Le système SMS de Vetup est international.
L’abonnement Premium permet d’envoyer 100 SMS par mois par vétérinaire.
Les SMS comptent 160 caractères. Si vos messages dépassent cette limite, ils seront tout de même envoyés mais ils compteront pour 2 SMS ou plus en fonction de la taille de votre texte et des caractères utilisés.
Attention 1 : Si vous utiliser des caractères spéciaux, la limite maximale de caractères par SMS passe de 160 à 70 caractères.
-> Si votre texte contient un des caractères suivants : | ^ € { } [ ] ~
Donc un mot avec un ê par exemple, vous n’avez plus que 70 caractères disponibles. Si vous dépassez cette limite, 2 SMS seront comptés.
Attention 2 : Si vous mettez des champs de fusion dans vos sms, il n’est pas possible de savoir à l’avance le nombre de caractères des données qui remplaceront ces champs de fusion lorsqu’ils seront mis en situation.
Conclusion
-> Si le chien s’appelle Plutot, le champ de fusion (nom-animal) sera remplacé par Plutot et ne comptera que 6 caractères à la place des 12 caractères du champ de fusion. Dans ce cas vous gagnerez quelques caractères par rapport à l’estimation visible dans les modèles de SMS.
Cependant si le nom de l’animal contient plus de 12 caractères, vous dépasserez l’estimation initiale.
-> S’il s’appelle Plutôt, il y aura toujours 6 caractères mais le ô diminuera le nombre de caractères autorisés comme nous l’avons vu plus haut.
Il est donc préférable d’écrire : « Pour le bien de (nom-animal), … » que « Dans l’intérêt de (nom-animal), … »
Et pour être certain de ne jamais dépasser l’estimation initiale, vous pouvez également rester plus vague : « Pour le bien de votre animal, nous vous conseillons de prendre rendez-vous … »
Veuillez trouver ci-dessous un exemple avec une clinique :
Lorsque vous déplacez un rendez-vous dans l’agenda, pensez à vérifier s’il n’y avait pas de rappels programmés.
Cette vidéo montre comment modifier les rappels prévus afin qu’ils contiennent les nouvelles informations du rendez-vous (nouvelle date, heure, vétérinaire en charge de la consultation, …)
Il est dorénavant possible de programmer des rappels récurrents.
Cette fonctionnalité vous sera utile pour rappeler à votre client de ne pas oublier certaines actions tout au long de l’année.
Exemple : Votre client a acheté plusieurs comprimés pour vermifuger son compagnon.
Grâce aux rappels récurrents, vous allez pouvoir lui rappeler de donner le comprimé tous les 3 mois.
La première étape est de préparer vos modèles de rappels (les textes qui seront envoyés par courrier, mail et sms), la seconde étape sera de paramétrer vos produits et enfin, lors de l’ajout du produit dans le panier, choisir le rappel qui convient à l’animal.
Pour cela rendez-vous dans Catalogue / liste des produits.
Éditez votre produit
Dans notre exemple nous allons utiliser le Milbemax
1 – Sélectionnez l’onglet Rappels
2 – Sélectionnez le modèle de rappel souhaité préalablement préparé (voir étape I)
3 – Cliquez sur nouveau
Dans l’onglet Rappel/Rappel dans :
1 & 2 – Renseignez dans combien de temps le rappel doit être envoyé
La case 1 permet de renseigner un nombre et la case 2 permet de renseigner la période : jours, mois, années
→ Rappel dans 3 jours, 3 mois ou 3 ans
3 – Sélectionnez l’option qui vous convient :
Envoyer ce rappel X temps après la date de la première administration
X temps après la naissance de l’animal si celle-ci est renseignée dans la fiche de l’animal en question
Dans l’onglet Rappel/Envoi
1 – Sélectionnez le ou les modes d’envoi qui vous conviennent
2 – Renseignez le nombre de jour avant lesquels l’envoi sera effectué par rapport à la date du rappel paramétrée dans la section Rappel dans
Dans l’onglet Rappel/Récurrence
1 – Par défaut la case « Sans récurrence » est cochée. Dans ce cas, il n’y aura qu’un rappel envoyé
→ Pour enregistrer une récurrence, décochez la case
2 & 3 – Renseignez le nombre et la durée de la période après le 1ier rappel (c’est à dire après l’administration ou l’anniversaire de l’animal, selon l’option que vous avez cochée dans la section « Rappel dans : »
4 – Renseignez la fréquence, c’est-à-dire le nombre de fois que le rappel devra être envoyé
La section « Modèle de rappel » vous voyez, à titre informatif, le modèle que vous avez préalablement sélectionné
Enregistrez votre rappel
III – Exemples de récurrence
Exemple 1
Ici, le client a acheté un traitement de vermifugation pour 1 an, qu’il devra administrer à son compagnon tous les 3 mois. Soit 4 comprimés au total.
