Gérer les rappels et confirmations de RDV pour des chirurgies

 

Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.

Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.

La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.

Voir aussi

Programmer un rappel ponctuel pour un client

 

Lors d’une visite, je peux décider de créer et programmer l’envoi d’un rappel SMS, email ou téléphonique pour un client.
 
Ces rappels permettront, par exemple, de rappeler à un client de laisser son animal à jeun avant une chirurgie, de lui demander d’appeler pour donner des nouvelles de son animal, ou de contacter la clinique quelques jours après un examen pour connaître des résultats d’analyses externes….
 
Pour les rappels de vaccinations ou de produit à réadministrer, il sera souvent plus rapide de programmer dans vos catalogues actes, procédures / produits des rappels automatiques associés à un acte ou à un produit (voir les vidéos correspondantes)
 

Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous

Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.

Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email

Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.

 

Créer des modèles de SMS et les sélectionner comme texte par défaut pour les envois de mes différents messages SMS

Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS

Voir aussi

Modifier le message des confirmations de RDV par email

 

Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… » 

Voir aussi

Annulation des rappels en attente pour une procédure ou un acte réalisé en avance

Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)

 

Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.

 

Utiliser la fonction SMS personnalisé de la page de prise de RDV

Vous pouvez envoyer un rappel de rendez-vous par SMS à vos clients en cochant la case « rappel SMS vers le numéro… » de la page de prise de rendez-vous.
Le message envoyé sera alors celui que vous avez créé dans MODÈLES / MODÈLES DE SMS puis paramétré par défaut dans PARAMÈTRES / ENVOIS DE SMS / RAPPEL DE RDV.

Mais vous pouvez également décider d’envoyer un rappel de rendez-vous SMS personnalisé pour certains cas particuliers. Cette vidéo vous indique comment procéder

Voir aussi

Utiliser les « Rappels sans consultation ultérieure »

Le logiciel permet de lister l’ensemble des rappels qui ont été envoyés à vos clients et qui n’ont pas été suivis par une visite.

Cette fonction aide, par exemple, à repérer des propriétaires d’animaux à qui un rappel a été envoyé mais qui ont oublié de réserver un rendez-vous pour la vaccination annuelle de leur animal…

Pour accéder à cette fonction, il faut se rendre dans HISTORIQUE / RAPPELS SANS CONSULTATION ULTÉRIEURE.

Vous pourrez alors consulter les rappels qui n’ont pas été suivis d’une visite et décider de renvoyer tout ou partie de ces rappels.

 

Ainsi, les propriétaires concernés recevront à nouveau le rappel qui était resté sans réponse.

 

La section « rappels déjà envoyés X fois » vous permettra de consulter les relances effectuées précédemment.

Faire un suivi thérapeutique sous forme de mails ou d’actes programmés

Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :

  • En utilisant les modèles d’actes
  • Ou le bouton « Créer rappel » de la fiche client.

Créer les messages associés à mes rappels automatiques

Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques. 

Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte. 

Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.

 

La création de catégories plus fines (par exemple  « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.

 

Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.

Modification de rappels déjà programmés

Tous les rappels en attente sont dans l’onglet : MEDICAL/RAPPELS

Pour affiner la recherche, vous pouvez stipuler la période qui vous intéresse et/ou un nom de client en particulier.
Puis cliquer sur « Rechercher »

Pour modifier un rappel, cliquez sur la ligne de ce rappel et modifiez le comme vous le souhaitez

Exemple : Envoi d’un estimé par courriel

De nombreuses modifications sont possibles :   Texte, fichiers attachés, date d’envoi, email, .. Ainsi que la suppression de ce rappel.

Pour terminer, cliquez sur « Envoyer ».

 

Comment générer mes rappels de vaccin par courrier/ impression

Pour générer des rappels courriers, vous devez :

  • Cliquez sur MÉDICAL/RAPPELS
  • Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER

  • Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer

  • Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
  • Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)

  • Cliquez sur TÉLÉCHARGER MON DOCUMENT
  • puis IMPRIMER

 

Rappels : clients sans email

Pour que les clients sans email reçoivent le courrier postal, il faut vous assurer que dans vos modèles d’actes les deux types d’envoi soient cochés.
Ainsi lorsque vous allez faire un vaccin, par exemple, si le client n’a pas d’email seul le rappel postal sera généré automatiquement.

Voir image ci-dessous.

 

Envoi de SMS

Le système SMS de Vetup est international.

L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS par mois par vétérinaire.

Les pack de 100 SMS supplémentaires sont facturés 9€ HT (15$ CAD).

Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte.

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