Enregistrer un chèque avec un nom différent de celui du propriétaire de l’animal

Lors du paiement d’une visite, le nom du propriétaire apparaît par défaut en tant que personne effectuant le règlement mais il est possible de modifier cette donnée.

 

Pour cela, une fois dans RÈGLEMENT, cliquez sur la ligne « réglé par » et sélectionnez la personne qui va régler la visite (si cette personne n’a pas de fiche client chez vous, vous pouvez la créer en cliquant sur NOUVEAU, vous pourrez ainsi enregistrer les données du propriétaire du chéquier ainsi que les informations pour le contacter en cas de défaut de paiement)

 

Le nom de la personne concernée apparaît maintenant dans la section « réglé par »

 

ainsi que dans la liste des règlements

 

Si vous souhaitez accéder à nouveau à la visite concernée par ce règlement (pour un chèque revenu impayé par exemple), il suffit de cliquer sur la ligne de règlement concernée pour rouvrir la visite pour laquelle ce chèque a servi de moyen de paiement.

Communication interne et gestions des tâches

La fonction « tâches » va vous aider à gérer la communication avec le reste de votre équipe beaucoup plus facilement.

Elle vous sera utile notamment pour :

  • Gérer les analyses envoyées dans un laboratoire externe et prévenir le propriétaire à leur arrivée
  • Vous avertir que des fiches sont à compléter
  • Établir un listing des clients à rappeler
  • Préparer des prescriptions en attente
  • Demander à une personne de l’équipe de contrôler les stocks…

Vous pouvez créer autant de catégories de tâches que vous le souhaitez dans PARAMÈTRES/ CATÉGORIES DE TÂCHES

 

Appliquer un arrondi sur une facture globale

Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans

PARAMETRES/ PARAMETRES GENERAUX/ PRODUITS puis sélectionnez les arrondis que vous souhaitez utiliser pour :

  • Vos actes ou procédures
  • Vos produits
  • Le montant de la facture globale

Les arrondis sur les prix « acte » et « produit » seront ensuite appliqués automatiquement lors de la création de la facturation d’une visite.

Si le total de ma visite représente une somme contenant des cents (suite à l’application d’une remise par exemple), je vais pouvoir arrondir cette facture en cliquant sur « ARRONDIR LA VISITE ». L’arrondi appliqué correspondra à celui précédemment défini dans le paramétrage des arrondis.

Comment gérer un animal ayant plusieurs fiches

Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom…), plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Si les fiches ne contiennent pas encore d’informations, vous pouvez simplement les archiver.
  • Si au contraire elles contiennent des données importantes comme des consultations, des comptes-rendus, etc.. alors il faudra regrouper tout cela dans une seule fiche. On appelle cela « Fusionner deux fiches » et cette vidéo vous indique comment procéder

Paramétrer l’agenda aux horaires d’ouverture de la clinique

Pour faire disparaître de l’agenda les horaires précédant l’ouverture et les horaires postérieurs à l’heure de fermeture de la clinique, cliquez sur 

PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / AGENDA

Indiquer ensuite l’horaire auquel ouvre la clinique et l’horaire auquel elle ferme.

ENREGISTRER

L’agenda ne contiendra plus que les horaires situés dans cet intervalle

Enregistrement d’un chèque impayé (Logiciel Vetup) : cas où ce règlement a déjà été transmis au comptable

Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » et qui était déjà présent dans un des exports comptables transmis à votre comptable revient « impayé » ou « sans provision », il est possible de créer un règlement négatif dans la fiche du client concerné pour replacer la visite en « impayée »

VISIOCARE, support pour l’information de vos clients

En cliquant sur l’icône Applications, vous pourrez accéder à toutes les vidéos de cette nouvelle appplication pendant 1 semaine. Au bout de cette période, vous pourrez continuer d’accéder aux vidéos gratuites (icônes « free »).

Visiocare est un support pour l’information de vos clients. Il s’agit d’un outil pédagogique interactif, riche d’un contenu multimédia incomparable, véritable atlas anatomique en images de synthèse, vidéos et animations 3D simples et didactiques. Disponible directement sur le logiciel Vetup ainsi que sur iPad et Android.


Pour toutes informations ou demande d’abonnement, vous pouvez nous contacter sur contact@vetup.com

 

Tarifs France : 

– Visiocare intégré sur VETUP : 19€ HT par mois

– Version iPad/Android : 49€ HT par mois

Tarifs Québec :

– Visiocare intégré sur VETUP : 29 CAD par mois

– Version iPad/Android : 39 CAD par mois

 

 

Fonctionnement des champs de recherche

Afin d’accélérer vos recherches sur les listes (clients, animaux…), vous pouvez utiliser la touche « entrée » de votre clavier. Pour plus de détails, nous vous invitons à visionner la vidéo ci-dessous.

Réactiver (désarchiver) un animal archivé

Pour réactiver un animal archiver, il faut aller dans MÉDICAL/ANIMAUX

Cochez la case : « Afficher les animaux archivés ». 

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour affiner le résultat de la liste des animaux qui s’affiche à droite.

