Paramétrage des possibilités de suppression d’une visite
Vous pouvez sélectionner un paramétrage qui empêche de supprimer une visite depuis l’historique des visites d’un animal dès lors qu’elle contient du texte ou des fichiers.
Comment ajouter une adresse email sur une fiche client ?
Explications en vidéo
Voici comment ajouter les coordonnées électroniques dans la fiche d’un client
- Sur la fiche du client → « modifier »
- Sur la droite dans contacts → « nouveau »
- Sélectionner « e-mail »
- Vous pouvez ajouter un commentaire
- Puis « enregistrer »
- L’adresse mail est référencée
Automatiser le marquage « stérilisé » et « décédé »
Explications en vidéo
Pour automatiser le marquage de l’animal comme stérilisé ou décédé il faut vous rendre dans la liste des actes.
Menu Catalogue/Liste des actes
Ensuite vous cliquez sur l’acte qui vous intéresse.
Prenons par exemple l’acte de l’ovariectomie chatte. Après avoir subit cet acte, l’animal sera stérilisé.
Voici comment automatiser ce changement d’état dans la fiche de l’animal :
Éditez l’acte « ovariectomie chatte »
Ensuite cochez la case « Marquer l’animal comme étant stérilisé »
Maintenant, lorsque l’acte ovariectomie chatte sera facturé, l’animal sera automatiquement noté comme stérilisé.
Le processus est identique pour les autres options :
- « Marquer l’animal comme étant hongre »
- « Marquer l’animal comme étant décédé »
Après avoir sélectionné la bonne option, enregistrez.
Créer un registre et lui associer des produits
Explications en vidéo
En fonction de la législation de votre pays, vous serez amené à tenir certains registres comme un registre d’antibiotique ou de stupéfiants par exemple.
Il existe certains registres qui sont déjà présents et pré-enregistrés dans votre compte Vetup.
Pour cela allez dans Paramètres/Registres
- Cliquez sur « Nouveau »
- Au niveau de la partie Nom (ici en jaune), il faudra renseigner le nom de votre registre, par exemple « Antibiotiques ».
- Il faudra également choisir le Type (ici en rouge), est-ce que ce registre concerne des actes ou des produits ?
- Et enfin si vous souhaitez ou non Enregistrer les mouvements de stock (ici en bleu) : c’est-à-dire enregistrer les entrées et les sorties dans ce registre.
- Cliquez sur « Enregistrer »
- Ensuite allez dans Catalogues/Listes des produits.
- Puis sélectionnez le produit, ici en exemple le « Clamoxyl » :
- Depuis la fiche produit, cliquez sur Gérer au niveau de la section Registres.
- Sélectionnez le registre souhaité, ici Antibiotiques.
- Puis, enregistrez
- Le registre choisi est maintenant noté dans la section Registres de la fiche du produit
- Terminez en enregistrant vos modifications.
Le produit Clamoxyl 1g est maintenant relié au registre Antibiotiques.
Chaque fois qu’une vente sera enregistrée pour le produit Clamoxyl 1g, sa sortie va être générée automatiquement dans le registre correspondant.
Depuis la Liste des produits, je peux également visualiser rapidement quels sont les produits qui sont associés à tel ou tel registre.
Il suffit de cliquer sur le menu déroulant Registre et de choisir celui dont vous souhaitez afficher les produits.
- Vous pouvez consulter les registres dans le menu Historique/Registres
- Choisissez le registre que vous souhaitez consulter, ici Antibiotiques.
- Vous pouvez également effectuer vos recherches par période et numéro de lot.
- Ainsi vous pourrez visualiser toutes les entrées et les sorties des antibiotiques liés au registre Antibiotiques.
Envoi d’un fichier attaché par mail à un confrère et/ou un propriétaire
Explications en vidéo
Ce tutoriel vous apprendra à expédier par email, à un confrère ainsi qu’au propriétaire des fichiers attachés relatifs à la consultation d’un animal.
- Pour commencer, créer une consultation
-
S’il s’agit d’un animal référé ou à référer, cliquez sur « Cas référé »
- Choisissez et sélectionnez le confrère (ou la clinique) qui vous réfère le cas ou à qui vous souhaitez le référer
- Nous avons, pour l’exemple, choisi « Référé par » le « Dr Lepetit Justin »
- Nous pouvons voir que le nom du docteur Lepetit Justin apparaît sur la consultation
- Pour intégrer des fichiers attachés à la consultation, cliquez sur fichiers attachés
- Vous pouvez renseigner le nom du fichier attaché ainsi que sa catégorie.
- Pour télécharger le fichier attaché, cliquez sur le nuage ou glissez le fichier dans l’encadré gris
- Enfin, pour envoyer le mail, cliquez sur l’icône se situant à côté de l’adresse mail de votre client
- Dans cet onglet vous pouvez voir
- Le nom du client.
- Le confrère associé à l’animal (référé à ou référé par).
- L’animal concerné.
- Le choix d’envoyer immédiatement ou en différé le mail.
- Par défaut, l’adresse mail du confrère est sélectionnée, cliquez sur l’adresse mail du propriétaire pour l’ajouter à l’envoi.
- Renseignez le sujet.
