Lorsque certaines quantités de produits ne seront jamais vendues pour diverses raisons : produits expirés, cassés, utilisés en clinique sans vente au détail, … il est nécessaire d’effectuer un ajustement manuel du stock.
Un menu est disponible, vous permettant de visualiser ces ajustements manuels de stock si les motifs d’ajustement de stock ont été paramétrés au préalable (entrées et sorties de stock) depuis le menu « Paramètres/Motifs d’ajustement de stock« .
Depuis le menu « Stats/Stats ajustement de stock » paramétrez les différents filtres présents.
1 – Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer la recherche.
2 – Recherchez une information : un produit ou un numéro de lot en particulier.
3 – Sélectionnez le type de produit que vous souhaitez visualiser = sa catégorie
4 – Sélectionnez si vous souhaitez visualiser uniquement les entrées ou sorties de certains produits ou les deux.
5 – Sélectionnez quels motifs d’ajustement vous souhaitez voir apparaître.
6 – Cliquez sur le bouton « Rechercher » pour afficher les résultats selon vos paramétrages et retrouvez ceux-ci dans l’onglet « Données« .
7 – Vous pouvez également effectuer un export de ces résultats au format CSV.
Dans l’onglet « Données » sont répertoriés :
1 – Date : date de la modification manuelle de stock.
2 – Catégorie du produit concerné, selon ce qui est renseigné dans la fiche produit.
3 – Produit : désignation du produit.
4 – Unité : selon ce qui est renseigné dans la fiche produit.
5 – Quantité ajoutée ou soustraite.
6 + 7 – N° lot et date d’expiration : cette colonne sera vide si le produit dont le stock a été modifié manuellement n’a pas la gestion des numéros de lot activée.
8 – Motif d’ajustement de stock.
9 – PU HT : selon le prix d’achat et le prix déconditionné renseignés dans la fiche produit.
10 – Total HT : quantité * Prix fournisseur HT.
Si vous souhaitez activer la possibilité d’éditer des certificats de vaccination, contactez-nous via le bouton “Contacter Vetup” présent sur votre compte Vetup.
Puis, après activation de cette option, depuis Catalogue/Liste des procédures (actes) ou Liste des produits, choisissez la procédure ou le produit pour lequel vous souhaitez ajouter une maladie contre laquelle il existe un vaccin.
🤔Selon votre situation, si vous utilisez les procédures ou les produits pour générer les rappels, il conviendra d’associer :
→ Des maladies vaccinables à vos produits si vous générez vos rappels à partir des produits.
→ Des procédures à vos produits si vous générez vos rappels à partir des procédures.
⚠️La liste des maladies est renseignée par défaut, il n’est pas possible de la modifier.
Depuis la section Maladies vaccinables, cliquez sur le bouton « Gérer« .
Et sélectionnez la ou les maladies qui seront concernées par cette procédure ou ce produit.
Depuis une visite, facturez la procédure ou le produit utilisé lors de la vaccination.
Pour que le produit apparaisse sur le certificat de vaccination, celui-ci doit disposer du statut « Administré« .
Cliquez sur les différents produits vaccinaux afin de remplir les champs des informations concernant ces vaccins : rappel, date de début et de fin de validité de la protection vaccinale, numéro de lot, date de péremption, …
Pour imprimer le certificat de vaccination, cliquez sur les boutons « Actions » puis « Certificat vaccinal« .
Une nouvelle fenêtre s’ouvre, il conviendra de paramétrer les différents filtres afin d’éditer le certificat vaccinal dont vous avez besoin.
1. Période d’administration : sélectionnez les dates pour lesquelles vous souhaitez que les vaccinations effectuées apparaissent.
2. Maladies : sélectionnez les maladies que vous souhaitez voir apparaître dans le certificat vaccinal.
3. Rappels Vaccinaux : Vous avez la possibilité ou non d’afficher les rappels vaccinaux prévus sur les procédures et/ou les produits.
4. Vétérinaire : sélectionnez obligatoirement le vétérinaire responsable de l’édition et de la vérification de ce certificat vaccinal.
5. Historique des vaccinations : visualiser l’historique des différentes vaccinations.
6. Rappels : visualiser les rappels et vaccinations à venir.
7. Sélectionner les vaccinations à inclure au certificat de vaccination.
8. Enregistrer le certificat de vaccination dans les fichiers attachés : choisissez d’enregistrer ou non ce certificat vaccinal dans les fichiers attachés du dossier de l’animal.
