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Quand un animal est mis en hospitalisation, sa sortie engendre automatiquement une facturation, avec un coefficient. Est-il possible de supprimer cette facturation automatique ? Nous préférons facturer l’hospitalisation à part
Lors de sa sortie d’hospitalisation, il y a toujours ajout d’un acte pour tracer l’opération.
Par contre la facturation n’est pas systématique et n’intervient que si l’utilisateur la valide.
Si ce n’est pas le cas, l’acte ajouté aura un prix de 0.
il est également possible de ne pas inclure cet acte dans la facture en décochant la case Délivré
Imprimer la fiche Incineris
Faire un suivi thérapeutique sous forme de mails ou d’actes programmés
Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :
- En utilisant les modèles d’actes
- Ou le bouton « Créer rappel » de la fiche client.
Demandez la certification de votre adresse e-mail
L’envoi d’e-mails par le biais d’un logiciel informatique nécessite l’utilisation d’une adresse dite « certifiée ». Les boîtes e-mail dotées d’une adresse certifiée vous permettent, non seulement, de vous assurer que vos clients reçoivent bien vos messages mais également de recevoir les réponses à ces messages sans aucun problème de routage, c’est-à-dire sans risque que les réponses de vos clients ne soient redirigées vers les spams ou une adresse e-mail impropre, ce qui vous empêcherait de pouvoir les consulter.
L’envoi d’e-mails par une adresse certifiée concerne, aussi bien, l’envoi des rappels, des comptes-rendus, des factures… ou encore l’envoi d’e-mailing par le biais de l’application Newsletter.
Sachant que la création d’une adresse certifiée n’est pas forcément facile, Vetup vous propose de vous aider à certifier votre adresse email d’envoi. Pour cela, il vous faut utiliser une adresse sur votre propre nom de domaine. Attention, des adresses de type Gmail, Wanadoo, Free, Yahoo… ne peuvent, en aucun cas, être certifiées. Dans ce dernier cas, nous pouvons utiliser une adresse de redirection vers ce type de boîte ce qui vous permettra de ne pas changer vos habitudes.
Vous ne possédez pas de nom de domaine ou êtes propriétaire d’un nom de domaine mais sans boîte email ? Nous vous proposons aussi de vous assister pour ouvrir un serveur e-mail sur votre domaine.
Afin de savoir si votre adresse est certifiée, il faut se rendre dans PARAMETRES > Paramètres généraux. Si vous voyez apparaître le lien suivant, votre adresse n’est pas encore certifiée. Dans ce cas, envoyez votre demande de certification directement sur contact@vetup.com
Iphone, tablette > message d’erreur : Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation
Si vous avez ce message : « Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation » c’est que vous êtes en navigation privée. Pour repasser en navigateur « normal » il faut cliquer ici et fermer tous vos onglets.
Sur l’iphone :
Sur tablette « iPad air 2 » par exemple, avec le navigateur Safari :
Il faut lancer safari plus le nouvel onglet icône en haut à droite, là, cela ouvre en haut à droite sur fond noir :
Privé + Afficher , « Privé » est un switch il faut cliquer dessus pour qu’il ne soit plus sur fond blanc…
Si vous n’y arrivez pas je vous invite à utiliser le navigateur Chrome qui est beaucoup plus simple.
Lorsque j’utilise la douchette pour scanner les produits lors d’une vente, les produits ne sont pas trouvés par le logiciel
Si les produits ne sont pas trouvés par la douchette, nous vous proposons la procédure suivante pour vérifier le fonctionnement du lecteur de codes-barres :
- Ouvrez un éditeur de texte quelconque
- Cliquez à l’intérieur du document.
- Scanner le code-barre ou le data matrix de votre boite. La douchette devrait alors générer un code dans l’éditeur à l’endroit du curseur.
Imprimer la liste des actes avec ses prix
Créer plusieurs animaux dans une fiche client
Archiver un propriétaire ou un animal
Le fait d’archiver un propriétaire ou un animal permet de ne plus le voir apparaître dans la liste des clients ou des animaux. Il s’agit par contre d’un archivage : les impayés du client reste donc présents dans la liste des impayés tout comme les rappels à lui envoyer si vous avez choisi de conserver les rappels associés à ce propriétaire ou à un animal. Si vous voulez consulter la fiche ou l’historique d’un animal ou d’un propriétaire archivé, vous pouvez vous rendre dans la liste des clients ou des animaux et cocher la case « archivés » puis « rechercher »
Créer une fiche propriétaire / animal et faire une consultation « simple »
Visualiser agenda pour la semaine et par utilisateur
Code clinique de livraison pour passer une commande
01 c’est le code par défaut de la clinique
Dictionnaire médical Medvet
1 règlement pour 2 clients différents
Faire une consultation sous Ipad
Je n’arrive pas à faire une consultation car je n’ai pas de bouton « enter », donc je cherche mes actes, ils sont là, mais je ne peux pas les mettre dans la fiche, pareil pour les produits.