- Sélectionnez (ou non) le modèle de mail.
-
- Insérer la pièce jointe en cliquant sur sélection
-
- Le fichier attaché s’insère juste dessous
-
- Cliquez sur envoyer, ce message apparaît.
Il signifie que le mail va bien s’envoyer à la date souhaitée.
- Cliquez sur envoyer, ce message apparaît.
Créer un utilisateur
Obtenir un export de mon fichier clients
Vous pouvez réaliser un export .csv de votre fichier client (en appliquant ou non des filtres sur ce listing) depuis le menu « Recherche avancée »
- Sélectionnez les filtres si besoin ou cliquez directement sur « export CSV« :
- Un fichier Excel est téléchargé : ceci est votre fichier client.
Sélectionner plusieurs produits lors d’une commande
Explications en vidéo
Lors d’une commande vous avez la possibilité de sélectionner et d’ajouter plusieurs produits en simultané.
- Dans le menu, cliquez sur « Catalogue » puis « Commandes fournisseurs« .
- Cliquez sur « Nouveau« .
- Puis sur « Ajouter des produits »
- Cochez les produits que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur « Ajouter la sélection à la commande »
- Vos produits sectionnés ont bien été ajoutés à votre commande fournisseur
Associer un nom d’expéditeur aux envois de SMS par votre clinique
Explications en vidéo
Un paramétrage permet de spécifier un nom d’expéditeur pour vos envois de SMS.
- Vous pouvez spécifier ce nom dans « Paramètres / Cliniques du groupe »
- Cliquez sur le nom de votre clinique
- Complétez le champ « Expéditeur (SMS) » en mettant le nom que vos clients verront lorsqu’ils recevront votre sms. (max. 13 caractères)
- Puis « Enregistrer »
Tarifs des abonnements Vet-Nutrition
Vous pouvez choisir 2 abonnements :
Abonnement Vet-Nutrition© via Vetup
- Vous bénéficiez des recettes illimitées quelle que soit la situation (>140 situations physiopathologiques disponibles ; recettes ménagères, industrielles et mixtes)
(pas de coaching disponible : des recettes en situation de croissance ou traitement de surpoids sont disponibles mais sans suivi : à vous de contacter le propriétaire chaque mois pour refaire des recettes…) - Recettes signées du Dr. Vet. Géraldine Blanchard, Spécialiste en nutrition clinique vétérinaire
- Vous disposez de tutos-vidéos pour utiliser le service, commandes des recettes
(pas de support nutrition ni de suivi ou assistance en nutrition) - Sans engagement
- Facturé par Vetup
- 45 euros HT/mois pour un veto
- 60 euros HT/mois pour plus de 1 veto
Abonnement Vet-Nutrition© Pro via Vetup
- Nombre illimité de Recettes
- Email dédié pour vos questions en nutrition clinique
- Formation de la clinique à la consultation de nutrition, sur rendez-vous via Zoom
- Accompagnement pour s’assurer que vous valorisez bien votre abonnement
- Accès privilégié à des LIVE avec le Dr. Vet. Géraldine Blanchard, spécialiste en nutrition
- et bien d’autres avantages
- À partir de 80 €HT/mois, abonnement annuel, règlement mensualisé possible
=> contacter vetup@vet-nutrition.com pour abonnement annuel Vet Nutrition Pro => ANE demande ensuite ouverture de l’accès à Vet-Nutrition pour la clinique
Présentation de l’ensemble du service Vet-Nutrition Pro en vidéo
Tarifs mis à jour en août 2023
vet-nutriton vetnutrition nutrition
Comment utiliser la section « Détail affiché sur la facture » des actes / procédures ?
Lorsque vous éditez un acte (une procédure), la section « Détail affiché sur la facture », il est possible d’indiquer des informations supplémentaires que vous aimeriez voir apparaître sur vos factures.
Par exemple dans le détail de l’acte ovariectomie, vous pouvez indiquer que le suivi post op et le retrait des points sont compris dans le prix de l’acte.
Nous vous montrons dans cette vidéo comment enregistrer ces détails.
Comment gérer un animal ayant plusieurs fiches – Fusion
Si vous avez créé par erreur 2 fiches pour un même animal (propriétaires ayant des noms différents, animal ayant un surnom, …), plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Si les fiches ne contiennent pas encore d’informations, vous pouvez simplement les archiver.
- Si au contraire elles contiennent des données importantes comme des consultations, des comptes-rendus, etc.. alors il faudra regrouper tout cela dans une seule fiche. On appelle cela « Fusionner deux fiches » et cette vidéo vous indique comment procéder
Appliquer un arrondi sur une facture globale
Explications en vidéo
Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans « Paramètres/Paramètres généraux«
puis dans les différents onglets :
- Visites (pour appliquer un arrondi sur la facture globale)
- Actes (pour appliquer un arrondi sur le prix des actes)
- Produits (pour appliquer un arrondi sur le prix des produits)
Dans le panier de votre visite, vous pouvez cliquer sur le lien « Arrondir la visite »
Le logiciel ajoutera une ligne « arrondi factures » et le montant total de la facture sera arrondi
Voir aussi |
Fixer un rendez-vous pour dans 15 jours ou 3 semaines
Lorsque vous souhaitez fixer un rendez-vous après une période définie (15 jours / 3 semaines) vous pouvez utiliser le calendrier pour trouver la date la plus adaptée plus rapidement.
