Lorsque certaines quantités de produits ne seront jamais vendues pour diverses raisons : produits expirés, cassés, utilisés en clinique sans vente au détail, … il est nécessaire d’effectuer un ajustement manuel du stock.
Un menu est disponible, vous permettant de visualiser ces ajustements manuels de stock si les motifs d’ajustement de stock ont été paramétrés au préalable (entrées et sorties de stock) depuis le menu « Paramètres/Motifs d’ajustement de stock« .
Depuis le menu « Stats/Stats ajustement de stock » paramétrez les différents filtres présents.
1 – Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer la recherche.
2 – Recherchez une information : un produit ou un numéro de lot en particulier.
3 – Sélectionnez le type de produit que vous souhaitez visualiser = sa catégorie
4 – Sélectionnez si vous souhaitez visualiser uniquement les entrées ou sorties de certains produits ou les deux.
5 – Sélectionnez quels motifs d’ajustement vous souhaitez voir apparaître.
6 – Cliquez sur le bouton « Rechercher » pour afficher les résultats selon vos paramétrages et retrouvez ceux-ci dans l’onglet « Données« .
7 – Vous pouvez également effectuer un export de ces résultats au format CSV.
Dans l’onglet « Données » sont répertoriés :
1 – Date : date de la modification manuelle de stock.
2 – Catégorie du produit concerné, selon ce qui est renseigné dans la fiche produit.
3 – Produit : désignation du produit.
4 – Unité : selon ce qui est renseigné dans la fiche produit.
5 – Quantité ajoutée ou soustraite.
6 + 7 – N° lot et date d’expiration : cette colonne sera vide si le produit dont le stock a été modifié manuellement n’a pas la gestion des numéros de lot activée.
8 – Motif d’ajustement de stock.
9 – PU HT : selon le prix d’achat et le prix déconditionné renseignés dans la fiche produit.
10 – Total HT : quantité * Prix fournisseur HT.
Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament).
Pour cela : il faut vous rendre dans catalogue / liste des produits puis sélectionner votre produit (ici le Metacam)
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du produit et sélectionnez Stock puis n° lot et gérer
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du numéro de lot que vous souhaitez archiver
Puis cliquez sur archiver et confirmer la suppression (= archivage)
Le numéro de lot n’est plus visible dans le sélecteur, il a bien été archivé
Comme il ne s’agit pas d’une suppression mais bien d’un archivage, le numéro de lot restera visible dans vos registres.
Pour déconditionner un produit, je me rends dans la fiche produit en cliquant sur CATALOGUE/LISTE DES PRODUITS
Je sélectionne le produit que je souhaite déconditionner
puis j’indique comment je souhaite déconditionner mon produit
Et si je souhaite en gérer les stocks ainsi que les N° de lots et dates d’expiration, je clique sur l’onglet « Stock »
Imaginons que je veuille déconditionner mon Clavaseptin 250 MG.
Il est vendu par boîtes de 100 comprimés et je souhaite le vendre par plaquette de 10 comprimés :
Je déconditionne en : 10 plaquettes de 10 comprimés
Unité : plaquettes (J’aurais pu noter « comprimés » si j’avais choisi de déconditionner un produit en comprimés ou « ml » pour un produit injectable)
Le prix à l’unité s’ajuste automatiquement
Je remplis ensuite, dans l’onglet « Stock » les champs correspondant aux stocks dans l’unité que je viens de choisir à savoir en plaquettes
Stock : Il correspond au stock que j’ai actuellement dans ma clinique
Seuil réappro : C’est la quantité de stock qui va déclencher un réapprovisionnement. Lorsque mon stock est égal ou inférieur à cette valeur, le programme va automatiquement proposer ce médicament dans les produits à recommander de ma future commande (« produits à réapprovisionner »)
Ici, j’ai un stock de 9 plaquettes de 10 comprimés
Le seuil de réapprovisionnement est de 3 plaquettes de 10 comprimés
Mon stock est supérieur au seuil de réapprovisionnement. Si il avait été inférieur au seuil de réapprovisionnement : dans ma prochaine commande, le Clavaseptin apparaîtrait dans les produits à réapprovisionner
Le Stock souhaité correspond à ce que j’aime avoir en stock dans ma clinique
La quantité à recommander sera effectivement calculée en fonction de cette valeur
Toutes les valeurs de stock sont à indiquer dans la valeur unité choisie (plaquette) mais le calcul par le programme de quantité à réapprovisionner se fera lui en « boîte de 100 comprimés »
Conseil important : Si vous déconditionnez un produit, pour bien tenir compte de votre déconditionnement et plus de clarté sur vos facturations, nous vous conseillons de modifier la quantité dans le nom de ce produit.
