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Quand un animal est mis en hospitalisation, sa sortie engendre automatiquement une facturation, avec un coefficient. Est-il possible de supprimer cette facturation automatique ? Nous préférons facturer l’hospitalisation à part

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Finances : Factures, Logiciel Vetup, Questions posées par les vétérinaires

Lors de sa sortie d’hospitalisation, il y a toujours ajout d’un acte pour tracer l’opération.
Par contre la facturation n’est pas systématique et n’intervient que si l’utilisateur la valide.
Si ce n’est pas le cas, l’acte ajouté aura un prix de 0.
il est également possible de ne pas inclure cet acte dans la facture en décochant la case Délivré

Faire un suivi thérapeutique sous forme de mails ou d’actes programmés

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Catalogue Actes et Produits, Documents : Comptes-rendus, Fiche animal, Gestion des e-mails, Gestion des rappels, Logiciel Vetup

Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :

  • En utilisant les modèles d’actes
  • Ou le bouton « Créer rappel » de la fiche client.

Demandez la certification de votre adresse e-mail

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Logiciel Vetup, Paramétrage

L’envoi d’e-mails par le biais d’un logiciel informatique nécessite l’utilisation d’une adresse dite « certifiée ». Les boîtes e-mail dotées d’une adresse certifiée vous permettent, non seulement, de vous assurer que vos clients reçoivent bien vos messages mais également de recevoir les réponses à ces messages sans aucun problème de routage, c’est-à-dire sans risque que les réponses de vos clients ne soient redirigées vers les spams ou une adresse e-mail impropre, ce qui vous empêcherait de pouvoir les consulter.

L’envoi d’e-mails par une adresse certifiée concerne, aussi bien, l’envoi des rappels, des comptes-rendus, des factures… ou encore l’envoi d’e-mailing par le biais de l’application Newsletter.

Sachant que la création d’une adresse certifiée n’est pas forcément facile, Vetup vous propose de vous aider à certifier votre adresse email d’envoi. Pour cela, il vous faut utiliser une adresse sur votre propre nom de domaine. Attention, des adresses de type Gmail, Wanadoo, Free, Yahoo… ne peuvent, en aucun cas, être certifiées. Dans ce dernier cas, nous pouvons utiliser une adresse de redirection vers ce type de boîte ce qui vous permettra de ne pas changer vos habitudes.

Vous ne possédez pas de nom de domaine ou êtes propriétaire d’un nom de domaine mais sans boîte email ? Nous vous proposons aussi de vous assister pour ouvrir un serveur e-mail sur votre domaine.

Afin de savoir si votre adresse est certifiée, il faut se rendre dans PARAMETRES > Paramètres généraux. Si vous voyez apparaître le lien suivant, votre adresse n’est pas encore certifiée. Dans ce cas, envoyez votre demande de certification directement sur contact@vetup.com

 

Iphone, tablette > message d’erreur : Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Logiciel Vetup, Questions posées par les vétérinaires

Si vous avez ce message : « Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation » c’est que vous êtes en navigation privée. Pour repasser en navigateur « normal » il faut cliquer ici et fermer tous vos onglets.

Sur l’iphone :

iphone

 


Sur tablette « iPad air 2 » par exemple, avec le navigateur Safari :

Il faut lancer safari plus le nouvel onglet icône en haut à droite, là, cela ouvre en haut à droite sur fond noir :

Privé + Afficher , « Privé » est un switch il faut cliquer dessus pour qu’il ne soit plus sur fond blanc…

Si vous n’y arrivez pas je vous invite à utiliser le navigateur Chrome qui est beaucoup plus simple.

 

 

Lorsque j’utilise la douchette pour scanner les produits lors d’une vente, les produits ne sont pas trouvés par le logiciel

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Catalogue Stock, Logiciel Vetup, Questions posées par les vétérinaires

Si les produits ne sont pas trouvés par la douchette, nous vous proposons la procédure suivante pour vérifier le fonctionnement du lecteur de codes-barres :

  • Ouvrez un éditeur de texte quelconque
  • Cliquez à l’intérieur du document.
  • Scanner le code-barre ou le data matrix de votre boite. La douchette devrait alors générer un code dans l’éditeur à l’endroit du curseur.
Envoyez nous le code généré ainsi que les informations du produits qu’il est sensé symboliser sans omettre d’indiquer la centrale d’achat.
Nous aurons alors les données nécessaires pour analyser le problème.