Créer une courbe de poids, de glycémie ou température
Cette vidéo vous montre comment créer toutes les courbes que vous souhaitez pour le suivi de bonne santé des animaux
Comment vérifier que Chrome est bien à jour
Pour une utilisation optimale de vetup il est important que Chrome, votre logiciel de navigation, soit à jour.
Apprenez à faire cette vérification en suivant cette vidéo
Créer et utiliser les déclinaisons de prix sur vos actes
Il est possible d’attribuer différents tarifs à un même acte/procédure en utilisant la fonction « déclinaison de prix »
Cession de l’animal : changer le propriétaire d’un animal
Le changement de propriétaire d’un animal se fait via la fiche de cet animal, en cliquant sur le bouton « Modifier »
La procédure complète est expliquée dans cette vidéo :
Modifier la date d’un rendez-vous de l’agenda et des rappels associés
Lorsque vous déplacez un rendez-vous dans l’agenda, pensez à vérifier s’il n’y avait pas de rappels programmés.
Cette vidéo montre comment modifier les rappels prévus afin qu’ils contiennent les nouvelles informations du rendez-vous (nouvelle date, heure, vétérinaire en charge de la consultation, …)
Notion de paiement déposé ou non en banque
- Dans le menu Finances / Règlements ou via l’icône Finances, il est possible de gérer le dépôt en banque de vos chèques.
- Dans cette courte vidéo, on vous explique comment cocher vos chèques et préparer le bordereau de remise en banque très simplement
Où trouver l’historique des factures sur une fiche client
Explications en vidéo
Dans l’écran « Historique » d’un animal, vous pouvez voir l’historique des factures le concernant ainsi que leurs état (réglé ou non).
Petite astuce si votre client a plusieurs animaux et que vous voulez visualiser l’historique des factures de tous ses animaux, il vous suffit de cliquez sur l’icône « Liste » dans la fiche d’un de ses animaux.
Dans la colonne « Réglée » les icônes vous informent de l’état de la facture :
- 1 = Visite facturée, partiellement ou totalement impayée
- 2 = Visite facturée, totalement réglée
Créer un devis / estimé
Voici la procédure pour un devis
- Ouvrez la fiche de l’animal concerné et dans la section « Historique« , cliquez sur l’onglet « Créer devis » (ou « Créer estimé« )
- Ajoutez les différents actes et produits que vous souhaitez ajouter sur le devis
- Il est ensuite possible, en cliquant sur la ligne du produit ou de l’acte, de modifier la quantité, le prix ou encore d’ajouter un commentaire que vous souhaitez voir apparaître sur le devis et la future facture concernant cet acte/ ce produit
- Vous pouvez également ajouter un commentaire dans le bas de votre devis soit
- en y intégrant un des modèles de texte que vous avez précédemment créés dans le menu « Modèles/Modèles textes »
- en saisissant un texte dans la section « Commentaire »
- Vous pouvez ensuite enregistrer, imprimer ou envoyer par mail le devis à votre client ou encore créer une visite à partir de ce devis s’il est validé par le client.
Retrouver un animal grâce à l’un de ses numéros d’identification
Il est possible de retrouver un animal grâce à ses numéros d’identification :
- puce électronique
- tatouage
- médaille rage
- numéro de passeport
Utilisation du planning hebdomadaire
Vous disposez de deux types de plannings
- Le planning journalier
- Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
- Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
- Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
- Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
- Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
- Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
- Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
- Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
- Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
- Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
- Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
- Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
- Sélectionnez le ou les utilisateurs
- Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin - Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
- Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
- Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
- Je sélectionne les différents éléments
-
- J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
- Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
- Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
- Pensez à enregistrer après avoir fait votre choix
Utiliser le champ informations utiles de la fiche animal
Explications en vidéo
- Depuis la fiche animale vous avez la possibilité de faire des annotations en passant par le bouton “bulle message”
- Il vous suffit de cliquer sur celle-ci pour faire apparaître la fenêtre et y indiquer les informations concernant cet animal.
- Après avoir enregistré, vous pouvez visualiser le texte en passant votre souris sur la bulle.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez faire apparaître les informations utiles en permanence.
- Pour cela, vous devez vous rendre dans Paramètres/Paramètres généraux puis dans l’onglet « Animaux »
- Cochez l’option « Afficher les informations utiles » dans la section « Fiche animal » puis enregistrez.
Créer un nouveau client depuis l’agenda
Il est possible, lors d’une prise de rendez-vous pour un nouveau client, de créer sa fiche directement depuis la page de prise de rendez-vous de l’agenda.
Il suffit de sélectionner le créneau souhaité sur l’agenda, puis le bouton 
à côté de la recherche rapide.
- Enregistrez le nouveau client et remplissez les informations du RDV puis cliquez sur « Enregistrer »
Créer un compte pour les Asv
Pour créer un profil utilisateur il faut aller dans Gestion des utilisateurs / Gestion des utilisateurs
- Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter un nouvel utilisateur
- Vous pouvez remplir les différents champs disponibles
- Dans cet écran, le nom de l’utilisateur est obligatoire. idéalement, il faudrait ajouter l’adresse mail.
