Dans cette vidéo, nous vous montrons comment gérer une délivrance fractionnée lorsqu’un produit n’est pas délivré le jour de la consultation.
Nous allons attribuer au produit le statut ‘Non délivré’, ce qui permet de créer l’ordonnance sans le déduire du stock ni le facturer.
L’ordonnance initiale sera automatiquement mise à jour à chaque nouvelle délivrance dans Vetup, lorsque vous utiliserez la fonctionnalité “Délivrance supplémentaire” pour l’ajout du produit.
Cependant, pensez bien à également ajouter les informations relatives à la nouvelle délivrance sur l’ordonnance papier initiale apportée par le propriétaire.
À la création d’une ordonnance, je peux ajouter des produits qui seront délivrés de façon fractionnée, c’est à dire que le propriétaire pourra venir retirer progressivement à la clinique. Cette fonctionnalité permet notamment de prescrire les antiparasitaires pour toute l’année ou encore de gérer les traitements de maladies chroniques.
Cette vidéo explicative vous indique comment délivrer à un propriétaire une certaine quantité de produit tout en ajoutant sur l’ordonnance des délivrances ultérieures supplémentaires permettant au propriétaire de venir retirer à nouveau ce traitement plus tard dans l’année (notamment pour les antiparasitaires ou les traitements chroniques…)
Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
Sélectionnez le ou les utilisateurs
Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin
Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
Je sélectionne les différents éléments
J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
Il est maintenant possible d’être notifié lorsque qu’un animal est placé en salle d’attente.
Chaque utilisateur a la possibilité d’activer cette option dans les paramètres de préférence de son compte utilisateur.
Dans l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre logiciel.
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne de l’utilisateur concerné.
Ensuite cliquez sur préférences puis cochez la case Notifications : Notifier les nouvelles arrivées en salle d’attente.
Enregistrez.
Lorsqu’aucune nouvelle arrivée n’est enregistrée, l’accès rapide « Salle d’attente » est grisé.
Lorsqu’un animal qui vous a été attribué est placé en salle d’attente, l’onglet d’accès rapide « Salle d’attente » change de couleur.
Dans notre exemple, il est devenu violet mais cette couleur dépend des couleurs que vous avez paramétrées pour le compte de votre clinique.
Lorsque vous ouvrez l’accès rapide « Salle d’attente » vous voyez le nom du client et de l’animal qui viennent d’arriver dans la même couleur que l’onglet
Si vous cliquez à nouveau sur l’onglet, l’accès rapide se réduit et se replace dans le bas de votre écran, l’animal reste en salle d’attente mais l’onglet est à nouveau « éteint » jusqu’à ce qu’un autre animal soit mis en salle d’attente.
Si votre consultation précédente est terminée, vous pouvez cliquer sur la flèche blanche sur fond noir pour créer la visite de l’animal en salle d’attente.
Dans ce cas, il est sorti de la salle d’attente, l’accès rapide redescend dans le bas de votre écran, l’onglet est à nouveau « éteint » et vous êtes directement dans la visite pour ce nouvel animal.
Il est possible de créer, puis d’utiliser en facturation dans une visite, des packs qui incluent plusieurs actes (procédures) et plusieurs produits.
Pour créer un pack qui englobe des actes et des produits, il faut vous rendre dans Catalogue/Packs
Vous retrouverez les packs existants mais vous pourrez également en créer de nouveaux en cliquant sur le bouton « nouveau »
Dans un premier temps, vous devez nommer votre pack (1) afin que celui-ci s’enregistre.
Ensuite, vous pourrez y ajouter des actes et des produits en cliquant sur les boutons correspondants (2).
Pour l’exemple, le pack sera « ovariectomie chienne ».
Cliquer sur le bouton « Ajout via liste » dans la section des actes.
Toute la liste présente dans le catalogue d’actes va alors s’ouvrir.
