Paramétrer une remise maximale pour un acte ou un produit
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Paramétrer la clôture de mes factures
Lorsque vous avez enregistré une facture, vous pouvez clôturer manuellement cette facture en cliquant sur « Clôturer la facture ».
Vous pouvez également décider que certaines actions (impression d’une facture…) vont engendrer une clôture automatique de la facture de la visite.
Voir aussi |
Différence entre facture enregistrée et facture clôturée
Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.
Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.
Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur « Clôturer la facture »
Voir aussi |
Édition et clôture d’une facture sur une visite avec acompte
Dans les pays où tout paiement doit obligatoirement être associé à une facture, le simple fait d’ajouter un paiement, même partiel, dans une visite édite et clôture la facture de cette visite.
Le comportement est différent dans une visite contenant un paiement d’acompte. Dans ce cas, la facture va s’éditer et se clôturer quand la visite sera considérée comme totalement terminée et réglée, c’est-à-dire quand le paiement total correspondra au prix de la visite.
Voir aussi |
Création et clôture d’une facture
Imprimer sous mac ou pc
Voir les produits qui ont été vendus depuis XX/XX date
Visualiser les rendez vous du jour avec le compte de l’asv
Annuler une vente anonyme ou une visite facturée
Afficher les numéros de lots sur l’ordonnance
Use speech recognition for medical examinations and reports
A speech recognition function is available to fill in the fields of your visits or to enter the text of your reports
Paramétrage à effectuer sur votre compte Vetup / création de clinique
Menu paramètres
Cliniques du groupe
- Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
- Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
- Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Gestion des utilisateurs
- Créer les différents utilisateurs du compte (vidéo à partir de la quatrième minute et jusqu’à 7 minutes) et possibilité de créer un utilisateur de type agenda si besoin
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour l’agenda
- Préciser pour chaque utilisateur ses préférences pour la page d’accueil
- Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur ) - Précision des droits des différents utilisateurs par l’administrateur général
Paramètres généraux
- Paramétrage au démarrage du Logiciel Vetup (4 premières minutes de la vidéo)
- Ajout de votre logo dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
- Lien avec la (ou les) centrale(s) d’achat avec la(les)quelle(s) travaille la clinique : Renseigner l’onglet PRODUITS des paramètres généraux
- (précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
- Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
- Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
- Communication interne et gestions des tâches
- Fichiers attachés à une visite
- Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
EMAIL / SMS
- Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
- Modèles d’examen clinique
- Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
- Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
- Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
Catalogue
Catégories actes et produits
- Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Actes
- Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
- Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
- Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé - Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
- Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
- Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
- Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
- Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
- Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
- Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Les analyseurs compatibles avec Vetup sont : Idexx, Abaxis (Zoetis) et Fuji
- Si vous travaillez avec l’un de ces analyseurs, vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses à l’avance
- Ensuite, sur simple demande de votre part à contact@vetup.com, nous vous enverrons un devis pour la synchronisation entre Vetup et l’analyseur.
- Dès la réception de votre accord, nous procèderons à la synchronisation et vous pourrez envoyer et recevoir les analyses depuis la fiche de l’animal.
Si vous utilisez un autre analyseur
- Vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses afin de pouvoir les facturer
Ajouter un produit sur une ordonnance déjà enregistrée
Si un client pense, à la fin de sa visite, ou juste avant son paiement à un produit vendu sur prescription et qu’il voulait prendre en supplément sur sa prescription, il est encore possible de l’ajouter à l’ordonnance que vous veniez de créer.
Mon nom apparaît deux fois dans le bas de mes ordonnances
Referral veterinarian module (Referred cases)
The referring veterinarian can access your software in restricted mode. He will be able to find all the referred cases that he has sent you there.
You will find below a presentation of this module in video
How to manage an animal with several files
If you have mistakenly created 2 files for the same animal (owners with different names, animal with a nickname, etc.), several solutions are available to you:
- If the files do not yet contain information, you can simply archive them.