- Dans l’onglet Paramètres, l’identifiant est automatiquement créé (il est constitué de la première lettre du prénom suivi du nom de famille).
- Concernant le mot de passe, il doit répondre à plusieurs règles de sécurité :
- une lettre majuscule
- une lettre minuscule
- un chiffre OU un symbole parmi la liste : ! »#$%&'()+,-./ :;<=>?@ []^_`{|}~£µ§
- Une longueur de 12 caractères minimum
- Si dans les paramètres généraux / Affichage, vous avez activé l’option Changement rapide d’utilisateur, vous pouvez compléter le champ PIN.
Ce qui permettra à votre assistante de s’identifier très rapidement lorsqu’elle accèdera à un ordinateur sur lequel elle n’est pas connectée.
- Dans l’onglet Cliniques, sélectionnez la ou les cliniques où votre assistante pourra intervenir.
- Cliquez sur le bouton Sélection
- Cliquez sur la première clinique et validez l’ajout.
- Si vous avez un compte multicliniques, vous pouvez répéter cette opération jusqu’à ce que toutes les cliniques voulues soient ajoutées
- Dans l’onglet Licences, vous pouvez indiquer les codes de différentes applications (EVDS, Loginut, Boxvet)
- Dans l’onglet Agenda, votre assistante pourra personnaliser ses choix d’affichage de l’agenda
- Dans l’onglet Préférences, votre assistante pourra personnaliser d’autres choix de présentation par défaut pour différentes sections de Vetup.
- Dans l’onglet Droits, vous pourrez personnaliser les droits d’utilisateur et les droits de navigation que vous voudriez lui donner.
- Lorsque vous avez terminé n’oubliez pas d’enregistrer !
Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup
Pour fixer un RDV dans l’agenda, il faut :
- Ouvrir l’agenda
- Sélectionner le créneau souhaité (en fonction du jour, du vétérinaire présent, des disponibilités)
- Sélectionner le client
- Ajouter le sujet du RDV (et la description si nécessaire)
Une fois que toutes les informations sont remplies et vérifiées (vétérinaire, date, heure, animal, confirmation ou rappel de RDV, …), cliquez sur « Enregistrer »
Astuce : Lorsque vous passez le curseur de votre souris sur le rendez-vous, une info-bulle s’affiche avec plus d’informations concernant ce rendez-vous
Si des rappels de RDV sont programmés, vous pouvez les trouver en éditant le rendez-vous puis dans l’onglet « Rappels »
Ils seront notés comme traités lorsqu’ils auront été envoyés.
Il est aussi possible d’ajouter un RDV depuis la fiche client directement
Informations complémentaires
- Vous pouvez créer des modèles de rappel ou de confirmation de RDV dans le menu Modèles > Modèles emails et Modèles SMS
- Ensuite il faut attribuer vos modèles aux rappels correspondants dans le menu Paramètres > Envois emails et Envois sms
Pensez à cliquer sur le bouton « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.
- Vous pouvez également attribuer des modèles de mail ou de sms différents en fonction du type de RDV (par exemple pour les rendez-vous de chirurgie). Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Type de rdv de l’agenda et choisissez les modèles adéquats vos types de rendez-vous
- Notez que si vous ne sélectionnez pas de modèle pour vos types de rendez-vous, ce sera les modèles choisis dans les menus « Paramètres/Envois emails » et « Paramètres/Envois sms » qui seront envoyés.
Récurrence des rappels
Il est dorénavant possible de programmer des rappels récurrents.
Cette fonctionnalité vous sera utile pour rappeler à votre client de ne pas oublier certaines actions tout au long de l’année.
Exemple : Votre client a acheté plusieurs comprimés pour vermifuger son compagnon.
Grâce aux rappels récurrents, vous allez pouvoir lui rappeler de donner le comprimé tous les 3 mois.
La première étape est de préparer vos modèles de rappels (les textes qui seront envoyés par courrier, mail et sms), la seconde étape sera de paramétrer vos produits et enfin, lors de l’ajout du produit dans le panier, choisir le rappel qui convient à l’animal.
I – Préparation des modèles de rappels : Mise à jour d’un modèle de rappel
II – Paramétrage du produit concerné
- Pour cela rendez-vous dans Catalogue / liste des produits.
