Utiliser la fonction EXPORT EXCEL des commandes

Si votre centrale d’achats ou votre fournisseur de médicaments n’est pas directement relié à Vetup, vous avez néanmoins la possibilité de de préparer vos commandes et gérer vos stocks depuis Vetup.

La fonction EXPORT EXCEL intégrée dans les commandes peut vous aider à transférer vos commandes à votre fournisseur de médicaments si son portail de commandes permet l’import de fichiers de type Excel.

 

Archiver un N° de lot

Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament)

J’ai édité plusieurs factures par erreur au lieu d’une et souhaite grouper les paiements de ces factures

Cette vidéo concerne les pays dans lesquels les factures sont non modifiables après leur édition.
Si vous avez réalisé plusieurs visites pour un animal et avez édité une facture par visite au lieu d’une facture unique regroupant toutes ces visites, vous pouvez néanmoins regrouper en un seul règlement le paiement de ces différentes factures.

 

Dans le même thème, voici la vidéo qui indique comment grouper plusieurs visites d’un ou plusieurs animaux sur une même facture

 

Mises à jour juin 2019

VITESSE DE NAVIGATION

Nous avons mis à jour le système de base de données afin d’accélérer la navigation sur votre logiciel Vetup. La puissance du serveur a été doublée aussi bien au niveau du processeur que de la mémoire vive. Une mise à jour système a aussi permis aussi d’optimiser les échanges entre votre compte Vetup et le serveur de base de données.

N’hésitez pas à nous contacter si vous observez tout de même un ralentissement. En général, il s’agit d’un problème de réseau local à la clinique. Nous analysons toutes vos demandes afin d’optimiser l’expérience utilisateur sur Vetup. Nous pouvons aussi intervenir au niveau de votre réseau local en prenant le contrôle d’un de vos ordinateurs avec le logiciel Teamviewer.

 

CATALOGUE PRODUITS

Pour chacun des produits de votre catalogue, il est désormais possible de spécifier si vous souhaitez, ou non, que ce produit soit présent sur les prescriptions / ordonnances, sur les factures ou encore dans les étiquettes de prescription proposées à l’impression.

Cette nouveauté va vous aider à une meilleure gestion des stocks et une meilleure tenue de vos registres : ainsi, une dose vaccinale utilisée en visite sera déduite du stock mais n’apparaîtra pas forcément sur la prescription et ne sera pas proposée parmi les étiquettes de prescription à éditer.

https://help.vetup.com/masquer-produit-prescriptions-factures-etiquettes/

 

CATALOGUE PACKS

Lors de la création de vos packs, vous pouvez maintenant spécifier, pour chacun des produits inclus dans ce pack, si il doit apparaître sur la prescription, sur la facture ou encore être imprimé dans les étiquettes de prescription.

Ainsi, les fils utilisés en chirurgie pourront être inscrits dans votre pack pour être déduits de vos stocks mais ne pas apparaître sur la prescription.

https://help.vetup.com/cacher-produits-pack-prescription-facture/

 

COURRIELS / EMAILS

Comme pour vos SMS, vous avez la possibilité de connaître votre consommation de courriels.

https://help.vetup.com/consulter-ma-consommation-de-courriels-emails/

 

FINANCES / EXPORT COMPTABLE

Avoirs et factures ont été ajoutés dans une colonne de l’export personnalisé.

 

COMMANDES

La fonction BL (Bon de Livraison) est maintenant utilisable avec Val d’Hony Verdifarm. Son utilisation vous permet d’ajouter automatiquement, à la réception des commandes, les nouveaux N° de lots et dates d’expiration des produits livrés.

 

CHANGEMENT DE PROPRIETAIRE D’UN ANIMAL

Cette vidéo vous indique comment procéder au changement de propriétaire d’un animal.

https://help.vetup.com/cession-animal-changer-nom-proprietaire/

 

FICHE CLIENT

La fiche client peut désormais afficher le solde client, la somme des impayés du client et les visites restant à facturer (l’affichage, ou non, de ces éléments est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / FINANCES).

https://help.vetup.com/fiche-client-notion-solde-client-impayes-visites-facturer/

 

FICHIERS ATTACHES

L’affichage des fichiers attachés associés aux visites a été amélioré pour une meilleure visibilité.

Masquer un produit sur mes prescriptions, mes factures ou encore mes étiquettes de prescription

Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.

Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre RAGE), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’ACTE « VACCINATION RAGE » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « DOSE VACCIN RAGE » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)

Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…

Producing a quote

To create a quote

Open the animal’s file and click on NEW ESTIMATE

Select the different medical services and products that you wish to add to your quote.

By clicking on the product / medical service concerned, it will be possible to modify the quantity, the price, or to add a comment, which you wish to see appear next to the service/product, on the quote and the future invoice.

You can also add a comment at the end of your quote :

Either by using one of your text models previously created in MODELS / TEXT MODELS

Or by adding a new comment in COMMENT AREA

You can then SAVE, PRINT or SEND the quote to your client by email and even create a visit based on this quote should it be accepted by the client.

Create a down payment linked to a visit

To create an advanced payment for an animal during a visit (for example if it needs to be hospitalised), click on PAYMENTS

 

Select DEPOSIT, choose the PAYMENT TYPE and enter the AMOUNT of the DEPOSIT

 

You can now SAVE and PRINT a RECEIPT for the owner

 

Then, input any additional treatment carried out during the hospitalisation in INVOICING

 

Once this is completed, you can create your final invoice 

To do this, click on PAYMENTS,

Then, on YES (under DEPOSIT)

 

 

Now click on CLOSE DEPOSIT 

 

You will now see that your deposit is considered a real payment

Then, click on ADD A SETTLEMENT to obtain the overdue balance.

 

Input PAYMENT TYPE and SAVE or PRINT RECEIPT for the owner

 

 

Attribuer une clinique et un vétérinaire traitant à un animal (Cas référés)

Lors de la première consultation d’un animal, la clinique dans laquelle s’est déroulée cette visite et le vétérinaire qui a réalisé la visite vont être ajoutés à la fiche animal en tant que clinique de référence et vétérinaire traitant pour cet animal.

Ici, l’animal a réalisé une visite à la clinique du bonheur et a été reçu pour sa première visite par le Dr Portrat qui a été enregistré comme son vétérinaire traitant.

Vous pouvez, si nécessaire, modifier ces informations dans la fiche animal / MODIFIER / champs « Clinique traitante » et « Vétérinaire traitant » puis ENREGISTRER

Create an alert regarding an owner or an animal

You can add a comment to an owner’s or animal’s sheet.

To do that, open the owner’s page,

Click on EDIT in the owner’s or animal’s box (depending on whether you want to add your note for the animal or the owner)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click on MISC (miscellous) and add the text of your alert

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

This alert will now appear on the animal’s sheet

You can specify in SETTINGS whether you want alerts to be automatically readable or whether you want them to be readable only when you place your pointer over them.

To do this, click on SETTINGS / GENERAL SETTINGS / DISPLAY and specify whether you want a pop-up window for alerts to appear each time you open a page and whether you want the alerts to be directly visible or not.

Edit a list of your reminders

To print the list of your reminders,
Click on MEDICAL / REMINDERS 

Select:

  • If you want to edit this list according to the sending date or the reminder date
  • The period concerned,
  • SMS, email, letter or phone call depending on what you want to see appear on your document
    and click on EXPORT TO EXCEL

This will automatically produce a .csv list that you will be able to change to a .pdf list using your editing programme.

 

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