Régler une visite ou une facture avec plusieurs modes de paiement
Vous pouvez payer une facture ou une visite avec plusieurs modes de règlement différents en utilisant la fonction « Ajouter un nouveau paiement »
Comment utiliser la section « Détail affiché sur la facture » des actes / procédures ?
Lorsque vous éditez un acte (une procédure), la section « Détail affiché sur la facture », il est possible d’indiquer des informations supplémentaires que vous aimeriez voir apparaître sur vos factures.
Par exemple dans le détail de l’acte ovariectomie, vous pouvez indiquer que le suivi post op et le retrait des points sont compris dans le prix de l’acte.
Nous vous montrons dans cette vidéo comment enregistrer ces détails.
Appliquer un arrondi sur une facture globale
Explications en vidéo
Pour appliquer un arrondi sur vos factures globales, commencez par paramétrer les arrondis que vous voulez appliquer dans « Paramètres/Paramètres généraux«
puis dans les différents onglets :
- Visites (pour appliquer un arrondi sur la facture globale)
- Actes (pour appliquer un arrondi sur le prix des actes)
- Produits (pour appliquer un arrondi sur le prix des produits)
Dans le panier de votre visite, vous pouvez cliquer sur le lien « Arrondir la visite »
Le logiciel ajoutera une ligne « arrondi factures » et le montant total de la facture sera arrondi
Voir aussi |
Où trouver l’historique des factures sur une fiche client
Explications en vidéo
Dans l’écran « Historique » d’un animal, vous pouvez voir l’historique des factures le concernant ainsi que leurs état (réglé ou non).
Petite astuce si votre client a plusieurs animaux et que vous voulez visualiser l’historique des factures de tous ses animaux, il vous suffit de cliquez sur l’icône « Liste » dans la fiche d’un de ses animaux.
Dans la colonne « Réglée » les icônes vous informent de l’état de la facture :
- 1 = Visite facturée, partiellement ou totalement impayée
- 2 = Visite facturée, totalement réglée
Règlement de plusieurs factures
Cette vidéo vous montre comment encaisser plusieurs consultations sur plusieurs jours en une seule fois sur la fiche client
Modifier votre logo sur les documents PDF (factures, devis, comptes-rendus…)
Nous vous conseillons une image en PNG ou à défaut en JPG.
Vous devez aller dans Paramètres / Paramètres généraux
- Cliquez sur le bouton Changer
- Préparez votre logo à l’avance sur votre ordinateur pour qu’il ait le bon format et la bonne taille avant de l’importer dans vos paramètres.
- Les formats valides sont : png, jpg, jpeg, gif. (par ordre de préférence)
- La taille max. sera 300 x 100 px.
- Puis sur Choisir un fichier sur votre ordinateur
- Vous pouvez terminer par Enregistrer
Envoyer une facture au client ou à votre confrère
- Si l’animal est référé, vous pouvez l’indiquer en allant dans « cas référés »
- Sélectionnez votre confrère puis « enregistrer »
- Pour envoyer la facture : « Créer facture »
- Ensuite, sélectionnez « email au référent » ou « enregistrer et email au client »
- Notez que si vous choisissez de l’envoyer au référent, vous pourrez l’envoyer à votre client lorsque vous clôturerez la visite.
- Votre facture a été envoyée
Utiliser un avoir, un crédit pour payer une visite ou un achat
Explications en vidéo
Lorsqu’un client a un avoir/crédit disponible, il est possible de l’utiliser pour payer une ou plusieurs factures, partiellement ou entièrement.
La somme disponible est visible dans la fiche du client dans la section « Avoir »
- Pour utiliser cette somme, vous devez créer une vente ou un visite comme à votre habitude.
- Dans cet exemple, le montant dû (30€) est inférieur à la somme disponible en avoir (53,55€)
- Cliquer sur règlement pour régler la facture
- Dans le menu déroulant de la section Mode, sélectionnez Avoir
- Le montant total de l’avoir disponible s’affiche mais vous ne pourrez pas utiliser la totalité car le montant dû est inférieur.
- La somme indiquée dans Montant = le montant de la facture
- Enregistrez
- Le règlement a bien été enregistré
- Il reste en avoir = 23.55€ (-> 53,55€ – 30€)
- Dans le cas d’une vente supérieure à l’avoir disponible.
- Cliquez sur Règlement.
- Sélectionnez le mode de règlement Avoir.
- Cliquez sur ajouter un nouveau paiement.
