Comment remplir les champs de mes commandes chez Val d’hony / Verdifarm / Covetrus ?

Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?« 

Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm

 se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS

Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :

  • les champs CODE CLIENT et LOGIN avec le login que vous utilisez habituellement sur la page de login de NetOrder (généralement un code à 9 chiffres).
  • le champ MOT DE PASSE avec le mot de passe que vous utilisez pour votre accès à NetOrder

Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER

Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES

Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :

Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)

Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?« 

Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente

La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous

 

Article évoqué dans la vidéo

Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client

Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.

Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS

Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.

Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER

Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.

Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique avec un code PIN

Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.

Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)

Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN

 

Créer un certificat

Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.

Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU

Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.

Fichiers attachés à une visite

Il est possible d’associer des fichiers attachés (radio, PDF d’analyses…) sur une visite ou un animal directement.

La limite est fixée à 10Mo par fichier.

Liste des fichiers acceptés : avi, bmp, csv, doc, docx, emf, gif, jpeg, jpg, mov, mp4, mpg4, odt, pdf, png, ppt, pptx, tif, tiff, xls, xlsx, xps

Cette vidéo vous montre comment procéder pour ajouter un fichier attaché à une visite.

Vous apprendrez également comment retrouver ces fichiers via l’historique de consultations d’un animal précis ou l’ensemble de tous les fichiers que vous avez utilisés quelque soit l’animal. 

 

 

Vidéos de formation pour les vétérinaires

Gestion des utilisateurs : création, modification, code PIN (changement rapide d’utilisateur)

Fixer un RDV / Confirmation et rappels de RDV depuis agenda

Faire une visite

    Prendre le client en salle d’attente

    Consulter l’historique de l’animal que je vais recevoir

    Examen clinique

    Compte-rendu

    Fichiers attachés

    Ajout des actes et produits réalisés lors de la visite

    Ordonnance

    Le système des tags

    Paiement d’une visite

    NB : Si le paiement des visites s’effectue à l’accueil et est enregistré par vos ASV (vos TSA) vous entrerez uniquement vos lignes de facturation d’actes (de procédures) et de produits dans l’onglet « facturation » de la visite, et l’ASV procédera aux étapes d’enregistrement du paiement comme indiqué dans les vidéos. 

    Gestion des produits

    Gestion des cas référés

    Vétérinaire itinérant

    Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil

    Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous

     

    Passer une commande vers ma centrale d’achat

    Certaines centrales d’achats, certains fournisseurs sont reliés au logiciel Vetup : il est alors possible de préparer vos commandes depuis Vetup et de les envoyer directement à votre centrale d’achat. Cela vous aidera ensuite à ajouter facilement les produits reçus à vos stocks.

    Voir aussi

    Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire

     
    Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
    (le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
     
     

    Voir aussi

    Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous

    Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.

    Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda

    Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA

     

     

    Vidéos de formation pour les ASV / TSA

    Paramétrage

    Gestion d’un ordinateur utilisé par tous à l’accueil

    Agenda

    Fiche animal

    Gestion de la salle d’attente

    Fin de consultation

    Le système des tags

    Gestion des produits

    Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email

    Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.

     

    Gestion des commandes produits et stocks

    Paramétrer et établir mon stock

    Première étape : contrôler mon catalogue et gérer mes déconditionnements

    Ensuite, paramétrer les quantités de stocks des produits que je souhaite gérer en stock :
    Notion de stock actuel, stock de réapprovisionnement et stock souhaité 

    Passer mes commandes depuis Vetup

    Gestion des produits

      Contrôler régulièrement mes stocks

      Replacer un produit en stock

      Bon de livraison informatique (BLI)

      Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous

      Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal 

       

      Clôturer un examen médical, un compte-rendu ou une prescription

      Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.

      La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).

      ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).

       

      Suivez les mises à jour Vetup en direct sur Youtube

       

      Afin d’être notifié lorsque notre équipe met une nouvelle vidéo d’aide à l’utilisation de Vetup, vous pouvez vous abonner à notre chaîne Vetup TV.

      Cet abonnement est possible si vous avez un compte Gmail ou bien Google Workspace (anciennement appelé G Suite).

      >> Suivez ce lien pour vous abonner à Vetup TV

      Le bouton d’abonnement est présent en haut à droite, la petite cloche vous permet d’être notifié lors de l’ajout d’une nouvelle vidéo.

