Paramétrer la clôture de mes factures

 

Lorsque vous avez enregistré une facture, vous pouvez clôturer manuellement cette facture en cliquant sur « Clôturer la facture ».

Vous pouvez également décider que certaines actions (impression d’une facture…) vont engendrer une clôture automatique de la facture de la visite.

 

Voir aussi

Différence entre facture enregistrée et facture clôturée

 

Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.

Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.

Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur « Clôturer la facture »

Voir aussi

Édition et clôture d’une facture sur une visite avec acompte

 

Dans les pays où tout paiement doit obligatoirement être associé à une facture,  le simple fait d’ajouter un paiement, même partiel, dans une visite édite et clôture la facture de cette visite.
 
Le comportement est différent dans une visite contenant un paiement d’acompte. Dans ce cas, la facture va s’éditer et se clôturer quand la visite sera considérée comme totalement terminée et réglée, c’est-à-dire quand le paiement total correspondra au prix de la visite.
 

Voir aussi

Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup

Menu paramètres

Cliniques du groupe

  • Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
  • Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

  • Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

Paramètres généraux

Types de RDV de l’agenda

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags

EMAIL / SMS

  • Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

Catalogue

Catégories actes et produits

Actes

  • Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
  • Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
  • Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
    Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
  • Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
    délivrance passeport : cocher

Produits

  • Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
  • Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
  • Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
  • Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
  • Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

  • Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)

Si travail avec analyseurs IDEXX

Associer obligatoirement un nom de praticien à une ligne de facturation

 

Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.

Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.

Gérer les rappels et confirmations de RDV pour des chirurgies

 

Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.

Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.

La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.

Voir aussi

Créer un catalogue de spécialités humaines

 

Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.

 

Voir aussi

Créer une section du catalogue produits dédiée aux médicaments humains

 

Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.

Voir aussi

Créer de nouvelles espèces, races… depuis une fiche animal

 

Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)

Voir aussi

Créer un nouveau client (vidéo globale)

 

Il est possible de créer un nouveau client depuis la liste des clients, depuis l’agenda lors d’une prise de rendez-vous, ou encore depuis la salle d’attente (pour un client qui se présenterait avec son animal à la clinique pour la première fois et souhaite passer le jour même en consultation)

 

Voir aussi

Training videos for Veterinarians

Users management : PIN code creation and modification (quick user switch)

Scheduling an appointment / appointment confirmation and reminder through the calendar

Make a visit

    Move customer from the waiting room

    Consult the history from animal to be received

    Reports

    Attached files

    Adding acts and/or products during a visit

    Prescription

    The tags system

    Visit payment

    When a visit payment is registered by a Assistant at reception desk you will, in the visit’s invoicing tab, only seize your billing lines of acts (procedures) and products, and Assistant will proceed with the payment registration steps as shown in the videos.

    Product management

    Referred cases management

    Choix pour le matériel informatique

    Vous pourrez trouver ci-dessous des machines qui sont agréables à utiliser sur le logiciel Vetup.
     
    Ordinateurs / écran / UC intégré (pratique à l’accueil où il n’y a pas toujours la place de placer l’unité centrale) :
     
     
     
    Ordinateurs de bureau sans écran :
     
     
     
     
     
    Mac mini :  machine très puissante par rapport au prix (vivement conseillé) :
     
     
    Ordinateurs portables :
     
     
     
     
    Gamme au-dessus des précédents, très bonne machine :
     
     
    iPad : tous les modèles actuels sont agréables à utiliser sur Vetup
     
    Tablettes Android : attention aux tablettes à moins de 400€ TTC. Elles sont le plus souvent un peu lentes pour naviguer sur Chrome. 
     
     
     

    Trouver à quelle commande sont liés des produits « en traitement »

     

    Lorsque des produits sont déjà présents dans une commande (simple commande en préparation ou commande déjà envoyée au fournisseur), ils sont considérés en traitement (pour éviter de recommander un produit en attente de réception).

    Cette vidéo vous indique comment retrouver à quelle commande sont associés des produits lorsqu’ils sont notés « en traitement » dans la page de création de commande ou dans la page de gestion des stocks.

     

    Tester le logicel Vetup

    Essai gratuit immédiat



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