Gérer les étiquettes présentoir

 

Vous avez la possibilité de créer des étiquettes à apposer sur vos présentoirs de présentation (par exemple pour les croquettes, …)

  • Commencez par paramétrer la taille de vos étiquettes dans Paramètres / Paramètres généraux / Étiquettes

 

  • N’oubliez pas d’y indiquer les marges de la feuille d’étiquettes et les espacements entre les étiquettes s’ils existent.

 

  • Vous pouvez également préciser si vous souhaitez afficher la référence du produit, son prix en HT ou TTC, …
  • Pour imprimer ces étiquettes présentoir, vous pouvez ensuite vous rendre dans Catalogues / Liste des produits
    • Indiquez, si vous souhaitez une catégorie ou un registre en particulier
    • Cochez les cases des produits pour lesquels vous souhaitez imprimer une étiquette présentoir puis cliquez sur le bouton « x étiquette(s) présentoir« 
      (x étant le nombre de produits de votre sélection)

  • N’oubliez pas de sélectionner l’imprimante prévue pour vos étiquettes si vous en avez plusieurs selon le type des documents à imprimer.

Gérer les étiquettes prescription

Le programme vous permet de créer des « étiquettes prescription » avec le détail de vos indications pour chacun des produits prescrits lors d’une visite. Ces étiquettes pourront être collées sur les boîtes de médicaments.

Le paramétrage de la taille de ces étiquettes est à réaliser dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / ETIQUETTES / ETIQUETTES PRESCRIPTION

Vous pouvez ensuite les éditer dans une visite dès lors que le produit est présent dans votre facturation.

ATTENTION, pour que N° lot, date d’expiration, renouvellements pour un produit soient bien indiqués sur l’étiquette (ou votre feuille de prescription), effectuez bien les actions suivantes dans cet ordre :

  • Votre produit est un médicament, vous l’avez relié au registre médicaments et un code barres rouge apparaît sur sa ligne de facturation : pensez bien à cliquer sur le code barres, à contrôler que N° lot et date d’expiration sont corrects puis ENREGISTRER (le code barres devient alors vert : ces informations pourront ainsi apparaître sur votre feuille de prescription, sur vos  étiquettes et dans vos registres).

Vous avez ensuite deux possibilités :

  • Soit vous cliquez sur une ligne produit, contrôlez voire rectifiez le texte d’instructions pour les ordonnances, indiquez les renouvellements s’il y a lieu…

Puis cliquez sur ENREGISTRER ET IMPRIMER.

L’étiquette du produit pourra alors être imprimée immédiatement

Si vous avez prescrit plusieurs produits nécessitant des étiquettes, renouveler ces opérations pour chaque produit.

  • Soit vous cliquez sur chaque ligne de la facturation pour contrôler le texte qui doit apparaître sur la prescription, le modifier si nécessaire, indiquer si des renouvellements sont acceptés… (comme précédemment) et lorsque toutes vos modifications ont été effectuées, cliquez sur ENREGISTRER

Cliquez ensuite sur le bouton ETIQUETTES de la page de facturation pour éditer toutes les étiquettes médicaments

Enregistrer un réajustement dans mon registre de stupéfiants / narcotiques

Il est parfois nécessaire d’indiquer dans votre registre stupéfiants / narcotiques certains réajustements liés, par exemple, à un flacon cassé ou encore aux différences entre les quantités réelles injectées et ce qui est lu sur la seringue (impossible sur une seringue d’avoir une lecture très précise de dixièmes de mL…).

Voici comment procéder pour indiquer ces réajustements dans votre registre :

Ajouter un hyperlien ou lien web dans un modèle

Une fonction « insertion d’un hyperlien » permet d’ajouter un lien cliquable dans tous les modèles qui peuvent être envoyés par courriel (modèles d’emails / modèles de comptes-rendus…). Ce lien hypertexte ou lien web permet au destinataire du document de passer automatiquement du document qu’il vient de recevoir à une page liée (adresse email, site web…), en cliquant sur le lien que vous avez intégré à votre modèle de courriel.

Pour intégrer ce lien dans vos documents, il vous suffit de cliquer sur le sigle INSERER / MODIFIER UN LIEN et d’y indiquer le lien que vous souhaitez ajouter

 

Paramétrer et créer mes courbes (poids / glycémie…)

Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,

Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES

 

Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe

Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.