Sélectionnez l’animal en cliquant sur son nom puis, dans l’onglet « Général », cliquer sur « Réactiver »

Utiliser le lien entre Vetup et mon analyseur Idexx

Les analyseurs Idexx peuvent être intégrés au logiciel Vetup.

Pour cela, plusieurs étapes doivent être respectées :

Il vous faut, tout d’abord, activer et paramétrer votre module Idexx. Vous pourrez ensuite ajouter à votre catalogue les différents types d’analyses que vous souhaitez effectuer ainsi que les différents paramètres que vous utiliserez lors de vos analyses. Le tutoriel suivant vous indique comment procéder.

https://help.vetup.com/logiciel-compatible-analyseurs-idexx/

Une fois le paramétrage entièrement effectué, vous pourrez lancer une analyse Idexx depuis une visite. Au cours de la consultation, cliquez sur l’onglet IDEXX puis sur NOUVEAU 

Sélectionnez la ou les analyses que vous souhaitez réaliser puis cliquez sur GENERER UNE DEMANDE D’ANALYSE

La demande va automatiquement être transmise à l’analyseur dans lequel vous n’aurez plus qu’à insérer votre prélèvement sanguin. La ligne de facturation correspondant à cette (ces) analyse(s) va elle aussi s’ajouter automatiquement à la visite.

A la fin de l’analyse, les résultats seront transmis dans la visite et vous pourrez les consulter en cliquant sur l’onglet Idexx.

 

Ajouter des conseils dans le bas de vos ordonnances

Créer un modèle d’ordonnance qui contient les conseils à ajouter à la suite d’une prescription dans PARAMÈTRES/MODÈLES D’ORDONNANCES/NOUVEAU

ex : je crée ici des conseils post opératoires / ovariectomie ou castration de convenance

 

Pour ajouter les conseils que vous avez créés à vos ordonnances, vous pouvez procéder de cette façon :
Réaliser votre visite et votre facturation en y incluant bien les produits que vous allez délivrer, leurs N° lot, date d’expiration….)
Cliquer sur ORDONNANCE
puis sélectionner le modèle que vous avez créé qui vous intéresse (ici, post ovariectomie/castration)
Placer votre curseur juste avant le début du texte puis cliquer sur INSÉRER LES PRODUITS

Vous pourrez ensuite imprimer et/ou envoyer cette ordonnance par email à votre propriétaire.

Retrouver un animal grâce à l’un de ses numéros d’identification

Dans la fiche d’un animal / onglet Identification, il est possible d’y inscrire de nombreuses données concernant l’identification d’un animal.
Ces informations peuvent toutes être utilisées pour retrouver un animal depuis le menu MÉDICAL/Animaux


 

La recherche est possible en utilisant le nom de l’animal, son code interne ou externe, ses N° de puce, de tatouage, de médaille rage ou encore de son N° de passeport.
Notez le numéro en votre possession dans le champ « rechercher ». Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur la ligne de l’animal qui s’affiche automatiquement à droite du menu de recherches.

Notez que, dépendamment du pays où l’on se trouve, certains champs dans la fiche animal/identification ne sont pas tous utilisés.

Mise à jour des prix des produits (déjà importé ou non) d’une centrale d’achat

Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.

Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.

Créer un message personnalisé pour mes rappels de RDV par SMS

Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS

How to register a lot number and an expiration date for a product ?

To enter a product’s lot number and expiration date, click on CATALOG, then PRODUCT LIST

 

Select the product whose lot number you want to enter (here I have chosen the rabies vaccine, Nobivac Rabies)

Once in Product List, enter a lot number and an expiry date for your product.

To do this, click on MANAGE

 

Then on NEW

 

Now, you have two possibilities :

  • either you place your cursor in the « Barcode reading area » and scan the product’s QR code using your laser scanner
  • or you enter the lot number and the expiry date manually in the designated areas

 

Click on SAVE

Then close the next page

Now, you can enter all the necessary information about the product that you want to register :

With regard to the example below of the rabies vaccine « Nobivac Rabies 50 x 1-mL », I have specified how I want to manage my stocks : I want my product to be unpacked in 50 vials; my actual stock level is 70 vials; I want the software to create a new order when only 30 vials are left in stock; I enter my ideal stock (in this example, 50 vials) in « expected stock ».

In the green box on the right, in Registers, I can enter that I want each use of this product to be registered in the Rabies Vaccination Register.

 

After entering this information, click on SAVE

After the rabies vaccine has been administered, click on the red bar code, and the previously registered lot number will appear. Check that it corresponds to the injected vaccine’s lot number and if so, click on SAVE

 

 

 

 

 

Utilisation du Carnet Véto, le carnet de santé de votre animal

carnet-veto-gimmick-150Accédez au carnet de santé de votre compagnon quand vous le désirez! 

Grâce à ce nouvel outil, vous pourrez programmer des rappels pour ses futures consultations, ses prochains vaccins ou pour ses traitements.

Le CarnetVéto vous aidera à ne plus rien oublier. 

 

Pour apprendre à l’utiliser, nous vous invitons à visionner cette vidéo :

Comment modifier l’adresse apparaissant sur mes comptes rendus ?

Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES

Sélectionnez la clinique concernée

Cliquez sur MODIFIER

Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ

 

L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients

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