Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :
les champs CODE CLIENT et LOGIN avec le login que vous utilisez habituellement sur la page de login de NetOrder (généralement un code à 9 chiffres).
le champ MOT DE PASSE avec le mot de passe que vous utilisez pour votre accès à NetOrder
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)
Diverses actions sont possibles depuis la fiche d’un animal ou depuis la fiche contenant la liste des animaux d’un propriétaire : consultation de divers historiques pour un ou plusieurs animaux de ce propriétaire, changement de propriétaire, passage en salle d’attente ou en hospitalisation…
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.
Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU
Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.
Cette vidéo vous montre comment procéder pour ajouter un fichier attaché à une visite.
Vous apprendrez également comment retrouver ces fichiers via l’historique de consultations d’un animal précis ou l’ensemble de tous les fichiers que vous avez utilisés quelque soit l’animal.
NB : Si le paiement des visites s’effectue à l’accueil et est enregistré par vos ASV (vos TSA) vous entrerez uniquement vos lignes de facturation d’actes (de procédures) et de produits dans l’onglet « facturation » de la visite, et l’ASV procédera aux étapes d’enregistrement du paiement comme indiqué dans les vidéos.
Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous
Certaines centrales d’achats, certains fournisseurs sont reliés au logiciel Vetup : il est alors possible de préparer vos commandes depuis Vetup et de les envoyer directement à votre centrale d’achat. Cela vous aidera ensuite à ajouter facilement les produits reçus à vos stocks.
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Lorsque vous avez plus de 10 minutes de retard par rapport à un rendez-vous fixé de l’agenda, l’horaire de ce rendez-vous apparaît en rouge dans la salle d’attente.
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Première étape : contrôler mon catalogue et gérer mes déconditionnements
Ensuite, paramétrer les quantités de stocks des produits que je souhaite gérer en stock : Notion de stock actuel, stock de réapprovisionnement et stock souhaité
Vous pouvez créer des modèles pour vos rapports, vos comptes-rendus, que vous pourrez ensuite utiliser dans vos futures visites en vous rendant dans la section Rapport / Compte-rendu
L’envoi des demandes d’analyses au Vetscan de Zoetis/Abaxis est possible si vous avez le Vetscan Fuse. L’installation du Vetscan Fuse est à demander auprès de Zoetis. L’activation du module de connexion est à demander à Vetup.
Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.
La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).
ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).
Le stock « actuel » de chaque produit que vous ajoutez lors de la préparation d’une commande est visible dans la colonne STOCK.
L’étape de préparation d’une commande vous offre donc une possibilité de contrôler régulièrement que les stocks indiqués correspondent bien à vos stocks « physiques » présents à la clinique.
Cette vidéo vous indique comment réceptionner votre commande si votre centrale d’achat est directement reliée à Vetup et que la fonction Bon de Livraison est disponible pour ce fournisseur, cette centrale d’achat.
Une facture peut-être éditée, soit au nom du propriétaire de l’animal ayant reçu les soins, soit au nom d’une tierce personne, notamment un confrère. Ainsi, si je suis vétérinaire itinérant et que la clinique fait régler le propriétaire puis me rétrocède tout ou partie des soins effectués, je peux éditer la facture de ma visite au nom du vétérinaire traitant habituel.
Dans certains cas, la personne qui va régler une facture ne sera pas la personne figurant sur la fiche client rattachée à un animal. Il faudra alors éditer une facture au nom de la personne qui a réellement réglé la visite.
Ce cas de figure peut se présenter pour :
Un animal qui a reçu des soins antérieurs au nom d’une association, d’un refuge, mais pour lequel ces soins seraient pris en charge par son nouvel adoptant
Un cheval enregistré dans une écurie mais dont les soins seront réglés par le propriétaire
Un vétérinaire spécialiste itinérant exerçant dans les cliniques de confrères et qui ne fait pas directement régler le client mais facture les soins des animaux traités à la clinique dans laquelle il est venu travailler.
Cette vidéo vous indique comment créer une facture à un autre nom que celui figurant sur la fiche client liée à l’animal soigné. Cette action n’est possible que si la facture correspondant aux soins effectués n’a pas encore été éditée.
Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Lors de la consultation de vos stocks, une colonne « en traitement » vous permet de savoir si certains produits sont présents en faible quantité dans vos stocks mais que ces produits ont déjà été recommandés et sont en attente de livraison.
Si vous souhaitez ajouter à votre catalogue Vetup un produit du fournisseur CDMV et que ce produit n’est pas disponible dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS / IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR, vous pouvez quand même l’ajouter à votre catalogue en cliquant sur IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR / NOUVEAU PRODUIT et en ajoutant dans cette fiche les informations disponibles pour ce produit sur le portail du CDMV.
Pensez bien, lorsque le produit a été ajouté, à préciser la catégorie ou sous-catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter votre produit dans votre catalogue Vetup ainsi que la marge que vous souhaitez lui appliquer.
When it comes to Vetup invoice payments, you can access all the invoices generated on your Vetup account for paying your premium subscription. Here, I’m already logged in, and you’ll receive a link with a username and password. With this link, you’ll be able to log in to your Vetup account. You’ll find the list of invoices to pay, if there are any, as well as quotations. If you want to set up automatic credit card payments, you need to go to the « Profile » section and click on « Add a credit card. » You’ll need to enter your card number, expiration date, and the security code on the back of your card when you register it. Everything is secure; we use « Stripe, » an international organization with encrypted data. After that, your credit card will be linked to your Vetup account, allowing automatic payment of your subscription invoices.
Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.
Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?
Réponse
Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :
Créer un registre appelé vaccinations et associer tous vos produits vaccinaux (nobivac lyme, Duramune lyme, Imrab 3…) à ce registre
Ensuite, associer, dans votre catalogue procédures / actes, le vaccin que vous injectez lors d’une vaccination à la procédure de vaccin correspondante (ex : nobivac lyme pour une procédure vaccin lyme seul)
Ainsi, lorsque vous ajouterez une procédure de vaccination dans une visite
la procédure va s’ajouter,
mais également le ou les produits utilisés pour cette procédure (qui se déduiront ainsi de vos stocks et s’ajouteront dans votre registre vaccinations).
Un code barre sera présent sur les lignes produits et en y spécifiant le N° lot du vaccin employé, vous garderez un enregistrement facilement consultable de ce N° de lot (vous pourrez le retrouver très facilement dans la visite vaccinale ainsi que dans votre registre vaccinations)
Vous pouvez décider d’ajouter un texte par défaut dans la section « commentaire » de vos factures. Le texte sélectionné aura, au préalable, été créé dans la section MODÈLE / MODÈLES DE TEXTES
Vous pouvez choisir de paramétrer une durée par défaut des rendez-vous pris dans l’agenda en fonction, soit de l’utilisateur à qui est destinée la visite, soit du type de RDV fixé.
Ce paramétrage est accessible depuis PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / AGENDA
Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire
NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :
Depuis l’historique des factures FINANCES / FACTURES
Depuis l’historique des factures d’un client PAGE HISTORIQUE CLIENT / FACTURES
Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.
Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.
Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.
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