9. Imprimez le certificat vaccinal : le certificat est daté du jour de son émission.
La déconnexion d’une session utilisateur sur un poste de travail s’effectuera désormais automatiquement après 3 heures d’inactivité.
Analyseurs
Si vous possédez une ou plusieurs liaisons à des analyseurs (Idexx, Idexx VC+, Abaxis, Fuji) il ne sera plus possible de lancer d’analyses depuis des visites dont la facture est clôturée.
Certificat de vaccination
Il est désormais possible d’obtenir très rapidement un certificat vaccinal.
Voici le tutoriel qui vous aidera à paramétrer cette nouvelle fonctionnalité : Certificat de vaccination
Fiche client
Depuis un dossier client, le champ “Entreprise” devient “Raison sociale”.
Depuis un dossier client, le champ “Téléphone Domicile” devient “Téléphone fixe”.
Finances
Devis
Lors de l’édition d’un devis, à l’ajout d’un acte comportant des « Suggestions de produits« , la pop-up « Groupes de suggestion Produits » est désormais affichée.
Factures
Lorsque le bouton « Facture » est grisé, l’information qui apparaît au survol de la souris regroupe désormais toutes les raisons du blocage de facturation : aussi bien les informations manquantes sur le client que sur les numéros de lot des produits (si obligatoires pour la facturation).
Dans la configuration suivante : “Alerter en cas de facturation en quantité à zéro” (Dans Paramètres généraux/Visites).
Le statut de vos factures dans les fenêtres Visites à facturer, colonne Statut Facturation sera signalé par une icone triangulaire jaune ⚠️, mais cela ne sera pas bloquant pour générer la facture.
Vous pourrez la sélectionner au même titre que les factures ayant une icône verte ✅.
Les brouillons de facture comportent désormais un filigrane « Brouillon de facture », qui remplace la mention « Récapitulatif client : ce document ne tient pas lieu de facture » affichée jusqu’à présent.
Lors du règlement d’un acompte, si la case correspondante est cochée, il n’est plus possible d’imprimer ou d’envoyer une facture depuis la fenêtre de règlement.
En effet, le dépôt d’un acompte ne génère pas de facture.
Règlements
La case “Pointé” est de nouveau modifiable que le paiement soit annulé, rejeté, … dans les écrans de règlements (menu Règlements et dans la fiche du client section Règlements).
Registres
Auparavant, il était possible, lors de l’enregistrement ou modification d’un registre depuis le menu Paramètres/Registres, d’enregistrer ou non le mouvement des stocks.
Désormais, l’enregistrement du mouvement des stocks devient obligatoire. La case est cochée par défaut et n’est plus accessible.
Statistiques
Un nouveau menu est disponible : “Stats Ajustements de stock”, vous pouvez le retrouver depuis les STATS.
Ce menu n’est disponible que si les motifs d’ajustement de stock ont été paramétrés au préalable (entrées et sorties de stock) depuis Paramètres/Motifs d’ajustement de stock.
Il vous permettra d’obtenir des statistiques sur vos invendus en fonction du motif d’ajustement du stock.
L’ Agence Nationale de Sécurité du Médicament (ANSM France) a publié une décision de son directeur général imposant qu’à partir du 1er décembre 2024, tous les médicaments humains et vétérinaires à base de tramadol, de codéine (ou de dihydrocodéine) devront être prescrits sur une ordonnance sécurisée et pour une durée maximale de 3 mois.
Contexte
Tramadol et codéine sont des principes actifs opioïdes présentant un risque de mésusage, de dépendance, d’abus et de surdosage.
Afin de mieux sécuriser leur utilisation et réduire ces risques, l’ANSM a publié une décision imposant que les médicaments humains et vétérinaires à base de tramadol ou de codéine (ou de dihydrocodéine) soient prescrits sur une ordonnance sécurisée à compter du 1er décembre 2024.
Médicaments vétérinaires concernés
Tralieve° (Dechra),
Tramvetol° (Virbac),
Tramadog° (Dômes-Pharma, TVM)
Bronchosed° (Dômes Pharma TVM)
Obligations légales
Durée de prescription maximale
Les médicaments concernés ne peuvent plus être prescrits pour des durées excédant trois mois (12 semaines). Toute prolongation de traitement au-delà de cette durée nécessitera donc une nouvelle ordonnance sécurisée.
