L’option « Alerter si des rappels sont présents » est paramétrable

 

Son rôle est de prévenir systématiquement de l’existence de rappels à venir pour cet animal afin d’éviter d’avoir des rappels programmés antérieurement alors que l’animal a été vu en consultation.

Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.

 

Créer les messages associés à mes rappels automatiques

Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques. 

Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte. 

Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.

 

La création de catégories plus fines (par exemple  « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.

 

Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.

Historique et rendez-vous en cours

En cliquant sur le bouton « RENDEZ_VOUS » de la fenêtre HISTORIQUE d’un client, vous pouvez voir l’historique des rendez-vous ainsi que les rendez-vous en cours.

Ainsi avant de prendre un nouveau rendez-vous, vous pouvez vérifier qu’il n’y en a pas déjà un d’enregistré pour le même motif.

Si ce n’est pas le cas, vous pouvez en créer un nouveau en cliquant sur le bouton « RENDEZ-VOUS » de la FICHE CLIENT

 

Faire disparaître le solde « avoir » en question ?

La dame nous avait ramené un médicament pour 50€, et un avoir a été clôturé et activé (donc pas remboursé à la dame). Elle est revenue plus tard pour une consultation, pour 40€ en tout. Un règlement pour ces 40€ a été créé et payé avec une partie de l’avoir. Il reste donc 10€ en avoir, et la dame a souhaité un remboursement de ces 10€.

J’ai rendu ces 10 € à la dame, mais comment faire disparaître l’avoir en question ?
solde-avoir

Quelle est la différence entre les statistiques de facturation et les statistiques d’exploitation : modes de calculs ?

Les données d’exploitation affichent, pour chaque clinique, les montants des consultations en se basant sur les dates de consultations ainsi que les sommes payées en se basant sur les dates de paiements.
Les données de facturation affichent, pour chaque société de facturation, les montants des factures en se basant sur les dates de factures.

Pour les vétérinaires qui ont le mode Multi-cliniques, si vous voulez consulter les chiffres par clinique il faut utiliser les statistiques d’exploitation et non les statistiques de facturation, par exemple vous avez 2 cliniques et 1 seule société de facturation. Dans ce cas là les données d’exploitation semblent être plus à même de représenter l’activité de chaque clinique.

Imprimer à partir d’un Ipad ou d’un Iphone

Solution 1:
  • Soit l’imprimante est compatible AirPrint, dans ce cas, chaque fois qu’apparaît le symbole « flèche courbée sur feuille de papier » (photo ci-dessous), il suffit de cliquer dessus pour avoir l’option d’impression… et imprimer en Wifi. (Liste des imprimante compatibles AirPrint)

     

Paramètres d’impression

Logiciel Vetup vous permet d’imprimer vos documents sous différents formats. 

Dans PARAMÈTRES/ PARAMÈTRES GÉNÉRAUX/Modèles & impressions vous pouvez sélectionner la taille de papier par défaut (facture, devis, courrier…)

 

Dans cet exemple, le format choisi est A4.

Impression petit format (Imprimante thermique)

Si vous avez une imprimante thermique, vous pouvez stipuler la largeur du rouleau dans « Facture petit format ».

Pour cette fonctionnalité, nous avons mené les tests avec une Epson TM T88V.

Toutes les imprimantes thermiques sont compatibles.

 

 

Modification de rappels déjà programmés

Tous les rappels en attente sont dans l’onglet : MEDICAL/RAPPELS

Pour affiner la recherche, vous pouvez stipuler la période qui vous intéresse et/ou un nom de client en particulier.
Puis cliquer sur « Rechercher »

Pour modifier un rappel, cliquez sur la ligne de ce rappel et modifiez le comme vous le souhaitez

Exemple : Envoi d’un estimé par courriel

De nombreuses modifications sont possibles :   Texte, fichiers attachés, date d’envoi, email, .. Ainsi que la suppression de ce rappel.

Pour terminer, cliquez sur « Envoyer ».

 

Créer un événement récurrent

L’agenda de Logiciel Vetup vous permet de dupliquer vos rendez-vous grâce à l’option « Récurrence ».

Vous pouvez également utiliser cette récurrence pour planifier vos congés et autres périodes d’indisponibilité. 

