Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup / création de clinique

Ecrit par contact@vetup.com sur 27 janvier 2021. Publié dans 2021, Documents : Paramétrages, Logiciel Vetup, Paramétrage, Prise en main du logiciel, Questions posées par les vétérinaires

Menu paramètres

Cliniques du groupe

• Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
• Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

• Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

• Créer les différents utilisateurs du compte (vidéo à partir de la quatrième minute et jusqu’à 7 minutes) et possibilité de créer un utilisateur de type agenda si besoin
• Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour l’agenda
• Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour la page d’accueil
• Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
  (et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur )
• Précision des droits des différents utilisateurs par l’administrateur général

Paramètres généraux

• Paramétrage au démarrage du Logiciel Vetup (4 premières minutes de la vidéo)
• Ajout de votre logo dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
• Lien avec la (ou les) centrale(s) d’achat avec la(les)quelle(s) travaille la clinique : Renseigner l’onglet PRODUITS des paramètres généraux
• (précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)

Types de RDV de l’agenda

• Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags

• Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients 
• Communication interne et gestions des tâches
• Fichiers attachés à une visite
• Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client

EMAIL / SMS

• Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

• Modèles d’examen clinique
• Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
• Modéles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
• Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…

Catalogue

Catégories actes et produits

• Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
  • Créer des catégories et sous-catégories d’actes, de procédures
  • Créer des catégories et des sous-catégories dans mon catalogue produits
  • Marges appliquées à mes catégories et sous-catégories

Actes

• Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
• Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
• Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
  Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
• Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
  délivrance passeport : cocher

Produits

• Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
• Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
• Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
• Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
• Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

• Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)

Si travail avec analyseurs IDEXX

• Activation et Paramétrage du module Idexx sur votre compte
• Préparation du catalogue des analyses Idexx