Archiver un propriétaire ou un animal

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Fiche animal, Fiche client, Logiciel Vetup

Le fait d’archiver un propriétaire ou un animal permet de ne plus le voir apparaître dans la liste des clients ou des animaux. Il s’agit par contre d’un archivage : les impayés du client reste donc présents dans la liste des impayés tout comme les rappels à lui envoyer si vous avez choisi de conserver les rappels associés à ce propriétaire ou à un animal. Si vous voulez consulter la fiche ou l’historique d’un animal ou d’un propriétaire archivé, vous pouvez vous rendre dans la liste des clients ou des animaux et cocher la case « archivés » puis « rechercher »

Produits administrés en Belgique, tva à 21 %

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Logiciel Vetup, Questions posées par les vétérinaires

Lors d’une consultation, les produits administrés en Belgique sont à 21 % de tva comme les actes.

Lors d’une vente, les mêmes produits (médicaments) sont à 6 % de tva.

ex : baytril 50 ml

Comment faites vous dans Vetup pour différencier les 2 ?

ex : lorsque j’administre 5 m de baytril et lorsque je vends le même flacon de baytril 50 ml?

Fonctionnement des registres

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Catalogue Registres, Catalogue Stock, Logiciel Vetup, Questions posées par les vétérinaires

Les registres fonctionnent de la manière suivante :

Lors des réceptions de commande, il est possible de saisir les informations de lot (numéro, date de péremption) pour chaque produit. Il est aussi possible de gérer les lots au niveau du stock. Lors de l’ajout d’un produit dans une consultation, il est possible de choisir le lot pour le produit délivré. Le menu « Historique/registre de délivrance » affiche tous les médicaments délivrés avec les informations du client et du lot. Il est possible d’envoyer les commandes vers Val d’hony automatiquement et de réceptionner les informations des bons de livraison pour générer automatiquement les informations de lot.

Gérer le numéro des lots en passant une commande

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Catalogue Stock, Logiciel Vetup



À propos de la gestion des numéros de lot et des dates d’expiration.
Lorsque vous fonctionnez avec la centrale Val d’hony/Verdifarm, il est possible de récupérer automatiquement les numéros de lot ainsi que les dates d’expiration des produits livrés.
Au moment de la livraison, lorsque la commande est dans l’état « reçu centrale », vous disposez d’un bouton « BL« . Ce bouton permet d’interroger directement le site netorder afin de télécharger les informations du bon de livraison. Ces informations alimentent directement la liste des lots liés au produit réceptionné.
Il est également possible de saisir manuellement ces information par un click sur l’icone code-barre présent sur chaque ligne de la commande.
Une fois ces informations saisies, il est possible de sélectionner les lots lors de la délivrance des produits.

Ajouter une phrase spécifique au pied des factures, comptes-rendus, ordonnances, devis et rappels

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2023, Documents : Devis (estimé), Documents : Paramétrages, Finances : Factures, Logiciel Vetup, Paramétrage

 

 

Dans « Paramètres / Paramètres généraux » cliquez sur l’onglet « En-tête et pieds de page », vous pouvez personnaliser le texte des pieds de tous vos documents

Sélectionnez l’onglet du document à personnaliser :

  • Comptes-rendus
  • Ordonnance
  • Ordonnance 50% 
  • Formulaire de confidentialité
  • Rappels
  • Factures
  • Factures petit format
  • Devis
  • Remises en banque

Écrivez votre texte dans la section « Pied de page des impressions PDF et enregistrez

L’option « Alerter si des rappels sont présents » est paramétrable

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Fiche animal, Fiche client, Logiciel Vetup, Paramétrage

 

Son rôle est de prévenir systématiquement de l’existence de rappels à venir pour cet animal afin d’éviter d’avoir des rappels programmés antérieurement alors que l’animal a été vu en consultation.

Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.

 

Créer les messages associés à mes rappels automatiques

Ecrit par contact@vetup.com sur . Publié dans 2018, Gestion des e-mails, Gestion des rappels, SMS

Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques. 

Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte. 

Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.

 

La création de catégories plus fines (par exemple  « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.

 

Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.

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