Utilisation d’une ordonnance sécurisée
L’ordonnance sécurisée était, jusqu’à présent,
principalement utilisée pour les commandes à usage professionnel de médicaments humains classés comme stupéfiants ou soumis à la réglementation des stupéfiants, ce en application de l’article R.5132-5 du Code de la santé publique.
Ces ordonnances sécurisées répondent à des spécifications techniques précises fixées par arrêté. Seuls des éditeurs agréés par l’AFNOR (Association Française de Normalisation) peuvent fabriquer des ordonnances sécurisées.
En cas de perte ou de vol de vos ordonnances sécurisées, vous devez, sans délai, en faire la déclaration aux autorités de police.
En toute rigueur, à compter du 1er décembre 2024,
Les médicaments à base de tramadol devront être prescrits sur ce type d’ordonnance qui sera remise au détenteur des animaux, que les médicaments soient administrés par le vétérinaire lui-même (forme injectable de tramadol) – comme c’est déjà le cas pour les médicaments classés stupéfiants (fentanyl, morphine, méthadone) – mais également pour ceux qui sont délivrés par le vétérinaire aux propriétaires (formes orales de tramadol et de codéine).
Les quantités prescrites et les doses sont indiquées sur les ordonnances sécurisées : Elles doivent être inscrites en toutes lettres afin d’éviter toute falsification. Le nombre de spécialités prescrites doit, quant à lui, être indiqué dans le double carré en bas à droite.
Les mentions obligatoires liées à la délivrance des médicaments devront être ajoutées sur l’ordonnance à chaque fois qu’une nouvelle délivrance est exécutée.
À penser dans Vetup
Pensez-donc bien, à la création d’une ordonnance, à décocher les médicaments concernés de la liste des médicaments qui apparaitront sur votre ordonnance et à réaliser une prescription séparée, sur une ordonnance papier sécurisée, pour ces produits.
Compléments d’information
Notez qu’aucune des autres mesures obligatoires pour les stupéfiants ne s’applique aux médicaments à base de tramadol ou de codéine.
En, particulier, il n’est pas nécessaire de :
Tenir le registre comptable des stupéfiants (mais le registre habituel des entrées et des sorties reste obligatoire comme pour tous les médicaments sur prescription),
Conserver ces médicaments avec la kétamine dans une armoire ou un coffre fermé à clef avec une sécurité renforcée,
Déclarer les pertes ou vols de ces médicaments aux autorités de police et à l’ANSM.
Dans cette vidéo, nous vous montrons comment gérer une délivrance fractionnée lorsqu’un produit n’est pas délivré le jour de la consultation.
Nous allons attribuer au produit le statut ‘Non délivré’, ce qui permet de créer l’ordonnance sans le déduire du stock ni le facturer.
L’ordonnance initiale sera automatiquement mise à jour à chaque nouvelle délivrance dans Vetup, lorsque vous utiliserez la fonctionnalité “Délivrance supplémentaire” pour l’ajout du produit.
Cependant, pensez bien à également ajouter les informations relatives à la nouvelle délivrance sur l’ordonnance papier initiale apportée par le propriétaire.
Vous pouvez rattacher plusieurs animaux à un même groupe.
Pour cela vous devez d’abord activer les groupes et les nommer dans PARAMETRES/PARAMETRES GENERAUX/ANIMAUX.
Cochez la case
Spécifier le type de groupe que vous souhaitez créer (par exemple inscrivez « élevage » dans renommer groupe ; et « élevages » dans renommer groupes pour travailler avec des élevages ou encore renommer groupe « écurie » et renommer groupes « écuries » pour regrouper des chevaux par écurie).
Consultation des groupes
Ces groupes sont consultables et modifiables dans le menu gauche MÉDICAL/ÉLEVAGE ou ÉCURIE…
Liste des groupes
Sur cette page vous pouvez ajouter ou modifier un groupe
Créer un groupe
Ajouter un animal lors de la création du groupe
Sur la fiche animal, on retrouve l’appartenance de l’animal au groupe dans la zone ANIMAL/MODIFIER>ANIMAL/ÉLEVAGE (ÉCURIE…)
Il est possible de l’enlever du groupe en cliquant sur la croix rouge à droite du nom du groupe.
Depuis le menu MÉDICAL/ANIMAUX, vous pouvez sélectionner le groupe afin de n’avoir que les animaux de ce groupe sur l’écran
À la création d’une ordonnance, je peux ajouter des produits qui seront délivrés de façon fractionnée, c’est à dire que le propriétaire pourra venir retirer progressivement à la clinique. Cette fonctionnalité permet notamment de prescrire les antiparasitaires pour toute l’année ou encore de gérer les traitements de maladies chroniques.