On peut, grâce à la recherche rapide, trouver l’acte désiré plus rapidement (1) puis sélectionner (2) celui que l’on souhaite.
Une fois l’acte sélectionné, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pourrez renseigner des éléments comme :
« Désignation pack » (1) (vous pouvez également ne rien inscrire de cette façon le titre de l’acte originel sera repris)
Définir le prix que vous souhaitez voir figurer pour cet acte au sein de ce pack.
Le prix présent dans le catalogue est proposé par défaut, mais il est modifiable en décochant la case « Utiliser prix catalogue » (2).
Une fois les champs renseignés, il est important de cliquer sur « enregistrer »
L’acte étant choisi, la page de création du pack se réouvre on peut voir que l’acte choisi et renommé selon les besoins est bien présent.
Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant à nouveau sur « Ajout via liste ».
Insérer des produits dans le pack se fera de la même façon que pour les actes mais depuis la section Produits/Ajout via liste
Le catalogue produit s’ouvre, vous pouvez vous aider de la recherche pour le retrouver
Une fois le produit sélectionné, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle divers champs sont à remplir/choisir :
La désignation pack, c’est-à-dire le nom que vous souhaitez donner au produit au sein de ce pack (si vous choisissez de ne pas le modifier, l’intitulé restera celui de base)
La quantité
le prix unité TTC
Un choix est possible concernant « la visibilité sur les impressions », il suffit de cocher les cases souhaitées pour qu’elles s’appliquent au pack.
Attention! Si le prix du produit est supérieur à 0, il sera forcément présent sur la facture.
Enregistrez
Le produit a été ajouté dans le pack, vous pouvez en ajouter autant que souhaitez en procédant de la même façon.
Le pack contient maintenant un acte et un produit qui ont les désignations, quantités et montants paramétrés précédemment.
Pour valider sa création il faudra cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Vous pourrez alors le retrouver dans votre liste de pack et ainsi le facturer en consultation.
Vous pouvez choisir de vendre un même produit sous plusieurs formes; par exemple de vendre 1 lot complet de 24 boîtes de pâtée mais de vendre ces mêmes boîtes également à l’unité. Pour pouvoir gérer ces ventes sous 2 formats différents, il vous faut préalablement créer des déclinaisons de prix dans la fiche produit concernée.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Les déclinaisons de prix produit peuvent vous permettre de vendre des lots de produits à un tarif unitaire inférieur au tarif unitaire habituel
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Il est possible, dans une fiche produit, de créer plusieurs déclinaisons tarifaires en fonction de la quantité de produits vendue. Ainsi, pour un produit déconditionné, des lots de produits par 3, 6, 12… unités pourront être vendus avec des marges inférieures à la marge du produit vendu à l’unité.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Si vous avez choisi d’utiliser Vetup après un autre logiciel, il vous restera sans doute des chèques à encaisser en différé après vos débuts sur Vetup et dont les factures étaient présentes dans votre ancien logiciel. Cette vidéo vous propose une solution pour encaisser ces chèques différés (Il convient bien sûr de toujours vérifier auprès de votre comptable que cette solution lui convient pour la comptabilité de votre structure).
Dans les paramètres généraux / En-tête et pied de page, vous pouvez déterminer la présence ou l’absence par défaut de l’en-tête sur vos comptes-rendus.
Par exemple, si vous choisissez de l’afficher pour les comptes-rendus. Celle-ci sera, par défaut, sur tous vos comptes-rendus mais il est possible de faire des exceptions et de déterminer de ne pas l’afficher dans un modèle de compte-rendu en particulier.
Dans cette vidéo, on vous montre comment personnaliser un modèle de compte-rendu.
Cette vidéo vous montrera comment référer une visite à un vétérinaire extérieur à la clinique et comment ce dernier pourra accéder au module référent via l’application vetup cloud et ainsi accéder aux différentes visites qui lui ont été attribuées.
