Paramétrer une unité de poids sur votre compte
Vous pouvez paramétrer l’unité de poids que vous souhaitez utiliser sur votre compte dans la section Paramètres / Paramètres généraux / Formatage.(Kg, Lbs…)
Si vous choisissez l’unité Kg ou Lbs, vous pouvez demander, sur la fiche animal, à voir l’équivalence Kg ⇄ Lbs au survol de la zone poids.
À quoi sert la case disponible dans les activités de planning ?
La case disponible associée aux activités de planning va permettre de faire disparaître de l’agenda la colonne d’un utilisateur noté, pour toute la journée, absent,en congés ou encore en formation…
Ajouter des actes, produits ou packs à une visite
Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)
À voir aussi : « Création d’un pack qui englobe les actes et produits«
Détail des ventes d’un produit
Dans l’onglet STATS, lors de la consultation des ventes d’un produit sur une certaine période, vous pouvez savoir combien d’unités de ce produit ont été vendues à un client, pour quel animal et à quelle date.
Imprimer un document
L’impression d’un compte-rendu, d’une facture, d’une prescription pourra se faire directement depuis la visite concernée ou depuis les sections HISTORIQUE (comptes-rendus, ordonnances…) ou FINANCES (pour les factures)
Accéder facilement à un jour précis dans l’agenda
Pour accéder facilement à un jour particulier de l’agenda, vous pouvez soit utiliser la vue au mois puis cliquer sur le jour concerné, soit utiliser le petit calendrier disponible dans le haut de l’écran de l’agenda . Ces fonctions vous aideront à fixer un rendez-vous de suivi pour un animal 15 jours, 3 semaines ou encore un mois après la consultation initiale.
Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous
Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal
Rechercher une fiche animal
Délivrer un passeport
Consulter facilement tous les contacts d’un client
Tous les contacts enregistrés sur une fiche client sont directement visibles au survol de la zone des contacts de cette fiche client
Connexion 4G en cas de coupure Internet
- Partage de connexion à partir d’un iPhone
- Partage de connexion à partir d’un Android
- Exemple de routeur 4G
- Offre multi-SIM chez Orange
- Offre complète routeur 4G chez Orange
- Autre solution : connexion à une clé 4G
- Avec une clé 4G, vous pouvez connecter seulement 1 ordinateur à Internet. Cette solution n’est donc valable que si vous avez un seul ordinateur à la clinique.
Intérêts de la recherche avancée
La recherche avancée va vous permettre de rechercher des clients ou animaux selon des critères bien précis mais également de créer des listes de diffusion incluant différents filtres (chats, animaux de plus de 7 ans, diabétiques…) pour les emails ou newsletters que vous souhaitez envoyer à votre clientèle.
Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup
Gestion des rappels en mode multiclinique
Sélectionner le type de rendez-vous apparaissant par défaut lors d’une prise de rendez-vous
Lors d’une prise de rendez-vous, les types de rendez-vous qui apparaissent dans le sélecteur sont classés par ordre alphabétique. Vous pouvez néanmoins préciser dans le paramétrage si vous voulez voir apparaître par défaut un type de rendez-vous en particulier (par exemple « consultation » si ce type de rendez-vous est celui que vous réalisez le plus souvent)
Repérer facilement la date et l’heure du jour dans l’agenda
Paramétrer la taille de l’agenda
En fonction de la durée des plages horaires que vous allez paramétrer pour l’agenda, vous pourrez voir une partie de la journée ou la journée entière à l’ouverture de la fenêtre AGENDA
Accéder au planning depuis l’agenda
Si un utilisateur a les droits concernant le planning, il peut utiliser un lien spécifique pour se rendre directement sur le planning depuis l’agenda.
Ouvrir une nouvelle fenêtre de navigation pour revenir plus facilement à une liste…
Un petit sigle présent à la fin de chaque ligne dans certaines listes vous permet d’ouvrir les visites concernées dans une nouvelle fenêtre de navigation. Vous pouvez ainsi contrôler les informations associées à ces visites, tout en revenant ensuite facilement à la liste de départ.
