Modifier votre logo sur les documents PDF (factures, devis, comptes-rendus…)

 

Nous vous conseillons une image en PNG ou à défaut en JPG.

Vous devez aller dans Paramètres / Paramètres généraux

  • Cliquez sur le bouton Changer

  • Préparez votre logo à l’avance sur votre ordinateur pour qu’il ait le bon format et la bonne taille avant de l’importer dans vos paramètres.
    • Les formats valides sont : png, jpg, jpeg, gif. (par ordre de préférence)
    • La taille max. sera 300 x 100 px.
  • Puis sur Choisir un fichier sur votre ordinateur

  • Vous pouvez terminer par Enregistrer 

 

 

Associer obligatoirement un nom de praticien à une ligne de facturation

Explications en vidéo

 

Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.

Mise en situation : On va préparer une visite pour un vétérinaire.

  • Depuis la consultation, renseignez à quel vétérinaire la consultation est dédiée.

 

  • Commencez à facturer la visite, par exemple ici une consultation.
  • L’utilisateur  attribué par défaut à l’acte « consultation » est l’utilisateur connecté qui est entrain de facturer l’acte. Donc, si l’ASV est connectée avec son identifiant (ou son pin), c’est son nom qui apparaîtra à la place de celui du vétérinaire.

  • Pour éviter cela, il faut cocher l’option « Restreindre les visites aux vétérinaires uniquement » dans les paramètres généraux/Visites
  • Enregistrez votre modification

  • Maintenant, lors de la création d’une nouvelle consultation, après avoir indiqué le vétérinaire en charge de la visite (voir 1ère capture d’écran), lorsque l’ASV ajoutera un acte, une fenêtre demandant de choisir le praticien s’ouvrira. Le nom du praticien indiqué dans l’examen médical sera présélectionné. 

 

 

 

Gestion des consentements

 

Règlement Général sur la protection des Données

La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.

Paramétrages

Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :

1. Création du titre des consentements

Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.

Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.

  • Cliquez sur nouveau pour ajouter le titre et la description de votre consentement.

2. Création du formulaire de consentement

Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.

Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.

La table des consentements ressemble à ceci :

Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :

3. Création du modèle email.

Dans le menu Modèles/Modèles de mail, vous pouvez créer le modèle du mail qui accompagnera votre formulaire.
(Voir l’article : Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails )


Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails

 

Mise en situation

  • Lors de la création ou édition d’un client, un nouveau bouton est présent

  • Ce bouton peut également être affiché en version compact dans la page historique du client en fonction du choix dans Paramètres Généraux/Client

  • Lorsque l’on clique sur ce bouton cette fenêtre s’ouvre

  • La première section Formulaire permet de générer le formulaire et de l’imprimer.
  • Vous pouvez le sortir en PDF ou l’envoyer par email.
  • La date de génération du formulaire est également présente.

  • La seconde section Consentements permet de saisir les consentements indiqués par le client et de visualiser l’origine du consentement (saisi par un membre de la clinique ou effectué par le client, comme par exemple le désabonnement des mails via le lien).

  • La dernière section Signature permet de visualiser la date de réception des consentements signés mais aussi de les stocker (ou non en fonction du souhait de stockage : numérique ou papier).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Paramétrer l’affichage de l’agenda en vue semaine glissante

 

Dans les paramètres généraux/Agenda, vous pouvez définir le jour de départ de l’agenda à son ouverture.

  • Soit vous choisissez un jour précis (Dimanche, Lundi, .., Mercredi, ..)
  • Soit l’option en « 7 jours glissants ». Dans ce cas, ce sera le jour d’aujourd’hui qui sera le premier jour affiché dans l’agenda, suivit des jours à venir.

 

 

Exemples

Premier choix : On sélectionne le dimanche comme premier jour de la semaine

Lors de l’ouverture de l’agenda, le 1er jour sera donc le dimanche, même si le jour actuel est le lundi (jour d’aujourd’hui).
En vue semaine, on aura donc toujours l’agenda du dimanche au samedi
Dans l’agenda, le jour actuel a une couleur de fond différente, elle est en jaune pâle.