Cette vidéo explicative vous indique comment délivrer à un propriétaire une certaine quantité de produit tout en ajoutant sur l’ordonnance des délivrances ultérieures supplémentaires permettant au propriétaire de venir retirer à nouveau ce traitement plus tard dans l’année (notamment pour les antiparasitaires ou les traitements chroniques…)
Le système SMS de Vetup est international.
L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS par mois par vétérinaire.
Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte et des caractères utilisés.
Attention 1 : Si vous utiliser des caractères spéciaux, la limite maximale de caractères par SMS passe de 160 à 70 caractères.
-> Si votre texte contient un des caractères suivants : | ^ € { } [ ] ~
Donc un mot avec un ê par exemple, vous n’avez plus que 70 caractères disponibles. Si vous dépassez cette limite, 2 SMS seront comptés.
Attention 2 : Si vous mettez des champs de fusion dans vos sms, il n’est pas possible de savoir à l’avance le nombre de caractères des données qui remplaceront ces champs de fusion lorsqu’ils seront mis en situation.
Conclusion
-> Si le chien s’appelle Plutot, le champ de fusion (nom-animal) sera remplacé par Plutot et ne comptera que 6 caractères à la place des 12 caractères du champ de fusion. Dans ce cas vous gagnerez quelques caractères par rapport à l’estimation visible dans les modèles de SMS.
Cependant si le nom de l’animal contient plus de 12 caractères, vous dépasserez l’estimation initiale.
-> S’il s’appelle Plutôt, il y aura toujours 6 caractères mais le ô diminuera le nombre de caractères autorisés comme nous l’avons vu plus haut.
Il est donc préférable d’écrire : « Pour le bien de (nom-animal), … » que « Dans l’intérêt de (nom-animal), … »
Et pour être certain de ne jamais dépasser l’estimation initiale, vous pouvez également rester plus vague : « Pour le bien de votre animal, nous vous conseillons de prendre rendez-vous … »
Veuillez trouver ci-dessous un exemple avec une clinique :
Vous pouvez sélectionner un paramétrage qui empêche de supprimer une visite depuis l’historique des visites d’un animal dès lors qu’elle contient du texte ou des fichiers.
Pour automatiser le marquage de l’animal comme stérilisé ou décédé il faut vous rendre dans la liste des actes.
Menu Catalogue/Liste des actes
Ensuite vous cliquez sur l’acte qui vous intéresse.
Prenons par exemple l’acte de l’ovariectomie chatte. Après avoir subit cet acte, l’animal sera stérilisé.
Voici comment automatiser ce changement d’état dans la fiche de l’animal :
Éditez l’acte « ovariectomie chatte »
Ensuite cochez la case « Marquer l’animal comme étant stérilisé »
Maintenant, lorsque l’acte ovariectomie chatte sera facturé, l’animal sera automatiquement noté comme stérilisé.
Le processus est identique pour les autres options :
« Marquer l’animal comme étant hongre »
« Marquer l’animal comme étant décédé »
Après avoir sélectionné la bonne option, enregistrez.
En fonction de la législation de votre pays, vous serez amené à tenir certains registres comme un registre d’antibiotique ou de stupéfiants par exemple.
Il existe certains registres qui sont déjà présents et pré-enregistrés dans votre compte Vetup.
Pour cela allez dans Paramètres/Registres
Cliquez sur « Nouveau »
Au niveau de la partie Nom (ici en jaune), il faudra renseigner le nom de votre registre, par exemple « Antibiotiques ».
Il faudra également choisir le Type (ici en rouge), est-ce que ce registre concerne des actes ou des produits ?
Et enfin si vous souhaitez ou non Enregistrer les mouvements de stock (ici en bleu) : c’est-à-dire enregistrer les entrées et les sorties dans ce registre.
Cliquez sur « Enregistrer »
Ensuite allez dans Catalogues/Listes des produits.
Puis sélectionnez le produit, ici en exemple le « Clamoxyl » :
Depuis la fiche produit, cliquez sur Gérer au niveau de la section Registres.
Sélectionnez le registre souhaité, ici Antibiotiques.
Puis, enregistrez
Le registre choisi est maintenant noté dans la section Registres de la fiche du produit
Terminez en enregistrant vos modifications.