- Une nouvelle fenêtre s’ouvre, le solde de l’avoir est désormais à 0€.
- Le montant restant à régler s’affiche dans la section Montant et vous avez la possibilité de choisir le Mode de règlement.
- Enregistrez.
- Il est aussi possible de n’utiliser qu’une partie de la somme disponible en avoir et d’ajouter un nouveau paiement pour payer le reste à payer.
- Exemple :
- Il y a 53,55€ disponibles en avoir
- Le montant de la facture est de 30€
- On choisit le mode Avoir et on modifie la somme du Montant en mettant, par exemple, 13,53€
- On clique sur « Ajouter un nouveau paiement »
- Cette fois, si on choisit le mode « Avoir », la somme disponible sera 40€. Mais on va prendre un autre mode de règlement. Par exemple en carte bancaire. Le restant dû = 16,47 €
- Enregistrez. On voit que la visite est réglée, qu’il reste 40€ disponibles en avoir et qu’il y a 2 règlements enregistrés pour le règlement de cette visite.
- Exemple :
Associer obligatoirement un nom de praticien à une ligne de facturation
Explications en vidéo
Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.
Mise en situation : On va préparer une visite pour un vétérinaire.
- Depuis la consultation, renseignez à quel vétérinaire la consultation est dédiée.
- Commencez à facturer la visite, par exemple ici une consultation.
- L’utilisateur attribué par défaut à l’acte « consultation » est l’utilisateur connecté qui est entrain de facturer l’acte. Donc, si l’ASV est connectée avec son identifiant (ou son pin), c’est son nom qui apparaîtra à la place de celui du vétérinaire.
- Pour éviter cela, il faut cocher l’option « Restreindre les visites aux vétérinaires uniquement » dans les paramètres généraux/Visites
- Enregistrez votre modification
- Maintenant, lors de la création d’une nouvelle consultation, après avoir indiqué le vétérinaire en charge de la visite (voir 1ère capture d’écran), lorsque l’ASV ajoutera un acte, une fenêtre demandant de choisir le praticien s’ouvrira. Le nom du praticien indiqué dans l’examen médical sera présélectionné.
Masquer un produit sur mes prescriptions, mes factures ou encore mes étiquettes de prescription
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre Rage), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’acte « Vaccination rage » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « Dose vaccin rage » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Créer toutes les factures d’un client sur une période donnée
Si vous souhaitez créer toutes les factures pour un client sur une période donnée (par exemple si vous travaillez avec des éleveurs ou des refuges et que vous leur transmettez leurs factures une fois par mois…),
Cliquez sur finances / visites à facturer
Indiquez la période concernée et le nom du client qui vous intéresse dans le champ « rechercher »
Cochez les cases des factures que vous souhaitez créer.
Vous avez ensuite 2 possibilités :
- Si vous cliquez sur « Générer les factures pour la sélection », une facture par visite va être générée (ici, création de 7 factures distinctes pour cet exemple)
- Si vous cochez la case « une facture par client » avant de cliquer sur « Générer les factures pour la sélection », une facture unique regroupant les différentes visites encore non facturées d’un client sera générée (ici, une facture unique regroupant les visites du 10/01/23 et du 13/04/23 sera générée pour le client Portrat Lucille)
Mise en place timbre fiscal en Tunisie
Suite à la mise en place d’une taxe forfaitaire par l’Etat Tunisien de 0.600 TND sur chaque facture émise, nous vous proposons une solution de mise en place de cette taxe dans l’attente d’une évolution du logiciel Vetup.
Cette solution de contournement nécessite plusieurs points à paramétrer :
- Autoriser les actes sur les ventes comptoirs
- Créer un compte comptable dédié
- Créer un un acte « timbre fiscal » à 0.600 TND et 0% de TVA
Étape 1 – Paramètres > Paramètres Généraux > Finances > Cocher « autoriser les actes sur les ventes »
Il est important de cocher cette case dans les paramètres afin de pouvoir rajouter l’acte « timbre fiscal » également sur une facture où il n’y aurait qu’une vente comptoir
Étape 2 : création du code comptable
(Pour cet exemple nous avons inventé le code comptable 123456)
- Finances > Export comptable > Paramètres > Gérer comptes > Nouveau
- Finances > Export comptable > Paramètres > Gérer TVA et comptes associés > Nouveau
Une fois le compte créé et paramétré : enregistrer
Étape 3 : création de la catégorie et de l’acte
1. Création de la catégorie d’acte « droit de timbre » pour ranger l’acte dedans
2. Création de l’acte « Timbre fiscal », avec association du code comptable spécifique et 0% de TVA
Attention
- L’ajout de ce timbre fiscal lors des visites n’est pas automatique, c’est à vous de le rajouter à chaque facture
- Attention également aux multi visites : si plusieurs visites payées à la fin, attention de ne compter le timbre fiscal qu’une fois
- En cas d’avoir :
- Si avoir complet : on rembourse le timbre
- Si avoir partiel : on ne rembourse pas le timbre (car facture toujours existante)
- Si l’État Tunisien augmente/réduit la taxe, ne pas oublier de modifier le montant du timbre fiscal dans les actes.