Le premier comprimé sera donné le jour-même.
Comme il s’agit d’un vermifuge, j’ai décidé d’envoyer ce rappel 4 fois, tous les 3 mois après la première administration. Ce rappel s’enverra pas courrier, email et sms, comme je l’ai paramétré.
Comprimé 1 est administré le 04/01/2023, le rappel ne sera pas envoyé car il s’agit du jour de la 1ère administration, sur laquelle les calculs sont basés pour l’envoi des rappels récurrents
Comprimé 2 à administrer le 04/04/2023, le rappel sera envoyé le 01/04/2023 (3 jours avant le rappel)
Comprimé 3 à administrer le 04/07/2023, le rappel sera envoyé le 01/07/2023 (3 jours avant le rappel)
Comprimé 4 à administrer le 04/10/2023, le rappel sera envoyé le 01/010/2023 (3 jours avant le rappel)
Arrivé à ce terme, 4 comprimés ont été administrés, mais seulement 3 rappels envoyés alors que 4 récurrences ont été demandées
Le dernier rappel sera envoyé le 01/01/2024 pour une administration au 04/01/2024, ce dernier rappel sert en fait de mémo pour que le propriétaire pense à revenir chercher le vermifuge
Exemple 2
Pour la continuité de ce tutoriel j’ai créé un second type de rappel pour le même produit. Il y a donc :
Le rappel récurrent précédemment paramétré, tous les 3 mois, 4 fois
Le nouveau rappel, tous les mois, 10 fois
Depuis une consultation
ajoutez le produit dans le panier (ici Milbemax)
Étant donné qu’il y a deux rappels possibles, un message d’alerte et la petite cloche rouge s’affichent vous indiquant qu’il y a un choix à faire
Pour choisir le rappel que vous voulez, cliquez sur la cloche rouge
La fenêtre de modification du produit s’affiche
1 – Dans l’onglet Rappels/date d’administration saisissez la date à laquelle la première administration aura lieu (2). Par défaut, cette date est la date du jour.
Dans certaines situations, vous pourriez demander au propriétaire de ne donner le médicament à son animal que x jours après la consultation.
Dans ce cas, il faut changer la date d’administration afin que les rappels soient calculés par rapport à cette date
IV – Cas n° 1 : vous utilisez un rappel paramétré précédemment
Dans la section « Rappel dans« , sélectionnez le rappel que vous souhaitez appliquer, avec les récurrences désirées
Pour notre exemple nous choisissons : « Rappel 3 mois après la date d’administration puis tous les 3 mois, 4 fois »
Les cases suivantes se remplissent automatiquement selon vos préférences paramétrées initialement
Vous avez également la possibilité d’envoyer un rappel pour la première administration
Enregistrez votre rappel
Cas n° 2 : vous souhaitez utiliser un rappel personnalisé pour cet animal
⇒ Attention : dans ce cas, il n’est pas possible d’avoir des récurrences pour le rappel
Dans la section « Rappel dans », si vous ne sélectionnez pas de rappel préalablement enregistrés, vous ne pouvez que renseigner la date dans « ou le«
Il n’y a qu’une date possible, pas de récurrence
Dans ces deux situations, une fois que vous avez enregistré votre rappel correctement, la cloche rouge qui était présente initialement dans la consultation passe en vert
L’alerte des rappels a disparu
Depuis l’onglet Rappels de la consultation, vous pouvez visualiser tous les rappels prévus pour cet animal
Il est possible de paramétrer par défaut le nombre de jour saisi dans la case X jour(s) avant rappel : que ce soit dans les envois par email ou par SMS.