- Éditez votre produit
Dans notre exemple nous allons utiliser le Milbemax
- 1 – Sélectionnez l’onglet Rappels
- 2 – Sélectionnez le modèle de rappel souhaité préalablement préparé (voir étape I)
- 3 – Cliquez sur nouveau
- Dans l’onglet Rappel/Rappel dans :
- 1 & 2 – Renseignez dans combien de temps le rappel doit être envoyé
La case 1 permet de renseigner un nombre et la case 2 permet de renseigner la période : jours, mois, années
→ Rappel dans 3 jours, 3 mois ou 3 ans - 3 – Sélectionnez l’option qui vous convient :
- Envoyer ce rappel X temps après la date de la première administration
- X temps après la naissance de l’animal si celle-ci est renseignée dans la fiche de l’animal en question
- 1 & 2 – Renseignez dans combien de temps le rappel doit être envoyé
- Dans l’onglet Rappel/Envoi
- 1 – Sélectionnez le ou les modes d’envoi qui vous conviennent
- 2 – Renseignez le nombre de jour avant lesquels l’envoi sera effectué par rapport à la date du rappel paramétrée dans la section Rappel dans
- Dans l’onglet Rappel/Récurrence
- 1 – Par défaut la case « Sans récurrence » est cochée. Dans ce cas, il n’y aura qu’un rappel envoyé
→ Pour enregistrer une récurrence, décochez la case - 2 & 3 – Renseignez le nombre et la durée de la période après le 1ier rappel (c’est à dire après l’administration ou l’anniversaire de l’animal, selon l’option que vous avez cochée dans la section « Rappel dans : »
- 4 – Renseignez la fréquence, c’est-à-dire le nombre de fois que le rappel devra être envoyé
- 1 – Par défaut la case « Sans récurrence » est cochée. Dans ce cas, il n’y aura qu’un rappel envoyé
- La section « Modèle de rappel » vous voyez, à titre informatif, le modèle que vous avez préalablement sélectionné
- Enregistrez votre rappel
III – Exemples de récurrence
Exemple 1
Ici, le client a acheté un traitement de vermifugation pour 1 an, qu’il devra administrer à son compagnon tous les 3 mois. Soit 4 comprimés au total.
Le premier comprimé sera donné le jour-même.
Comme il s’agit d’un vermifuge, j’ai décidé d’envoyer ce rappel 4 fois, tous les 3 mois après la première administration. Ce rappel s’enverra pas courrier, email et sms, comme je l’ai paramétré.
- Comprimé 1 est administré le 04/01/2023, le rappel ne sera pas envoyé car il s’agit du jour de la 1ère administration, sur laquelle les calculs sont basés pour l’envoi des rappels récurrents
- Comprimé 2 à administrer le 04/04/2023, le rappel sera envoyé le 01/04/2023 (3 jours avant le rappel)
- Comprimé 3 à administrer le 04/07/2023, le rappel sera envoyé le 01/07/2023 (3 jours avant le rappel)
- Comprimé 4 à administrer le 04/10/2023, le rappel sera envoyé le 01/010/2023 (3 jours avant le rappel)
- Arrivé à ce terme, 4 comprimés ont été administrés, mais seulement 3 rappels envoyés alors que 4 récurrences ont été demandées
- Le dernier rappel sera envoyé le 01/01/2024 pour une administration au 04/01/2024, ce dernier rappel sert en fait de mémo pour que le propriétaire pense à revenir chercher le vermifuge
Exemple 2
Pour la continuité de ce tutoriel j’ai créé un second type de rappel pour le même produit. Il y a donc :
- Le rappel récurrent précédemment paramétré, tous les 3 mois, 4 fois
- Le nouveau rappel, tous les mois, 10 fois
Depuis une consultation
- ajoutez le produit dans le panier (ici Milbemax)
- Étant donné qu’il y a deux rappels possibles, un message d’alerte et la petite cloche rouge s’affichent vous indiquant qu’il y a un choix à faire
- Pour choisir le rappel que vous voulez, cliquez sur la cloche rouge
- La fenêtre de modification du produit s’affiche
- 1 – Dans l’onglet Rappels/date d’administration saisissez la date à laquelle la première administration aura lieu (2). Par défaut, cette date est la date du jour.
Dans certaines situations, vous pourriez demander au propriétaire de ne donner le médicament à son animal que x jours après la consultation.
Dans ce cas, il faut changer la date d’administration afin que les rappels soient calculés par rapport à cette date
- 1 – Dans l’onglet Rappels/date d’administration saisissez la date à laquelle la première administration aura lieu (2). Par défaut, cette date est la date du jour.
IV – Cas n° 1 : vous utilisez un rappel paramétré précédemment
- Dans la section « Rappel dans« , sélectionnez le rappel que vous souhaitez appliquer, avec les récurrences désirées
- Pour notre exemple nous choisissons : « Rappel 3 mois après la date d’administration puis tous les 3 mois, 4 fois »
- Les cases suivantes se remplissent automatiquement selon vos préférences paramétrées initialement
- Vous avez également la possibilité d’envoyer un rappel pour la première administration
- Enregistrez votre rappel
Cas n° 2 : vous souhaitez utiliser un rappel personnalisé pour cet animal
⇒ Attention : dans ce cas, il n’est pas possible d’avoir des récurrences pour le rappel
Dans la section « Rappel dans », si vous ne sélectionnez pas de rappel préalablement enregistrés, vous ne pouvez que renseigner la date dans « ou le«
Il n’y a qu’une date possible, pas de récurrence
- Dans ces deux situations, une fois que vous avez enregistré votre rappel correctement, la cloche rouge qui était présente initialement dans la consultation passe en vert
L’alerte des rappels a disparu
- Depuis l’onglet Rappels de la consultation, vous pouvez visualiser tous les rappels prévus pour cet animal
Paramétrage des exports comptables
Tout sur le paramétrage – version détaillée (33 min)
Paramétrer les heures de début et de fin de l’agenda et du planning
Dans cette vidéo, nous allons vous montrer comment paramétrer les heures de début et de fin de la journée pour l’agenda ainsi que pour le planning
Supprimer un renouvellement
Lors d’un réajustement de traitement, il est parfois nécessaire de supprimer un renouvellement en cours pour le remplacer par un renouvellement du produit avec le nouveau dosage
Règlement de plusieurs factures
Cette vidéo vous montre comment encaisser plusieurs consultations sur plusieurs jours en une seule fois sur la fiche client
Affiner les recherches clients / animaux
Explications en vidéo
Pour rechercher un client ou un patient plusieurs possibilités s’offre à vous :
- Vous pouvez utiliser la barre de recherche en indiquant minimum 3 lettres du nom du client et / ou de l’animal
-
Vous pouvez aussi dans les dossiers clients/animaux réalisés des recherches multicritères
- Nom / prénom / Numéro d’identification
- Code postal
- Ville
- Numéro de téléphone / mail
Dans cette vidéo vous pourrez voir ses différentes possibilités, bon visionnage
Archiver / supprimer ou réactiver un utilisateur du logiciel Vetup
Vous pouvez supprimer un vétérinaire qui, par exemple, ne travaille plus dans votre clinique. Il ne s’agit pas, en réalité, d’une réelle suppression mais d’un archivage : non seulement, tout l’historique de cet utilisateur est conservé mais vous pouvez aussi réactiver ce compte utilisateur.