Encaisser un chèque différé dont la facture est dans mon ancien logiciel
Si vous avez choisi d’utiliser Vetup après un autre logiciel, il vous restera sans doute des chèques à encaisser en différé après vos débuts sur Vetup et dont les factures étaient présentes dans votre ancien logiciel.
Cette vidéo vous propose une solution pour encaisser ces chèques différés (Il convient bien sûr de toujours vérifier auprès de votre comptable que cette solution lui convient pour la comptabilité de votre structure).
Ajout d’un QR code dans vos factures
Voici une vidéo qui vous permettra de configurer l’affichage d’un QR Code pour l’ensemble de vos factures éditées depuis Vetup.
Imprimer ou envoyer directement une facture lors d’un paiement
Depuis l’onglet REGLEMENT / PAIEMENT d’une vente ou d’une visite, vous pouvez directement cliquer sur le bouton IMPRIMER ou ENVOYER PAR EMAIL.
Ces actions vont permettre d’enregistrer le règlement ainsi que l’envoi immédiat ou l’impression immédiate de la facture pour le client
Facture créée et clôturée par erreur sur une visite
Erreur de saisie du montant sur un chèque ou le terminal carte bancaire (trop peu perçu)
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop peu perçu (somme du chèque ou du ticket CB inférieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant inférieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Échange d’un chèque différé contre des espèces
Un client qui vous a remis, lors d’une visite, un chèque pour un encaissement à une date différée peut finalement demander à venir échanger son chèque contre des espèces. Voici comment procéder
Cas 1
Si la période incluant ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable
Cas 2
Si la période incluant ce paiement a déjà fait l’objet d’une clôture comptable
Gérer les paiements d’un client sous tutelle
Erreur de saisie du montant sur un chèque ou le terminal carte bancaire (trop perçu)
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop perçu (somme du chèque ou du ticket CB supérieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
CAS 1
Montant supérieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
CAS 2
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Rechercher mes factures non clôturées
Vous pouvez, chaque soir par exemple, rechercher vos factures de la journée qui ont été enregistrées mais n’ont pas été clôturées afin de réaliser une clôture manuelle de ces factures.
Contrôler l’édition de mes factures
Cette vidéo vous indique comment contrôler, chaque soir, que vous avez bien enregistré tous les paiements perçus dans Vetup et que vous avez bien enregistré une facture pour toutes vos visites terminées.
Paramétrer la clôture de mes factures
Lorsque vous avez enregistré une facture, vous pouvez clôturer manuellement cette facture en cliquant sur « Clôturer la facture ».
Vous pouvez également décider que certaines actions (impression d’une facture…) vont engendrer une clôture automatique de la facture de la visite.
Voir aussi |
Différence entre facture enregistrée et facture clôturée
Une facture enregistrée ne peut pas être effacée mais peut encore être modifiée ou complétée tandis que les lignes d’une facture clôturée ne peuvent plus du tout être modifiées.
Diverses actions peuvent clôturer automatiquement une facture : saisie d’un paiement, même partiel, pour la visite et, en fonction de votre paramétrage, export comptable de cette facture mais encore envoi email ou impression de cette facture pour le client.
Dans les autres cas, une clôture manuelle de la facture reste possible une fois cette facture enregistrée en cliquant sur « Clôturer la facture »
Voir aussi |
Édition et clôture d’une facture sur une visite avec acompte
Dans les pays où tout paiement doit obligatoirement être associé à une facture, le simple fait d’ajouter un paiement, même partiel, dans une visite édite et clôture la facture de cette visite.
Le comportement est différent dans une visite contenant un paiement d’acompte. Dans ce cas, la facture va s’éditer et se clôturer quand la visite sera considérée comme totalement terminée et réglée, c’est-à-dire quand le paiement total correspondra au prix de la visite.