Exemple :
Lors de la sélection dans le catalogue du Clavaseptin, les boîtes contiennent 100 comprimés.
Le produit s’appelle : CLAVASEPTIN P 250 MG BT100 CP.
Si vous le déconditionnez en plaquettes, modifiez le nom pour CLAVASEPTIN P 250 MG 1 PQ de 10 CP.
Dans ce cas :
Le stock disponible = 9 plaquettes de 10 comprimés
Sur la facture, il sera noté : CLAVASEPTIN P 250 MG 1 PQ de 10 CP.au lieu de CLAVASEPTIN P 250 MG BT100 CP. et il sera plus facile pour le client de comprendre qu’il a payé 1 plaquette de 10 comprimés (et non 1 boîte de 100 cp…)
Remarque : Lors de vos facturations, lorsque vous vendez ce produit, votre stock disponible sera affiché entre parenthèses dans le listing du module de recherches rapides
Si vous passez vos commandes par l’intermédiaire de Vetup, les stocks s’ajustent automatiquement lorsque vous validez « réceptionner la commande ».
Mais certaines situations peuvent nécessiter un réajustement manuel comme l’ajout en stock de produits reçus d’une commande laboratoire, le retrait du stock de produits périmés, d’un flacon cassé ou encore d’un produit utilisé pour les soins en hospitalisation ou en consultation (nettoyant auriculaire…)
Vous pouvez, pour chacun des produits de votre catalogue, décider si vous souhaitez en gérer les stocks ou non.
Cette vidéo vous indique comment paramétrer les quantités en stock et vous explique les notions de stock, stock souhaité et seuil de réapprovisionnement. Il est indispensable, avant toute chose, de bien indiquer, dans votre catalogue produits, les produits que vous souhaitez vendre de façon déconditionnée (au mL, à la pipette, par plaquette de 10 cps, au comprimé…)
Stock est la quantité du produit présente à la clinique : j’ai 4 Adaptil colliers 45 cm dans ma clinique
Seuil de réapprovisionnement est la quantité de stock qui va déclencher une future commande : je décide que lorsque mon stock atteint, par exemple la valeur de 2, le programme va me proposer ce produit dans la liste des produits à réapprovisionner quand je vais créer ma future commande
Stock souhaité est la quantité idéale que j’aime avoir en stock (par exemple, j’aime en avoir idéalement 6 en stock). Cela permet à Vetup de recalculer ensuite automatiquement combien il faut recommander de ce produit dans la prochaine commande pour passer du stock actuel au stock souhaité)
→ Si l’option « Produit gérer en stock » est cochée, lorsqu’il ne restera que 2 Adaptil collier à la clinique, le logiciel me proposera d’en recommander 4 pour en avoir 6 à la clinique.
Le stock « actuel » de chaque produit que vous ajoutez lors de la préparation d’une commande est visible dans la colonne STOCK.
L’étape de préparation d’une commande vous offre donc une possibilité de contrôler régulièrement que les stocks indiqués correspondent bien à vos stocks « physiques » présents à la clinique.
Lors de la consultation de vos stocks, une colonne « en traitement » vous permet de savoir si certains produits sont présents en faible quantité dans vos stocks mais que ces produits ont déjà été recommandés et sont en attente de livraison.