Utiliser la fonction calculatrice lors d’un paiement
Une calculatrice peut vous aider à calculer la somme à rendre à un client pour un paiement en espèces ou encore le montant de chaque paiement partiel pour un règlement en plusieurs fois.
Associer des produits à un acte, une procédure
Explications en vidéo
Afin de vous aider à mieux gérer vos stocks et registres, vous avez la possibilité de lier des produits à certains actes (procédures).
Par exemple :
- L’acte du vaccin avec le produit type TCL ou CHPPI
- L’acte chirurgie ovariectomie avec une injection post opératoire (type shotapen et métacam)
Dans un premier temps, il faudra s’assurer que le produit souhaité est bien déconditionné dans le catalogue produit : (Exemple avec le shotapen)
- Cliquez sur Catalogue / Liste des produits
- Puis il faut rechercher votre produit et l’éditer
- Préparez le déconditionnement
- Présentation de l’écran avant le déconditionnement
-
- Présentation de l’écran après le déconditionnement
- Il est préférable de modifier la désignation du produit pour que cela corresponde au déconditionnement et à l’unité de vente
- Il faut renseigner la contenance
- Présentation de l’écran après le déconditionnement
- Dans un second temps, il faut se rendre dans le catalogue des actes
-
Cliquez sur Catalogue / Liste des actes
-
- Sélectionnez un acte ou le créé le
- Cliquez sur Nouveau pour le créer
- Cliquez sur l’acte pour le modifier
- Cliquez sur le bouton Associer des produits à cet acte
- Recherchez le produit voulu en indiquant le nom du produit dans la barre de recherche
- Cliquez sur le produit préalablement déconditionné
- Renseignez la quantité en unité déconditionnée pour cet acte
- Les registres d’origine du produit sont sélectionnés, vous pouvez ajouter un registre si besoin (Comment créer un nouveau registre ?)
- Par défaut, le produit s’ajoute à 0€ mais vous pouvez
- indiquer un tarif pour l’unité de déconditionnement
- exemple : quantité : 2 ; prix unité TTC : 5€ ;
si vous ajoutez le produit dans l’acte pendant une visite, le produit sera ajouté avec une quantité de 2 au prix unité de 5€ TTC donc prix total = 10€ TTC)
- exemple : quantité : 2 ; prix unité TTC : 5€ ;
- ou cocher « utiliser prix catalogue » afin que le prix se mette à jour en fonction des évolutions tarifaires
- indiquer un tarif pour l’unité de déconditionnement
- Cochez les cases désirées pour afficher ou non la ligne de ce produit sur les ordonnances, sur les factures et les devis ainsi que sur les étiquettes de prescription.
N.B : La case « masquer sur les factures et les devis » n’est efficace que si le prix du produit (3), est strictement égal à 0, sinon la ligne sera présente sur la facture.
- (Exemple : L’acte ovariectomie est de 100€, le produit associé est de 10€ . Le total de la facture = 110€)
- Cliquez sur Enregistrer
Bon à savoir : dans Catalogue / Liste des actes, vous verrez le petit symbole de liste à puces, dans la colonne Produits, pour tous les actes auxquels vous aurez associé un ou plusieurs produits.
En passant votre souris sur cette icône, la liste des produits s’affichera.
Utiliser la fonction EXPORT EXCEL des commandes
Si votre centrale d’achats ou votre fournisseur de médicaments n’est pas directement relié à Vetup, vous avez néanmoins la possibilité de de préparer vos commandes et gérer vos stocks depuis Vetup.
La fonction EXPORT EXCEL intégrée dans les commandes peut vous aider à transférer vos commandes à votre fournisseur de médicaments si son portail de commandes permet l’import de fichiers de type Excel.
Modifier votre logo sur les documents PDF (factures, devis, comptes-rendus…)
Nous vous conseillons une image en PNG ou à défaut en JPG.
