Cacher certains produits d’un pack sur une prescription ou une facture
Masquer un produit sur mes prescriptions, mes factures ou encore mes étiquettes de prescription
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre RAGE), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’ACTE « VACCINATION RAGE » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « DOSE VACCIN RAGE » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Producing a quote
To create a quote
Open the animal’s file and click on NEW ESTIMATE
Select the different medical services and products that you wish to add to your quote.
By clicking on the product / medical service concerned, it will be possible to modify the quantity, the price, or to add a comment, which you wish to see appear next to the service/product, on the quote and the future invoice.
You can also add a comment at the end of your quote :
Either by using one of your text models previously created in MODELS / TEXT MODELS
Or by adding a new comment in COMMENT AREA
You can then SAVE, PRINT or SEND the quote to your client by email and even create a visit based on this quote should it be accepted by the client.
Create a down payment linked to a visit
To create an advanced payment for an animal during a visit (for example if it needs to be hospitalised), click on PAYMENTS
Select DEPOSIT, choose the PAYMENT TYPE and enter the AMOUNT of the DEPOSIT
You can now SAVE and PRINT a RECEIPT for the owner
Then, input any additional treatment carried out during the hospitalisation in INVOICING
Once this is completed, you can create your final invoice
To do this, click on PAYMENTS,
Then, on YES (under DEPOSIT)
Now click on CLOSE DEPOSIT
You will now see that your deposit is considered a real payment
Then, click on ADD A SETTLEMENT to obtain the overdue balance.
Input PAYMENT TYPE and SAVE or PRINT RECEIPT for the owner
Afficher l’historique des rendez-vous d’un animal
Avant de programmer une nouvelle visite pour un animal, vous pouvez retrouver l’ensemble des rendez-vous passés et à venir de cet animal en utilisant l’historique des rendez-vous.
Pour cela, ouvrez la fiche de l’animal
Cliquez sur l’onglet RENDEZ-VOUS de la page historique de l’animal
Vous obtiendrez alors la liste de tous les rendez-vous passés mais également de tous les rendez-vous à venir de cet animal
Si vous souhaitez lui programmer une nouvelle consultation dans l’agenda, il vous suffit ensuite de cliquer sur l’onglet RENDEZ-VOUS de la fiche client
Vetup Updates – May 2019
Mises à jour mai 2019
Solde client, impayés, visites à facturer
Tout sur paramétrage
Présentation générale – Durée : 52min
Modifier la date d’un rendez-vous de l’agenda et des rappels associés
Supprimer un renouvellement
Lors d’un réajustement de traitement, il est parfois nécessaire de supprimer un renouvellement en cours pour le remplacer par un renouvellement du produit avec le nouveau dosage
Créer et gérer mes renouvellements
Attribuer une clinique et un vétérinaire traitant à un animal
Lors de la première consultation d’un animal, la clinique dans laquelle s’est déroulée cette visite et le vétérinaire qui a réalisé la visite vont être ajoutés à la fiche animal en tant que clinique de référence et vétérinaire traitant pour cet animal.
Ici, l’animal a réalisé une visite à la clinique du bonheur et a été reçu pour sa première visite par le Dr Portrat qui a été enregistré comme son vétérinaire traitant.
Vous pouvez, si nécessaire, modifier ces informations dans la fiche animal / MODIFIER / champs « Clinique traitante » et « Vétérinaire traitant » puis ENREGISTRER
Inclure ou ne pas inclure un utilisateur dans l’agenda
Gérer mes registres (exemple des narcotiques)
Utiliser les déclinaisons de prix
Il est possible d’attribuer différents tarifs à un même acte, à une même procédure en utilisant la fonction « déclinaison de prix »
Email models to write your message faster
Modifier les rappels pour un rendez-vous dont je viens de changer la date
Paramétrer mon compte Vetup
Bien remplir mes prescriptions, ordonnances
Créer automatiquement des rappels pour mes vaccins
Gérer mes consultations de phytothérapie
How to make an invoice with 2 visits, 2 animals
Create an alert regarding an owner or an animal
You can add a comment to an owner’s or animal’s sheet.
To do that, open the owner’s page,
Click on EDIT in the owner’s or animal’s box (depending on whether you want to add your note for the animal or the owner)
Click on MISC (miscellous) and add the text of your alert
This alert will now appear on the animal’s sheet
You can specify in SETTINGS whether you want alerts to be automatically readable or whether you want them to be readable only when you place your pointer over them.
To do this, click on SETTINGS / GENERAL SETTINGS / DISPLAY and specify whether you want a pop-up window for alerts to appear each time you open a page and whether you want the alerts to be directly visible or not.
Insérer une image avec lien web sur un modèle d’email ou de compte-rendu
Cette insertion d’image peut aussi être réalisée sur les comptes-rendus et tout autre document qui utilise l’éditeur de texte avec l’icône « insérer une image ».