Vous pouvez rembourser un produit à un client ou générer un avoir, un crédit sur sa fiche client s’il vous rapporte un produit.
Vous aurez alors la possibilité de décider si vous souhaitez replacer ce produit dans votre stock ou non. Cette vidéo vous indique comment réaliser un remboursement depuis la fiche du client.
Nous vous rappelons que pour pouvoir faire apparaître les numéros de lots de vos produits sur vos prescriptions et dans vos registres, il faut préalablement associer ces produits à un registre dans votre catalogue produits.
Vous avez le choix entre plusieurs options concernant le numéro de lot qui apparaît par défaut dans le sélecteur lors de l’ajout d’une ligne de facturation d’un produit. Vous pouvez décider de faire apparaître dans le sélecteur :
Rien, pour obliger les utilisateurs à bien contrôler et saisir le numéro de lot du produit qu’ils sont en train de vendre avant de l’enregistrer,
Le numéro de lot du dernier produit de ce type vendu, pour gagner du temps et n’avoir qu’à valider ce numéro (il suffira alors d’enregistrer ce numéro ou de le modifier pour un autre numéro de lot si les numéros de lot du produit vendu ont changé depuis la dernière vente)
Le numéro de lot ayant la date d’expiration la plus proche (pour s’assurer de bien vendre les produits les plus anciens avant les suivants). Pensez bien alors à archiver les numéros de lot complètement écoulés au fur et à mesure pour que le numéro proposé corresponde bien toujours à la réalité)
Le lot qui a été enregistré sur le programme à la date la plus ancienne.
ATTENTION, même si un numéro de lot apparaît par défaut dans les sélecteurs, il doit être Validé (en cliquant sur le petit code barre rouge de sa ligne de facturation puis ENREGISTRER ou en cliquant sur la ligne de facturation, en contrôlant le numéro de lot puis en cliquant sur ENREGISTRER) pour apparaître dans vos registres et sur vos prescriptions.
Enfin, l’option APPLIQUER AUTOMATIQUEMENT du paramétrage vous permet de valider les numéros de lot inscrits par défaut dans le sélecteur automatiquement (mais nous vous conseillons vivement de néanmoins contrôler la correspondance des numéros de lot entre le produit que vous avez entre les mains et les données enregistrées pour être certain de bien remplir vos prescriptions et registres).
Les serveurs Vetup sont protégés par un firewall pour toutes les fonctionnalités d’administrateur. L’administrateur système de Vetup met à jour tous les serveurs avec les dernières solution de sécurité.
Il suffit de voir la barre d’adresse : « https » veut dire que nous utilisons le protocole SSL qui est un protocole crypté, le même que celui des banques. Les serveurs sont réparties en Europe et aux USA. Nous utilisons Amazon Web Services qui est aujourd’hui le plus gros système cloud mondial. Les données ne sont pas stockées sur un serveur physique mais sur un ensemble de serveurs avec redondance. Aujourd’hui, il n’existe pas de solution plus performante que cela.
Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :
sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.
(une vidéo explicative est visible plus bas)
La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.
La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.
Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique :
Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage.
Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans :
CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage »
Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR
Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.
Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations.
Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.
Si les produits ne sont pas trouvés par la douchette, nous vous proposons la procédure suivante pour vérifier le fonctionnement du lecteur de codes-barres :
Ouvrez un éditeur de texte quelconque
Cliquez à l’intérieur du document.
Scanner le code-barre ou le data matrix de votre boite. La douchette devrait alors générer un code dans l’éditeur à l’endroit du curseur.
Envoyez nous le code généré ainsi que les informations du produits qu’il est sensé symboliser sans omettre d’indiquer la centrale d’achat.
Nous aurons alors les données nécessaires pour analyser le problème.
Les registres fonctionnent de la manière suivante :
Lors des réceptions de commande, il est possible de saisir les informations de lot (numéro, date de péremption) pour chaque produit.