Exemple de mise en indisponibilité toutes les matinées d’une semaine :

  • Sélection du vétérinaire
  • Sélection de la date et des heures d’indisponibilité.
  • Notez le sujet, sélectionnez le type de rendez-vous qui vous convient et complétez par la description de votre événement si besoin.

  • Cochez l’option « Récurrence »
  • Dans notre exemple, la date de début est le 21/05/2018 et on intègre la date de fin : 28/05/2018
  • Puis on enregistre.

  • L’événement est répété tous les jours du 21 au 28/05/2018

 

 

Renewing a drug.

You may create a renewal for each product and drug prescribed during a visit

Firstly, create your visit and complete the MEDICAL EXAMINATION

Once in the INVOICING section, add each drug you want to prescribe.

For each drug added, you can create a renewal :

Click on the line of the product(s) you want to renew

Now enter the number of renewals desired and the time limit in « valid until ». SAVE

In the above example,  the first box of bravecto is bought on the 07/05/2018 and can be renewed 3 times before the 07/05/2019.

This can be done for each product.

All other elements of the visit should now be entered before closing the page.

When the animal’s owner comes to collect the next box, you will know that there is a pending renewal thanks to a specific symbol next to « add product ».

By clicking on the symbol, you will see the product(s) concerned, the initial renewal quantity, and the renewal pending quantity. Now select which product you will give to the owner.

Click on ADD TO SELECTION to add the product to the sales basket.

If you print the prescription after issuing the second box of Bravecto (the first one in the initial visit and now with the first renewal), the number of renewals left will be indicated on it.

 

What is a pack ?

A pack facilitates the invoicing process. You may create your own packs by choosing the different medical services and products necessary for a consultation or procedure. These will then automatically appear on your invoice after having selected a specific pack during a visit.

 

To configure your Vetup account

To get the best out of Vetup’s software, it is advisable to configure your account. 

Click on SETTINGS and enter the necessary details in the following sections : GENERAL SETTINGS, INVOICE ADDRESSES, CLINICS, USER SETTINGS.

In GENERAL SETTINGS, you will be able to register your logo, select the duration of your appointments, choose your tax rate, select your purchasing company etc…

In INVOICE ADDRESSES enter which address will be used on your invoices

In USER SETTINGS you will be able to enter your employees’ details, organize each employee’s work schedule, specify what you want to appear on your prescriptions, etc…

All sections concerning the creation of document models (prescriptions, visits, emails) can be found in SETTINGS. 

Modifier les taxes d’une visite

Il est possible de modifier le taux de la taxe pour une visite sans modifier les taux enregistrés dans les paramètres généraux.

Pour cela, il faut modifier le taux pour chaque produit et acte qui y est intégré.

Exemple : Facturation d’une consultation et d’une analyse sanguine pour un client bénéficiant d’une taxe à 0%

  • On ajoute les actes et produits à facturer
  • On clique sur le premier acte (Pour notre exemple : « Consultation »)

  • On remplace le taux initial (ici 20 (%)) par 0  dans le taux de la taxe puis on enregistre la modification

 

La facturation pour l’acte « consultation » apparaît alors avec une taxe à 0%.

On répète la même opération pour tous les actes et produits facturés.

On peut ensuite éditer la facture avec une taxe de 0%.

Comment générer mes rappels de vaccin par courrier/ impression

Pour générer des rappels courriers, vous devez :

  • Cliquez sur MÉDICAL/RAPPELS
  • Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER

  • Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer

  • Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
  • Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)

  • Cliquez sur TÉLÉCHARGER MON DOCUMENT
  • puis IMPRIMER

 

Imprimer des étiquettes présentoir avec leurs codes-barres

Vous avez la possibilité d’imprimer des étiquettes produits avec leurs code-barres. Cette fonctionnalité est disponible dans CATALOGUE > Liste des produitsAfin d’afficher le code-barre sur les étiquettes, il vous faudra scanner les produits dans l’écran ci-dessous.

 

Vous pourrez ensuite choisir la catégorie des produits pour lesquels vous souhaitez imprimer les étiquettes et cliquer sur le bouton “Etiquettes PDF” afin de les imprimer.

Les codes-barres utilisés peuvent être encodés en EAN13 ou bien en UPC.

Le paramétrage est disponible dans PARAMETRES > Paramètres généraux de l’application > onglet “Modèles & Impressions”.

Le champ « Texte complémentaire » vous permettra de noter par exemple « € TTC » pour la France, ou bien « +Tx » pour le Québec…

 

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