Envoyer une facture globale à un éleveur, un refuge…
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
Cocher la case de rappels de RDV par SMS par défaut
Vous pouvez préciser si vous souhaitez que la case à cocher de rappel de RDV par SMS de l’agenda soit cochée ou non par défaut
Réaliser un export Excel de mon historique de visites, visites référées ou ventes
Il est possible de réaliser un export Excel de vos Historiques de visites, de consultations référées et/ou de vos ventes sur une période donnée.
Fonctionnement général des Avoirs
Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda
Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Paramétrer les activités de planning
Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.
Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Associer un nom d’expéditeur aux envois de SMS par votre clinique
Un paramétrage permet de spécifier un nom d’expéditeur pour vos envois de SMS.
Vous pouvez spécifier ce nom dans PARAMÈTRES / CLINIQUES / GÉNÉRAL / EXPÉDITEUR (SMS)
Recettes par utilisateur pdf
Un document comptable nommé « recettes par utilisateur (pdf) » est disponible dans l’onglet FINANCE / RÈGLEMENTS ou par le raccourci RÈGLEMENTS : il propose un récapitulatif des recettes par utilisateur et par moyen de paiement sur la journée ou sur une période de votre choix.
Ce pdf permet, pour les cliniques qui comprennent plusieurs salles de consultation ou plusieurs caisses, de regrouper les recettes du jour par utilisateur et par mode de paiement afin de faciliter la vérification des encaissements chaque soir (avec un sous total pour chacune de ces sous catégories).
Connaître le total des remises effectuées sur l’ensemble des actes ou des ventes facturées sur une période donnée
Pour connaître le total des remises que vous avez accordées sur les actes ou produits facturés pour une période donnée, cliquez sur FINANCES / ACTES FACTURES ou PRODUITS FACTURES
Indiquez la période qui vous intéresse, le total des remises HT de cette période est affiché juste au-dessus des totaux HT et TTC des paiements de cette période.
Modifier la date d’encaissement d’un paiement
Si une mauvaise date d’encaissement a été enregistrée pour un règlement, il est possible de la corriger tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable.
Éditer un document PDF regroupant toutes les prescriptions sur une période donnée
Vous pouvez facilement imprimer ou télécharger un document contenant l’ensemble des prescriptions, ordonnances délivrées par votre clinique sur une période donnée.
Utilisation de l’agenda
Paramétrage des numéros de lots qui s’inscrivent par défaut dans les sélecteurs de numéros de lots
Nous vous rappelons que pour pouvoir faire apparaître les numéros de lots de vos produits sur vos prescriptions et dans vos registres, il faut préalablement associer ces produits à un registre dans votre catalogue produits.
Vous avez le choix entre plusieurs options concernant le numéro de lot qui apparaît par défaut dans le sélecteur lors de l’ajout d’une ligne de facturation d’un produit.
Vous pouvez décider de faire apparaître dans le sélecteur :
- Rien, pour obliger les utilisateurs à bien contrôler et saisir le numéro de lot du produit qu’ils sont en train de vendre avant de l’enregistrer,
- Le numéro de lot du dernier produit de ce type vendu, pour gagner du temps et n’avoir qu’à valider ce numéro (il suffira alors d’enregistrer ce numéro ou de le modifier pour un autre numéro de lot si les numéros de lot du produit vendu ont changé depuis la dernière vente)
- Le numéro de lot ayant la date d’expiration la plus proche (pour s’assurer de bien vendre les produits les plus anciens avant les suivants). Pensez bien alors à archiver les numéros de lot complètement écoulés au fur et à mesure pour que le numéro proposé corresponde bien toujours à la réalité)
- Le lot qui a été enregistré sur le programme à la date la plus ancienne.
ATTENTION, même si un numéro de lot apparaît par défaut dans les sélecteurs, il doit être Validé (en cliquant sur le petit code barre rouge de sa ligne de facturation puis ENREGISTRER ou en cliquant sur la ligne de facturation, en contrôlant le numéro de lot puis en cliquant sur ENREGISTRER) pour apparaître dans vos registres et sur vos prescriptions.