Pour cela, il faut vous rendre dans les paramètres généraux /onglet rappels.
Vous pouvez paramétrer le nombre de jours avant la date du rendez-vous, pour l’envoi des rappels par Emails et par SMS.
Dans l’exemple suivant :
L’envoi des rappels par email sera envoyé 5 jours avant le rendez-vous
L’envoi des rappels par sms sera envoyé 1 jour avant le rendez-vous
Lorsque vous enregistrez un rendez-vous ces paramètres par défaut sont dont intégrés.
Vous pouvez les modifier si besoin avant d’enregistrer votre rendez-vous.
Il est maintenant plus facile de visualiser si un rappel est prévu ou non concernant un produit et/ou un acte grâce au symbole « @ » qui se situe au bout de la ligne produit et/ou acte dans la panier de votre visite.
@ : défaut de paramétrage ou plusieurs rappels paramétrés (il faut en sélectionner un), aucun rappel ne sera envoyé à votre client. @ : vous avez volontairement choisi de ne pas envoyer de rappel à votre client cette fois-ci. @ : le rappel est correctement configuré et un seul rappel est paramétré : il sera envoyé à votre client selon vos préférences. @ : absence du symbole = absence de rappel, aucun rappel ne sera envoyé à votre client.
L’icône @ apparaît en rouge.
Lorsque l’icône «@ », se trouvant au bout de la ligne produit et/ou acte, est colorée en rouge, cela signifie qu’aucun rappel lié au produit et/ou acte ne sera envoyé à la suite de l’ajout de la ligne du produit et/ou de l’acte.
Ceci est dû à un défaut de paramétrage des rappels liés au produit et/ou à l’acte ou à la présence de plusieurs rappels paramétrés : il faut donc n’en sélectionner qu’un.
La date d’échéance ainsi que la date d’envoi du rappel resteront modifiables après cette sélection.
Lorsque l’on clique sur la ligne du produit, dans l’onglet « Rappels », on voit qu’aucun rappel n’a été sélectionné
Pour corriger cela, il faut :
→ Dans le cas où plusieurs rappels ont été paramétrés : sélectionnez le rappel voulu.
→ Sinon, il faut se rendre dans la fiche du produit et/ou de l’acte afin de modifier et/ou compléter le paramétrage.
Pour cela, il faut vous rendre dans le menu CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionnez le produit et/ou l’acte concerné puis dans l’onglet » Rappel «
Depuis cet onglet, il est possible de paramétrer plusieurs échéances de rappel et ainsi de pouvoir sélectionner celui voulu depuis la consultation. Par exemple dans le cas d’un vermifuge où la fréquence d’administration ne sera pas forcement la même en fonction de l’animal.
→ Attention : il est important de bien sélectionner le modèle de rappel (rectangle violet) avant de créer de nouvelles échéances.
Si un rappel sans modèle associé avait été paramétré avant cette mise à jour, il faudra sélectionner le modèle de rappel sinon le message indiquant : « Vérifiez vos actes et produits. Au moins un rappel n’a pas été sélectionné. » restera affiché.
→ Attention : veillez lorsque vous paramétrez le modèle de rappel de produit et/ou d’acte par mail (voir la vidéo : Modèles) à bien renseigner le sujet, sinon le rappel sera en défaut de paramétrage, l’icône « @ » va apparaitre en rouge et aucun rappel ne sera envoyé.
L’icône @ apparaît en vert.
Lorsque l’icône «@ » est colorée en vert, cela signifie qu’un rappel est prévu concernant ce produit et/ou cet acte.
L’icône se colore en vert, par défaut, dès lors qu’un seul rappel est paramétré et que la case « disponible exceptionnellement sans rappel » n’est pas cochée.
