Mise à jour des prix des produits (déjà importé ou non) d’une centrale d’achat

Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.

Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.

Passer des commandes sans être lié directement à sa centrale d’achat

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commande

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Comment paramétrer ma centrale d’achats ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.

Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :

Se rendre dans PARAMETRES 

 

 PARAMETRES GENERAUX 

 

puis dans PRODUITS

 

Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :

Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »

 

Comment remplir les champs de mes commandes chez Val d’hony / Verdifarm ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?« 

Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm

 se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS

 

Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :

  • les champs CODE CLIENT et LOGIN avec le login que vous utilisez habituellement sur la page de login de NetOrder (généralement un code à 9 chiffres).  
  • le champ MOT DE PASSE avec le mot de passe que vous utilisez pour votre accès à NetOrder

 

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES 

 

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)

 

 

Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?« 

Comment remplir les champs de mes commandes chez Hippocampe ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »

Puis, si vous êtes client d’une centrale Hippocampe

 se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS

 

Cliquez sur la ligne Hippocampe et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Hippocampe habituel (généralement un code à 6 chiffres).  

 

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES 

 

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande). 

 

Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?« 

Comment remplir les champs de mes commandes chez Coveto ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »

Puis, si vous êtes client d’une centrale Coveto

 se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS

 

Cliquez sur la ligne COVETO et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Coveto habituel (généralement un code à 5 chiffres).  

 

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES 

 

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande). 

Dans Clinique de livraison, inscrivez  par défaut 1 si vous n’avez qu’une clinique.

 

Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?« 

Comment remplir les champs de mes commandes chez Alcyon France

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?« 

Puis, si vous êtes client d’une centrale Alcyon en France

 se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS

 

Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).  

 

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES 

 

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande). 

Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.

Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Alcyon (généralement un code de plusieurs lettres présent sur vos bons de commande)

 

Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?« 

 

 

Comment remplir les champs de mes commandes chez Centravet ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?« 

Puis, si vous êtes client d’une centrale  Centravet

se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS

 

Cliquez sur la ligne CENTRAVET  et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Centravet habituel (généralement un code à 6 chiffres).  

 

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES 

 

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande). 

Dans Clinique de livraison, inscrivez 000 par défaut si vous n’avez qu’une clinique. (Après avoir cliqué sur « enregistrer » ou « ajouter des produits »)

Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Centravet (généralement un code de quatre lettres présent sur vos bons de commande)

 

Comment remplir les champs de mes commandes chez Alcyon Belgique ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »

Puis, si vous êtes client d’une centrale  Alcyon en Belgique

Se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT

 

Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).  

 

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES 

 

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande). 

Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.

Remplisse le champ mot de passe de livraison.

 

 

Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ? »

 

Déconditionner et réapprovisionner

Pour déconditionner un produit, je me rends dans la fiche produit en cliquant sur CATALOGUE/LISTE DES PRODUITS
 
 
Je sélectionne le produit que je souhaite déconditionner
 
 
puis j’indique comment je souhaite déconditionner mon produit
 
 
Imaginons que je veuille déconditionner mon Clavaseptin 50
Il est vendu par boîtes de 100 comprimés et je souhaite le vendre par comprimé :
  • Je déconditionne en : 100
  • Unité : comprimés (j’aurais pu noter plaquettes si j’avais choisi de déconditionner ma boîte en 10 plaquettes de 10 comprimés ou en ml pour un produit injectable…)
  • Le prix à l’unité s’ajuste automatiquement

Je remplis ensuite les champs correspondant aux stocks dans l’unité que je viens de choisir à savoir en comprimé

  • Stock : Il correspond au stock que j’ai actuellement dans ma clinique
  • Seuil réappro : C’est la quantité de stock qui va déclencher un réapprovisionnement. Lorsque mon stock est égal ou inférieur à cette valeur, le programme va automatiquement proposer ce médicament dans les produits à recommander de ma future commande (« produits à réapprovisionner »)
    • Ici, j’ai un stock de 42 comprimés
    • Le seuil de réapprovisionnement est de 50 comprimés
      • Mon stock est inférieur au seuil de réapprovisionnement : dans ma prochaine commande, le Clavaseptin va apparaître dans les produits à réapprovisionner
  • Le Stock souhaité correspond à ce que j’aime avoir en stock dans ma clinique
    • La quantité à recommander sera effectivement calculée en fonction de cette valeur

Toutes les valeurs de stocks sont à indiquer dans la valeur unité choisie (comprimé) mais le calcul par le programme de quantité à réapprovisionner se fera lui en « boîte de 100 comprimés »

Conseil important : Si vous déconditionnez un produit, pour bien tenir compte de votre déconditionnement et plus de clarté sur vos facturations, nous vous conseillons de modifier la quantité dans le nom de ce  produit.

Exemples :

Lors de la sélection dans le catalogue du Clavaseptin, les boîtes contiennent 100 comprimés.
Le produit s’appelle : CLAVASEPTIN « P » 50 MG 100 CPRS

  • Si vous le déconditionnez à l’unité, modifiez le nom pour CLAVASEPTIN « P » 50 MG 1 CPR
    • Dans ce cas :
      • Le stock disponible = 42 comprimés
      • Sur la facture, il sera noté : CLAVASEPTIN « P » 50 MG 1 CPR au lieu de CLAVASEPTIN « P » 50 MG 100 CPRS et il sera plus facile pour le client de comprendre qu’il a payé 12 comprimés (et non 12 boîtes de 100 cprs….)

 

Lors de vos facturations, lorsque vous vendez ce produit, votre stock disponible sera affiché entre parenthèses lorsque vous rechercherez ce produit via le module de recherches rapides

Renouveler le stock, passer une commande

Stock est la quantité du produit présente à la clinique : j’ai 10 abreuvoirs dans ma clinique
Seuil de réapprovisionnement est la quantité de stock qui va déclencher une future commande : je décide que lorsque mon stock atteint, par exemple la valeur de 5, le programme va me proposer ce produit dans la liste des produits à réapprovisionner quand je vais créer ma future commande
Stock souhaité est la quantité idéale que j’aime avoir en stock (par exemple, j’aime en avoir idéalement 15 en stock). Cela permet à Vetup de recalculer ensuite automatiquement combien il faut recommander de ce produit dans la prochaine commande pour passer du stock actuel au stock souhaité)

Social media