendre dans STATS / RAPPELS SANS CONSULTATION ULTERIEURE
Vous pourrez alors consulter les rappels qui n’ont pas été suivis d’une visite et décider de renvoyer tout ou partie de ces rappels
Ainsi, les propriétaires concernés recevront à nouveau le rappel qui était resté sans réponse.
La section « rappels déjà envoyés X fois » vous permettra de consulter les relances effectuées précédemment.
Créer des rappels automatiques associés à un produit
Consulter ma consommation de SMS
Pour connaître votre consommation de SMS sur une période donnée, vous pouvez-vous rendre dans
STATS / CONSOMMATION DE SMS
Sélectionnez la période qui vous intéresse pour connaître votre consommation de SMS sur cette période
Paramétrage des modèles associés par défaut à mes envois de mails / courriels
Créer des modèles de SMS et les sélectionner comme texte par défaut pour les envois de mes différents messages SMS
Enregistrer un chèque avec un nom différent de celui du propriétaire de l’animal
Lors du paiement d’une visite, le nom du propriétaire apparaît par défaut en tant que personne effectuant le règlement mais il est possible de modifier cette donnée.
Pour cela, une fois dans RÈGLEMENT, cliquez sur la ligne « réglé par » et sélectionnez la personne qui va régler la visite (si cette personne n’a pas de fiche client chez vous, vous pouvez la créer en cliquant sur NOUVEAU, vous pourrez ainsi enregistrer les données du propriétaire du chéquier ainsi que les informations pour le contacter en cas de défaut de paiement)
Le nom de la personne concernée apparaît maintenant dans la section « réglé par »
ainsi que dans la liste des règlements
Si vous souhaitez accéder à nouveau à la visite concernée par ce règlement (pour un chèque revenu impayé par exemple), il suffit de cliquer sur la ligne de règlement concernée pour rouvrir la visite pour laquelle ce chèque a servi de moyen de paiement.
Rappels automatiques après un certain délai ou à une date anniversaire de l’animal
Trouver mes examens médicaux non clôturés
Pour retrouver facilement les examens médicaux non clôturés, rendez vous dans la section HISTORIQUE
Puis CONSULTATION / VISITE.
Sélectionnez la période voulue, cochez ensuite la case « Uniquement les examens médicaux non clôturés » puis RECHERCHER
Consulter toutes vos factures non clôturées
Pour retrouver facilement les factures pour lesquelles une clôture comptable n’a pas été réalisée, vous pouvez vous rendre dans la section HISTORIQUE
Puis CONSULTATION / VISITE.
Sélectionnez la période voulue, cochez ensuite la case « Uniquement les factures non clôturées » puis RECHERCHER
Intérêt et utilisation des alertes
Il est possible d’ajouter des précisions ou des éléments importants sur une fiche client ou une fiche animal grâce à l’utilisation des alertes.
Créer et gérer un rappel téléphonique ponctuel
Integrate a handwritten signature on prescriptions
Créer des rappels automatiques associés à des actes / procédures
Communication interne et gestions des tâches
La fonction « tâches » va vous aider à gérer la communication avec le reste de votre équipe beaucoup plus facilement.
Elle vous sera utile notamment pour :
- Gérer les analyses envoyées dans un laboratoire externe et prévenir le propriétaire à leur arrivée
- Vous avertir que des fiches sont à compléter
- Établir un listing des clients à rappeler
- Préparer des prescriptions en attente
- Demander à une personne de l’équipe de contrôler les stocks…
Vous pouvez créer autant de catégories de tâches que vous le souhaitez dans PARAMÈTRES/ CATÉGORIES DE TÂCHES
Marges appliquées à mes catégories et sous-catégories
Appliquer un arrondi sur une facture globale
Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans
PARAMETRES/ PARAMETRES GENERAUX/ PRODUITS puis sélectionnez les arrondis que vous souhaitez utiliser pour :
- Vos actes ou procédures
- Vos produits
- Le montant de la facture globale
Les arrondis sur les prix « acte » et « produit » seront ensuite appliqués automatiquement lors de la création de la facturation d’une visite.
Si le total de ma visite représente une somme contenant des cents (suite à l’application d’une remise par exemple), je vais pouvoir arrondir cette facture en cliquant sur « ARRONDIR LA VISITE ». L’arrondi appliqué correspondra à celui précédemment défini dans le paramétrage des arrondis.
Supprimer un avoir / crédit créé par erreur
Si vous avez, par erreur, créé un crédit / avoir pour un client au lieu d’un remboursement direct, vous allez pouvoir supprimer cet avoir puis enregistrer correctement votre remboursement.
Fusionner 2 fiches « animal »
Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom…), il est possible de fusionner ces deux fiches.
Cette vidéo vous indique comment procéder.