Enfin, l’option APPLIQUER AUTOMATIQUEMENT du paramétrage vous permet de valider les numéros de lot inscrits par défaut dans le sélecteur automatiquement (mais nous vous conseillons vivement de néanmoins contrôler la correspondance des numéros de lot entre le produit que vous avez entre les mains et les données enregistrées pour être certain de bien remplir vos prescriptions et registres).
Envoyer un SMS de rappel de RDV personnalisé
Vous pouvez envoyer un rappel de rendez-vous par SMS à vos clients en cochant la case « rappel SMS vers le numéro… » de la page de prise de rendez-vous.
Le message envoyé sera alors celui que vous avez créé dans MODÈLES / MODÈLES DE SMS puis paramétré par défaut dans PARAMÈTRES / ENVOIS DE SMS / RAPPEL DE RDV.
Mais vous pouvez également décider d’envoyer un rappel de rendez-vous SMS personnalisé pour certains cas particuliers. Cette vidéo vous indique comment procéder
Notion de paiement déposé ou non en banque
Une case « déposé » vous permet de savoir si des paiements ont déjà été remis en banque ou non
Enregistrer un paiement différé
Cette vidéo vous indique comment créer un règlement différé
Utiliser la fonction calculatrice lors d’un paiement
Une calculatrice peut vous aider à calculer la somme à rendre à un client pour un paiement en espèces ou encore le montant de chaque paiement partiel pour un règlement en plusieurs fois.
Appliquer une augmentation généralisée des tarifs des actes / procédures
Une augmentation globale des tarifs de tous vos actes, toutes vos procédures, ou de tous les actes d’une même catégorie peut être réalisée en une seule action. Cette vidéo vous indique comment procéder
Paramétrer l’affichage des tarifs catalogue en HT ou TTC
Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Il est possible, en tant qu’utilisateur d’un compte Vetup, de se logger très rapidement à ce compte grâce à la fonction « identification par code PIN ». Cette vidéo vous indique comment activer cette fonction sur votre compte, spécifier un code PIN pour chaque utilisateur (cette possibilité n’est accessible que pour l’administrateur du compte) puis comment passer très rapidement d’un utilisateur à un autre.
Utiliser le planning Vetup
Vous pouvez créer un planning tenant compte des jours et horaires de présence ou absence des différents utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Vous pouvez également préciser que certains horaires seront dédiés à telle ou telle activité (chirurgie, consultations spécialisées, urgences…).
Pour créer les différents types d’activités de votre planning, nous vous conseillons, avant toute chose, de visionner la vidéo : Paramétrer les activités de planning
Donner à un utilisateur les droits requis pour changer les mots de passe utilisateurs
L’administrateur d’une clinique peut décider, pour chacun des utilisateurs (qu’il soit vétérinaire ou non), s’il peut modifier ou non les mots de passe utilisateurs
QUÉBEC : Demander à Vetup l’ajout de nouveaux produits CDMV
Gérer les colonnes par utilisateur de l’agenda
Pour une meilleure lisibilité, certaines colonnes de l’agenda peuvent être affichées, ou non, selon vos besoins dans la page agenda.
Cette fonction peut-être notamment utile pour les cliniques dans lesquelles travaillent un grand nombre d’utilisateurs.
Créer rapidement un rendez-vous pour un nouveau client
Il est possible de créer un rendez-vous pour un nouveau client dans l’agenda sans forcément devoir enregistrer tous les détails de la fiche client et sans devoir créer immédiatement la fiche animal.
Saisie du poids d’un animal
Mode multiclinique : gestion des tâches et des utilisateurs
Dans le mode multiclinique, les listes d’utilisateurs proposées pour la création de tâches ou la gestion des utilisateurs se limitent aux seules personnes qui travaillent au sein de chacune des structures.
Régler une visite ou une facture avec plusieurs modes de paiement
Vous pouvez payer une facture ou une visite avec plusieurs modes de règlement différents en utilisant la fonction « ajouter un nouveau paiement »
Créer des catégories et sous-catégories d’actes, de procédures