Edit a list of your reminders
To print the list of your reminders,
Click on MEDICAL / REMINDERS
Select:
- If you want to edit this list according to the sending date or the reminder date
- The period concerned,
- SMS, email, letter or phone call depending on what you want to see appear on your document
and click on EXPORT TO EXCEL
This will automatically produce a .csv list that you will be able to change to a .pdf list using your editing programme.
Insérer du texte sur un compte-rendu en « copier/coller »
Commande vers une centrale non reliée à Vetup (avec lecteur datamatrix)
Passer une commande vers ma centrale d’achat
Colour coding for appointments
Each type of appointment can be colour coded, which will give you an overall picture of what type of appointments you will have on a specific day.
To do that,
Click on SETTINGS / APPOINTMENT TYPES
Then, click on NEW and create as many types of appointments as necessary, colour coding them at the same time.
Now, if you click on « COLOUR BY APPOINTMENT TYPE » in your diary, each appointment will appear in its designated colour.
Créer un certificat
Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.
Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU
Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.
Generer des codes-barres pour les produits qui n’en ont pas
Si certains de vos produits n’ont pas de code-barres (jouets, laisses n’en comportant pas ou produits que vous confectionnez vous même) , vous pouvez demander à créer un code-barres aléatoire pour ce produit.
Cliquez sur CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS
Ouvrez la fiche du produit concerné puis cliquez sur GENERER UN CODE PRODUIT
Un code produit va immédiatement être créé.
Si vous imprimez des étiquettes présentoir ou produit pour ce produit, un code barres sera maintenant présent.
Ce code-barres sera alors reconnaissable par votre douchette ou lecteur code-barres pour ajouter ce produit dans une facturation de visite ou de vente.
Gérer les étiquettes présentoir
Vous avez la possibilité de créer des étiquettes à apposer sur vos présentoirs de présentation de croquettes…
Commencez par paramétrer la taille de ces étiquettes dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES
N’oubliez pas d’y indiquer les marges de la feuille d’étiquettes et les espacements entre les étiquettes si ils existent.
Vous pourrez également préciser si vous souhaitez afficher la référence du produit, indiquer son prix en HT ou TTC…
Pour imprimer ces étiquettes présentoir, vous pourrez ensuite vous rendre dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS
Indiquez, si vous le souhaitez, une catégorie en particulier, cochez les cases des produits pour lesquels vous souhaitez imprimer une étiquette présentoir puis cliquez sur X ETIQUETTE(S) PRESENTOIR
Gérer les étiquettes prescription
Le programme vous permet de créer des « étiquettes prescription » avec le détail de vos indications pour chacun des produits prescrits lors d’une visite. Ces étiquettes pourront être collées sur les boîtes de médicaments.
Le paramétrage de la taille de ces étiquettes est à réaliser dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES / ETIQUETTES PRESCRIPTION
Vous pouvez ensuite les éditer dans une visite dès lors que le produit est présent dans votre facturation.
ATTENTION, pour que N° lot, date d’expiration, renouvellements pour un produit soient bien indiqués sur l’étiquette (ou votre feuille de prescription), effectuez bien les actions suivantes dans cet ordre :
- Votre produit est un médicament, vous l’avez relié au registre médicaments et un code barres rouge apparaît sur sa ligne de facturation : pensez bien à cliquer sur le code barres, à contrôler que N° lot et date d’expiration sont corrects puis ENREGISTRER (le code barres devient alors vert : ces informations pourront ainsi apparaître sur votre feuille de prescription, sur vos étiquettes et dans vos registres).
Vous avez ensuite deux possibilités :
- Soit vous cliquez sur une ligne produit, contrôlez voire rectifiez le texte d’instructions pour les ordonnances, indiquez les renouvellements s’il y a lieu…
Puis cliquez sur ENREGISTRER ET IMPRIMER.
L’étiquette du produit pourra alors être imprimée immédiatement
Si vous avez prescrit plusieurs produits nécessitant des étiquettes, renouveler ces opérations pour chaque produit.
- Soit vous cliquez sur chaque ligne de la facturation pour contrôler le texte qui doit apparaître sur la prescription, le modifier si nécessaire, indiquer si des renouvellements sont acceptés… (comme précédemment) et lorsque toutes vos modifications ont été effectuées, cliquez sur ENREGISTRER
Cliquez ensuite sur le bouton ETIQUETTES de la page de facturation pour éditer toutes les étiquettes médicaments
Associer un Tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
historique détaillé d’un animal en mode multiclinique
Si votre structure est constituée de plusieurs cliniques, il est possible de consulter l’historique détaillé d’un animal comportant l’ensemble des visites de cet animal dans l’ensemble des cliniques.
Pour cela, ouvrez la fiche de l’animal, cliquez sur HISTORIQUE
Cochez la case MULTI CLINIQUES puis RECHERCHER
Vous aurez alors accès à l’ensemble des visites de cet animal dans l’ensemble des cliniques de votre structure.
