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Activation et paramétrage du module IDEXX

Logiciel Vetup Idexx Integration

Présentation

L’intégration entre le logiciel Logiciel Vetup et Idexx Vet Lab Station (IVLS) consiste en la mise en place d’outils permettant la communication bi-directionnelle entre ces deux applications. La procédure ci-dessous n’est nécessaire que sur un seul ordinateur de la clinique qui doit rester en fonction afin que les autres ordinateurs puissent faire des demandes et réception d’analyses.

Un fois l’intégration mise en place, il est possible d’initier une demande d’analyses depuis le Logiciel Vetup, de la transférer vers la Idexx Vetlab Station (IVLS) et de récupérer le résultat des analyses une fois celles-ci réalisées sous forme de PDF dans les visites (consultations).

  • Il faut au moins qu’un de vos ordinateurs soit équipé de Windows pour faire la connexion. Les logiciels fournis par Idexx n’existent pas sur Mac.
  • Nous fournissons un logiciel de communication entre Vetup et IDEXX (logiciel ICP).
  • Le logiciel Interlink est fourni et installé par Idexx
  • La clinique doit demander l’activation du module Idexx à Vetup sur contact@vetup.com :
  • Nous fournissons les informations permettant le paramétrage de ce logiciel.
  • Vetup propose son aide pour l’installation et le paramétrage du logiciel ICP si vous avez des difficultés. Les difficultés concernant le paramétrage d’Interlink sont prises en charge par Idexx.

Descriptif de l’installation

  1. Poste client installé dans la clinique utilisant le navigateur Chrome pour accéder au Logiciel Vetup.
  2. Serveur internet Vetup hébergeant le Logiciel Vetup dans le cloud
  3. Module ICP installé sur un ordinateur de la clinique ayant un accès internet
  4. Module Interlink installé sur le même ordinateur que le module ICP
  5. IDEXX Vet Lab Station

Activation

L’activation de l’intégration nécessite plusieurs étapes :

Activation du module Idexx dans la console Logiciel Vetup

Il est obligatoire de contacter l’équipe Vetup pour qu’elle puisse ouvrir les droits au module Idexx. Une fois l’activation réalisée, un nouvel onglet est présent dans le menu “paramètres de l’application” du Logiciel Vetup.

Activation du module Idexx dans l’application Logiciel Vetup

Il est obligatoire d’activer le module Idexx via la case à cocher « IDEXX ». L’IVLS devra être identifié par un numéro unique. Les accès doivent être conditionnés à un mot de passe.

Une fois l’activation réalisée, l’onglet est normalement présent sous cette forme :

Paramétrage des types d’analyses et des modèles d’analyses

Pour être utilisable dans les consultations, l’intégration Idexx doit disposer d’une nomenclature de demandes d’analyses. Pour définir cette nomenclature, il est d’abord nécessaire de définir un ou plusieurs types d’analyses(catégories d’analyses) à partir du menu CATALOGUE > Types d’analyses

Une fois un ou plusieurs types d’analyses définis, il est possible de définir les analyses qui seront utilisables pour les consultations dans le menu CATALOGUE > Paramètres d’analyses. Utilisez le bouton « Nouveau » pour créer de nouveaux paramètres d’analyses.

Paramétrage du module ICP

Lien de téléchargement du logiciel ICP : https://we.tl/SOupLyp6ou

L’installation du module ICP doit se faire en conservant les paramètres par défaut.

Une fois le module installé, certains paramètres doivent être finalisés :

Le champs UnitID est de la forme : xxxx.UnitId ou :

  • xxxx est le nom de l’installation Vetup du client, spécifié dans la première partie de l’url d’accès au logiciel : https://xxxx.vetupmanager.com. Par exemple si vous accédez à Vetup via l’adresse https://cliniquedubonheur.vetupmanager.com votre nom d’installation est cliniquedubonheur
  • UnitId a la même valeur que le champs “UnitId de l’écran “paramètres de l’application” de Vetup.