Dans le cas où plusieurs rappels ont été paramétrés : il faut, pour que l’icône soit verte, depuis la consultation cliquer sur la ligne du produit et/ou de l’acte et sélectionner l’échéance voulue :
Le rappel associé à ce produit et/ou cet acte s’enverra alors à votre client selon les préférences précédemment définies.
L’icône » @ » apparaît en orange.
Lorsque l’icône «@ » est colorée en orange, cela signifie que vous avez volontairement choisi de ne pas envoyer de rappel pour le produit et/ou l’acte concerné cette fois-ci.
Dans la fiche du produit : CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionner le produit et/ou l’acte concerné > RAPPEL : La case « Disponible » pour « Exceptionnellement sans rappel » permet de ne pas associer de rappel au moment de l’ajout de la ligne produit et/ou de l’acte.
Depuis la consultation, cliquez sur la ligne du produit et/ou de l’acte et sélectionnez « Exceptionnellement sans rappel ».
L’icône « @ » va alors passer au orange et aucun rappel ne sera envoyé à votre client.
Absence de l’icône @
Dans ce cas, aucun rappel n’a été paramétré et ne sera envoyé au client.
Si vous souhaitez envoyer des rappels il faut vous rendre dans la fiche du produit et/ou de l’acte afin de les créer.
CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionnez le produit et/ou l’acte concerné > RAPPEL
Sélectionnez le modèle de rappel à associer (voir la vidéo : Modèles), représenté ci-dessous par le rectangle violet, puis cliquez sur « Nouveau » et remplissez les champs selon vos préférences :
→ Attention : il est important de bien sélectionner le modèle de rappel (rectangle violet) avant de créer de nouvelles échéances sinon le message indiquant : « Vérifiez vos actes et produits. Au moins un rappel n’a pas été sélectionné. » restera affiché. → Attention : veillez lorsque vous paramétrez le modèle de rappel de produit et/ou d’acte par mail (voir la vidéo : Modèles) à bien renseigner le sujet, sinon le rappel sera en défaut de paramétrage, l’icône « @ » va apparaître en rouge et aucun rappel ne sera envoyé.
Le rappel paramétré apparaît en dessous :
Depuis cet onglet, il est possible de paramétrer plusieurs échéances de rappel et ainsi de pouvoir sélectionner celui voulu depuis la consultation.
Par exemple dans le cas d’un vermifuge où la fréquence d’administration ne sera pas forcement la même en fonction de l’animal.
→ Attention : Dans tous les cas d’envoi de rappel, veillez à ce que votre client accepte de recevoir vos notifications :
Dans le cas d’un envoi de rappel par mail : veuillez à ce que le client ait une adresse mail correcte et qu’il accepte de recevoir des mails de la clinique.
Dans le cas d’un envoi de rappel par sms : veuillez à ce que le client ait un numéro de portable correct et qu’il accepte de recevoir des sms de la clinique.
Dans le cas d’un envoi de rappel par courrier : veuillez à ce que l’adresse postale soit correcte et qu’il accepte de recevoir des courriers de la clinique.
Lors de la création d’un type de rendez-vous dans la section PARAMÈTRES / TYPES DE RDV, vous pouvez décider d’associer à ce type de RDV une durée par défaut. Vous pouvez également décider du message de confirmation et de rappel de RDV qui sera envoyé par défaut au propriétaire si un RDV de ce type est ajouté dans l’agenda.
Les modèles de ces messages sont à créer au préalable dans la section MODELES / MODÈLES d’EMAILS et MODÈLES / MODÈLES DE SMS
Lors de la confirmation ou du rappel d’un rendez-vous pour une chirurgie, vous souhaitez généralement ne pas voir apparaître l’horaire du RDV sur le message de confirmation car l’animal doit être présenté dès le début de matinée.
Cette vidéo vous indique comment envoyer un message adapté à la confirmation ou au rappel d’un RDV de chirurgie par email.