Le nom de la clinique dans laquelle à été effectuée chacune des visites est précisé sur la ligne VISITE de chaque consultation
VOKARE – enquête de satisfaction pour votre clientèle
Gérer mes stocks et entrées de narcotiques si ma centrale d’achat a un portail sécurisé
Générer des relances pour les impayés de mes clients
Créer toutes les factures d’un client sur une période donnée
Si vous souhaitez créer toutes les factures pour un client sur une période donnée (par exemple si vous travaillez avec des éleveurs ou des refuges et que vous leur transmettez leurs factures une fois par mois…),
Cliquez sur FINANCES / VISITES A FACTURER
Indiquez la période concernée et le nom du client qui vous intéresse dans le champ « RECHERCHER »
Cochez les cases des factures que vous souhaitez créer.
Vous avez ensuite 2 possibilités :
- Si vous cliquez sur GENERER LES FACTURES POUR LA SELECTION, une facture PAR VISITE va être générée (ici, création de 2 factures distinctes pour cet exemple)
- Si vous cochez la case « UNE FACTURE PAR CLIENT » AVANT de cliquer sur GENERER LES FACTURES POUR LA SELECTION, une facture UNIQUE regroupant les différentes visites encore non facturées d’un client sera générée (ici, une facture unique regroupant les visites du 08/01 et du 14/01 sera générée pour le client PORTRAT)
Enregistrer un réajustement dans mon registre de stupéfiants / narcotiques
Il est parfois nécessaire d’indiquer dans votre registre stupéfiants / narcotiques certains réajustements liés, par exemple, à un flacon cassé ou encore aux différences entre les quantités réelles injectées et ce qui est lu sur la seringue (impossible sur une seringue d’avoir une lecture très précise de dixièmes de mL…).
Voici comment procéder pour indiquer ces réajustements dans votre registre :
Vérifier la coïncidence entre mes registres et le stock restant d’un produit
Ajouter un hyperlien ou lien web dans un modèle
Une fonction « insertion d’un hyperlien » permet d’ajouter un lien cliquable dans tous les modèles qui peuvent être envoyés par courriel (modèles d’emails / modèles de comptes-rendus…). Ce lien hypertexte ou lien web permet au destinataire du document de passer automatiquement du document qu’il vient de recevoir à une page liée (adresse email, site web…), en cliquant sur le lien que vous avez intégré à votre modèle de courriel.
Pour intégrer ce lien dans vos documents, il vous suffit de cliquer sur le sigle INSERER / MODIFIER UN LIEN et d’y indiquer le lien que vous souhaitez ajouter
Imprimer une étiquette animal
Pour imprimer une étiquette animal « unique »,
Ouvrez la fiche animal, Cliquez sur ACTIONS
puis cliquez sur ETIQUETTE ANIMAL UNIQUE
La taille et la police de ces étiquettes sont paramétrables dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES
Historique détaillé d’un animal incluant ses visites dans plusieurs cliniques d’un groupe
Dans l’utilisation du logiciel en mode multicliniques, il est possible de demander à voir l’historique détaillé d’un animal incluant toutes les visites de cet animal dans toutes les structures du groupe.
Ouvrez la fiche de l’animal, cliquez sur HISTORIQUE
sélectionnez la période souhaitée et cochez la case MULTI-CLINIQUES puis RECHERCHER.
Vous aurez ainsi accès à toutes les visites de cet animal, sur cette période, et dans toutes les cliniques du groupe.
Créer un devis / estimé
Pour créer un devis,
Ouvrez la fiche de l’animal concerné et dans sa page HISTORIQUE, cliquez sur l’onglet CREER DEVIS (ou CREER ESTIME)
Ajoutez les différents actes et produits que vous souhaitez voir apparaître sur le devis.
Il est ensuite possible, en cliquant sur la ligne du produit / de l’acte concerné, de modifier la quantité, le prix ou encore d’ajouter un commentaire que vous souhaitez voir apparaître sur le devis et la future facture concernant cet acte/ ce produit.
Vous pouvez également ajouter un commentaire dans le bas de votre devis :
Soit en y intégrant un des modèles de textes que vous avez précédemment créés dans MODELES / MODELES DE TEXTE
Soit en saisissant un texte dans la zone COMMENTAIRE
Vous pouvez ensuite ENREGISTRER, IMPRIMER, MAILER le devis à votre client ou encore créer une visite à partir de ce devis s’il est validé par le client.
Paramétrer et créer mes courbes (poids / glycémie…)
Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,
Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES
Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe
Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.
Vous avez ensuite 2 options :
- Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
- Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure
Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.
How to change the adress on my invoices
To change the adress in the header of your invoices,
Click on SETTINGS / INVOICE ADRESSES
and register your invoice details. SAVE