Le produit Clamoxyl 1g est maintenant relié au registre Antibiotiques.
Chaque fois qu’une vente sera enregistrée pour le produit Clamoxyl 1g, sa sortie va être générée automatiquement dans le registre correspondant.
Depuis la Liste des produits, je peux également visualiser rapidement quels sont les produits qui sont associés à tel ou tel registre.
Il suffit de cliquer sur le menu déroulant Registre et de choisir celui dont vous souhaitez afficher les produits.
Vous pouvez consulter les registres dans le menu Historique/Registres
Choisissez le registre que vous souhaitez consulter, ici Antibiotiques.
Vous pouvez également effectuer vos recherches par période et numéro de lot.
Ainsi vous pourrez visualiser toutes les entrées et les sorties des antibiotiques liés au registre Antibiotiques.
Vous bénéficiez des recettes illimitées quelle que soit la situation (>140 situations physiopathologiques disponibles ; recettes ménagères, industrielles et mixtes)
(pas de coaching disponible : des recettes en situation de croissance ou traitement de surpoids sont disponibles mais sans suivi : à vous de contacter le propriétaire chaque mois pour refaire des recettes…)
Recettes signées du Dr. Vet. Géraldine Blanchard, Spécialiste en nutrition clinique vétérinaire
Vous disposez de tutos-vidéos pour utiliser le service, commandes des recettes
(pas de support nutrition ni de suivi ou assistance en nutrition)
Email dédié pour vos questions en nutrition clinique
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et bien d’autres avantages
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=> contacter vetup@vet-nutrition.com pour abonnement annuel Vet Nutrition Pro => ANE demande ensuite ouverture de l’accès à Vet-Nutrition pour la clinique
Présentation de l’ensemble du service Vet-Nutrition Pro en vidéo
Tarifs mis à jour en août 2023 vet-nutriton vetnutrition nutrition
Lorsque vous éditez un acte (une procédure), la section « Détail affiché sur la facture », il est possible d’indiquer des informations supplémentaires que vous aimeriez voir apparaître sur vos factures.
Par exemple dans le détail de l’acte ovariectomie, vous pouvez indiquer que le suivi post op et le retrait des points sont compris dans le prix de l’acte.
Nous vous montrons dans cette vidéo comment enregistrer ces détails.
Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom, …), plusieurs solutions s’offrent à vous :
Si les fiches ne contiennent pas encore d’informations, vous pouvez simplement les archiver.
Si au contraire elles contiennent des données importantes comme des consultations, des comptes-rendus, etc.. alors il faudra regrouper tout cela dans une seule fiche. On appelle cela « Fusionner deux fiches » et cette vidéo vous indique comment procéder
Voici comment ajouter des conseils, des modèles prés établis, des conduites à tenir, des informations utiles sur le bas d’une ordonnance.
Ouvrez le menu « Paramètres/Modèles ordonnances » et cliquez sur le bouton « Nouveau » ou modifiez un modèle existant
Pour cet exemple, on crée un modèle pour les ordonnances ne contenant que des des médicaments à récupérer en pharmacie humaine.
On ajoute :
le titre : pour cet exemple, on ajoute « Médicaments en pharmacie »
un code
le commentaire : pour cet exemple, on ajoute la phrase « Les médicaments prescrits sur cette ordonnance sont à retirer en pharmacie humaine ».
Dans la visite, après avoir ajouté les produits dans le panier, cliquez sur le bouton « Ordonnances » et validez les produits que vous voir sur l’ordonnance
puis sélectionner le modèle que vous avez créé qui vous intéresse (ici, « Médicaments en pharmacie » )
Vous pourrez ensuite imprimer et/ou envoyer cette ordonnance par email à votre propriétaire.
Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans « Paramètres/Paramètres généraux«
puis dans les différents onglets :
Visites (pour appliquer un arrondi sur la facture globale)
Actes (pour appliquer un arrondi sur le prix des actes)
Produits (pour appliquer un arrondi sur le prix des produits)
Dans le panier de votre visite, vous pouvez cliquer sur le lien « Arrondir la visite »
Le logiciel ajoutera une ligne « arrondi factures » et le montant total de la facture sera arrondi
Lorsque vous souhaitez fixer un rendez-vous après une période définie (15 jours / 3 semaines) vous pouvez utiliser le calendrier pour trouver la date la plus adaptée plus rapidement.
