Lors de l’ajout d’une ligne de facturation dans une visite, la ligne est associée au nom de l’utilisateur connecté. Un paramétrage permet, si vous le souhaitez, de ne pouvoir associer que des noms de vétérinaires à une ligne de facturation.
Ainsi, si une ASV, une TSA ajoute des lignes pour un vétérinaire pour préparer la future facture, elle indiquera au nom de quel vétérinaire elle associe cette ligne.
Mise en situation : On va préparer une visite pour un vétérinaire.
Depuis la consultation, renseignez à quel vétérinaire la consultation est dédiée.
Commencez à facturer la visite, par exemple ici une consultation.
L’utilisateur attribué par défaut à l’acte « consultation » est l’utilisateur connecté qui est entrain de facturer l’acte. Donc, si l’ASV est connectée avec son identifiant (ou son pin), c’est son nom qui apparaîtra à la place de celui du vétérinaire.
Pour éviter cela, il faut cocher l’option « Restreindre les visites aux vétérinaires uniquement » dans les paramètres généraux/Visites
Enregistrez votre modification
Maintenant, lors de la création d’une nouvelle consultation, après avoir indiqué le vétérinaire en charge de la visite (voir 1ère capture d’écran), lorsque l’ASV ajoutera un acte, une fenêtre demandant de choisir le praticien s’ouvrira. Le nom du praticien indiqué dans l’examen médical sera présélectionné.
La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.
Paramétrages
Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :
1. Création du titre des consentements
Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.
Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.
Cliquez sur nouveau pour ajouter le titre et la description de votre consentement.
2. Création du formulaire de consentement
Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.
Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.
La table des consentements ressemble à ceci :
Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :
Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails
Mise en situation
Lors de la création ou édition d’un client, un nouveau bouton est présent
Ce bouton peut également être affiché en version compact dans la page historique du client en fonction du choix dans Paramètres Généraux/Client
Lorsque l’on clique sur ce bouton cette fenêtre s’ouvre
La première section Formulaire permet de générer le formulaire et de l’imprimer.
Vous pouvez le sortir en PDF ou l’envoyer par email.
La date de génération du formulaire est également présente.
La seconde section Consentements permet de saisir les consentements indiqués par le client et de visualiser l’origine du consentement (saisi par un membre de la clinique ou effectué par le client, comme par exemple le désabonnement des mails via le lien).
La dernière section Signature permet de visualiser la date de réception des consentements signés mais aussi de les stocker (ou non en fonction du souhait de stockage : numérique ou papier).
Dans les paramètres généraux/Agenda, vous pouvez définir le jour de départ de l’agenda à son ouverture.
Soit vous choisissez un jour précis (Dimanche, Lundi, .., Mercredi, ..)
Soit l’option en « 7 jours glissants ». Dans ce cas, ce sera le jour d’aujourd’hui qui sera le premier jour affiché dans l’agenda, suivit des jours à venir.
Exemples
Premier choix : On sélectionne le dimanche comme premier jour de la semaine
Lors de l’ouverture de l’agenda, le 1er jour sera donc le dimanche, même si le jour actuel est le lundi (jour d’aujourd’hui).
En vue semaine, on aura donc toujours l’agenda du dimanche au samedi
Dans l’agenda, le jour actuel a une couleur de fond différente, elle est en jaune pâle.
Le premier jour de l’agenda = Dimanche – Jour actuel = Lundi
Second choix : 7 jours glissants
Dans cette situation, le premier jour est le jour actuel.
Si nous sommes un lundi, le premier jour de l’agenda à l’ouverture sera lundi.
Si nous sommes un mercredi, l’agenda s’ouvrira sur le mercredi
Il est maintenant possible d’être notifié lorsque qu’un animal est placé en salle d’attente.
Chaque utilisateur a la possibilité d’activer cette option dans les paramètres de préférence de son compte utilisateur.
Dans l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre logiciel.
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne de l’utilisateur concerné.
Ensuite cliquez sur préférences puis cochez la case Notifications : Notifier les nouvelles arrivées en salle d’attente.
Enregistrez.
Lorsqu’aucune nouvelle arrivée n’est enregistrée, l’accès rapide « Salle d’attente » est grisé.
Lorsqu’un animal qui vous a été attribué est placé en salle d’attente, l’onglet d’accès rapide « Salle d’attente » change de couleur.
Dans notre exemple, il est devenu violet mais cette couleur dépend des couleurs que vous avez paramétrées pour le compte de votre clinique.
Lorsque vous ouvrez l’accès rapide « Salle d’attente » vous voyez le nom du client et de l’animal qui viennent d’arriver dans la même couleur que l’onglet
Si vous cliquez à nouveau sur l’onglet, l’accès rapide se réduit et se replace dans le bas de votre écran, l’animal reste en salle d’attente mais l’onglet est à nouveau « éteint » jusqu’à ce qu’un autre animal soit mis en salle d’attente.
