Imprimer sous mac ou pc
Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
- Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
- Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
- Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Gestion des utilisateurs
- Créer les différents utilisateurs du compte (vidéo à partir de la quatrième minute et jusqu’à 7 minutes) et possibilité de créer un utilisateur de type agenda si besoin
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour l’agenda
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour la page d’accueil
- Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur ) - Précision des droits des différents utilisateurs par l’administrateur général
Paramètres généraux
- Paramétrage au démarrage du Logiciel Vetup (4 premières minutes de la vidéo)
- Ajout de votre logo dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
- Lien avec la (ou les) centrale(s) d’achat avec la(les)quelle(s) travaille la clinique : Renseigner l’onglet PRODUITS des paramètres généraux
- (précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
- Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
- Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
- Communication interne et gestions des tâches
- Fichiers attachés à une visite
- Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
EMAIL / SMS
- Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
- Modèles d’examen clinique
- Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
- Modéles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
- Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
Catalogue
Catégories actes et produits
- Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Actes
- Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
- Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
- Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé - Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
- Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
- Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
- Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
- Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
- Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
- Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Si travail avec analyseurs IDEXX
- Activation et Paramétrage du module Idexx sur votre compte
- Préparation du catalogue des analyses Idexx
Associer obligatoirement un nom de praticien à une ligne de facturation
Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.
Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda
Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Module vétérinaires référents (Cas référés)
Le vétérinaire référent peut accéder à votre logiciel en mode restreint. Il pourra y trouver tous les cas référés qu’il vous a envoyés.
Vous trouverez ci-dessous une présentation de ce module en vidéo, et sous la vidéo, quelques explications concernant son fonctionnement.
Les vétérinaires référents accèdent à leurs données par la même adresse Internet que votre logiciel Vetup.
Les vétérinaires référents ont accès à l’historique des cas envoyés.
Les informations disponibles sont les suivantes :
• Actes pratiqués
• Les médicaments qui ont été dispensés (Onglet PRODUITS)
• Le compte-rendu
• Les photographies cliniques du cas et autres fichiers attachés (analyses biochimiques…)
Pour modifier le mot de passe attribué à vos confrères, il faut aller dans MÉDICAL / CONFRÈRES et cliquez sur le petit crayon en rapport avec le nom de ce confrère.
Cliquez sur « Changer »
Entrez le nouveau mot de passe deux fois pour le confirmer puis cliquez sur « Enregistrer ».
Voir aussi |
Insérer un texte par défaut dans la zone commentaire des factures
Vous pouvez décider d’ajouter un texte par défaut dans la section « commentaire » de vos factures. Le texte sélectionné aura, au préalable, été créé dans la section MODÈLE / MODÈLES DE TEXTES
Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Paramétrer les activités de planning
Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.
Paramétrage de l’affichage des totaux dans historique ventes et historique visites
Paramétrer mon compte Vetup
Paramétrer et créer mes courbes (poids / glycémie…)
Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,
Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES
Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe
Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.
Vous avez ensuite 2 options :
- Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
- Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure
Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.
Comment modifier l’adresse apparaissant sur mes comptes rendus ?
Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES
Sélectionnez la clinique concernée
Cliquez sur MODIFIER
Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ
L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients
Modifier l’entête de l’ordonnance ?
Ordonnance : insérer un texte et pied de page
Ajout du poids de l’animal et numérotation des lignes sur l’ordonnance
Ajout de la date sur les lignes des actes et produits des consultations
Créer une feuille d’hospitalisation
Ajouter une phrase spécifique au pied des factures, comptes rendu, ordonnance, devis et rappel
Modifier votre logo sur les documents PDF (factures, devis, comptes-rendus…)
Nous vous conseillons une image en PNG ou à défaut en JPG.
Imprimer à partir d’un Ipad ou d’un Iphone
Solution 1:
- Soit l’imprimante est compatible AirPrint, dans ce cas, chaque fois qu’apparaît le symbole « flèche courbée sur feuille de papier » (photo ci-dessous), il suffit de cliquer dessus pour avoir l’option d’impression… et imprimer en Wifi. (Liste des imprimante compatibles AirPrint)
Paramètres d’impression
Logiciel Vetup vous permet d’imprimer vos documents sous différents formats.
Dans PARAMÈTRES/ PARAMÈTRES GÉNÉRAUX/Modèles & impressions vous pouvez sélectionner la taille de papier par défaut (facture, devis, courrier…)
Dans cet exemple, le format choisi est A4.
Impression petit format (Imprimante thermique)
Si vous avez une imprimante thermique, vous pouvez stipuler la largeur du rouleau dans « Facture petit format ».
Pour cette fonctionnalité, nous avons mené les tests avec une Epson TM T88V.
Toutes les imprimantes thermiques sont compatibles.
Comment générer mes rappels de vaccin par courrier/ impression
Pour générer des rappels courriers, vous devez :
- Cliquez sur MÉDICAL/RAPPELS
- Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER
- Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer
- Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
- Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)
- Cliquez sur TÉLÉCHARGER MON DOCUMENT
- puis IMPRIMER
Modèles d’examen médical pour consultations / visites
Pré-formater la posologie des produits sur l’ordonnance
Enregistrer des résultats d’analyses
Dans « Paramètres » > « Modèles de comptes-rendus », vous pouvez créer des tableaux d’analyses vierges ainsi lors d’une consultation, vous n’aurez plus qu’à rentrer les valeurs. Avec la version Premium nous aidons les vétérinaires à créer ces tableaux.
Avec le Module Idexx : demandes d’analyses transmises à vos appareils Idexx et réception des résultats directement dans votre logiciel Vetup. Il est aussi possible d’attacher les .pdf d’analyses dans « fichiers attachés »
Intégrer une signature manuscrite sur les comptes-rendus et ordonnances
Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails
Dans la section MODELES (modèles de consultations / comptes-rendus / rapports / prescriptions / textes / mails…) vous pouvez créer de nombreux modèles utilisables par la suite à divers endroits du logiciel.Dans la section MODELES (modèles de consultations / comptes-rendus / rapports / prescriptions / textes / mails…) vous pouvez créer de nombreux modèles utilisables par la suite à divers endroits du logiciel.
Pour les comptes-rendus / rapports, les mails ainsi que les ordonnances, un système de champs de fusion permet de compléter certaines informations automatiquement au moment de l’envoi document à votre client.
Pour cela, il suffit d’intégrer, dans votre texte, les champs désirés, avec les parenthèses. Le tout sera remplacé par le bon contenu au moment de l’envoi.
Imprimer un document sur iPad
Une mise à jour d’iOS rend difficile l’impression sur iPad. Nous sommes en train de développer un correctif. En attendant, voici une méthode qui fonctionne pour l’impression des documents.