Le premier jour de l’agenda = Dimanche     –      Jour actuel = Lundi

Second choix : 7 jours glissants

Dans cette situation, le premier jour est le jour actuel.
Si nous sommes un lundi, le premier jour de l’agenda à l’ouverture sera lundi.

Si nous sommes un mercredi, l’agenda s’ouvrira sur le mercredi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Notification de l’arrivée d’un nouvel animal en salle d’attente

 

Il est maintenant possible d’être notifié lorsque qu’un animal est placé en salle d’attente.
Chaque utilisateur a la possibilité d’activer cette option dans les paramètres de préférence de son compte utilisateur.
Dans l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre logiciel.

Cliquez sur le crayon au bout de la ligne de l’utilisateur concerné.

Ensuite cliquez sur préférences puis cochez la case Notifications : Notifier les nouvelles arrivées en salle d’attente.
Enregistrez.

Lorsqu’aucune nouvelle arrivée n’est enregistrée, l’accès rapide « Salle d’attente » est grisé.

Lorsqu’un animal qui vous a été attribué est placé en salle d’attente, l’onglet d’accès rapide « Salle d’attente » change de couleur.

Dans notre exemple, il est devenu violet mais cette couleur dépend des couleurs que vous avez paramétrées pour le compte de votre clinique.

Lorsque vous ouvrez l’accès rapide « Salle d’attente » vous voyez le nom du client et de l’animal qui viennent d’arriver dans la même couleur que l’onglet

Si vous cliquez à nouveau sur l’onglet, l’accès rapide se réduit et se replace dans le bas de votre écran, l’animal reste en salle d’attente mais l’onglet est à nouveau « éteint » jusqu’à ce qu’un autre animal soit mis en salle d’attente.

Si votre consultation précédente est terminée, vous pouvez cliquer sur la flèche blanche sur fond noir pour créer la visite de l’animal en salle d’attente.

Dans ce cas, il est sorti de la salle d’attente, l’accès rapide redescend dans le bas de votre écran, l’onglet est à nouveau « éteint » et vous êtes directement dans la visite pour ce nouvel animal.

 

 

 

Paramétrages possibles avant un import définitif

Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SURtestvotreclinique.vetupmanager.com”

En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com

Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup

Menu paramètres

Cliniques du groupe

  • Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
  • Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

  • Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

Paramètres généraux

Types de RDV dans l’agenda

Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags


EMAIL / SMS

  • Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

Catalogue

ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT

Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF

Catégories actes et produits

Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)

Actes

  • Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
  • Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
  • Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
    Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
  • Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
  • Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”

Produits

  • Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
  • Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
  • Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
  • Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…)
    Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
  • Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

Les analyseurs compatibles avec Vetup sont : Idexx, Abaxis (Zoetis) et Fuji

  • Si vous travaillez avec l’un de ces analyseurs, vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses à l’avance
  • Ensuite, sur simple demande de votre part à contact@vetup.com, nous vous enverrons un devis pour la synchronisation entre Vetup et l’analyseur.
  • Dès la réception de votre accord, nous procèderons à la synchronisation et vous pourrez envoyer et recevoir les analyses depuis la fiche de l’animal.

Si vous utilisez un autre analyseur

  • Vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses afin de pouvoir les facturer

 

Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup / création de clinique

Menu paramètres

Cliniques du groupe

  • Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
  • Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

  • Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

Paramètres généraux

Types de RDV de l’agenda

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags

EMAIL / SMS

  • Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

Catalogue

Catégories actes et produits

Actes

  • Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
  • Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
  • Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
    Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
  • Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
    délivrance passeport : cocher

Produits

  • Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
  • Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
  • Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
  • Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
  • Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

  • Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)

Les analyseurs compatibles avec Vetup sont : Idexx, Abaxis (Zoetis) et Fuji

  • Si vous travaillez avec l’un de ces analyseurs, vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses à l’avance
  • Ensuite, sur simple demande de votre part à contact@vetup.com, nous vous enverrons un devis pour la synchronisation entre Vetup et l’analyseur.
  • Dès la réception de votre accord, nous procèderons à la synchronisation et vous pourrez envoyer et recevoir les analyses depuis la fiche de l’animal.

Si vous utilisez un autre analyseur

  • Vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses afin de pouvoir les facturer

 

Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda

Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA

 

 

Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients

 

Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.

