Consulter les dernières vaccinations d’un animal

 

Vous pouvez paramétrer, dans l’historique d’un animal, un onglet supplémentaire qui vous permettra de voir très facilement tous les vaccins qu’il a reçu ainsi que leur date de fin de validité. Cet onglet sera visible depuis la page historique de l’animal ainsi que depuis une visite ouverte pour cet animal.

 

Gérer les stocks des produits de votre catalogue

 

Vous pouvez, pour chacun des produits de votre catalogue, décider si vous souhaitez en gérer les stocks ou non.

Cette vidéo vous indique comment paramétrer les quantités en stock et vous explique les notions de stock, stock souhaité et seuil de réapprovisionnement. Il est indispensable, avant toute chose, de bien indiquer, dans votre  catalogue produits, les produits que vous souhaitez vendre de façon déconditionnée (au mL, à la pipette, par plaquette de 10 cps, au comprimé…) (voir le tutoriel Déconditionner et réapprovisionner )

À voir aussi :

Déconditionner et réapprovisionner 

Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente

La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petits icônes présents sur les différentes lignes de rendez-vous

 

 

Article évoqué dans la vidéo : Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil

 

Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil

Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous

 

Passer une commande vers ma centrale d’achat

Certaines centrales d’achats, certains fournisseurs sont reliés au logiciel Vetup : il est alors possible de préparer vos commandes depuis Vetup et de les envoyer directement à votre centrale d’achat. Cela vous aidera ensuite à ajouter facilement les produits reçus à vos stocks.

À voir aussi :

Comment paramétrer ma centrale d’achats ?

Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire

 
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
 
 
 

Voir aussi

 
 
 

Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous

Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.

Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda

Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA

 

 

Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email

Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.

 

Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous

Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal 

 

Clôturer un examen médical, un compte-rendu ou une prescription

Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.

La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).

ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).

 

Profiter d’une commande pour contrôler les stocks de mes produits

Le stock « actuel » de chaque produit que vous ajoutez lors de la préparation d’une commande est visible dans la colonne STOCK.

L’étape de préparation d’une commande vous offre donc une possibilité de contrôler régulièrement que les stocks indiqués correspondent bien à vos stocks « physiques » présents à la clinique.

 

Éditer une facture à un nom différent de celui figurant sur la fiche client

Dans certains cas, la personne qui va régler une facture ne sera pas la personne figurant sur la fiche client rattachée à un animal. Il faudra alors éditer une facture au nom de la personne qui a réellement réglé la visite.

Ce cas de figure peut se présenter pour :

  • Un animal qui a reçu des soins antérieurs au nom d’une association, d’un refuge, mais pour lequel ces soins seraient pris en charge par son nouvel adoptant
  • Un cheval enregistré dans une écurie mais dont les soins seront réglés par le propriétaire
  • Un vétérinaire spécialiste itinérant exerçant dans les cliniques de confrères et qui ne fait pas directement régler le client mais facture les soins des animaux traités à la clinique dans laquelle il est venu travailler.

Cette vidéo vous indique comment créer une facture à un autre nom que celui figurant sur la fiche client liée à l’animal soigné. Cette action n’est possible que si la facture correspondant aux soins effectués n’a pas encore été éditée.

 

 

 

Ajouter un produit CDMV non accessible depuis la fonction « importer produit fournisseur »

 

Si vous souhaitez ajouter à votre catalogue Vetup un produit du fournisseur CDMV et que ce produit n’est pas disponible dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS / IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR, vous pouvez quand même l’ajouter à votre catalogue en cliquant sur IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR / NOUVEAU PRODUIT et en ajoutant dans cette fiche les informations disponibles pour ce produit sur le portail du CDMV.

Pensez bien, lorsque le produit a été ajouté, à préciser la catégorie ou sous-catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter votre produit dans votre catalogue Vetup ainsi que la marge que vous souhaitez lui appliquer.

Enregistrement des numéros de lots des vaccins utilisés

Question

Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.

Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?

Réponse

Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :

Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients

 

Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.

Consulter facilement le contenu d’une facture

 

Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :

  • Depuis l’historique des factures FINANCES / FACTURES
  • Depuis l’historique des factures d’un client PAGE HISTORIQUE CLIENT / FACTURES

Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.

 

Paramétrage de l’ouverture du menu déroulant gauche de Vetup

 

Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.

Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.

 

Facturer des soins réalisés pour un animal dans le module hospitalisation

 

Si vous avez terminé des soins enregistrés pour un animal dans le module hospitalisation et que ces soins ont été associés à un acte, à une procédure de votre catalogue Vetup, vous pourrez les ajouter en facturation dans la visite au cours de laquelle l’animal a été hospitalisé

 

 

À voir aussi :

Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite

 

 

Utiliser le mode multisélection pour ajouter plusieurs produits ou actes en facturation

 

Si un client souhaite acheter plusieurs produits de la même marque ou du même type, il est possible d’utiliser la multisélection de produits en passant par le bouton « ajouter produit » et en cliquant dans la ligne sur le + de chaque produit que vous voulez ajouter.

Cette même fonction est disponible pour les actes, procédures en cliquant sur « ajouter acte » « ajouter procédure ».

Pourquoi classer un utilisateur dans la fonction « agenda » ?

La fonction « agenda » attribuée à un utilisateur va permettre, par exemple, de créer une colonne dans mon agenda ayant une fonction particulière (RDV pour tonte, clients sans RDV ou clients qui ne souhaitent pas de consultation avec un vétérinaire en particulier…).

Elle peut également permettre, en créant un utilisateur appelé « non attribué » de fixer un rendez-vous à un client sans devoir obligatoirement lui attribuer un vétérinaire au moment de la prise de rendez-vous par téléphone.

 

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