Vous avez ensuite 2 options :

  • Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
  • Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure

 

Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.

Supprimer le règlement associé à un chèque revenu « sans provision » : Cas où aucun export comptable n’a encore été transmis concernant ce règlement

Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » revient « impayé » ou « sans provision » et que ce règlement par chèque n’a pas encore été transmis à votre comptable lors d’un précédent export comptable, il est possible de supprimer ce règlement : 

 

 

Générer un avoir / crédit pour rembourser un client

Si un client vous rapporte un produit, vous avez la possibilité :

  • Soit de lui rembourser directement le produit (ou l’acte / procédure)
  • Soit, comme vous l’explique cette vidéo, de lui créer un avoir / crédit qu’il pourra utiliser lors de ses prochains achats ou de ses prochaines visites à la clinique

Voir aussi

Utiliser les « Rappels sans consultation ultérieure »

Le logiciel permet de lister l’ensemble des rappels qui ont été envoyés à vos clients et qui n’ont pas été suivis par une visite.

Cette fonction aide, par exemple, à repérer des propriétaires d’animaux à qui un rappel a été envoyé mais qui ont oublié de réserver un rendez-vous pour la vaccination annuelle de leur animal…

Pour accéder à cette fonction, il faut se rendre dans HISTORIQUE / RAPPELS SANS CONSULTATION ULTÉRIEURE.

Vous pourrez alors consulter les rappels qui n’ont pas été suivis d’une visite et décider de renvoyer tout ou partie de ces rappels.

 

Ainsi, les propriétaires concernés recevront à nouveau le rappel qui était resté sans réponse.

 

La section « rappels déjà envoyés X fois » vous permettra de consulter les relances effectuées précédemment.

Enregistrer un chèque avec un nom différent de celui du propriétaire de l’animal

Lors du paiement d’une visite, le nom du propriétaire apparaît par défaut en tant que personne effectuant le règlement mais il est possible de modifier cette donnée.

 

Pour cela, une fois dans RÈGLEMENT, cliquez sur la ligne « réglé par » et sélectionnez la personne qui va régler la visite (si cette personne n’a pas de fiche client chez vous, vous pouvez la créer en cliquant sur NOUVEAU, vous pourrez ainsi enregistrer les données du propriétaire du chéquier ainsi que les informations pour le contacter en cas de défaut de paiement)

 

Le nom de la personne concernée apparaît maintenant dans la section « réglé par »

 

ainsi que dans la liste des règlements

 

Si vous souhaitez accéder à nouveau à la visite concernée par ce règlement (pour un chèque revenu impayé par exemple), il suffit de cliquer sur la ligne de règlement concernée pour rouvrir la visite pour laquelle ce chèque a servi de moyen de paiement.

Communication interne et gestions des tâches

La fonction « tâches » va vous aider à gérer la communication avec le reste de votre équipe beaucoup plus facilement.

Elle vous sera utile notamment pour :

  • Gérer les analyses envoyées dans un laboratoire externe et prévenir le propriétaire à leur arrivée
  • Vous avertir que des fiches sont à compléter
  • Établir un listing des clients à rappeler
  • Préparer des prescriptions en attente
  • Demander à une personne de l’équipe de contrôler les stocks…

Vous pouvez créer autant de catégories de tâches que vous le souhaitez dans PARAMÈTRES/ CATÉGORIES DE TÂCHES

Paramétrer l’agenda aux horaires d’ouverture de la clinique

Pour faire disparaître de l’agenda les horaires précédant l’ouverture et les horaires postérieurs à l’heure de fermeture de la clinique, cliquez sur

PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / AGENDA

Indiquer ensuite l’horaire auquel ouvre la clinique et l’horaire auquel elle ferme.

ENREGISTRER

L’agenda ne contiendra plus que les horaires situés dans cet intervalle

Enregistrement d’un chèque impayé (Logiciel Vetup) : cas où ce règlement a déjà été transmis au comptable

Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » et qui était déjà présent dans un des exports comptables transmis à votre comptable revient « impayé » ou « sans provision », il est possible de créer un règlement négatif dans la fiche du client concerné pour replacer la visite en « impayée »

Effectuer une recherche détaillée sur l’ensemble de mes examens médicaux

Il est possible de rechercher des examens médicaux précis à partir d’un mot ou d’un terme médical qu’ils contiennent.

