Régler une visite ou une facture avec plusieurs modes de paiement
Vous pouvez payer une facture ou une visite avec plusieurs modes de règlement différents en utilisant la fonction « Ajouter un nouveau paiement »
Envoi d’un fichier attaché par mail à un confrère et/ou un propriétaire
Explications en vidéo
Ce tutoriel vous apprendra à expédier par email, à un confrère ainsi qu’au propriétaire des fichiers attachés relatifs à la consultation d’un animal.
- Pour commencer, créer une consultation
-
S’il s’agit d’un animal référé ou à référer, cliquez sur « Cas référé »
- Choisissez et sélectionnez le confrère (ou la clinique) qui vous réfère le cas ou à qui vous souhaitez le référer
- Nous avons, pour l’exemple, choisi « Référé par » le « Dr Lepetit Justin »
- Nous pouvons voir que le nom du docteur Lepetit Justin apparaît sur la consultation
- Pour intégrer des fichiers attachés à la consultation, cliquez sur fichiers attachés
- Vous pouvez renseigner le nom du fichier attaché ainsi que sa catégorie.
- Pour télécharger le fichier attaché, cliquez sur le nuage ou glissez le fichier dans l’encadré gris
- Enfin, pour envoyer le mail, cliquez sur l’icône se situant à côté de l’adresse mail de votre client
- Dans cet onglet vous pouvez voir
- Le nom du client.
- Le confrère associé à l’animal (référé à ou référé par).
- L’animal concerné.
- Le choix d’envoyer immédiatement ou en différé le mail.
- Par défaut, l’adresse mail du confrère est sélectionnée, cliquez sur l’adresse mail du propriétaire pour l’ajouter à l’envoi.
- Renseignez le sujet.
- Sélectionnez (ou non) le modèle de mail.
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- Insérer la pièce jointe en cliquant sur sélection
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- Le fichier attaché s’insère juste dessous
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- Cliquez sur envoyer, ce message apparaît.
Il signifie que le mail va bien s’envoyer à la date souhaitée.
- Cliquez sur envoyer, ce message apparaît.
Utilisation du planning hebdomadaire
Vous disposez de deux types de plannings
- Le planning journalier
- Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
- Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
- Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
- Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
- Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
- Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
- Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
- Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
- Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
- Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
- Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
- Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
- Sélectionnez le ou les utilisateurs
- Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin - Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
- Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
- Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
- Je sélectionne les différents éléments
-
- J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
- Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
- Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
- Pensez à enregistrer après avoir fait votre choix
Notification de l’arrivée d’un nouvel animal en salle d’attente
Il est maintenant possible d’être notifié lorsque qu’un animal est placé en salle d’attente.
Chaque utilisateur a la possibilité d’activer cette option dans les paramètres de préférence de son compte utilisateur.
Dans l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre logiciel.
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne de l’utilisateur concerné.
Ensuite cliquez sur préférences puis cochez la case Notifications : Notifier les nouvelles arrivées en salle d’attente.
Enregistrez.
Lorsqu’aucune nouvelle arrivée n’est enregistrée, l’accès rapide « Salle d’attente » est grisé.
Lorsqu’un animal qui vous a été attribué est placé en salle d’attente, l’onglet d’accès rapide « Salle d’attente » change de couleur.
Dans notre exemple, il est devenu violet mais cette couleur dépend des couleurs que vous avez paramétrées pour le compte de votre clinique.
Lorsque vous ouvrez l’accès rapide « Salle d’attente » vous voyez le nom du client et de l’animal qui viennent d’arriver dans la même couleur que l’onglet
Si vous cliquez à nouveau sur l’onglet, l’accès rapide se réduit et se replace dans le bas de votre écran, l’animal reste en salle d’attente mais l’onglet est à nouveau « éteint » jusqu’à ce qu’un autre animal soit mis en salle d’attente.
Si votre consultation précédente est terminée, vous pouvez cliquer sur la flèche blanche sur fond noir pour créer la visite de l’animal en salle d’attente.
Dans ce cas, il est sorti de la salle d’attente, l’accès rapide redescend dans le bas de votre écran, l’onglet est à nouveau « éteint » et vous êtes directement dans la visite pour ce nouvel animal.
Création d’un pack qui englobe les actes et produits
Explications en vidéo
Il est possible de créer, puis d’utiliser en facturation dans une visite, des packs qui incluent plusieurs actes (procédures) et plusieurs produits.
- Pour créer un pack qui englobe des actes et des produits, il faut vous rendre dans Catalogue/Packs
- Vous retrouverez les packs existants mais vous pourrez également en créer de nouveaux en cliquant sur le bouton « nouveau »
- Dans un premier temps, vous devez nommer votre pack (1) afin que celui-ci s’enregistre.
