Enregistrement des numéros de lots des vaccins utilisés

Question

Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.

Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?

Réponse

Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :

Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients

 

Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.

Consulter facilement le contenu d’une facture

 

Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :

  • Depuis l’historique des factures FINANCES / FACTURES
  • Depuis l’historique des factures d’un client PAGE HISTORIQUE CLIENT / FACTURES

Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.

 

Paramétrage de l’ouverture du menu déroulant gauche de Vetup

 

Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.

Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.

 

Préparation des médicaments par l’ASV

 
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
 
 
 

Voir aussi

 
 
 

Facturer des soins réalisés pour un animal dans le module hospitalisation

 

Si vous avez terminé des soins enregistrés pour un animal dans le module hospitalisation et que ces soins ont été associés à un acte, à une procédure de votre catalogue Vetup, vous pourrez les ajouter en facturation dans la visite au cours de laquelle l’animal a été hospitalisé

 

 

À voir aussi :

Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite

 

 

Utiliser le mode multisélection pour ajouter plusieurs produits ou actes en facturation

 

Si un client souhaite acheter plusieurs produits de la même marque ou du même type, il est possible d’utiliser la multisélection de produits en passant par le bouton « ajouter produit » et en cliquant dans la ligne sur le + de chaque produit que vous voulez ajouter.

Cette même fonction est disponible pour les actes, procédures en cliquant sur « ajouter acte » « ajouter procédure ».

Pourquoi classer un utilisateur dans la fonction « agenda » ?

La fonction « agenda » attribuée à un utilisateur va permettre, par exemple, de créer une colonne dans mon agenda ayant une fonction particulière (RDV pour tonte, clients sans RDV ou clients qui ne souhaitent pas de consultation avec un vétérinaire en particulier…).

Elle peut également permettre, en créant un utilisateur appelé « non attribué » de fixer un rendez-vous à un client sans devoir obligatoirement lui attribuer un vétérinaire au moment de la prise de rendez-vous par téléphone.

 

Annulation des rappels en attente pour une procédure ou un acte réalisé en avance

Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)

 

Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.

 

Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente

La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petits icônes présents sur les différentes lignes de rendez-vous

 

 

Article évoqué dans la vidéo : Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil

 

Enregistrer un code utilisateur pour chaque membre de la clinique

En page d’accueil, dans la liste des rendez-vous du jour et la salle d’attente, quand la case « voir tous » est cochée, le code utilisateur de la personne à qui est dédiée une visite est visible entre parenthèses. Pensez donc bien à enregistrer un code utilisateur pour chacun des utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.

 

Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil

Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous

 

Clôturer un examen médical, un compte-rendu ou une prescription

Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.

La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).

ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).

 

Fonction Marketing client et création de listes spécifiques de clients

La fonction Marketing client de la section Historique va vous permettre de lister toutes les ventes d’un type de produit, ou d’un produit en particulier, répondant à certains critères (période, espèce animale concernée, clients sans adresse mail, client d’une clinique en particulier…) et de pouvoir réaliser un export excel de cette liste, voire un export pour créer une liste utilisable lors de l’envoi d’une newsletter ciblée (propriétaires de chats ayant acheté un aliment hypocalorique cette année…)

Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique

Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.

Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)

Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : https://help.vetup.com/changement-rapide-utilisateur-code-pin/

 

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