Lier un type de RDV de l’agenda à un message de rappel spécifique

 

Lors de la création d’un type de rendez-vous dans la section PARAMÈTRES / TYPES DE RDV, vous pouvez décider d’associer à ce type de RDV une durée par défaut. Vous pouvez également décider du message de confirmation et de rappel de RDV qui sera envoyé par défaut au propriétaire si un RDV de ce type est ajouté dans l’agenda.

Les modèles de ces messages sont à créer au préalable dans la section MODELES / MODÈLES d’EMAILS et MODÈLES / MODÈLES DE SMS

Actes facturés par chaque vétérinaire sur une période

 

Nous nous intéressons ici au cas où plusieurs vétérinaires interviennent dans une même visite (consultation, échographie, chirurgie…) et au paramétrage qui permettra de bien attribuer chaque ligne d’acte (de procédure) à un vétérinaire.
Cette méthode fonctionne pour tous les actes “facturés” sur une période, c’est-à-dire que la facture liée à ces procédures a été a minima enregistrée (elle existe déjà qu’elle soit payée ou non)

 

 

Voir aussi

Connaître la valeur des actes ou produits vendus par un utilisateur sur une certaine période

 

L’onglet FINANCES / ACTES FACTURES vous permet de connaître le total des actes facturés (les actes ont été ajoutés dans une visite ET une facture a été enregistrée pour ces procédures même si la facture n’est pas encore payée) par un utilisateur sur une certaine période :

  • Soit en tenant compte du praticien responsable de la visite (utilisateur noté dans la section PRATICIEN de la visite) si vous utilisez le filtre “filtre basé sur consultations”
  • Soit en tenant compte de l’utilisateur associé à chaque ligne de facturation (le programme associe un acte à un utilisateur si c’est lui qui a ajouté la ligne dans une visite) si vous utilisez le filtre “filtre basé sur actes”

Le principe est identique dans FINANCES / PRODUITS FACTURES pour les produits

 

 

Voir aussi

 

Encaisser un chèque différé dont la facture est présente dans mon ancien logiciel

 

Après la mise en place de Vetup dans votre structure, il peut arriver que vous ayez encore en votre possession des chèques différés à encaisser qui vous avez été remis par vos clients avant l’utilisation de Vetup et pour lesquels la facture correspondante avait été établie dans votre ancien logiciel.

Cette vidéo vous indique comment les encaisser dans Vetup.

ATTENTION : Si la facture associée à ce chèque était présente dans votre ancien logiciel, la facture éditée comme indiqué dans la vidéo doit ABSOLUMENT être datée d’une date ANTÉRIEURE à votre démarrage avec le logiciel.

 

Erreur de saisie du montant sur un chèque ou le terminal carte bancaire (trop peu perçu)

 

Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.

Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop peu perçu (somme du chèque ou du ticket CB inférieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.

La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.

CAS 1

Montant inférieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement

CAS 2

Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable

Échange d’un chèque différé contre des espèces

 

Un client qui vous a remis, lors d’une visite, un chèque pour un encaissement à une date différée peut finalement demander à venir échanger son chèque contre des espèces. Voici comment procéder

Cas 1

Si la période incluant ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable

Cas 2

Si la période incluant ce paiement a déjà fait l’objet d’une clôture comptable

Erreur de saisie du montant sur un chèque ou le terminal carte bancaire (trop perçu)

 

Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.

Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop perçu (somme du chèque ou du ticket CB supérieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.

La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.

CAS 1

Montant supérieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement


CAS 2

Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable

Paramétrages possibles avant un import définitif

Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SURtestvotreclinique.vetupmanager.com”

En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com

Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup

Menu paramètres

Cliniques du groupe

  • Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
  • Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

  • Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

Paramètres généraux

Types de RDV dans l’agenda

Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags


EMAIL / SMS

  • Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

Catalogue

ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT

Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF

Catégories actes et produits

Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)

Actes

  • Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
  • Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
  • Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
    Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
  • Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
  • Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”

Produits

  • Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
  • Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
  • Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
  • Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…)
    Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
  • Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

Si travail avec analyseurs idexx ou abaxis (zoetis)

Modifier la date d’encaissement d’un paiement différé

 

Vous pouvez changer la date d’encaissement d’un paiement différé tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable. Ces vidéos vous indiquent comment modifier la date d’encaissement avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée

Cas 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement

Cas 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable

Modifier le mode de règlement d’un paiement

 

Si vous avez saisi un mauvais mode de paiement pour un règlement, il est possible de modifier l’information concernant le paiement tant qu’aucune clôture comptable n’a été réalisée. Voici comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée

CAS 1 : Aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement

CAS 2 : Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable

Paramétrer la clôture de mes factures

 

Lorsque vous avez enregistré une facture, vous pouvez clôturer manuellement cette facture en cliquant sur “Clôturer la facture”.

Vous pouvez également décider que certaines actions (impression d’une facture…) vont engendrer une clôture automatique de la facture de la visite.

 

Voir aussi

Différence entre facture enregistrée et facture clôturée

 

Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.

Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.

Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur “Clôturer la facture”

Voir aussi

Édition et clôture d’une facture sur une visite avec acompte

 

Dans les pays où tout paiement doit obligatoirement être associé à une facture,  le simple fait d’ajouter un paiement, même partiel, dans une visite édite et clôture la facture de cette visite.
 
Le comportement est différent dans une visite contenant un paiement d’acompte. Dans ce cas, la facture va s’éditer et se clôturer quand la visite sera considérée comme totalement terminée et réglée, c’est-à-dire quand le paiement total correspondra au prix de la visite.
 

Voir aussi

Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup / création de clinique

Menu paramètres

Cliniques du groupe

  • Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
  • Faire certifier l’adresse email de la clinique

Coordonnées de facturation

  • Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures

Gestion des utilisateurs

Paramètres généraux

Types de RDV de l’agenda

Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags

EMAIL / SMS

  • Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi

Modèles

Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte

Catalogue

Catégories actes et produits

Actes

  • Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
  • Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
  • Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
    Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
  • Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
    délivrance passeport : cocher

Produits

  • Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
  • Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
  • Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
  • Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
  • Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.

Pack

  • Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)

Si travail avec analyseurs IDEXX

Associer obligatoirement un nom de praticien à une ligne de facturation

 

Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.

Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.

Gérer les rappels et confirmations de RDV pour des chirurgies

 

Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.

Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.

La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.

Voir aussi

Créer un catalogue de spécialités humaines

 

Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.

 

Voir aussi

Créer une section du catalogue produits dédiée aux médicaments humains

 

Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.

Voir aussi

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