Vous devez aller dans Paramètres / Paramètres généraux
- Cliquez sur le bouton Changer
- Préparez votre logo à l’avance sur votre ordinateur pour qu’il ait le bon format et la bonne taille avant de l’importer dans vos paramètres.
- Les formats valides sont : png, jpg, jpeg, gif. (par ordre de préférence)
- La taille max. sera 300 x 100 px.
- Puis sur Choisir un fichier sur votre ordinateur
- Vous pouvez terminer par Enregistrer
Agenda : Inclure ou non un utilisateur
Explications en vidéo
Il est possible de masquer complètement un utilisateur sur l’agenda ou qu’il ne soit pas visible mais qu’on puisse le voir si on coche son nom sur la page de l’agenda
- Pour cela aller dans « gestion des utilisateurs »
- Sélectionnez le profil de l’utilisateur
- Dans l’onglet « agenda » : si la case « afficher dans l’agenda » et « utilisateur coché par défaut dans l’agenda » sont cochées alors l’utilisateur sera visible dès l’ouverture de l’agenda
-
Si aucune des cases n’est cochées alors le profil ne sera pas disponible sur l’agenda
-
Si « utilisateur coché par défaut dans l’agenda » est décoché alors dans l’agenda il sera nécessaire de cocher manuellement l’utilisateur dans l’agenda pour voir ses rendez-vous.
- Une fois coché l’agenda du vétérinaire s’affiche
Envoyer une facture au client ou à votre confrère
- Si l’animal est référé, vous pouvez l’indiquer en allant dans « cas référés »
- Sélectionnez votre confrère puis « enregistrer »
- Pour envoyer la facture : « Créer facture »
- Ensuite, sélectionnez « email au référent » ou « enregistrer et email au client »
- Notez que si vous choisissez de l’envoyer au référent, vous pourrez l’envoyer à votre client lorsque vous clôturerez la visite.
- Votre facture a été envoyée
Créer des étiquettes produits
Explications en vidéo
Les étiquettes produits sont des étiquettes à coller sur vos différents produits.
Elles affichent le prix du produit concerné, la référence catalogue, …
- Pour configurer vos étiquettes produits, il faut vous rendre dans les paramètres généraux.
- Puis cliquez sur l’onglet étiquettes.
- Les étiquettes produits peuvent être imprimées depuis l’onglet catalogues / Listes des produits.
- Sélectionnez les références avec lesquelles vous souhaitez imprimez les étiquettes puis cliquez sur le bouton X étiquette(s) produit.
X étant le nombre de produits que vous avez sélectionnés
- Renseignez le nombre d’étiquettes désirées par produit puis cliquez sur imprimer.
Changer la couleur
Explications en vidéo
Pour personnaliser la couleur de votre interface Vetup
- Il faut aller dans Paramètres / Paramètres généraux
- Grâce au menu déroulant « apparence » vous pourrez sélectionner la couleur que vous souhaitez
- Dans cet exemple nous allons prendre la couleur « Modern Purple »
- Cliqué sur le petit œil afin de voir le résultat → une nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous montrer le visuel.
- À la fin du tuto vous trouverez les différentes couleurs existantes.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider votre choix
Voici les différentes interfaces possibles
Black Coral
Modern Blue
Modern Brown
Modern Gray
Modern Green
Modern Purple
Night Blue
Night Violet
Night Green
Pastel Blue
Pastel Green
Utiliser un avoir, un crédit pour payer une visite ou un achat
Explications en vidéo
Lorsqu’un client a un avoir/crédit disponible, il est possible de l’utiliser pour payer une ou plusieurs factures, partiellement ou entièrement.
La somme disponible est visible dans la fiche du client dans la section « Avoir »
- Pour utiliser cette somme, vous devez créer une vente ou un visite comme à votre habitude.
- Dans cet exemple, le montant dû (30€) est inférieur à la somme disponible en avoir (53,55€)
- Cliquer sur règlement pour régler la facture
- Dans le menu déroulant de la section Mode, sélectionnez Avoir
- Le montant total de l’avoir disponible s’affiche mais vous ne pourrez pas utiliser la totalité car le montant dû est inférieur.
- La somme indiquée dans Montant = le montant de la facture
- Enregistrez
- Le règlement a bien été enregistré
- Il reste en avoir = 23.55€ (-> 53,55€ – 30€)
- Dans le cas d’une vente supérieure à l’avoir disponible.
- Cliquez sur Règlement.
- Sélectionnez le mode de règlement Avoir.
- Cliquez sur ajouter un nouveau paiement.
- Une nouvelle fenêtre s’ouvre, le solde de l’avoir est désormais à 0€.
- Le montant restant à régler s’affiche dans la section Montant et vous avez la possibilité de choisir le Mode de règlement.
- Enregistrez.
- Il est aussi possible de n’utiliser qu’une partie de la somme disponible en avoir et d’ajouter un nouveau paiement pour payer le reste à payer.