Voir aussi |
Création et clôture d’une facture
Appliquer des remises sur un devis
Vous pouvez appliquer des remises, rabais sur un devis, estimé de la même façon que vous le feriez dans les lignes de facturation d’une visite
Voir aussi |
Changer la date de consultation, acte et produits pour modifier une facture
Gérer les encaissements en différés
Vous pouvez sans difficulté accepter le paiement d’une facture en plusieurs chèques, suivez bien toutes les étapes de cette vidéo
Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Créer une facture groupée pour la visite de plusieurs animaux d’un même propriétaire
Si un propriétaire vient avec plusieurs animaux, vous pouvez créer une facture unique regroupant les visites de tous ses animaux
Envoyer une facture globale à un éleveur, un refuge…
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
Éditer une facture à un nom différent de celui figurant sur la fiche client
Dans certains cas, la personne qui va régler une facture ne sera pas la personne figurant sur la fiche client rattachée à un animal. Il faudra alors éditer une facture au nom de la personne qui a réellement réglé la visite.
Ce cas de figure peut se présenter pour :
- Un animal qui a reçu des soins antérieurs au nom d’une association, d’un refuge, mais pour lequel ces soins seraient pris en charge par son nouvel adoptant
- Un cheval enregistré dans une écurie mais dont les soins seront réglés par le propriétaire
- Un vétérinaire spécialiste itinérant exerçant dans les cliniques de confrères et qui ne fait pas directement régler le client mais facture les soins des animaux traités à la clinique dans laquelle il est venu travailler.
Cette vidéo vous indique comment créer une facture à un autre nom que celui figurant sur la fiche client liée à l’animal soigné. Cette action n’est possible que si la facture correspondant aux soins effectués n’a pas encore été éditée.
Encaisser un acompte pour une hospitalisation en laissant la facture « ouverte »
Insérer un texte par défaut dans la zone commentaire des factures
Vous pouvez décider d’ajouter un texte par défaut dans la section « commentaire » de vos factures. Le texte sélectionné aura, au préalable, été créé dans la section MODÈLE / MODÈLES DE TEXTES
Appliquer des réductions, des remises à un client
Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire
NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)
Voir aussi |
Consulter facilement le contenu d’une facture
Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :
- Depuis l’historique des factures FINANCES / FACTURES
- Depuis l’historique des factures d’un client PAGE HISTORIQUE CLIENT / FACTURES
Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.
Utiliser le mode multisélection pour ajouter plusieurs produits ou actes en facturation
Si un client souhaite acheter plusieurs produits de la même marque ou du même type, il est possible d’utiliser la multisélection de produits en passant par le bouton « ajouter produit » et en cliquant dans la ligne sur le + de chaque produit que vous voulez ajouter.
Cette même fonction est disponible pour les actes, procédures en cliquant sur « ajouter acte » « ajouter procédure ».
Regrouper plusieurs lignes identiques dans la facturation d’une visite
Si, pour une visite, plusieurs lignes de facturation d’actes et/ou de produits sont identiques, vous pouvez les grouper en cliquant sur « Regrouper actes et produits »
Voir aussi |
Effacer plusieurs lignes de facturation d’une visite
Si vous avez, par exemple, enregistré un pack à la place d’un autre, vous pouvez sélectionner toutes les lignes de facturation associées à ce pack saisi par erreur et les effacer ensemble.
Voir aussi |
Travailler en exonération de TVA
Arrondir le tarif de mes actes, produits et visites
Je peux paramétrer un arrondi sur le tarif de mes procédures, de mes produits (déconditionnés ou non) et sur le tarif global de mes visites dans la section PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
NB : Attention, la fonction « arrondir la visite » est maintenant placée en bas de la page de facturation et non plus sur la droite (cf capture d’écran sous la vidéo)
Paramétrer l’affichage des tarifs catalogue en HT ou TTC
Facture générée par un devis + acompte
Solder une facture grâce à un avoir/remboursement + un paiement
Cacher certains produits d’un pack sur une prescription ou une facture
Solde client, impayés, visites à facturer
Générer des relances pour les impayés de mes clients
Consulter toutes vos factures non clôturées
Pour retrouver facilement les factures pour lesquelles une clôture comptable n’a pas été réalisée, vous pouvez vous rendre dans la section HISTORIQUE
Puis CONSULTATION / VISITE.
Sélectionnez la période voulue, cochez ensuite la case « Uniquement les factures non clôturées » puis RECHERCHER
Exporter les factures en PDF ou au format CSV, compatible Excel
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