- Ensuite, vous pourrez y ajouter des actes et des produits en cliquant sur les boutons correspondants (2).
- Pour l’exemple, le pack sera « ovariectomie chienne ».
- Cliquer sur le bouton « Ajout via liste » dans la section des actes.
- Toute la liste présente dans le catalogue d’actes va alors s’ouvrir.
- On peut, grâce à la recherche rapide, trouver l’acte désiré plus rapidement (1) puis sélectionner (2) celui que l’on souhaite.
- Une fois l’acte sélectionné, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pourrez renseigner des éléments comme :
- « Désignation pack » (1) (vous pouvez également ne rien inscrire de cette façon le titre de l’acte originel sera repris)
- Définir le prix que vous souhaitez voir figurer pour cet acte au sein de ce pack.
- Le prix présent dans le catalogue est proposé par défaut, mais il est modifiable en décochant la case « Utiliser prix catalogue » (2).
- Une fois les champs renseignés, il est important de cliquer sur « enregistrer »
-
L’acte étant choisi, la page de création du pack se réouvre on peut voir que l’acte choisi et renommé selon les besoins est bien présent.
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Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant à nouveau sur « Ajout via liste ».
- Insérer des produits dans le pack se fera de la même façon que pour les actes mais depuis la section Produits/Ajout via liste
- Le catalogue produit s’ouvre, vous pouvez vous aider de la recherche pour le retrouver
- Une fois le produit sélectionné, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle divers champs sont à remplir/choisir :
- La désignation pack, c’est-à-dire le nom que vous souhaitez donner au produit au sein de ce pack (si vous choisissez de ne pas le modifier, l’intitulé restera celui de base)
- La quantité
- le prix unité TTC
- Un choix est possible concernant « la visibilité sur les impressions », il suffit de cocher les cases souhaitées pour qu’elles s’appliquent au pack.
- Attention! Si le prix du produit est supérieur à 0, il sera forcément présent sur la facture.
- Enregistrez
- Le produit a été ajouté dans le pack, vous pouvez en ajouter autant que souhaitez en procédant de la même façon.
- Le pack contient maintenant un acte et un produit qui ont les désignations, quantités et montants paramétrés précédemment.
- Pour valider sa création il faudra cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Vous pourrez alors le retrouver dans votre liste de pack et ainsi le facturer en consultation.
Voir aussi |
Créer plusieurs déconditionnements différents pour un même produit
Vous pouvez choisir de vendre un même produit sous plusieurs formes; par exemple de vendre 1 lot complet de 24 boîtes de pâtée mais de vendre ces mêmes boîtes également à l’unité. Pour pouvoir gérer ces ventes sous 2 formats différents, il vous faut préalablement créer des déclinaisons de prix dans la fiche produit concernée.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Vendre des produits par lot à tarif réduit
Les déclinaisons de prix produit peuvent vous permettre de vendre des lots de produits à un tarif unitaire inférieur au tarif unitaire habituel
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Utiliser les déclinaisons prix produits pour des produits déconditionnés
Il est possible, dans une fiche produit, de créer plusieurs déclinaisons tarifaires en fonction de la quantité de produits vendue. Ainsi, pour un produit déconditionné, des lots de produits par 3, 6, 12… unités pourront être vendus avec des marges inférieures à la marge du produit vendu à l’unité.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Encaisser un chèque différé dont la facture est dans mon ancien logiciel
Si vous avez choisi d’utiliser Vetup après un autre logiciel, il vous restera sans doute des chèques à encaisser en différé après vos débuts sur Vetup et dont les factures étaient présentes dans votre ancien logiciel.
Cette vidéo vous propose une solution pour encaisser ces chèques différés (Il convient bien sûr de toujours vérifier auprès de votre comptable que cette solution lui convient pour la comptabilité de votre structure).
Ajouter ou enlever l’en-tête des comptes-rendus
Dans les paramètres généraux / En-tête et pied de page, vous pouvez déterminer la présence ou l’absence par défaut de l’en-tête sur vos comptes-rendus.
Par exemple, si vous choisissez de l’afficher pour les comptes-rendus. Celle-ci sera, par défaut, sur tous vos comptes-rendus mais il est possible de faire des exceptions et de déterminer de ne pas l’afficher dans un modèle de compte-rendu en particulier.
Dans cette vidéo, on vous montre comment personnaliser un modèle de compte-rendu.
Gestion des cas référés
Cette vidéo vous montrera comment référer une visite à un vétérinaire extérieur à la clinique et comment ce dernier pourra accéder au module référent via l’application vetup cloud et ainsi accéder aux différentes visites qui lui ont été attribuées.