Paramétrer les activités de planning

Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.

 

Paramétrer et créer mes courbes (poids / glycémie…)

Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,

Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES

 

Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe

Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.

Vous avez ensuite 2 options :

  • Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
  • Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure

 

Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.

Comment modifier l’adresse apparaissant sur mes comptes rendus, factures, ordonnances ?

Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES

Sélectionnez la clinique concernée

Cliquez sur MODIFIER

Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ

 

L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients

Ajouter une phrase spécifique au pied des factures, comptes-rendus, ordonnances, devis et rappels

 

 

Dans « Paramètres / Paramètres généraux » cliquez sur l’onglet « En-tête et pieds de page », vous pouvez personnaliser le texte des pieds de tous vos documents

Sélectionnez l’onglet du document à personnaliser :

  • Comptes-rendus
  • Ordonnance
  • Ordonnance 50% 
  • Formulaire de confidentialité
  • Rappels
  • Factures
  • Factures petit format
  • Devis
  • Remises en banque

Écrivez votre texte dans la section « Pied de page des impressions PDF et enregistrez

Imprimer à partir d’un Ipad ou d’un Iphone

Solution 1:
  • Soit l’imprimante est compatible AirPrint, dans ce cas, chaque fois qu’apparaît le symbole « flèche courbée sur feuille de papier » (photo ci-dessous), il suffit de cliquer dessus pour avoir l’option d’impression… et imprimer en Wifi. (Liste des imprimante compatibles AirPrint)

     

Paramètres d’impression

Logiciel Vetup vous permet d’imprimer vos documents sous différents formats. 

Dans PARAMÈTRES/ PARAMÈTRES GÉNÉRAUX/Modèles & impressions vous pouvez sélectionner la taille de papier par défaut (facture, devis, courrier…)

 

Dans cet exemple, le format choisi est A4.

Impression petit format (Imprimante thermique)

Si vous avez une imprimante thermique, vous pouvez stipuler la largeur du rouleau dans « Facture petit format ».

Pour cette fonctionnalité, nous avons mené les tests avec une Epson TM T88V.

Toutes les imprimantes thermiques sont compatibles.

 

 

Comment générer mes rappels de vaccin par courrier/ impression

Pour générer des rappels courriers, vous devez :

  • Cliquez sur MÉDICAL/RAPPELS
  • Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER

  • Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer

  • Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
  • Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)

  • Cliquez sur TÉLÉCHARGER MON DOCUMENT
  • puis IMPRIMER

 

Enregistrer des résultats d’analyses

Dans « Paramètres » > « Modèles de comptes-rendus », vous pouvez créer des tableaux d’analyses vierges ainsi lors d’une consultation, vous n’aurez plus qu’à rentrer les valeurs. Avec la version Premium nous aidons les vétérinaires à créer ces tableaux.

Exemple d’un tableau

Avec le Module Idexx : demandes d’analyses transmises à vos appareils Idexx et réception des résultats directement dans votre logiciel Vetup. Il est aussi possible d’attacher les .pdf d’analyses dans « fichiers attachés »

Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails

Dans la section Modèles, vous pouvez créer de nombreux modèles utilisables par la suite à divers endroits du logiciel.

Différents types de modèles sont possibles : 

  • Consultations
  • Comptes-rendus / rapports
  • Ordonnances / prescriptions
  • Textes
  • Emails
  • SMS
  • Rappels pour les actes
  • Rappels pour les produits

 

Lors de la création (ou de l’édition) d’un modèle, un système de champs de fusion est disponible.
Il permet de compléter certaines informations automatiquement au moment de l’envoi ou de l’impression document.

Pour cela, il suffit d’intégrer, dans votre texte, les champs désirés, avec les parenthèses.
Le tout sera remplacé par le bon contenu au moment de l’envoi.

  • Placer le curseur de votre souris à l’endroit où vous voulez ajouter le champs de fusion
  • Ouvrez l’écran des champs de fusion (la liste des champs disponibles est différente d’un type de modèle à un autre)
  • Le champ s’ajoutera dans votre texte, à l’endroit où se trouvait votre curseur, dès que vous cliquerez sur le nom du champs choisi
  • Enregistrez votre modèle pour terminer
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