La vidéo évoque ici les confirmations, rappels par emails mais le principe est exactement le même pour les SMS. Sachant que le texte associé aux SMS doit être très court pour ne pas être comptabilisé comme plusieurs messages par les fournisseurs de SMS, nous vous conseillons d’utiliser la deuxième méthode proposée dans la vidéo pour vos rappels de chirurgie par SMS.
Lors d’une visite, je peux décider de créer et programmer l’envoi d’un rappel SMS, email ou téléphonique pour un client.
Ces rappels permettront, par exemple, de rappeler à un client de laisser son animal à jeun avant une chirurgie, de lui demander d’appeler pour donner des nouvelles de son animal, ou de contacter la clinique quelques jours après un examen pour connaître des résultats d’analyses externes….
Pour les rappels de vaccinations ou de produit à réadministrer, il sera souvent plus rapide de programmer dans vos catalogues actes, procédures / produits des rappels automatiques associés à un acte ou à un produit (voir les vidéos correspondantes)
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Attention : N’oubliez pas, lors de la création de vos modèles, de tenir compte du fait que tout message de plus de 160 caractères est comptabilisé par les fournisseurs de SMS comme 2 messages et donc 2 SMS
Vous pouvez créer un modèle de courriel pour la confirmation de vos rendez-vous de l’agenda et le sélectionner comme texte envoyé par défaut lorsque vous cochez la case « confirmation par email… »
Un paramétrage vous permet de supprimer un rappel courrier pour un client si un rappel SMS et/ou COURRIEL a déjà été programmé pour le même acte pour ce client
Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)
Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.
Vous pouvez envoyer un rappel de rendez-vous par SMS à vos clients en cochant la case « rappel SMS vers le numéro… » de la page de prise de rendez-vous. Le message envoyé sera alors celui que vous avez créé dans MODÈLES / MODÈLES DE SMS puis paramétré par défaut dans PARAMÈTRES / ENVOIS DE SMS / RAPPEL DE RDV.
Mais vous pouvez également décider d’envoyer un rappel de rendez-vous SMS personnalisé pour certains cas particuliers. Cette vidéo vous indique comment procéder
Le logiciel permet de lister l’ensemble des rappels qui ont été envoyés à vos clients et qui n’ont pas été suivis par une visite.
Cette fonction aide, par exemple, à repérer des propriétaires d’animaux à qui un rappel a été envoyé mais qui ont oublié de réserver un rendez-vous pour la vaccination annuelle de leur animal…
Pour accéder à cette fonction, il faut se rendre dans HISTORIQUE / RAPPELS SANS CONSULTATION ULTÉRIEURE.
Vous pourrez alors consulter les rappels qui n’ont pas été suivis d’une visite et décider de renvoyer tout ou partie de ces rappels.
Ainsi, les propriétaires concernés recevront à nouveau le rappel qui était resté sans réponse.
La section « rappels déjà envoyés X fois » vous permettra de consulter les relances effectuées précédemment.
Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :
Cette vidéo vous montre comment créer les messages automatiques associés à vos rappels par courrier.
La procédure est identique pour les rappels par mail (courriel), SMS ou pour ajouter une description pour les rappels téléphoniques.
Il suffit de sélectionner l’onglet du type d’envoi adéquat dans MEDICAL/RAPPEL/MODELE DE COURRIER/La-procédure-à-paramétrer et d’y enregistrer votre texte.
Pour chaque acte que vous créez, il vous est donc possible de lui associer un rappel automatique (dont le message sera celui lié à sa catégorie) et de paramétrer les types d’envois souhaités parmi les types disponibles.
La création de catégories plus fines (par exemple « Dermatologie – Dermatite atopique – chien ») permet d’envoyer des messages de rappel plus précis.
Pour l’envoi de rappels spécifiques, pensez bien à préciser la bonne catégorie d’acte pour chaque acte créé.
Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER
Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer
Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)
Pour que les clients sans email reçoivent le courrier postal, il faut vous assurer que dans vos modèles d’actes les deux types d’envoi soient cochés.
Ainsi lorsque vous allez faire un vaccin, par exemple, si le client n’a pas d’email seul le rappel postal sera généré automatiquement.
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