Le système SMS de Vetup est international.
L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS p1ar mois par vétérinaire.
Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte et des caractères utilisés.
Attention 1 : Si vous utiliser des caractères spéciaux, la limite maximale de caractères par SMS passe de 160 à 70 caractères.
-> Si votre texte contient un des caractères suivants : | ^ € { } [ ] ~
Donc un mot ave un ê par exemple, vous n’avez plus que 70 caractères disponibles. Si vous dépassez cette limite, 2 SMS seront comptés.
Attention 2 : Si vous mettez des champs de fusion dans vos sms, il n’est pas possible de savoir à l’avance le nombre de caractères des données qui remplaceront ces champs de fusion lorsqu’ils seront mis en situation.
Conclusion
-> Si le chien s’appelle Plutot, le champ de fusion (nom-animal) sera remplacé par Plutot et ne comptera que 6 caractères à la place des 12 caractères du champ de fusion. Dans ce cas vous gagnerez quelques caractères par rapport à l’estimation visible dans les modèles de SMS.
Cependant si le nom de l’animal contient plus de 12 caractères, vous dépasserez l’estimation initiale.
-> S’il s’appelle Plutôt, il y aura toujours 6 caractères mais le ô diminuera le nombre de caractères autorisés comme nous l’avons vu plus haut.
Il est donc préférable d’écrire : « Pour le bien de (nom-animal), … » que « Dans l’intérêt de (nom-animal), … »
Et pour être certain de ne jamais dépasser l’estimation initiale, vous pouvez également rester plus vague : « Pour le bien de votre animal, nous vous conseillons de prendre rendez-vous … »
Lors de la création d’un type de rendez-vous dans la section PARAMÈTRES / TYPES DE RDV, vous pouvez décider d’associer à ce type de RDV une durée par défaut. Vous pouvez également décider du message de confirmation et de rappel de RDV qui sera envoyé par défaut au propriétaire si un RDV de ce type est ajouté dans l’agenda.
Les modèles de ces messages sont à créer au préalable dans la section MODELES / MODÈLES d’EMAILS et MODÈLES / MODÈLES DE SMS
Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.
Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.
La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.
Lors d’une visite, je peux décider de créer et programmer l’envoi d’un rappel SMS, email ou téléphonique pour un client.
Ces rappels permettront, par exemple, de rappeler à un client de laisser son animal à jeun avant une chirurgie, de lui demander d’appeler pour donner des nouvelles de son animal, ou de contacter la clinique quelques jours après un examen pour connaître des résultats d’analyses externes….
Pour les rappels de vaccinations ou de produit à réadministrer, il sera souvent plus rapide de programmer dans vos catalogues actes, procédures / produits des rappels automatiques associés à un acte ou à un produit (voir les vidéos correspondantes)
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Un paramétrage vous permet de supprimer un rappel courrier pour un client si un rappel SMS et/ou COURRIEL a déjà été programmé pour le même acte pour ce client
Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)
Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.
Vous pouvez envoyer un rappel de rendez-vous par SMS à vos clients en cochant la case « rappel SMS vers le numéro… » de la page de prise de rendez-vous. Le message envoyé sera alors celui que vous avez créé dans MODÈLES / MODÈLES DE SMS puis paramétré par défaut dans PARAMÈTRES / ENVOIS DE SMS / RAPPEL DE RDV.
Mais vous pouvez également décider d’envoyer un rappel de rendez-vous SMS personnalisé pour certains cas particuliers. Cette vidéo vous indique comment procéder
Le logiciel permet de lister l’ensemble des rappels qui ont été envoyés à vos clients et qui n’ont pas été suivis par une visite.
Cette fonction aide, par exemple, à repérer des propriétaires d’animaux à qui un rappel a été envoyé mais qui ont oublié de réserver un rendez-vous pour la vaccination annuelle de leur animal…
Pour accéder à cette fonction, il faut se rendre dans HISTORIQUE / RAPPELS SANS CONSULTATION ULTÉRIEURE.
Vous pourrez alors consulter les rappels qui n’ont pas été suivis d’une visite et décider de renvoyer tout ou partie de ces rappels.
Ainsi, les propriétaires concernés recevront à nouveau le rappel qui était resté sans réponse.
La section « rappels déjà envoyés X fois » vous permettra de consulter les relances effectuées précédemment.
Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :
Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques.
Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte.
Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.
La création de catégories plus fines (par exemple « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.
Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.
Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER
Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer
Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)
Pour que les clients sans email reçoivent le courrier postal, il faut vous assurer que dans vos modèles d’actes les deux types d’envoi soient cochés.
Ainsi lorsque vous allez faire un vaccin, par exemple, si le client n’a pas d’email seul le rappel postal sera généré automatiquement.
Nous utilisons des cookies pour optimiser notre site Web et nos services afin répondre au mieux à vos attentes.
Fonctionnalité
Toujours activé
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Préférences
Le stockage ou l’accès technique est nécessaire dans la finalité d’intérêt légitime de stocker des préférences qui ne sont pas demandées par l’abonné ou l’utilisateur.
Statistiques
Le stockage ou l’accès technique qui est utilisé exclusivement à des fins statistiques.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
