Fixer un rendez-vous pour dans 15 jours ou 3 semaines

 

Lorsque vous souhaitez fixer un rendez-vous après une période définie (15 jours / 3 semaines) vous pouvez utiliser le calendrier pour trouver la date la plus adaptée plus rapidement.

 

Modifier la date d’un rendez-vous de l’agenda et des rappels associés

 

Lorsque vous déplacez un rendez-vous dans l’agenda, pensez à vérifier s’il n’y avait pas de rappels programmés. 
Cette vidéo montre comment modifier les rappels prévus afin qu’ils contiennent les nouvelles informations du rendez-vous (nouvelle date, heure, vétérinaire en charge de la consultation, …)

 

Créer un nouveau client depuis l’agenda

 

Il est possible, lors d’une prise de rendez-vous pour un nouveau client, de créer sa fiche directement depuis la page de prise de rendez-vous de l’agenda.
Il suffit de sélectionner le créneau souhaité sur l’agenda, puis le bouton  à côté de la recherche rapide.

 

  • Enregistrez le nouveau client et remplissez les informations du RDV puis cliquez sur « Enregistrer » 

Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup

 

Pour fixer un RDV dans l’agenda, il faut : 

  • Ouvrir l’agenda
  • Sélectionner le créneau souhaité (en fonction du jour, du vétérinaire présent, des disponibilités)
  • Sélectionner le client
  • Ajouter le sujet du RDV (et la description si nécessaire)

 

Une fois que toutes les informations sont remplies et vérifiées (vétérinaire, date, heure, animal, confirmation ou rappel de RDV, …), cliquez sur « Enregistrer » 

Astuce : Lorsque vous passez le curseur de votre souris sur le rendez-vous, une info-bulle s’affiche avec plus d’informations concernant ce rendez-vous

Si des rappels de RDV sont programmés, vous pouvez les trouver en éditant le rendez-vous puis dans l’onglet « Rappels » 

Ils seront notés comme traités lorsqu’ils auront été envoyés.

Il est aussi possible d’ajouter un RDV depuis la fiche client directement

Informations complémentaires

  • Vous pouvez créer des modèles de rappel ou de confirmation de RDV dans le menu Modèles > Modèles emails et Modèles SMS
  • Ensuite il faut attribuer vos modèles aux rappels correspondants dans le menu Paramètres > Envois emails et Envois sms

Pensez à cliquer sur le bouton « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.

  • Vous pouvez également attribuer des modèles de mail ou de sms différents en fonction du type de RDV (par exemple pour les rendez-vous de chirurgie). Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Type de rdv de l’agenda et choisissez les modèles adéquats vos types de rendez-vous

  • Notez que si vous ne sélectionnez pas de modèle pour vos types de rendez-vous, ce sera les modèles choisis dans les menus « Paramètres/Envois emails » et « Paramètres/Envois sms » qui seront envoyés.

 

 

Agenda : Inclure ou non un utilisateur

Explications en vidéo

 

Il est possible de masquer complètement un utilisateur sur l’agenda ou qu’il ne soit pas visible mais qu’on puisse le voir si on coche son nom sur la page de l’agenda

  • Pour cela aller dans « gestion des utilisateurs » 

  • Sélectionnez le profil de l’utilisateur

  • Dans l’onglet « agenda » : si la case « afficher dans l’agenda » et « utilisateur coché par défaut dans l’agenda » sont cochées alors l’utilisateur sera visible dès l’ouverture de l’agenda

  • Si aucune des cases n’est cochées alors le profil ne sera pas disponible sur l’agenda

  • Si « utilisateur coché par défaut dans l’agenda » est décoché alors dans l’agenda il sera nécessaire de cocher manuellement l’utilisateur dans l’agenda pour voir ses rendez-vous.

  • Une fois coché l’agenda du vétérinaire s’affiche

 

 

Paramétrer l’affichage de l’agenda en vue semaine glissante

 

Dans les paramètres généraux/Agenda, vous pouvez définir le jour de départ de l’agenda à son ouverture.

  • Soit vous choisissez un jour précis (Dimanche, Lundi, .., Mercredi, ..)
  • Soit l’option en « 7 jours glissants ». Dans ce cas, ce sera le jour d’aujourd’hui qui sera le premier jour affiché dans l’agenda, suivit des jours à venir.