Je vais, par exemple, pouvoir rechercher l’ensemble des examens médicaux contenant le terme CATARACTE parmi toutes les visites réalisées sur mon compte Vetup

VISIOCARE, support pour l’information de vos clients

En cliquant sur l’icône Applications, vous pourrez accéder à toutes les vidéos de cette nouvelle appplication pendant 1 semaine. Au bout de cette période, vous pourrez continuer d’accéder aux vidéos gratuites (icônes « free »).

Visiocare est un support pour l’information de vos clients. Il s’agit d’un outil pédagogique interactif, riche d’un contenu multimédia incomparable, véritable atlas anatomique en images de synthèse, vidéos et animations 3D simples et didactiques. Disponible directement sur le logiciel Vetup ainsi que sur iPad et Android.

Pour toutes informations ou demande d’abonnement, vous pouvez nous contacter sur contact@vetup.com

Tarifs France : 

– Visiocare intégré sur VETUP : 19€ HT par mois par vétérinaire

– Version iPad/Android : 49€ HT par mois par vétérinaire

Tarifs Québec :

– Visiocare intégré sur VETUP : 29 CAD par mois par vétérinaire

– Version iPad/Android : 39 CAD par mois par vétérinaire

Mise à jour des prix des produits (déjà importé ou non) d’une centrale d’achat

Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.

Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.

Comment modifier l’adresse apparaissant sur mes comptes rendus, factures, ordonnances ?

Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES

Sélectionnez la clinique concernée

Cliquez sur MODIFIER

Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ

 

L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients

Passer des commandes sans être lié directement à sa centrale d’achat

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commande

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

 

 

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

 

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

 

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies: 
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 : 
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total. 
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

 

Enregistrement du numéro de lot

Réception d’une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

 

Groupe, écurie, élevage pour les animaux

Il est maintenant possible de rattacher plusieurs animaux à un même groupe.

 

Activer les groupes

Pour cela, il suffit de cocher la case « Activer les groupes » dans PARAMETRES/PARAMETRES GENERAUX/ANIMAUX.

 

Nommer les groupes

Spécifier le type de groupe que vous souhaitez créer (par exemple inscrivez « élevage » dans renommer groupe ; et « élevages » dans renommer groupes pour travailler avec des élevages ou encore renommer groupe « écurie » et renommer groupes « écuries » pour regrouper des chevaux par écurie).

Consultation des groupes

Ces groupes sont consultables et modifiables dans le menu gauche MEDICAL/ELEVAGE ou ECURIE…

 

Liste des groupes

Sur cette page vous pouvez ajouter ou modifier un groupe

 

Créer un groupe, modifier ses informations, ajouter ou enlever un animal

Chaque groupe, défini par un nom, une adresse, peut être recherché dans l’écran de recherche ANIMAL.

Fiche de l’animal appartenant à un groupe

Sur la fiche animal, on retrouve l’appartenance de l’animal à un groupe dans la zone ANIMAL/MODIFIER>ANIMAL/ELEVAGE(ECURIE…)

Il est possible de l’enlever du groupe en cliquant sur la croix rouge à droite du nom du groupe.

Il est également possible de l’ajouter dans un groupe supplémentaire an cliquant sur sélection.

FAQ : Quel est le niveau de sécurité des serveurs ?

Les serveurs Vetup sont protégés par un firewall pour toutes les fonctionnalités d’administrateur. L’administrateur système de Vetup met à jour tous les serveurs avec les dernières solution de sécurité.
Il suffit de voir la barre d’adresse : « https » veut dire que nous utilisons le protocole SSL qui est un protocole crypté, le même que celui des banques. Les serveurs sont réparties en Europe et aux USA. Nous utilisons Amazon Web Services qui est aujourd’hui le plus gros système cloud mondial. Les données ne sont pas stockées sur un serveur physique mais sur un ensemble de serveurs avec redondance. Aujourd’hui, il n’existe pas de solution plus performante que cela.

Plus de précisions :

FAQ : Le jour où je décide de passer à un logiciel, me garantissez vous de me fournir mon fichier de gestion sur un support afin de transférer mes données sur cet autre logiciel ? Est ce payant?

Cette fonctionnalité est disponible sur la version payante

Pour les Premium : VETUP s’engage à fournir une extraction des données au client et clôture son compte, dans les trente (30) jours suivant la date de résiliation. Vous récupérez votre base au format SQL et si vous souhaitez les fichiers attachés, il faudra alors le spécifier.

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