Utiliser les « Rappels sans consultation ultérieure »
Le logiciel permet de lister l’ensemble des rappels qui ont été envoyés à vos clients et qui n’ont pas été suivis par une visite.
Cette fonction aide, par exemple, à repérer des propriétaires d’animaux à qui un rappel a été envoyé mais qui ont oublié de réserver un rendez-vous pour la vaccination annuelle de leur animal…
Pour accéder à cette fonction, il faut se rendre dans STATS / RAPPELS SANS CONSULTATION ULTERIEURE
Vous pourrez alors consulter les rappels qui n’ont pas été suivis d’une visite et décider de renvoyer tout ou partie de ces rappels
Ainsi, les propriétaires concernés recevront à nouveau le rappel qui était resté sans réponse.
La section « rappels déjà envoyés X fois » vous permettra de consulter les relances effectuées précédemment.
Créer des rappels automatiques associés à un produit
Créer des modèles de SMS et les sélectionner comme texte par défaut pour les envois de mes différents messages SMS
Rappels automatiques après un certain délai ou à une date anniversaire de l’animal
Intérêt et utilisation des alertes
Il est possible d’ajouter des précisions ou des éléments importants sur une fiche client ou une fiche animal grâce à l’utilisation des alertes.
Créer et gérer un rappel téléphonique ponctuel
Créer des rappels automatiques associés à des actes / procédures
Comment générer des rappels de vaccins automatiques pour des animaux qui n’ont pas reçu les précédentes vaccinations dans ma clinique ?
Envoyer un email ou un sms au client
Créer un message personnalisé pour mes rappels de RDV par SMS
Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS
Modifier le texte associé à vos rappels
Générer les rappels de vaccin automatiquement lors d’une consultation
L’utilisation du Post-it
Faire un suivi thérapeutique sous forme de mails ou d’actes programmés
Rappel : Ne pas imprimer si d’autres moyens sont disponibles
Statistiques de client ayant reçu un rappel et possibilité de relance
L’option « Alerter si des rappels sont présents » est paramétrable
Son rôle est de prévenir systématiquement de l’existence de rappels à venir pour cet animal afin d’éviter d’avoir des rappels programmés antérieurement alors que l’animal a été vu en consultation.
Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.
Modèles d’actes et rappels : contrôler les informations sur vos vaccinations ou autres rappels
Créer les messages associés à mes rappels automatiques
Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques.
Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte.
Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.
La création de catégories plus fines (par exemple « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.
Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.
Gestion des rappels : visualiser un rappel envoyé
Envoyer un sms en dehors de la France en notant l’indicatif pays
Modification de rappels déjà programmés
Tous les rappels en attente sont dans l’onglet : MEDICAL/RAPPELS
Pour affiner la recherche, vous pouvez stipuler la période qui vous intéresse et/ou un nom de client en particulier.
Puis cliquer sur « Rechercher »
Pour modifier un rappel, cliquez sur la ligne de ce rappel et modifiez le comme vous le souhaitez
Exemple : Envoi d’un estimé par courriel
De nombreuses modifications sont possibles : Texte, fichiers attachés, date d’envoi, email, .. Ainsi que la suppression de ce rappel.
Pour terminer, cliquez sur « Envoyer ».
Comment générer mes rappels de vaccin par courrier/ impression
Pour générer des rappels courriers, vous devez :
- Cliquez sur MÉDICAL/RAPPELS
- Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER
- Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer
- Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
- Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)
- Cliquez sur TÉLÉCHARGER MON DOCUMENT
- puis IMPRIMER
Affichage des rappels en cours lors de la création d’une nouvelle consultation
Gérer les alertes
Paramétrer l’impression des rappels vaccins
Rappels : clients sans email
Pour que les clients sans email reçoivent le courrier postal, il faut vous assurer que dans vos modèles d’actes les deux types d’envoi soient cochés.
Ainsi lorsque vous allez faire un vaccin, par exemple, si le client n’a pas d’email seul le rappel postal sera généré automatiquement.
Voir image ci-dessous.
Envoyer des rappels SMS, email, téléphone, sans les lier à un acte
Envoi de SMS
Le système SMS de Vetup est international. L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS par mois par vétérinaire. Les pack de 100 SMS supplémentaires sont facturés 9€ HT (15$ CAD). Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte.Catégories de rappels et modèles de courrier
SMS envoyé à partir de la case « message » fiche client
Il s’agit de SMS transactionnel sans possibilité de réponse.
Nous prévoyons une évolution de ce système prochainement.
Pourquoi mon sms n’est pas envoyé au client
Quand il y a un problème avec les SMS il peut être utile de vérifier que :
- le client a un téléphone mobile
- le client accepte les SMS (case coché dans la fiche client)
- le modèle de document associé au type d’acte possède bien un modèle SMS