- Exemple :
- Il y a 53,55€ disponibles en avoir
- Le montant de la facture est de 30€
- On choisit le mode Avoir et on modifie la somme du Montant en mettant, par exemple, 13,53€
- On clique sur « Ajouter un nouveau paiement »
- Cette fois, si on choisit le mode « Avoir », la somme disponible sera 40€. Mais on va prendre un autre mode de règlement. Par exemple en carte bancaire. Le restant dû = 16,47 €
- Enregistrez. On voit que la visite est réglée, qu’il reste 40€ disponibles en avoir et qu’il y a 2 règlements enregistrés pour le règlement de cette visite.
- Exemple :
Saisie du poids d’un animal
Explications en vidéo
Dans la fiche de l’animal, le dernier poids enregistré est visible sur le bouton situé en dessous du nom de l’animal.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez :
- Ajouter, modifier ou supprimer des valeurs pour le poids de l’animal
- Voir l’historique et la courbe de poids de l’animal.
Associer obligatoirement un nom de praticien à une ligne de facturation
Explications en vidéo
Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.
Mise en situation : On va préparer une visite pour un vétérinaire.
- Depuis la consultation, renseignez à quel vétérinaire la consultation est dédiée.
- Commencez à facturer la visite, par exemple ici une consultation.
- L’utilisateur attribué par défaut à l’acte « consultation » est l’utilisateur connecté qui est entrain de facturer l’acte. Donc, si l’ASV est connectée avec son identifiant (ou son pin), c’est son nom qui apparaîtra à la place de celui du vétérinaire.
- Pour éviter cela, il faut cocher l’option « Restreindre les visites aux vétérinaires uniquement » dans les paramètres généraux/Visites
- Enregistrez votre modification
- Maintenant, lors de la création d’une nouvelle consultation, après avoir indiqué le vétérinaire en charge de la visite (voir 1ère capture d’écran), lorsque l’ASV ajoutera un acte, une fenêtre demandant de choisir le praticien s’ouvrira. Le nom du praticien indiqué dans l’examen médical sera présélectionné.
Gestion des consentements
Règlement Général sur la protection des Données
La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.
Paramétrages
Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :
1. Création du titre des consentements
Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.
Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.
- Cliquez sur nouveau pour ajouter le titre et la description de votre consentement.
2. Création du formulaire de consentement
Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.
Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.
La table des consentements ressemble à ceci :
Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :
3. Création du modèle email.
Dans le menu Modèles/Modèles de mail, vous pouvez créer le modèle du mail qui accompagnera votre formulaire.
(Voir l’article : Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails )
Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails
Mise en situation
- Lors de la création ou édition d’un client, un nouveau bouton est présent
- Ce bouton peut également être affiché en version compact dans la page historique du client en fonction du choix dans Paramètres Généraux/Client
- Lorsque l’on clique sur ce bouton cette fenêtre s’ouvre
- La première section Formulaire permet de générer le formulaire et de l’imprimer.
- Vous pouvez le sortir en PDF ou l’envoyer par email.
- La date de génération du formulaire est également présente.
- La seconde section Consentements permet de saisir les consentements indiqués par le client et de visualiser l’origine du consentement (saisi par un membre de la clinique ou effectué par le client, comme par exemple le désabonnement des mails via le lien).
- La dernière section Signature permet de visualiser la date de réception des consentements signés mais aussi de les stocker (ou non en fonction du souhait de stockage : numérique ou papier).
Paramétrer l’affichage de l’agenda en vue semaine glissante
Dans les paramètres généraux/Agenda, vous pouvez définir le jour de départ de l’agenda à son ouverture.
- Soit vous choisissez un jour précis (Dimanche, Lundi, .., Mercredi, ..)
- Soit l’option en « 7 jours glissants ». Dans ce cas, ce sera le jour d’aujourd’hui qui sera le premier jour affiché dans l’agenda, suivit des jours à venir.
Exemples
Premier choix : On sélectionne le dimanche comme premier jour de la semaine
Lors de l’ouverture de l’agenda, le 1er jour sera donc le dimanche, même si le jour actuel est le lundi (jour d’aujourd’hui).
En vue semaine, on aura donc toujours l’agenda du dimanche au samedi
Dans l’agenda, le jour actuel a une couleur de fond différente, elle est en jaune pâle.
Le premier jour de l’agenda = Dimanche – Jour actuel = Lundi
Second choix : 7 jours glissants
Dans cette situation, le premier jour est le jour actuel.
Si nous sommes un lundi, le premier jour de l’agenda à l’ouverture sera lundi.
Si nous sommes un mercredi, l’agenda s’ouvrira sur le mercredi
Paramétrer le nombre de jours par défaut pour l’envoi des rappels
Il est possible de paramétrer par défaut le nombre de jour saisi dans la case X jour(s) avant rappel : que ce soit dans les envois par email ou par SMS.
Pour cela, il faut vous rendre dans les paramètres généraux /onglet rappels.
Vous pouvez paramétrer le nombre de jours avant la date du rendez-vous, pour l’envoi des rappels par Emails et par SMS.
Dans l’exemple suivant :
- L’envoi des rappels par email sera envoyé 5 jours avant le rendez-vous
- L’envoi des rappels par sms sera envoyé 1 jour avant le rendez-vous
Lorsque vous enregistrez un rendez-vous ces paramètres par défaut sont dont intégrés.
Vous pouvez les modifier si besoin avant d’enregistrer votre rendez-vous.
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