Vous pouvez paramétrer, dans l’historique d’un animal, un onglet supplémentaire qui vous permettra de voir très facilement tous les vaccins qu’il a reçu ainsi que leur date de fin de validité. Cet onglet sera visible depuis la page historique de l’animal ainsi que depuis une visite ouverte pour cet animal.
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.
Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU
Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.
Cette vidéo vous montre comment procéder pour ajouter un fichier attaché à une visite.
Vous apprendrez également comment retrouver ces fichiers via l’historique de consultations d’un animal précis ou l’ensemble de tous les fichiers que vous avez utilisés quelque soit l’animal.
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
Il est possible de consulter ou d’imprimer le dossier médical complet d’un animal
Un nouveau bouton « Envoyer par mail » a été ajouté dans le menu de gauche sous le bouton « Imprimer l’historique » afin de vous permettre d’envoyer l’historique par mail directement depuis Vetup.
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Vous pouvez créer des modèles pour vos rapports, vos comptes-rendus, que vous pourrez ensuite utiliser dans vos futures visites en vous rendant dans la section Rapport / Compte-rendu
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
Les examens médicaux, comptes-rendus et prescriptions enregistrés dans une visite restent supprimables ou modifiables.
La notion de « clôture » d’un examen, d’un rapport ou d’une ordonnance permet d’empêcher toute modification ultérieure du texte que vous avez saisi dans ces documents (il devient alors impossible à l’un de vos collaborateurs de modifier ou effacer par erreur votre texte).
ATTENTION TOUTEFOIS, avant de clôturer un document, de vous assurer qu’il contient bien toutes les informations souhaitées (n’oubliez pas, par exemple, de bien préciser les numéros de lots et dates d’expiration des produits de votre prescription AVANT de la clôturer car il devient impossible de le faire une fois la clôture du document validée).
Une facture peut-être éditée, soit au nom du propriétaire de l’animal ayant reçu les soins, soit au nom d’une tierce personne, notamment un confrère. Ainsi, si je suis vétérinaire itinérant et que la clinique fait régler le propriétaire puis me rétrocède tout ou partie des soins effectués, je peux éditer la facture de ma visite au nom du vétérinaire traitant habituel.
Dans certains cas, la personne qui va régler une facture ne sera pas la personne figurant sur la fiche client rattachée à un animal. Il faudra alors éditer une facture au nom de la personne qui a réellement réglé la visite.
Ce cas de figure peut se présenter pour :
Un animal qui a reçu des soins antérieurs au nom d’une association, d’un refuge, mais pour lequel ces soins seraient pris en charge par son nouvel adoptant
Un cheval enregistré dans une écurie mais dont les soins seront réglés par le propriétaire
Un vétérinaire spécialiste itinérant exerçant dans les cliniques de confrères et qui ne fait pas directement régler le client mais facture les soins des animaux traités à la clinique dans laquelle il est venu travailler.
Cette vidéo vous indique comment créer une facture à un autre nom que celui figurant sur la fiche client liée à l’animal soigné. Cette action n’est possible que si la facture correspondant aux soins effectués n’a pas encore été éditée.
Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Il est possible, en tant qu’utilisateur d’un compte Vetup, de se logger très rapidement à ce compte grâce à la fonction « identification par code PIN ».
Cette vidéo vous indique comment activer cette fonction sur votre compte, spécifier un code PIN pour chaque utilisateur (cette possibilité n’est accessible que pour l’administrateur du compte) puis comment passer très rapidement d’un utilisateur à un autre.
Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)
Nous utilisons des cookies pour optimiser notre site Web et nos services afin répondre au mieux à vos attentes.
Fonctionnalité
Toujours activé
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Préférences
Le stockage ou l’accès technique est nécessaire dans la finalité d’intérêt légitime de stocker des préférences qui ne sont pas demandées par l’abonné ou la personne utilisant le service.
Statistiques
Le stockage ou l’accès technique qui est utilisé exclusivement à des fins statistiques.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