Les 2 champs “password” doivent  comporter les même valeurs que les “Mdp” de l’écran “paramètres de l’application” de Vetup.

Le champs “Work Request Service Url” doit comporter l’adresse du web service délivrant les demandes d’analyse saisies dans Vetup :

https://ws.vetupmanager.com/idexx/api/v1/soapOutput

Le champs “Result Service Url” doit comporter l’adresse du web service réceptionnant les résultats concernant les demandes d’analyse saisies dans Vetup.

https://ws.vetupmanager.com/idexx/api/v1/soapInput

La case à cocher “Autostart” doit être cochée pour exécuter le module ICP dès le démarrage du poste sans intervention humaine.

Paramétrage du module Interlink

Lien de téléchargement du logiciel Interlink : https://we.tl/keym7daFHH

L’installation du module Interlink doit se faire en conservant les paramètres par défaut.

Les difficultés concernant le paramétrage d’Interlink sont prises en charge par Idexx.

Les paramètres par défaut doivent correspondre aux paramètres par défaut du module ICP pour les propriétés suivantes :

  • Répertoire de stockage des rapports PDF
  • Répertoire de stockage des données XML
  • Répertoire de stockage des demandes d’analyses

Paramétrage du module IVLS

Certains paramètres doivent être vérifiés ou adaptés au niveau de l’écran de contrôle de l’IVLS

Les difficultés concernant le paramétrage de l’IVLS sont prises en charge par Idexx.

L’onglet “Logiciel de gestion vétérinaire” du menu “Configuration” doit ressembler à ça

L’onglet “Logiciel de gestion vétérinaire” du menu “Instruments” doit ressembler à ça

Gérer le numéro des lots en passant une commande



À propos de la gestion des numéros de lot et des dates d’expiration.
Lorsque vous fonctionnez avec la centrale Val d’hony/Verdifarm, il est possible de récupérer automatiquement les numéros de lot ainsi que les dates d’expiration des produits livrés.
Au moment de la livraison, lorsque la commande est dans l’état « reçu centrale », vous disposez d’un bouton « BL« . Ce bouton permet d’interroger directement le site netorder afin de télécharger les informations du bon de livraison. Ces informations alimentent directement la liste des lots liés au produit réceptionné.
Il est également possible de saisir manuellement ces information par un click sur l’icone code-barre présent sur chaque ligne de la commande.
Une fois ces informations saisies, il est possible de sélectionner les lots lors de la délivrance des produits.

L’option « Alerter si des rappels sont présents » est paramétrable

 

Son rôle est de prévenir systématiquement de l’existence de rappels à venir pour cet animal afin d’éviter d’avoir des rappels programmés antérieurement alors que l’animal a été vu en consultation.

Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.

 

Créer les messages associés à mes rappels automatiques

Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques. 

Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte. 

Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.

 

La création de catégories plus fines (par exemple  « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.

 

Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.

Faire disparaître le solde « avoir » en question ?

La dame nous avait ramené un médicament pour 50€, et un avoir a été clôturé et activé (donc pas remboursé à la dame). Elle est revenue plus tard pour une consultation, pour 40€ en tout. Un règlement pour ces 40€ a été créé et payé avec une partie de l’avoir. Il reste donc 10€ en avoir, et la dame a souhaité un remboursement de ces 10€.

J’ai rendu ces 10 € à la dame, mais comment faire disparaître l’avoir en question ?
solde-avoir

Quelle est la différence entre les statistiques de facturation et les statistiques d’exploitation : modes de calculs ?

Les données d’exploitation affichent, pour chaque clinique, les montants des consultations en se basant sur les dates de consultations ainsi que les sommes payées en se basant sur les dates de paiements.
Les données de facturation affichent, pour chaque société de facturation, les montants des factures en se basant sur les dates de factures.

