Comment modifier l’adresse apparaissant sur mes comptes rendus ?

Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES

Sélectionnez la clinique concernée

Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ

L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients

Comment ajouter une adresse email sur une fiche client ?

Pour ajouter un courriel sur une fiche client existant déjà, cliquer sur CLIENTS

Sélectionnez le client dont vous voulez compléter la fiche

Cliquez sur MODIFIER dans la partie fiche clients

Cliquez ensuite sur CONTACT

Sélectionnez NOUVEAU

Indiquez ensuite le type de contact à ajouter en le sélectionnant dans catégories puis remplissez les champs, cliquez sur OK puis ENREGISTRER

Vous pouvez ajouter autant de contacts que vous le souhaitez pour un même client.

Les données sont maintenant apparentes sur la fiche du client

Passer des commandes sans être lié directement à sa centrale d’achat

Menu Catalogue/Commandes

Menu Catalogue/Commandes

Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes

Créer une nouvelle commande

Créer une nouvelle commande

Cliquez sur « Nouveau »

Préparation de la commande

Préparation de la commande

Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.

Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »

Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »

Choix des produits

Choix des produits

Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.

Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».

Sélectionnez les produits désirés

Vérifiez les informations préremplies:
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock

Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.

Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit

Exemple 1 :
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total.
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.

J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.

Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.

– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock

Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.

Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »

Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »

Décompte des quantités commandées

Décompte des quantités commandées

Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »

Enregistrement des produits reçus

Enregistrement des produits reçus

Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)

À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.

Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».

Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.

Réception de votre commande

Réception de votre commande

En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .

Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande

Enregistrement du numéro de lot

Enregistrement du numéro de lot

Réception d'une commande

Réception d'une commande

Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande

la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :

vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».

Le statut de la commande passe à « Terminé »

Enregistrez et fermez

Groupe, écurie, élevage pour les animaux

Il est maintenant possible de rattacher plusieurs animaux à un même groupe.

 

Activer les groupes

Activer les groupes

Pour cela, il suffit de cocher la case « Activer les groupes » dans PARAMETRES/PARAMETRES GENERAUX/DIVERS.

Nommer les groupes

Nommer les groupes

Spécifier le type de groupe que vous souhaitez créer (par exemple inscrivez « élevage » dans renommer groupe ; et « élevages » dans renommer groupes pour travailler avec des élevages ou encore renommer groupe « écurie » et renommer groupes « écuries » pour regrouper des chevaux par écurie).

Consultation des groupes

Consultation des groupes

Ces groupes sont consultables et modifiables dans le menu gauche MEDICAL/ELEVAGE ou ECURIE…

Liste des groupes

Liste des groupes

Sur cette page vous pouvez ajouter ou modifier un groupe

Créer un groupe, modifier ses informations, ajouter ou enlever un animal

Créer un groupe, modifier ses informations, ajouter ou enlever un animal

Chaque groupe, défini par un nom, une adresse, peut être recherché dans l’écran de recherche ANIMAL.

Fiche de l'animal appartenant à un groupe

Fiche de l'animal appartenant à un groupe

Sur la fiche animal, on retrouve l’appartenance de l’animal à un groupe dans la zone ANIMAL/MODIFIER>ANIMAL/ELEVAGE(ECURIE…)

Il est possible de l’enlever du groupe en cliquant sur la croix rouge à droite du nom du groupe.

Il est également possible de l’ajouter dans un groupe supplémentaire an cliquant sur sélection.

FAQ : Quel est le niveau de sécurité des serveurs ? (Logiciel Vetup)

Les serveurs Vetup sont protégés par un firewall pour toutes les fonctionnalités d’administrateur. L’administrateur système de Vetup met à jour tous les serveurs avec les dernières solution de sécurité.
Il suffit de voir la barre d’adresse : « https » veut dire que nous utilisons le protocole SSL qui est un protocole crypté, le même que celui des banques. Les serveurs sont réparties en Europe et aux USA. Nous utilisons Amazon Web Services qui est aujourd’hui le plus gros système cloud mondial. Les données ne sont pas stockées sur un serveur physique mais sur un ensemble de serveurs avec redondance. Aujourd’hui, il n’existe pas de solution plus performante que cela.

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