 

 

Exemples

Premier choix : On sélectionne le dimanche comme premier jour de la semaine

Lors de l’ouverture de l’agenda, le 1er jour sera donc le dimanche, même si le jour actuel est le lundi (jour d’aujourd’hui).
En vue semaine, on aura donc toujours l’agenda du dimanche au samedi
Dans l’agenda, le jour actuel a une couleur de fond différente, elle est en jaune pâle.

Le premier jour de l’agenda = Dimanche     –      Jour actuel = Lundi

Second choix : 7 jours glissants

Dans cette situation, le premier jour est le jour actuel.
Si nous sommes un lundi, le premier jour de l’agenda à l’ouverture sera lundi.

Si nous sommes un mercredi, l’agenda s’ouvrira sur le mercredi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Indiquer qu’un rendez-vous a été annulé par un client

 

Pour indiquer que votre client a annulé son rendez-vous :

  • Allez dans l’agenda puis cliquez sur le rendez-vous à annuler

  • Dans cette interface cliquez sur la case « rendez-vous annulé par le client » puis enregistrez

  • Le rendez-vous est toujours visible mais il est barré et l’icône en rouge indique qu’il a été annulé par votre client

 

Lier un type de RDV de l’agenda à un message de rappel spécifique

 

Lors de la création d’un type de rendez-vous dans la section PARAMÈTRES / TYPES DE RDV, vous pouvez décider d’associer à ce type de RDV une durée par défaut. Vous pouvez également décider du message de confirmation et de rappel de RDV qui sera envoyé par défaut au propriétaire si un RDV de ce type est ajouté dans l’agenda.

Les modèles de ces messages sont à créer au préalable dans la section MODELES / MODÈLES d’EMAILS et MODÈLES / MODÈLES DE SMS

Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous

Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.

Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda

Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA

 

 

Pourquoi classer un utilisateur dans la fonction « agenda » ?

La fonction « agenda » attribuée à un utilisateur va permettre, par exemple, de créer une colonne dans mon agenda ayant une fonction particulière (RDV pour tonte, clients sans RDV ou clients qui ne souhaitent pas de consultation avec un vétérinaire en particulier…).

Elle peut également permettre, en créant un utilisateur appelé « non attribué » de fixer un rendez-vous à un client sans devoir obligatoirement lui attribuer un vétérinaire au moment de la prise de rendez-vous par téléphone.

 

Accéder facilement à un jour précis dans l’agenda

Pour accéder facilement à un jour particulier de l’agenda, vous pouvez soit utiliser la vue au mois puis cliquer sur le jour concerné, soit utiliser le petit calendrier disponible dans le haut de l’écran de l’agenda . Ces fonctions vous aideront à fixer un rendez-vous de suivi pour un animal 15 jours, 3 semaines ou encore un mois après la consultation initiale.

 

Sélectionner le type de rendez-vous apparaissant par défaut lors d’une prise de rendez-vous

Lors d’une prise de rendez-vous, les types de rendez-vous qui apparaissent dans le sélecteur sont classés par ordre alphabétique. Vous pouvez néanmoins préciser dans le paramétrage si vous voulez voir apparaître par défaut un type de rendez-vous en particulier (par exemple « consultation » si ce type de rendez-vous est celui que vous réalisez le plus souvent)

 

Paramétrer l’agenda aux horaires d’ouverture de la clinique

Pour faire disparaître de l’agenda les horaires précédant l’ouverture et les horaires postérieurs à l’heure de fermeture de la clinique, cliquez sur

PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / AGENDA

Indiquer ensuite l’horaire auquel ouvre la clinique et l’horaire auquel elle ferme.

ENREGISTRER

L’agenda ne contiendra plus que les horaires situés dans cet intervalle

Créer un événement récurrent

L’agenda de Logiciel Vetup vous permet de dupliquer vos rendez-vous grâce à l’option « Récurrence ».

Vous pouvez également utiliser cette récurrence pour planifier vos congés et autres périodes d’indisponibilité. 

Exemple de mise en indisponibilité toutes les matinées d’une semaine :

  • Sélection du vétérinaire
  • Sélection de la date et des heures d’indisponibilité.
  • Notez le sujet, sélectionnez le type de rendez-vous qui vous convient et complétez par la description de votre événement si besoin.

  • Cochez l’option « Récurrence »
  • Dans notre exemple, la date de début est le 21/05/2018 et on intègre la date de fin : 28/05/2018
  • Puis on enregistre.

  • L’événement est répété tous les jours du 21 au 28/05/2018

 

 

Tester le logiciel Vetup

Essai gratuit immédiat



Contacter Vetup
error: Content is protected !!