Lorsque vous faites une prescription au cours d’une visite, vous pouvez configurer le renouvellement des médicaments en indiquant :
Le nombre de renouvellement
La période de validité du renouvellement
La quantité
Ainsi, lorsqu’un propriétaire viendra pour le renouvellement de traitement de son animal, une petite icône, dans le panier de la visite, indiquera qu’il existe un renouvellement en cours de validité.
En cliquant sur cette icône vous afficherez la liste des produits et vous pourrez sélectionner ceux à ajouter au panier.
Tous les détails pour bien gérer vos renouvellements sont expliqués dans cette vidéo :
Lorsque vous déplacez un rendez-vous dans l’agenda, pensez à vérifier s’il n’y avait pas de rappels programmés.
Cette vidéo montre comment modifier les rappels prévus afin qu’ils contiennent les nouvelles informations du rendez-vous (nouvelle date, heure, vétérinaire en charge de la consultation, …)
Dans l’écran « Historique » d’un animal, vous pouvez voir l’historique des factures le concernant ainsi que leurs état (réglé ou non).
Petite astuce si votre client a plusieurs animaux et que vous voulez visualiser l’historique des factures de tous ses animaux, il vous suffit de cliquez sur l’icône « Liste » dans la fiche d’un de ses animaux.
Dans la colonne « Réglée » les icônes vous informent de l’état de la facture :
1 = Visite facturée, partiellement ou totalement impayée
Ouvrez la fiche de l’animal concerné et dans la section « Historique« , cliquez sur l’onglet « Créer devis » (ou « Créer estimé« )
Ajoutez les différents actes et produits que vous souhaitez ajouter sur le devis
Il est ensuite possible, en cliquant sur la ligne du produit ou de l’acte, de modifier la quantité, le prix ou encore d’ajouter un commentaire que vous souhaitez voir apparaître sur le devis et la future facture concernant cet acte/ ce produit
Vous pouvez également ajouter un commentaire dans le bas de votre devis soit
en y intégrant un des modèles de texte que vous avez précédemment créés dans le menu « Modèles/Modèles textes »
en saisissant un texte dans la section « Commentaire »
Vous pouvez ensuite enregistrer, imprimer ou envoyer par mail le devis à votre client ou encore créer une visite à partir de ce devis s’il est validé par le client.
Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
Sélectionnez le ou les utilisateurs
Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin
Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
Je sélectionne les différents éléments
J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
Lorsque vous voulez effectuer le règlement d’une visite, il est possible de faire apparaître un mode de règlement par défaut dans la case « Mode »
Dans l’exemple de la capture ci-dessous, le mode de paiement par défaut est par Carte Bancaire
Nous vous rappelons que vous pouvez créer de nouveaux modes de règlements dans Paramètres/Modes de paiement puis, en cliquant sur le bouton « Nouveau »
Cette vidéo vous indique comment paramétrer ce mode de paiement par défaut.
Il est possible, lors d’une prise de rendez-vous pour un nouveau client, de créer sa fiche directement depuis la page de prise de rendez-vous de l’agenda.
Il suffit de sélectionner le créneau souhaité sur l’agenda, puis le bouton à côté de la recherche rapide.
Enregistrez le nouveau client et remplissez les informations du RDV puis cliquez sur « Enregistrer »
Pour créer un profil utilisateur il faut aller dans Gestion des utilisateurs / Gestion des utilisateurs
Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter un nouvel utilisateur
Vous pouvez remplir les différents champs disponibles
Dans cet écran, le nom de l’utilisateur est obligatoire. idéalement, il faudrait ajouter l’adresse mail.
Dans l’onglet Paramètres, l’identifiant est automatiquement créé (il est constitué de la première lettre du prénom suivi du nom de famille).
Concernant le mot de passe, il doit répondre à plusieurs règles de sécurité :
une lettre majuscule
une lettre minuscule
un chiffre OU un symbole parmi la liste : ! »#$%&'()+,-./ :;<=>?@ []^_`{|}~£µ§
Une longueur de 12 caractères minimum
Si dans les paramètres généraux / Affichage, vous avez activé l’option Changement rapide d’utilisateur, vous pouvez compléter le champ PIN.
Ce qui permettra à votre assistante de s’identifier très rapidement lorsqu’elle accèdera à un ordinateur sur lequel elle n’est pas connectée.
Dans l’onglet Cliniques, sélectionnez la ou les cliniques où votre assistante pourra intervenir.
Cliquez sur le bouton Sélection
Cliquez sur la première clinique et validez l’ajout.
