Utiliser les « Rappels sans consultation ultérieure »

Le logiciel permet de lister l’ensemble des rappels qui ont été envoyés à vos clients et qui n’ont pas été suivis par une visite.

Cette fonction aide, par exemple, à repérer des propriétaires d’animaux à qui un rappel a été envoyé mais qui ont oublié de réserver un rendez-vous pour la vaccination annuelle de leur animal…

Pour accéder à cette fonction, il faut se rendre dans HISTORIQUE / RAPPELS SANS CONSULTATION ULTÉRIEURE.

Vous pourrez alors consulter les rappels qui n’ont pas été suivis d’une visite et décider de renvoyer tout ou partie de ces rappels.

 

Ainsi, les propriétaires concernés recevront à nouveau le rappel qui était resté sans réponse.

 

La section « rappels déjà envoyés X fois » vous permettra de consulter les relances effectuées précédemment.

Créer un message personnalisé pour mes rappels de RDV par SMS

Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS

L’option « Alerter si des rappels sont présents » est paramétrable

 

Son rôle est de prévenir systématiquement de l’existence de rappels à venir pour cet animal afin d’éviter d’avoir des rappels programmés antérieurement alors que l’animal a été vu en consultation.

Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.

 

Créer les messages associés à mes rappels automatiques

Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques. 

Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte. 

Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.

 

La création de catégories plus fines (par exemple  « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.

 

Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.

Modification de rappels déjà programmés

Tous les rappels en attente sont dans l’onglet : MEDICAL/RAPPELS

Pour affiner la recherche, vous pouvez stipuler la période qui vous intéresse et/ou un nom de client en particulier.
Puis cliquer sur « Rechercher »

Pour modifier un rappel, cliquez sur la ligne de ce rappel et modifiez le comme vous le souhaitez

Exemple : Envoi d’un estimé par courriel

De nombreuses modifications sont possibles :   Texte, fichiers attachés, date d’envoi, email, .. Ainsi que la suppression de ce rappel.

Pour terminer, cliquez sur « Envoyer ».

 

Comment générer mes rappels de vaccin par courrier/ impression

Pour générer des rappels courriers, vous devez :

  • Cliquez sur MÉDICAL/RAPPELS
  • Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER

  • Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer

  • Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
  • Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)

  • Cliquez sur TÉLÉCHARGER MON DOCUMENT
  • puis IMPRIMER

 

Rappels : clients sans email

Pour que les clients sans email reçoivent le courrier postal, il faut vous assurer que dans vos modèles d’actes les deux types d’envoi soient cochés.
Ainsi lorsque vous allez faire un vaccin, par exemple, si le client n’a pas d’email seul le rappel postal sera généré automatiquement.

Voir image ci-dessous.

 

Envoi de SMS

Le système SMS de Vetup est international. L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS par mois par vétérinaire. Les pack de 100 SMS supplémentaires sont facturés 9€ HT (15$ CAD). Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte.

Social media