- If, on the opposite, they contain important data such as consultations, reports, etc. .. then it will be necessary to regroup all this in a single file.
This is called « Merge two records » and this video shows you how to do it.
Margins applied to my categories and subcategories
Gérer les rappels et confirmations de RDV pour des chirurgies
Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.
Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.
La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.
Voir aussi |
Marges appliquées à mes catégories et sous-catégories
Générer des ordonnances séparées pour mes médicaments vétérinaires et humains
Voir aussi |
View a customer’s visit history
Make a detailed search among all my medical examinations
Créer un catalogue de spécialités humaines
Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.
Voir aussi |
Créer une section du catalogue produits dédiée aux médicaments humains
Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.
Voir aussi |
Apply discounts on a quote
You can apply discounts on a quote the same way you would do it in the invoice lines of a visit
Change the date of a visit, an act and a product to modify an invoice
Customer’s list that bought a specific product
Schedule a punctual reminder for a customer
During a visit, I can decide to create and schedule the sending of an SMS, email or phone reminder for a customer.
These reminders will, for example, remind a client to leave his animal fasting before surgery, to ask them to call to update them on their animal, or to contact the clinic a few days after an examination to know the results. external analyzes….
For vaccinations or product to be re-administered reminders, it will often be faster to program in your catalogs acts, procedures / products, automatic reminders associated with an act or a product (see the corresponding videos)
Calendar : appointment time slots
Set up displayed windows from my home page
Each user can choose to show or hide any window, widgets, available on the Vetup home page. A veterinarian will thus be able to personalize his home page and decide not to display the « stock to restock » or « waiting room » window if he practices at home or while traveling.
Centralized management of an act / product catalog (multiclinic mode)
Prepare an order with a barcode or datamatrix reader
You can add, in an order, the different product lines to order by successively scanning the bar codes of the corresponding products
Reimburse an overpayment thanks to a negative invoice
Désignation / Désignation commerciale / Déconditionnement
MonRendezVousVéto.fr : Module de prise de rendez-vous en ligne intégré sur le logiciel Vetup
Notice de la douchette BLIP de Centravet (Datalogic)
Créer ou archiver des races espèces d’animaux
Voir aussi |
Créer ou archiver des coloris animaux
Vous pouvez créer ou, au contraire, archiver des couleurs animales dans la section PARAMETRES / COULEURS
Le principe est exactement le même pour les espèces ou races d’animaux.
Voir aussi |
Créer de nouvelles espèces, races… depuis une fiche animal
Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)
Voir aussi |
Afficher les animaux décédés
Voir aussi |
See how my newsletter is rendering before sending it to my customers
The TEST button allows me to send a newsletter being created to a unique email address in order to see the results of it before its final sending to my customers.
Send reminders by Sms, e mail or telephone, with no link to a medical service
Créer plusieurs RDV pour un animal avec la fonction Dupliquer
Si un propriétaire doit réserver plusieurs rendez-vous pour son animal, la fonction dupliquer vous permet de ne pas avoir à ressaisir pour chaque RDV le nom du propriétaire, de l’animal ainsi que le motif de la visite.
Modifier un mode de règlement suite à un encaissement
Create a new customer (global video)
It is possible to create a new customer from the customers list, the calendar when scheduling an appointment, or from the waiting room (when a customer who comes with his animal to the clinic for the very first time would also like to get a consultation at the same time)
Learn More |
Create a new customer from calendar
It is possible, when scheduling an appointment for a new customer, to create directly his file from the calendar’s appointment booking page .
Intérêts de la recherche avancée
La recherche avancée va vous permettre de rechercher des clients ou animaux selon des critères bien précis (identification, passeport, âge, tag…) et éventuellement d’éditer une liste de ces clients ou animaux sous la forme d’un fichier .csv ou excel.
Create a new customer inside customer file
Stock management : when does stock is decremented ?
Merge a duplicate customer
If an owner has to book several appointments for his animal, the duplicate function allows you not to have to re-enter the owner’s name for each appointment, as well as the animal’s one or the visit reason.