Si vous avez un compte multicliniques, vous pouvez répéter cette opération jusqu’à ce que toutes les cliniques voulues soient ajoutées
Dans l’onglet Licences, vous pouvez indiquer les codes de différentes applications (EVDS, Loginut, Boxvet)
Dans l’onglet Agenda, votre assistante pourra personnaliser ses choix d’affichage de l’agenda
Dans l’onglet Préférences, votre assistante pourra personnaliser d’autres choix de présentation par défaut pour différentes sections de Vetup.
Dans l’onglet Droits, vous pourrez personnaliser les droits d’utilisateur et les droits de navigation que vous voudriez lui donner.
Lorsque vous avez terminé n’oubliez pas d’enregistrer !
Sélectionner le créneau souhaité (en fonction du jour, du vétérinaire présent, des disponibilités)
Sélectionner le client
Ajouter le sujet du RDV (et la description si nécessaire)
Une fois que toutes les informations sont remplies et vérifiées (vétérinaire, date, heure, animal, confirmation ou rappel de RDV, …), cliquez sur « Enregistrer »
Astuce : Lorsque vous passez le curseur de votre souris sur le rendez-vous, une info-bulle s’affiche avec plus d’informations concernant ce rendez-vous
Si des rappels de RDV sont programmés, vous pouvez les trouver en éditant le rendez-vous puis dans l’onglet « Rappels »
Ils seront notés comme traités lorsqu’ils auront été envoyés.
Il est aussi possible d’ajouter un RDV depuis la fiche client directement
Informations complémentaires
Vous pouvez créer des modèles de rappel ou de confirmation de RDV dans le menu Modèles > Modèles emails et Modèles SMS
Ensuite il faut attribuer vos modèles aux rappels correspondants dans le menu Paramètres > Envois emails et Envois sms
Pensez à cliquer sur le bouton « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.
Vous pouvez également attribuer des modèles de mail ou de sms différents en fonction du type de RDV (par exemple pour les rendez-vous de chirurgie). Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Type de rdv de l’agenda et choisissez les modèles adéquats vos types de rendez-vous
Notez que si vous ne sélectionnez pas de modèle pour vos types de rendez-vous, ce sera les modèles choisis dans les menus « Paramètres/Envois emails » et « Paramètres/Envois sms » qui seront envoyés.
Il est dorénavant possible de programmer des rappels récurrents.
Cette fonctionnalité vous sera utile pour rappeler à votre client de ne pas oublier certaines actions tout au long de l’année.
Exemple : Votre client a acheté plusieurs comprimés pour vermifuger son compagnon.
Grâce aux rappels récurrents, vous allez pouvoir lui rappeler de donner le comprimé tous les 3 mois.
La première étape est de préparer vos modèles de rappels (les textes qui seront envoyés par courrier, mail et sms), la seconde étape sera de paramétrer vos produits et enfin, lors de l’ajout du produit dans le panier, choisir le rappel qui convient à l’animal.
Pour cela rendez-vous dans Catalogue / liste des produits.
Éditez votre produit
Dans notre exemple nous allons utiliser le Milbemax
1 – Sélectionnez l’onglet Rappels
2 – Sélectionnez le modèle de rappel souhaité préalablement préparé (voir étape I)
3 – Cliquez sur nouveau
Dans l’onglet Rappel/Rappel dans :
1 & 2 – Renseignez dans combien de temps le rappel doit être envoyé
La case 1 permet de renseigner un nombre et la case 2 permet de renseigner la période : jours, mois, années
→ Rappel dans 3 jours, 3 mois ou 3 ans
3 – Sélectionnez l’option qui vous convient :
Envoyer ce rappel X temps après la date de la première administration
X temps après la naissance de l’animal si celle-ci est renseignée dans la fiche de l’animal en question
Dans l’onglet Rappel/Envoi
1 – Sélectionnez le ou les modes d’envoi qui vous conviennent
2 – Renseignez le nombre de jour avant lesquels l’envoi sera effectué par rapport à la date du rappel paramétrée dans la section Rappel dans
Dans l’onglet Rappel/Récurrence
1 – Par défaut la case « Sans récurrence » est cochée. Dans ce cas, il n’y aura qu’un rappel envoyé
→ Pour enregistrer une récurrence, décochez la case
2 & 3 – Renseignez le nombre et la durée de la période après le 1ier rappel (c’est à dire après l’administration ou l’anniversaire de l’animal, selon l’option que vous avez cochée dans la section « Rappel dans : »
4 – Renseignez la fréquence, c’est-à-dire le nombre de fois que le rappel devra être envoyé
La section « Modèle de rappel » vous voyez, à titre informatif, le modèle que vous avez préalablement sélectionné
Enregistrez votre rappel
III – Exemples de récurrence
Exemple 1
Ici, le client a acheté un traitement de vermifugation pour 1 an, qu’il devra administrer à son compagnon tous les 3 mois. Soit 4 comprimés au total.