Gérer les encaissements en différés
Vous pouvez sans difficulté accepter le paiement d’une facture en plusieurs chèques, suivez bien toutes les étapes de cette vidéo
Gestion des utilisateurs (présentation générale)
Passer une commande sur Transnet (Centravet) depuis Vetup
Consulter les dernières vaccinations d’un animal
Vous pouvez paramétrer, dans l’historique d’un animal, un onglet supplémentaire qui vous permettra de voir très facilement tous les vaccins qu’il a reçu ainsi que leur date de fin de validité. Cet onglet sera visible depuis la page historique de l’animal ainsi que depuis une visite ouverte pour cet animal.
Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous
Article évoqué dans la vidéo |
Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Utiliser la saisie vocale pour mes examens médicaux et mes comptes-rendus
Une fonction de saisie vocale est disponible pour remplir les champs de vos visites ou encore saisir le texte de vos rapports, de vos comptes-rendus.
Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique avec un code PIN
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Bien remplir mes prescriptions, ordonnances
Créer un certificat
Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.
Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU
Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.
Fichiers attachés à une visite
Il est possible d’associer des fichiers attachés (radio, PDF d’analyses…) sur une visite ou un animal directement.
La limite est fixée à 10Mo par fichier.
Liste des fichiers acceptés : avi, bmp, csv, doc, docx, emf, gif, jpeg, jpg, mov, mp4, mpg4, odt, pdf, png, ppt, pptx, tif, tiff, xls, xlsx, xps
Cette vidéo vous montre comment procéder pour ajouter un fichier attaché à une visite.
Vous apprendrez également comment retrouver ces fichiers via l’historique de consultations d’un animal précis ou l’ensemble de tous les fichiers que vous avez utilisés quelque soit l’animal.
Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
Voir aussi |
Consulter, imprimer ou télécharger l’historique détaillé d’un animal
Il est possible de consulter ou d’imprimer le dossier médical complet d’un animal
Un nouveau bouton « Envoyer par mail » a été ajouté dans le menu de gauche sous le bouton « Imprimer l’historique » afin de vous permettre d’envoyer l’historique par mail directement depuis Vetup.
Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Créer une facture groupée pour la visite de plusieurs animaux d’un même propriétaire
Si un propriétaire vient avec plusieurs animaux, vous pouvez créer une facture unique regroupant les visites de tous ses animaux
Envoyer l’historique détaillé d’un animal à un client ou un confrère par courriel / email
Insérer un texte préétabli dans mes rapports / comptes-rendus
Vous pouvez créer des modèles pour vos rapports, vos comptes-rendus, que vous pourrez ensuite utiliser dans vos futures visites en vous rendant dans la section Rapport / Compte-rendu
Envoyer une facture globale à un éleveur, un refuge…
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
Clôturer un examen médical, un compte-rendu ou une prescription
Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.
La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).
ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).
Vétérinaire itinérant : facturer mes actes au propriétaire ou à un confrère
Une facture peut-être éditée, soit au nom du propriétaire de l’animal ayant reçu les soins, soit au nom d’une tierce personne, notamment un confrère. Ainsi, si je suis vétérinaire itinérant et que la clinique fait régler le propriétaire puis me rétrocède tout ou partie des soins effectués, je peux éditer la facture de ma visite au nom du vétérinaire traitant habituel.
Éditer une facture à un nom différent de celui figurant sur la fiche client
Dans certains cas, la personne qui va régler une facture ne sera pas la personne figurant sur la fiche client rattachée à un animal. Il faudra alors éditer une facture au nom de la personne qui a réellement réglé la visite.
Ce cas de figure peut se présenter pour :
- Un animal qui a reçu des soins antérieurs au nom d’une association, d’un refuge, mais pour lequel ces soins seraient pris en charge par son nouvel adoptant
- Un cheval enregistré dans une écurie mais dont les soins seront réglés par le propriétaire
- Un vétérinaire spécialiste itinérant exerçant dans les cliniques de confrères et qui ne fait pas directement régler le client mais facture les soins des animaux traités à la clinique dans laquelle il est venu travailler.
Cette vidéo vous indique comment créer une facture à un autre nom que celui figurant sur la fiche client liée à l’animal soigné. Cette action n’est possible que si la facture correspondant aux soins effectués n’a pas encore été éditée.
Créer des modèles de SMS et les sélectionner comme texte par défaut pour les envois de mes différents messages SMS
Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS
Voir aussi |
Modifier le message des confirmations de RDV par email
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Voir aussi |
Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Il est possible, en tant qu’utilisateur d’un compte Vetup, de se logger très rapidement à ce compte grâce à la fonction « identification par code PIN ».
Cette vidéo vous indique comment activer cette fonction sur votre compte, spécifier un code PIN pour chaque utilisateur (cette possibilité n’est accessible que pour l’administrateur du compte) puis comment passer très rapidement d’un utilisateur à un autre.
Ajouter des actes, produits ou packs à une visite
Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)
Voir aussi |