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Enregistrement d’un chèque impayé (Logiciel Vetup) : cas où ce règlement a déjà été transmis au comptable

Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » et qui était déjà présent dans un des exports comptables transmis à votre comptable revient « impayé » ou « sans provision », il est possible de créer un règlement négatif dans la fiche du client concerné pour replacer la visite en « impayée »

Effectuer une recherche détaillée sur l’ensemble de mes examens médicaux

Il est possible de rechercher des examens médicaux précis à partir d’un mot ou d’un terme médical qu’ils contiennent.

Je vais, par exemple, pouvoir rechercher l’ensemble des examens médicaux contenant le terme CATARACTE parmi toutes les visites réalisées sur mon compte Vetup

VISIOCARE, support pour l’information de vos clients

En cliquant sur l’icône Applications, vous pourrez accéder à toutes les vidéos de cette nouvelle appplication pendant 1 semaine. Au bout de cette période, vous pourrez continuer d’accéder aux vidéos gratuites (icônes « free »).

Visiocare est un support pour l’information de vos clients. Il s’agit d’un outil pédagogique interactif, riche d’un contenu multimédia incomparable, véritable atlas anatomique en images de synthèse, vidéos et animations 3D simples et didactiques. Disponible directement sur le logiciel Vetup ainsi que sur iPad et Android.


Pour toutes informations ou demande d’abonnement, vous pouvez nous contacter sur contact@vetup.com

 

Tarifs France : 

– Visiocare intégré sur VETUP : 19€ HT par mois

– Version iPad/Android : 49€ HT par mois

Tarifs Québec :

– Visiocare intégré sur VETUP : 29 CAD par mois

– Version iPad/Android : 39 CAD par mois

 

 

Utiliser le lien entre Vetup et mon analyseur Idexx

Les analyseurs Idexx peuvent être intégrés au logiciel Vetup.

Pour cela, plusieurs étapes doivent être respectées :

Il vous faut, tout d’abord, activer et paramétrer votre module Idexx. Vous pourrez ensuite ajouter à votre catalogue les différents types d’analyses que vous souhaitez effectuer ainsi que les différents paramètres que vous utiliserez lors de vos analyses. Le tutoriel suivant vous indique comment procéder.

https://help.vetup.com/logiciel-compatible-analyseurs-idexx/

Une fois le paramétrage entièrement effectué, vous pourrez lancer une analyse Idexx depuis une visite. Au cours de la consultation, cliquez sur l’onglet IDEXX puis sur NOUVEAU 

Sélectionnez la ou les analyses que vous souhaitez réaliser puis cliquez sur GENERER UNE DEMANDE D’ANALYSE

La demande va automatiquement être transmise à l’analyseur dans lequel vous n’aurez plus qu’à insérer votre prélèvement sanguin. La ligne de facturation correspondant à cette (ces) analyse(s) va elle aussi s’ajouter automatiquement à la visite.

A la fin de l’analyse, les résultats seront transmis dans la visite et vous pourrez les consulter en cliquant sur l’onglet Idexx.

 

Ajouter des conseils dans le bas de vos ordonnances

Créer un modèle d’ordonnance qui contient les conseils à ajouter à la suite d’une prescription dans PARAMÈTRES/MODÈLES D’ORDONNANCES/NOUVEAU

ex : je crée ici des conseils post opératoires / ovariectomie ou castration de convenance

 

Pour ajouter les conseils que vous avez créés à vos ordonnances, vous pouvez procéder de cette façon :
Réaliser votre visite et votre facturation en y incluant bien les produits que vous allez délivrer, leurs N° lot, date d’expiration….)
Cliquer sur ORDONNANCE
puis sélectionner le modèle que vous avez créé qui vous intéresse (ici, post ovariectomie/castration)
Placer votre curseur juste avant le début du texte puis cliquer sur INSÉRER LES PRODUITS

Vous pourrez ensuite imprimer et/ou envoyer cette ordonnance par email à votre propriétaire.

Mise à jour des prix des produits (déjà importé ou non) d’une centrale d’achat

Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.

Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.

Créer un message personnalisé pour mes rappels de RDV par SMS

Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS

Comment modifier l’adresse apparaissant sur mes comptes rendus ?

Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES

Sélectionnez la clinique concernée

Cliquez sur MODIFIER

Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ

 

L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients

Passer des commandes sans être lié directement à sa centrale d’achat

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commande

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Groupe, écurie, élevage pour les animaux

Il est maintenant possible de rattacher plusieurs animaux à un même groupe.