Si votre consultation précédente est terminée, vous pouvez cliquer sur la flèche blanche sur fond noir pour créer la visite de l’animal en salle d’attente.
Dans ce cas, il est sorti de la salle d’attente, l’accès rapide redescend dans le bas de votre écran, l’onglet est à nouveau « éteint » et vous êtes directement dans la visite pour ce nouvel animal.
Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SUR “testvotreclinique.vetupmanager.com”
En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com
Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT
Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF
Catégories actes et produits
Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…) Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur )
(précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Les analyseurs compatibles avec Vetup sont : Idexx, Abaxis (Zoetis) et Fuji
Si vous travaillez avec l’un de ces analyseurs, vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses à l’avance
Ensuite, sur simple demande de votre part à contact@vetup.com, nous vous enverrons un devis pour la synchronisation entre Vetup et l’analyseur.
Dès la réception de votre accord, nous procèderons à la synchronisation et vous pourrez envoyer et recevoir les analyses depuis la fiche de l’animal.
Si vous utilisez un autre analyseur
Vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses afin de pouvoir les facturer
Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Vous pouvez décider d’ajouter un texte par défaut dans la section « commentaire » de vos factures. Le texte sélectionné aura, au préalable, été créé dans la section MODÈLE / MODÈLES DE TEXTES
Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.
Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,
Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES
Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe
Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.
Vous avez ensuite 2 options :
Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure
Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.
Pour modifier l’adresse qui apparaît sur vos comptes rendus, cliquez sur PARAMETRES, CLINIQUES
Sélectionnez la clinique concernée
Cliquez sur MODIFIER
Indiquez ensuite dans GENERAL et dans CONTACT respectivement l’adresse postale et l’adresse email et le numéro de téléphone que vous souhaitez voir apparaître sur vos comptes rendus. ENREGISTREZ
L’adresse indiquée précédemment apparaît maintenant sur les comptes rendus que vous envoyez à vos clients
Dans « Paramètres / Paramètres généraux » cliquez sur l’onglet « En-tête et pieds de page », vous pouvez personnaliser le texte des pieds de tous vos documents
Sélectionnez l’onglet du document à personnaliser :
Comptes-rendus
Ordonnance
Ordonnance 50%
Formulaire de confidentialité
Rappels
Factures
Factures petit format
Devis
Remises en banque
Écrivez votre texte dans la section « Pied de page des impressions PDF et enregistrez
Soit l’imprimante est compatible AirPrint, dans ce cas, chaque fois qu’apparaît le symbole « flèche courbée sur feuille de papier » (photo ci-dessous), il suffit de cliquer dessus pour avoir l’option d’impression… et imprimer en Wifi. (Liste des imprimante compatibles AirPrint)
Sélectionner les rappels par COURRIER puis RECHERCHER
Sélectionnez ensuite ceux que vous souhaitez envoyer
Sélectionnez ENVOYER LA SÉLECTION
Le programme vous propose alors de générer ces rappels soit au format A4 (1 rappel par page), soit sous la forme de cartons de rappels (3 rappels par page A4)
Dans « Paramètres » > « Modèles de comptes-rendus », vous pouvez créer des tableaux d’analyses vierges ainsi lors d’une consultation, vous n’aurez plus qu’à rentrer les valeurs. Avec la version Premium nous aidons les vétérinaires à créer ces tableaux.
Avec le Module Idexx : demandes d’analyses transmises à vos appareils Idexx et réception des résultats directement dans votre logiciel Vetup. Il est aussi possible d’attacher les .pdf d’analyses dans « fichiers attachés »
Dans la section Modèles, vous pouvez créer de nombreux modèles utilisables par la suite à divers endroits du logiciel.
Différents types de modèles sont possibles :
Consultations
Comptes-rendus / rapports
Ordonnances / prescriptions
Textes
Emails
SMS
Rappels pour les actes
Rappels pour les produits
…
Lors de la création (ou de l’édition) d’un modèle, un système de champs de fusion est disponible.
Il permet de compléter certaines informations automatiquement au moment de l’envoi ou de l’impression document.
Pour cela, il suffit d’intégrer, dans votre texte, les champs désirés, avec les parenthèses.
Le tout sera remplacé par le bon contenu au moment de l’envoi.
Placer le curseur de votre souris à l’endroit où vous voulez ajouter le champs de fusion
Ouvrez l’écran des champs de fusion (la liste des champs disponibles est différente d’un type de modèle à un autre)
Le champ s’ajoutera dans votre texte, à l’endroit où se trouvait votre curseur, dès que vous cliquerez sur le nom du champs choisi
Une mise à jour d’iOS rend difficile l’impression sur iPad. Nous sommes en train de développer un correctif. En attendant, voici une méthode qui fonctionne pour l’impression des documents.
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