      Profiter d’une commande pour contrôler les stocks de mes produits

      Le stock « actuel » de chaque produit que vous ajoutez lors de la préparation d’une commande est visible dans la colonne STOCK.

      L’étape de préparation d’une commande vous offre donc une possibilité de contrôler régulièrement que les stocks indiqués correspondent bien à vos stocks « physiques » présents à la clinique.

       

      Vétérinaire itinérant : facturer mes actes au propriétaire ou à un confrère

       

      Une facture peut-être éditée, soit au nom du propriétaire de l’animal ayant reçu les soins, soit au nom d’une tierce personne, notamment un confrère. Ainsi, si je suis vétérinaire itinérant et que la clinique fait régler le propriétaire puis me rétrocède tout ou partie des soins effectués, je peux éditer la facture de ma visite au nom du vétérinaire traitant habituel.

       

      Éditer une facture à un nom différent de celui figurant sur la fiche client

      Dans certains cas, la personne qui va régler une facture ne sera pas la personne figurant sur la fiche client rattachée à un animal. Il faudra alors éditer une facture au nom de la personne qui a réellement réglé la visite.

      Ce cas de figure peut se présenter pour :

      • Un animal qui a reçu des soins antérieurs au nom d’une association, d’un refuge, mais pour lequel ces soins seraient pris en charge par son nouvel adoptant
      • Un cheval enregistré dans une écurie mais dont les soins seront réglés par le propriétaire
      • Un vétérinaire spécialiste itinérant exerçant dans les cliniques de confrères et qui ne fait pas directement régler le client mais facture les soins des animaux traités à la clinique dans laquelle il est venu travailler.

      Cette vidéo vous indique comment créer une facture à un autre nom que celui figurant sur la fiche client liée à l’animal soigné. Cette action n’est possible que si la facture correspondant aux soins effectués n’a pas encore été éditée.

       

       

       

      Créer des modèles de SMS et les sélectionner comme texte par défaut pour les envois de mes différents messages SMS

      Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS

      Voir aussi

      Modifier le message des confirmations de RDV par email

       

      Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… » 

      Voir aussi

      Ajouter un produit CDMV non accessible depuis la fonction « importer produit fournisseur »

       

      Si vous souhaitez ajouter à votre catalogue Vetup un produit du fournisseur CDMV et que ce produit n’est pas disponible dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS / IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR, vous pouvez quand même l’ajouter à votre catalogue en cliquant sur IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR / NOUVEAU PRODUIT et en ajoutant dans cette fiche les informations disponibles pour ce produit sur le portail du CDMV.

      Pensez bien, lorsque le produit a été ajouté, à préciser la catégorie ou sous-catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter votre produit dans votre catalogue Vetup ainsi que la marge que vous souhaitez lui appliquer.

      Payer votre abonnement Vetup par CB en ligne // Pay your Vetup subscription by credit card online (Sellsy)

      When it comes to Vetup invoice payments, you can access all the invoices generated on your Vetup account for paying your premium subscription. Here, I’m already logged in, and you’ll receive a link with a username and password. With this link, you’ll be able to log in to your Vetup account. You’ll find the list of invoices to pay, if there are any, as well as quotations. If you want to set up automatic credit card payments, you need to go to the « Profile » section and click on « Add a credit card. » You’ll need to enter your card number, expiration date, and the security code on the back of your card when you register it. Everything is secure; we use « Stripe, » an international organization with encrypted data. After that, your credit card will be linked to your Vetup account, allowing automatic payment of your subscription invoices.

      Enregistrement des numéros de lots des vaccins utilisés

      Question

      Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.

      Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?

      Réponse

      Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :

      Appliquer des réductions, des remises à un client

      Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire

      NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)

       

      Voir aussi

      Formatage des noms de famille, adresses… des fiches clients

       

      Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.

      Consulter facilement le contenu d’une facture

       

      Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :

      • Depuis l’historique des factures FINANCES / FACTURES
      • Depuis l’historique des factures d’un client PAGE HISTORIQUE CLIENT / FACTURES

      Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.

       

      Paramétrage de l’ouverture du menu déroulant gauche de Vetup

       

      Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.

      Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.

       

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