Pour les vétérinaires qui ont le mode Multi-cliniques, si vous voulez consulter les chiffres par clinique il faut utiliser les statistiques d’exploitation et non les statistiques de facturation, par exemple vous avez 2 cliniques et 1 seule société de facturation. Dans ce cas là les données d’exploitation semblent être plus à même de représenter l’activité de chaque clinique.

Imprimer à partir d’un Ipad ou d’un Iphone

Solution 1:
  • Soit l’imprimante est compatible AirPrint, dans ce cas, chaque fois qu’apparaît le symbole « flèche courbée sur feuille de papier » (photo ci-dessous), il suffit de cliquer dessus pour avoir l’option d’impression… et imprimer en Wifi. (Liste des imprimante compatibles AirPrint)

     

Paramètres d’impression

Logiciel Vetup vous permet d’imprimer vos documents sous différents formats. 

Dans PARAMÈTRES/ PARAMÈTRES GÉNÉRAUX/Modèles & impressions vous pouvez sélectionner la taille de papier par défaut (facture, devis, courrier…)

 

Dans cet exemple, le format choisi est A4.

Impression petit format (Imprimante thermique)

Si vous avez une imprimante thermique, vous pouvez stipuler la largeur du rouleau dans « Facture petit format ».

Pour cette fonctionnalité, nous avons mené les tests avec une Epson TM T88V.

Toutes les imprimantes thermiques sont compatibles.

 

 

Modification de rappels déjà programmés

Tous les rappels en attente sont dans l’onglet : MEDICAL/RAPPELS

Pour affiner la recherche, vous pouvez stipuler la période qui vous intéresse et/ou un nom de client en particulier.
Puis cliquer sur « Rechercher »

Pour modifier un rappel, cliquez sur la ligne de ce rappel et modifiez le comme vous le souhaitez

Exemple : Envoi d’un estimé par courriel

De nombreuses modifications sont possibles :   Texte, fichiers attachés, date d’envoi, email, .. Ainsi que la suppression de ce rappel.

Pour terminer, cliquez sur « Envoyer ».

 

Créer un événement récurrent

L’agenda de Logiciel Vetup vous permet de dupliquer vos rendez-vous grâce à l’option « Récurrence ».

Vous pouvez également utiliser cette récurrence pour planifier vos congés et autres périodes d’indisponibilité. 

Exemple de mise en indisponibilité toutes les matinées d’une semaine :

  • Sélection du vétérinaire
  • Sélection de la date et des heures d’indisponibilité.
  • Notez le sujet, sélectionnez le type de rendez-vous qui vous convient et complétez par la description de votre événement si besoin.

  • Cochez l’option « Récurrence »
  • Dans notre exemple, la date de début est le 21/05/2018 et on intègre la date de fin : 28/05/2018
  • Puis on enregistre.

  • L’événement est répété tous les jours du 21 au 28/05/2018

 

 

Modifier les taxes d’une visite

Il est possible de modifier le taux de la taxe pour une visite sans modifier les taux enregistrés dans les paramètres généraux.

Pour cela, il faut modifier le taux pour chaque produit et acte qui y est intégré.

Exemple : Facturation d’une consultation et d’une analyse sanguine pour un client bénéficiant d’une taxe à 0%

  • On ajoute les actes et produits à facturer
  • On clique sur le premier acte (Pour notre exemple : « Consultation »)

  • On remplace le taux initial (ici 20 (%)) par 0  dans le taux de la taxe puis on enregistre la modification

 

La facturation pour l’acte « consultation » apparaît alors avec une taxe à 0%.

On répète la même opération pour tous les actes et produits facturés.

On peut ensuite éditer la facture avec une taxe de 0%.

Comment générer mes rappels de vaccin par courrier/ impression

Pour générer des rappels courriers, vous devez :

  • Cliquez sur MÉDICAL/RAPPELS
  • Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER

  • Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer

  • Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
  • Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)

  • Cliquez sur TÉLÉCHARGER MON DOCUMENT
  • puis IMPRIMER

 

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