Première étape : contrôler mon catalogue et gérer mes déconditionnements
Ensuite, paramétrer les quantités de stocks des produits que je souhaite gérer en stock : Notion de stock actuel, stock de réapprovisionnement et stock souhaité
Vous pouvez créer des modèles pour vos rapports, vos comptes-rendus, que vous pourrez ensuite utiliser dans vos futures visites en vous rendant dans la section Rapport / Compte-rendu
L’envoi des demandes d’analyses au Vetscan de Zoetis/Abaxis est possible si vous avez le Vetscan Fuse. L’installation du Vetscan Fuse est à demander auprès de Zoetis. L’activation du module de connexion est à demander à Vetup.
Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.
La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).
ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).
Le stock « actuel » de chaque produit que vous ajoutez lors de la préparation d’une commande est visible dans la colonne STOCK.
L’étape de préparation d’une commande vous offre donc une possibilité de contrôler régulièrement que les stocks indiqués correspondent bien à vos stocks « physiques » présents à la clinique.
Cette vidéo vous indique comment réceptionner votre commande si votre centrale d’achat est directement reliée à Vetup et que la fonction Bon de Livraison est disponible pour ce fournisseur, cette centrale d’achat.
Une facture peut-être éditée, soit au nom du propriétaire de l’animal ayant reçu les soins, soit au nom d’une tierce personne, notamment un confrère. Ainsi, si je suis vétérinaire itinérant et que la clinique fait régler le propriétaire puis me rétrocède tout ou partie des soins effectués, je peux éditer la facture de ma visite au nom du vétérinaire traitant habituel.
Dans certains cas, la personne qui va régler une facture ne sera pas la personne figurant sur la fiche client rattachée à un animal. Il faudra alors éditer une facture au nom de la personne qui a réellement réglé la visite.
Ce cas de figure peut se présenter pour :
Un animal qui a reçu des soins antérieurs au nom d’une association, d’un refuge, mais pour lequel ces soins seraient pris en charge par son nouvel adoptant
Un cheval enregistré dans une écurie mais dont les soins seront réglés par le propriétaire
Un vétérinaire spécialiste itinérant exerçant dans les cliniques de confrères et qui ne fait pas directement régler le client mais facture les soins des animaux traités à la clinique dans laquelle il est venu travailler.
Cette vidéo vous indique comment créer une facture à un autre nom que celui figurant sur la fiche client liée à l’animal soigné. Cette action n’est possible que si la facture correspondant aux soins effectués n’a pas encore été éditée.
Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Lors de la consultation de vos stocks, une colonne « en traitement » vous permet de savoir si certains produits sont présents en faible quantité dans vos stocks mais que ces produits ont déjà été recommandés et sont en attente de livraison.
Vous pouvez rembourser un produit à un client ou générer un avoir, un crédit sur sa fiche client s’il vous rapporte un produit.
Vous aurez alors la possibilité de décider si vous souhaitez replacer ce produit dans votre stock ou non. Cette vidéo vous indique comment réaliser un remboursement depuis la fiche du client.
Si vous souhaitez ajouter à votre catalogue Vetup un produit du fournisseur CDMV et que ce produit n’est pas disponible dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS / IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR, vous pouvez quand même l’ajouter à votre catalogue en cliquant sur IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR / NOUVEAU PRODUIT et en ajoutant dans cette fiche les informations disponibles pour ce produit sur le portail du CDMV.
Pensez bien, lorsque le produit a été ajouté, à préciser la catégorie ou sous-catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter votre produit dans votre catalogue Vetup ainsi que la marge que vous souhaitez lui appliquer.
When it comes to Vetup invoice payments, you can access all the invoices generated on your Vetup account for paying your premium subscription. Here, I’m already logged in, and you’ll receive a link with a username and password. With this link, you’ll be able to log in to your Vetup account. You’ll find the list of invoices to pay, if there are any, as well as quotations. If you want to set up automatic credit card payments, you need to go to the « Profile » section and click on « Add a credit card. » You’ll need to enter your card number, expiration date, and the security code on the back of your card when you register it. Everything is secure; we use « Stripe, » an international organization with encrypted data. After that, your credit card will be linked to your Vetup account, allowing automatic payment of your subscription invoices.
Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.
Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?
Réponse
Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :
Créer un registre appelé vaccinations et associer tous vos produits vaccinaux (nobivac lyme, Duramune lyme, Imrab 3…) à ce registre
Ensuite, associer, dans votre catalogue procédures / actes, le vaccin que vous injectez lors d’une vaccination à la procédure de vaccin correspondante (ex : nobivac lyme pour une procédure vaccin lyme seul)
Ainsi, lorsque vous ajouterez une procédure de vaccination dans une visite
la procédure va s’ajouter,
mais également le ou les produits utilisés pour cette procédure (qui se déduiront ainsi de vos stocks et s’ajouteront dans votre registre vaccinations).
Un code barre sera présent sur les lignes produits et en y spécifiant le N° lot du vaccin employé, vous garderez un enregistrement facilement consultable de ce N° de lot (vous pourrez le retrouver très facilement dans la visite vaccinale ainsi que dans votre registre vaccinations)
Vous pouvez décider d’ajouter un texte par défaut dans la section « commentaire » de vos factures. Le texte sélectionné aura, au préalable, été créé dans la section MODÈLE / MODÈLES DE TEXTES
Vous pouvez choisir de paramétrer une durée par défaut des rendez-vous pris dans l’agenda en fonction, soit de l’utilisateur à qui est destinée la visite, soit du type de RDV fixé.
Ce paramétrage est accessible depuis PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / AGENDA
Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire
NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :
Depuis l’historique des factures FINANCES / FACTURES
Depuis l’historique des factures d’un client PAGE HISTORIQUE CLIENT / FACTURES
Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.
Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.
Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.
Si vous avez terminé des soins enregistrés pour un animal dans le module hospitalisation et que ces soins ont été associés à un acte, à une procédure de votre catalogue Vetup, vous pourrez les ajouter en facturation dans la visite au cours de laquelle l’animal a été hospitalisé
Vous pouvez ajouter des tâches à effectuer pour un animal hospitalisé grâce au module hospitalisation. Vous pourrez assigner, ou non, ces soins à réaliser à un membre de votre équipe en particulier.
Si un client souhaite acheter plusieurs produits de la même marque ou du même type, il est possible d’utiliser la multisélection de produits en passant par le bouton « ajouter produit » et en cliquant dans la ligne sur le + de chaque produit que vous voulez ajouter.
Cette même fonction est disponible pour les actes, procédures en cliquant sur « ajouter acte » « ajouter procédure ».
Si un des utilisateurs de votre compte Vetup ne prend jamais de RDV en son nom (ASV ou TSA présente uniquement à la réception, personne qui gère les commandes, les stocks mais aucune visite…), vous pouvez retirer cette personne du sélecteur de l’agenda afin qu’aucun rendez-vous ne puisse lui être attribué par erreur.
Si, pour une visite, plusieurs lignes de facturation d’actes et/ou de produits sont identiques, vous pouvez les grouper en cliquant sur « Regrouper actes et produits »
Nous utilisons des cookies pour optimiser notre site Web et nos services afin répondre au mieux à vos attentes.
Fonctionnalité
Toujours activé
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Préférences
Le stockage ou l’accès technique est nécessaire dans la finalité d’intérêt légitime de stocker des préférences qui ne sont pas demandées par l’abonné ou la personne utilisant le service.
Statistiques
Le stockage ou l’accès technique qui est utilisé exclusivement à des fins statistiques.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