Le premier comprimé sera donné le jour-même.
Comme il s’agit d’un vermifuge, j’ai décidé d’envoyer ce rappel 4 fois, tous les 3 mois après la première administration. Ce rappel s’enverra pas courrier, email et sms, comme je l’ai paramétré.
Comprimé 1 est administré le 04/01/2023, le rappel ne sera pas envoyé car il s’agit du jour de la 1ère administration, sur laquelle les calculs sont basés pour l’envoi des rappels récurrents
Comprimé 2 à administrer le 04/04/2023, le rappel sera envoyé le 01/04/2023 (3 jours avant le rappel)
Comprimé 3 à administrer le 04/07/2023, le rappel sera envoyé le 01/07/2023 (3 jours avant le rappel)
Comprimé 4 à administrer le 04/10/2023, le rappel sera envoyé le 01/010/2023 (3 jours avant le rappel)
Arrivé à ce terme, 4 comprimés ont été administrés, mais seulement 3 rappels envoyés alors que 4 récurrences ont été demandées
Le dernier rappel sera envoyé le 01/01/2024 pour une administration au 04/01/2024, ce dernier rappel sert en fait de mémo pour que le propriétaire pense à revenir chercher le vermifuge
Exemple 2
Pour la continuité de ce tutoriel j’ai créé un second type de rappel pour le même produit. Il y a donc :
Le rappel récurrent précédemment paramétré, tous les 3 mois, 4 fois
Le nouveau rappel, tous les mois, 10 fois
Depuis une consultation
ajoutez le produit dans le panier (ici Milbemax)
Étant donné qu’il y a deux rappels possibles, un message d’alerte et la petite cloche rouge s’affichent vous indiquant qu’il y a un choix à faire
Pour choisir le rappel que vous voulez, cliquez sur la cloche rouge
La fenêtre de modification du produit s’affiche
1 – Dans l’onglet Rappels/date d’administration saisissez la date à laquelle la première administration aura lieu (2). Par défaut, cette date est la date du jour.
Dans certaines situations, vous pourriez demander au propriétaire de ne donner le médicament à son animal que x jours après la consultation.
Dans ce cas, il faut changer la date d’administration afin que les rappels soient calculés par rapport à cette date
IV – Cas n° 1 : vous utilisez un rappel paramétré précédemment
Dans la section « Rappel dans« , sélectionnez le rappel que vous souhaitez appliquer, avec les récurrences désirées
Pour notre exemple nous choisissons : « Rappel 3 mois après la date d’administration puis tous les 3 mois, 4 fois »
Les cases suivantes se remplissent automatiquement selon vos préférences paramétrées initialement
Vous avez également la possibilité d’envoyer un rappel pour la première administration
Enregistrez votre rappel
Cas n° 2 : vous souhaitez utiliser un rappel personnalisé pour cet animal
⇒ Attention : dans ce cas, il n’est pas possible d’avoir des récurrences pour le rappel
Dans la section « Rappel dans », si vous ne sélectionnez pas de rappel préalablement enregistrés, vous ne pouvez que renseigner la date dans « ou le«
Il n’y a qu’une date possible, pas de récurrence
Dans ces deux situations, une fois que vous avez enregistré votre rappel correctement, la cloche rouge qui était présente initialement dans la consultation passe en vert
L’alerte des rappels a disparu
Depuis l’onglet Rappels de la consultation, vous pouvez visualiser tous les rappels prévus pour cet animal
Lors d’un réajustement de traitement, il est parfois nécessaire de supprimer un renouvellement en cours pour le remplacer par un renouvellement du produit avec le nouveau dosage
Vous pouvez supprimer un vétérinaire qui, par exemple, ne travaille plus dans votre clinique. Il ne s’agit pas, en réalité, d’une réelle suppression mais d’un archivage : non seulement, tout l’historique de cet utilisateur est conservé mais vous pouvez aussi réactiver ce compte utilisateur.
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