À quoi sert la case disponible dans les activités de planning ?

 

La case disponible associée aux activités de planning va notamment permettre de faire disparaître de l’agenda la colonne d’un utilisateur noté, pour toute la journée, absent, en congés ou encore en formation…

Par ailleurs, si je note comme « non disponible » une activité et que quelqu’un essaie de fixer un rendez-vous dans une zone de l’agenda attribuée à cette activité, un message d’alerte apparaîtra pour le prévenir que ce créneau horaire n’est pas censé contenir de rendez-vous.

 

NB : Le PLANNING est maintenant disponible depuis la Section MEDICAL et non plus PARAMETRES comme l’indiquait la vidéo

 

 

 

Ajouter des actes, produits ou packs à une visite

 

Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)

 

 

À voir aussi : « Création d’un pack qui englobe les actes et produits« 

 

Accéder facilement à un jour précis dans l’agenda

Pour accéder facilement à un jour particulier de l’agenda, vous pouvez soit utiliser la vue au mois puis cliquer sur le jour concerné, soit utiliser le petit calendrier disponible dans le haut de l’écran de l’agenda . Ces fonctions vous aideront à fixer un rendez-vous de suivi pour un animal 15 jours, 3 semaines ou encore un mois après la consultation initiale.

 

Sélectionner le type de rendez-vous apparaissant par défaut lors d’une prise de rendez-vous

Lors d’une prise de rendez-vous, les types de rendez-vous qui apparaissent dans le sélecteur sont classés par ordre alphabétique. Vous pouvez néanmoins préciser dans le paramétrage si vous voulez voir apparaître par défaut un type de rendez-vous en particulier (par exemple « consultation » si ce type de rendez-vous est celui que vous réalisez le plus souvent)

 

Ouvrir une nouvelle fenêtre de navigation pour revenir plus facilement à une liste…

Un petit sigle présent à la fin de chaque ligne dans certaines listes vous permet d’ouvrir les visites concernées dans une nouvelle fenêtre de navigation. Vous pouvez ainsi contrôler les informations associées à ces visites, tout en revenant ensuite facilement à la liste de départ.

 

Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda

Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA

 

 

Paramétrer les activités de planning

Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.

 

Recettes par utilisateur pdf

 

Un document comptable nommé « recettes par utilisateur (pdf) » est disponible dans l’onglet FINANCE / RÈGLEMENTS ou par le raccourci RÈGLEMENTS : il propose un récapitulatif des recettes par utilisateur et par moyen de paiement sur la journée ou sur une période de votre choix.

Ce pdf permet, pour les cliniques qui comprennent plusieurs salles de consultation ou plusieurs caisses, de regrouper les recettes du jour par utilisateur et par mode de paiement afin de faciliter la vérification des encaissements chaque soir (avec un sous total pour chacune de ces sous catégories).

 

Connaître le total des remises effectuées sur l’ensemble des actes ou des ventes facturées sur une période donnée

Pour connaître le total des remises que vous avez accordées sur les actes ou produits facturés pour une période donnée, cliquez sur FINANCES / ACTES FACTURES ou PRODUITS FACTURES

 

Indiquez la période qui vous intéresse, le total des remises HT de cette période est affiché juste au-dessus des totaux HT et TTC des paiements de cette période.

Paramétrage des numéros de lots qui s’inscrivent par défaut dans les sélecteurs de numéros de lots

Nous vous rappelons que pour pouvoir faire apparaître les numéros de lots de vos produits sur vos prescriptions et dans vos registres, il faut préalablement associer ces produits à un registre dans votre catalogue produits.

Vous avez le choix entre plusieurs options concernant le numéro de lot qui apparaît par défaut dans le sélecteur lors de l’ajout d’une ligne de facturation d’un produit.
Vous pouvez décider de faire apparaître dans le sélecteur :

  • Rien, pour obliger les utilisateurs à bien contrôler et saisir le numéro de lot du produit qu’ils sont en train de vendre avant de l’enregistrer,
  • Le numéro de lot du dernier produit de ce type vendu, pour gagner du temps et n’avoir qu’à valider ce numéro (il suffira alors d’enregistrer ce numéro ou de le modifier pour un autre numéro de lot si les numéros de lot du produit vendu ont changé depuis la dernière vente)
  • Le numéro de lot ayant la date d’expiration la plus proche (pour s’assurer de bien vendre les produits les plus anciens avant les suivants). Pensez bien alors à archiver les numéros de lot complètement écoulés au fur et à mesure pour que le numéro proposé corresponde bien toujours à la réalité)
  • Le lot qui a été enregistré sur le programme à la date la plus ancienne.

ATTENTION, même si un numéro de lot apparaît par défaut dans les sélecteurs, il doit être Validé (en cliquant sur le petit code barre rouge de sa ligne de facturation puis ENREGISTRER ou en cliquant sur la ligne de facturation, en contrôlant le numéro de lot puis en cliquant sur ENREGISTRER) pour apparaître dans vos registres et sur vos prescriptions.

Enfin, l’option APPLIQUER AUTOMATIQUEMENT du paramétrage vous permet de valider les numéros de lot inscrits par défaut dans le sélecteur automatiquement (mais nous vous conseillons vivement de néanmoins contrôler la correspondance des numéros de lot entre le produit que vous avez entre les mains et les données enregistrées pour être certain de bien remplir vos prescriptions et registres).

 

Envoyer un SMS de rappel de RDV personnalisé

Vous pouvez envoyer un rappel de rendez-vous par SMS à vos clients en cochant la case « rappel SMS vers le numéro… » de la page de prise de rendez-vous.
Le message envoyé sera alors celui que vous avez créé dans MODÈLES / MODÈLES DE SMS puis paramétré par défaut dans PARAMÈTRES / ENVOIS DE SMS / RAPPEL DE RDV.

Mais vous pouvez également décider d’envoyer un rappel de rendez-vous SMS personnalisé pour certains cas particuliers. Cette vidéo vous indique comment procéder

Utiliser le planning Vetup

Vous pouvez créer un planning tenant compte des jours et horaires de présence ou absence des différents utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.

Vous pouvez également préciser que certains horaires seront dédiés à telle ou telle activité (chirurgie, consultations spécialisées, urgences…).

Pour créer les différents types d’activités de votre planning, nous vous conseillons, avant toute chose, de visionner la vidéo : Paramétrer les activités de planning

 

NB : Le PLANNING est maintenant disponible depuis la Section MEDICAL et non plus PARAMETRES comme l’indiquait la vidéo

 

 

Appliquer des réductions, des remises à un client

Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire

NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)

 


À voir aussi : Appliquer un arrondi sur une facture globale

 

 

Arrondir le tarif de mes actes, produits et visites

Je peux paramétrer un arrondi sur le tarif de mes procédures, de mes produits (déconditionnés ou non) et sur le tarif global de mes visites dans la section PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS

NB : Attention, la fonction « arrondir la visite » est maintenant placée en bas de la page de facturation et non plus sur la droite (cf capture d’écran sous la vidéo)

Tester le logicel Vetup

Essai gratuit immédiat



Contacter Vetup