Voir photo ci-dessous :
Réponse de Vetup :
Impayé : Passer un solde en perte irrécupérable
Gérer les impayés
Créer un modèle d’acte en lui affectant un prix
Créer des étiquettes animal
Produits administrés en Belgique, tva à 21 %
Lors d’une consultation, les produits administrés en Belgique sont à 21 % de tva comme les actes.
Lors d’une vente, les mêmes produits (médicaments) sont à 6 % de tva.
ex : baytril 50 ml
Comment faites vous dans Vetup pour différencier les 2 ?
ex : lorsque j’administre 5 m de baytril et lorsque je vends le même flacon de baytril 50 ml?
Inclure des radios dans le compte rendu
Calcul d’un produit prix fournisseur avec 50 % de marge
- 50% de marge ça fait x 1,5
- 20% de tva ça fait x 1,2
- Donc 1,5 X 1,2 = 1,8
Rentrer un nouveau client en salle d’attente
Rentrer un client en salle d’attente
Fonctionnement des registres
Les registres fonctionnent de la manière suivante :
Lors des réceptions de commande, il est possible de saisir les informations de lot (numéro, date de péremption) pour chaque produit. Il est aussi possible de gérer les lots au niveau du stock. Lors de l’ajout d’un produit dans une consultation, il est possible de choisir le lot pour le produit délivré. Le menu « Historique/registre de délivrance » affiche tous les médicaments délivrés avec les informations du client et du lot. Il est possible d’envoyer les commandes vers Val d’hony automatiquement et de réceptionner les informations des bons de livraison pour générer automatiquement les informations de lot.
Visualiser et filtrer les règlements
Agenda : Exemple sur une semaine
Exemple de couleurs :
Violet : chirurgie
Vert : consultation vaccin
Rose : toilettage
Jaune : consultations
Avoir : client qui fait une avance sur actes
Rappel : Ne pas imprimer si d’autres moyens sont disponibles
Ajout de filtres sur liste des factures
Statistiques de client ayant reçu un rappel et possibilité de relance
Statistiques : chiffre d’affaire par espèces, races ou consultations
Déplacement de la case à cocher « Terminé » sur l’écran « Rendez vous »
Ajout du poids de l’animal et numérotation des lignes sur l’ordonnance
Ajout de la date sur les lignes des actes et produits des consultations
Changer la TVA et le sigle monétaire
Créer des tarifs dégressifs pour mes hospitalisations
La vidéo suivante vous montre comment utiliser la fonction de DÉCLINAISON d’un acte ou d’une procédure afin d’appliquer des prix dégressifs.
Vous pourriez en avoir besoin notamment dans le cas de la facturation des journées d’hospitalisation en fonction de la durée d’hospitalisation de l’animal.
Création d’un acompte
Vous pouvez, à l’arrivée d’un propriétaire, percevoir un acompte au début de la visite de son animal ou au moment d’une mise en hospitalisation.
La création d’un acompte permet d’enregistrer un paiement sur la fiche de l’animal sans bloquer l’ajout ultérieur de lignes de facturation.
Ajout de la centrale d’achat « Val d’hony »
Gérer le numéro des lots en passant une commande
À propos de la gestion des numéros de lot et des dates d’expiration.
Lorsque vous fonctionnez avec la centrale Val d’hony/Verdifarm, il est possible de récupérer automatiquement les numéros de lot ainsi que les dates d’expiration des produits livrés.
Au moment de la livraison, lorsque la commande est dans l’état « reçu centrale », vous disposez d’un bouton « BL« . Ce bouton permet d’interroger directement le site netorder afin de télécharger les informations du bon de livraison. Ces informations alimentent directement la liste des lots liés au produit réceptionné.
Il est également possible de saisir manuellement ces information par un click sur l’icone code-barre présent sur chaque ligne de la commande.
Une fois ces informations saisies, il est possible de sélectionner les lots lors de la délivrance des produits.
Créer une feuille d’hospitalisation
Ajouter une phrase spécifique au pied des factures, comptes-rendus, ordonnances, devis et rappels
Dans « Paramètres / Paramètres généraux » cliquez sur l’onglet « En-tête et pieds de page », vous pouvez personnaliser le texte des pieds de tous vos documents
Sélectionnez l’onglet du document à personnaliser :
- Comptes-rendus
- Ordonnance
- Ordonnance 50%
- Formulaire de confidentialité
- Rappels
- Factures
- Factures petit format
- Devis
- Remises en banque
Écrivez votre texte dans la section « Pied de page des impressions PDF et enregistrez
L’option « Alerter si des rappels sont présents » est paramétrable
Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.
Modèles d’actes et rappels : contrôler les informations sur vos vaccinations ou autres rappels
Créer les messages associés à mes rappels automatiques
Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques.
Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte.
Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.
La création de catégories plus fines (par exemple « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.
Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.
Gestion des rappels : visualiser un rappel envoyé
Envoyer un sms en dehors de la France en notant l’indicatif pays
Nouveauté :
Créer son propre produit sans passer par la centrale
Déconditionner et réapprovisionner
Historique et rendez-vous en cours
Cette vidéo vous montre comment accéder à l’historique des rendez-vous ainsi que les rendez-vous en cours.