 

Activer les groupes

Pour cela, il suffit de cocher la case « Activer les groupes » dans PARAMETRES/PARAMETRES GENERAUX/ANIMAUX.

 

Nommer les groupes

Spécifier le type de groupe que vous souhaitez créer (par exemple inscrivez « élevage » dans renommer groupe ; et « élevages » dans renommer groupes pour travailler avec des élevages ou encore renommer groupe « écurie » et renommer groupes « écuries » pour regrouper des chevaux par écurie).

Consultation des groupes

Ces groupes sont consultables et modifiables dans le menu gauche MEDICAL/ELEVAGE ou ECURIE…

 

Liste des groupes

Sur cette page vous pouvez ajouter ou modifier un groupe

 

Créer un groupe, modifier ses informations, ajouter ou enlever un animal

Chaque groupe, défini par un nom, une adresse, peut être recherché dans l’écran de recherche ANIMAL.

Fiche de l’animal appartenant à un groupe

Sur la fiche animal, on retrouve l’appartenance de l’animal à un groupe dans la zone ANIMAL/MODIFIER>ANIMAL/ELEVAGE(ECURIE…)

Il est possible de l’enlever du groupe en cliquant sur la croix rouge à droite du nom du groupe.

Il est également possible de l’ajouter dans un groupe supplémentaire an cliquant sur sélection.

FAQ : Quel est le niveau de sécurité des serveurs ?

Les serveurs Vetup sont protégés par un firewall pour toutes les fonctionnalités d’administrateur. L’administrateur système de Vetup met à jour tous les serveurs avec les dernières solution de sécurité.
Il suffit de voir la barre d’adresse : « https » veut dire que nous utilisons le protocole SSL qui est un protocole crypté, le même que celui des banques. Les serveurs sont réparties en Europe et aux USA. Nous utilisons Amazon Web Services qui est aujourd’hui le plus gros système cloud mondial. Les données ne sont pas stockées sur un serveur physique mais sur un ensemble de serveurs avec redondance. Aujourd’hui, il n’existe pas de solution plus performante que cela.

Plus de précisions :

How do I select my date format ?

To select your date format, go into SETTINGS, then GENERAL SETTINGS 

 

Select FORMAT

 

Then select the date format you want

 

 
If you DON’T select one : the date will automatically appear in the format used with the language selected for the software. For example, if  the French version is used, the date format will be dd/mm/yyyy.

ATTENTION : the English version uses American English. Therefore, if you work with the English version, and NO date format is chosen, the date format will appear as mm/dd/yyyy.

 

 

 

However, you can choose a dd/mm/yyyy or a mm/dd/yyyy date format independently of the language you select.

Thus, you can select a dd/mm/yyyy date format even if you use the American English version of Vetup.

To do this, just click on the date format you want to use

 

Now your dates will now be written in the dd/mm/yyyy format, even if you work with the American English version of Vetupmanager.

 

 

Appliquer des réductions, des remises à un client

Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire

NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)

 


À voir aussi : Appliquer un arrondi sur une facture globale

 

 

Consulter l’historique des visites d’un client

Pour consulter l’historique des visites d’un animal, vous avez deux possibilités :

Vous pouvez vous rendre sur la page historique de l’animal puis dans la section CONSULTATION ou VISITE.

Pour avoir un aperçu rapide du descriptif d’une visite vous pouvez laisser le curseur de votre souris sur la ligne de chaque visite au niveau de la colonne « détails »

Vous pouvez également consulter le détail des visites d’un animal en cliquant, dans la fiche animal, sur l’onglet HISTORIQUE

Vous obtiendrez alors le détail de toutes les visites de l’animal

Pourquoi y a-t-il deux champs « numéros de lot rage » à remplir ? Les deux sont-ils nécessaires ?

Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :

  • sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
  • et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.

(une vidéo explicative est visible plus bas)

La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.

La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.

Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique : 

Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage. 

Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans : 

CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage » 

 

Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR

 

Voir une vidéo explicative plus détaillée :

 

Comment paramétrer ma centrale d’achats ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.

Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :

Se rendre dans PARAMETRES 

 

 PARAMETRES GENERAUX 

 

puis dans PRODUITS

 

Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :

Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »

 

Comment remplir les champs de mes commandes chez Val d’hony / Verdifarm ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?« 

Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm

 se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS

 

Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :

  • les champs CODE CLIENT et LOGIN avec le login que vous utilisez habituellement sur la page de login de NetOrder (généralement un code à 9 chiffres).  
  • le champ MOT DE PASSE avec le mot de passe que vous utilisez pour votre accès à NetOrder

 

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES 

 

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)

 

 

Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?« 

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