Il est aussi possible de gérer les lots au niveau du stock.
Lors de l’ajout d’un produit dans une consultation, il est possible de choisir le lot pour le produit délivré.
Le menu « Historique/registre de délivrance » affiche tous les médicaments délivrés avec les informations du client et du lot.
Il est possible d’envoyer les commandes vers Val d’hony automatiquement et de réceptionner les informations des bons de livraison pour générer automatiquement les informations de lot.
À propos de la gestion des numéros de lot et des dates d’expiration.
Lorsque vous fonctionnez avec la centrale Val d’hony/Verdifarm, il est possible de récupérer automatiquement les numéros de lot ainsi que les dates d’expiration des produits livrés.
Au moment de la livraison, lorsque la commande est dans l’état « reçu centrale », vous disposez d’un bouton « BL« . Ce bouton permet d’interroger directement le site netorder afin de télécharger les informations du bon de livraison. Ces informations alimentent directement la liste des lots liés au produit réceptionné.
Il est également possible de saisir manuellement ces information par un click sur l’icone code-barre présent sur chaque ligne de la commande.
Une fois ces informations saisies, il est possible de sélectionner les lots lors de la délivrance des produits.
Les lecteurs de code-barre peuvent être utilisés pour les ventes de produits, aussi bien dans les consultations que dans les ventes au comptoir. Les lecteurs fonctionnent presque tous de la même façon : ils insèrent un code dans un champ comme si vous le tapiez au clavier. L’idéal est de paramétrer le lecteur pour qu’il lise le code barre et valide par « entrée » automatiquement (ce paramétrage se fait au moment du paramétrage de votre lecteur, pas sur Vetup) ce qui permet de ne pas avoir à cliquer sur « entrée » à chaque fois après lecture d’un code.
Pour pouvoir utiliser la reconnaissance des produits par code-barre ou code datamatrix, il faut au préalable, lier chaque produit à son code barre dans le menu CATALOGUES > Liste des produits.
Le champ « lecture code-barre » permet de biper le produit et de copier le code dans le « champ code externe ». Une fois le code externe enregistré le produit peut être vendu avec le lecteur.
Les codes-barres sont aussi utilisables pendant les ventes et les consultations. Le champ « code-barre » vous permet d’entrer les produits rapidement en facturation.
Si vous souhaitez entrer les numéros de lot et date d’expiration automatiquement, il vous faudra scanner le QR code sur la boîte du médicament et non pas le code-barre traditionnel (EAN13).
Si le numéro de lot et la date d’expiration sont bien enregistrés, vous pourrez observer un icône code-barre vert sur la ligne de facturation. Si le code-barre est rouge, vous pouvez cliquer sur cet icône afin d’entrer les informations en utilisant votre lecteur code-barre ou bien manuellement. Notez qu’en laissant le pointeur de votre souris sur l’icône de code barre, le numéro de lot et la date d’expiration s’afficheront de manière temporaire, ceci afin de pouvoir vérifier rapidement si ce sont bien les informations du produit délivré.
L’expérience montre que les lecteurs autour de 50 euros fonctionnent bien pour les codes-barres EAN13 (1D) mais pas très bien pour les datamatrix (QR code, appelés aussi 2D). Il faut compter entre 100 et 200 euros pour un bon lecteur. Le prix varie aussi en fonction du type de connexion du lecteur : avec cable USB, ou sans fil (en bluetooth).
Cette vidéo vous indique comment utiliser les divers registres disponibles sur le logiciel et comment s’assurer d’y voir apparaître toutes les utilisations ou délivrances de kétamine, vaccins contre la rage ou antibiotiques ainsi que l’ensemble des données exigées par la législation (nom du propriétaire, espèce animale, date, numéros de lots, quantités…)
D’autres vidéos plus détaillées vous indiquent comment utiliser plus spécifiquement le registre antibiotiques, kétamine, stupéfiants ou encore de vaccinations rage
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