Pour automatiser le marquage de l’animal comme stérilisé ou décédé il faut vous rendre dans la liste des actes.
Menu Catalogue/Liste des actes
Ensuite vous cliquez sur l’acte qui vous intéresse.
Prenons par exemple l’acte de l’ovariectomie chatte. Après avoir subit cet acte, l’animal sera stérilisé.
Voici comment automatiser ce changement d’état dans la fiche de l’animal :
Éditez l’acte « ovariectomie chatte »
Ensuite cochez la case « Marquer l’animal comme étant stérilisé »
Maintenant, lorsque l’acte ovariectomie chatte sera facturé, l’animal sera automatiquement noté comme stérilisé.
Le processus est identique pour les autres options :
« Marquer l’animal comme étant hongre »
« Marquer l’animal comme étant décédé »
Après avoir sélectionné la bonne option, enregistrez.
Par défaut, le produit s’ajoute à 0€ mais vous pouvez
indiquer un tarif pour l’unité de déconditionnement
exemple : quantité : 2 ; prix unité TTC : 5€ ;
si vous ajoutez le produit dans l’acte pendant une visite, le produit sera ajouté avec une quantité de 2 au prix unité de 5€ TTC donc prix total = 10€ TTC)
ou cocher « utiliser prix catalogue » afin que le prix se mette à jour en fonction des évolutions tarifaires
Cochez les cases désirées pour afficher ou non la ligne de ce produit sur les ordonnances, sur les factures et les devis ainsi que sur les étiquettes de prescription.
N.B : La case « masquer sur les factures et les devis » n’est efficace que si le prix du produit (3), est strictement égal à 0, sinon la ligne sera présente sur la facture.
(Exemple : L’acte ovariectomie est de 100€, le produit associé est de 10€ . Le total de la facture = 110€)
Cliquez sur Enregistrer
Bon à savoir : dans Catalogue / Liste des actes, vous verrez le petit symbole de liste à puces, dans la colonne Produits, pour tous les actes auxquels vous aurez associé un ou plusieurs produits.
En passant votre souris sur cette icône, la liste des produits s’affichera.
Il est possible de créer, puis d’utiliser en facturation dans une visite, des packs qui incluent plusieurs actes (procédures) et plusieurs produits.
Pour créer un pack qui englobe des actes et des produits, il faut vous rendre dans Catalogue/Packs
Vous retrouverez les packs existants mais vous pourrez également en créer de nouveaux en cliquant sur le bouton « nouveau »
Dans un premier temps, vous devez nommer votre pack (1) afin que celui-ci s’enregistre.
Ensuite, vous pourrez y ajouter des actes et des produits en cliquant sur les boutons correspondants (2).
Pour l’exemple, le pack sera « ovariectomie chienne ».
Cliquer sur le bouton « Ajout via liste » dans la section des actes.
Toute la liste présente dans le catalogue d’actes va alors s’ouvrir.
On peut, grâce à la recherche rapide, trouver l’acte désiré plus rapidement (1) puis sélectionner (2) celui que l’on souhaite.
Une fois l’acte sélectionné, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pourrez renseigner des éléments comme :
« Désignation pack » (1) (vous pouvez également ne rien inscrire de cette façon le titre de l’acte originel sera repris)
Définir le prix que vous souhaitez voir figurer pour cet acte au sein de ce pack.
Le prix présent dans le catalogue est proposé par défaut, mais il est modifiable en décochant la case « Utiliser prix catalogue » (2).
Une fois les champs renseignés, il est important de cliquer sur « enregistrer »
L’acte étant choisi, la page de création du pack se réouvre on peut voir que l’acte choisi et renommé selon les besoins est bien présent.
Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant à nouveau sur « Ajout via liste ».
Insérer des produits dans le pack se fera de la même façon que pour les actes mais depuis la section Produits/Ajout via liste
Le catalogue produit s’ouvre, vous pouvez vous aider de la recherche pour le retrouver
Une fois le produit sélectionné, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle divers champs sont à remplir/choisir :
La désignation pack, c’est-à-dire le nom que vous souhaitez donner au produit au sein de ce pack (si vous choisissez de ne pas le modifier, l’intitulé restera celui de base)
La quantité
le prix unité TTC
Un choix est possible concernant « la visibilité sur les impressions », il suffit de cocher les cases souhaitées pour qu’elles s’appliquent au pack.
Attention! Si le prix du produit est supérieur à 0, il sera forcément présent sur la facture.
Enregistrez
Le produit a été ajouté dans le pack, vous pouvez en ajouter autant que souhaitez en procédant de la même façon.
Le pack contient maintenant un acte et un produit qui ont les désignations, quantités et montants paramétrés précédemment.
Pour valider sa création il faudra cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Vous pourrez alors le retrouver dans votre liste de pack et ainsi le facturer en consultation.
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre Rage), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’acte « Vaccination rage » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « Dose vaccin rage » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Il est possible de créer autant de centrales d’achats que vous le souhaitez.
Notamment, dans le cas où la centrale que vous utilisez n’est pas reliée dans le logiciel
Pour cela, il faut vous rendre dans catalogue / centrale d’achat
Vous pouvez voir que certaines centrales sont déjà recensées
Pour en enregistrer une nouvelle, cliquez sur nouveau
Renseignez le nom de votre centrale puis enregistrez
La centrale venant d’être créée apparaît dans la liste
Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament).
Pour cela : il faut vous rendre dans catalogue / liste des produits puis sélectionner votre produit (ici le Metacam)
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du produit et sélectionnez Stock puis n° lot et gérer
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du numéro de lot que vous souhaitez archiver
Puis cliquez sur archiver et confirmer la suppression (= archivage)
Le numéro de lot n’est plus visible dans le sélecteur, il a bien été archivé
Comme il ne s’agit pas d’une suppression mais bien d’un archivage, le numéro de lot restera visible dans vos registres.
Vous avez la possibilité de créer des catégories et sous-catégories d’actes (procédures) et/ou de produits.
Concernant les catégories et sous-catégories d’actes (procédures)
Sélectionnez Catalogue / Catégories d’actes
Cliquez sur nouvelle catégorie
Renseignez le nom de la catégorie souhaitée
Si vous souhaitez ajouter une sous-catégorie, cliquez sur le « + » de la catégorie et renseignez le nom voulu
Dans la liste des actes sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur la ligne de l’acte dont vous souhaitez ajouter une sous-catégorie
Cliquez sur le menu déroulant de la catégorie puis sélectionner la sous-catégorie voulue puis enregistrer
L’acte apparaît désormais dans la sous-catégorie voulue
Cela permet notamment d’avoir des statistiques plus détaillées, plus précises ou d’appliquer une modification généralisée des tarifs en fonction de la catégorie ou de la sous-catégorie.
Concernant les catégories et sous-catégories de produits
La procédure est identique à l’exception du menu pour y accéder.
Cette fois, vous devez vous rendre dans catalogues / Catégories produits
La recommandation de produits est une option à activer par l’équipe Vetup sur votre compte.
Vous pouvez en faire la demande de la façon suivante :
Si vous avez un abonnement Prémium, faites la demande en utilisant le bouton
ou
Si vous avez un abonnement gratuit, faites la demande par mail à l’adresse contact@vetup.com
Une fois l’option activée, la fonction « Préférences de produit » sera disponible dans vos paramètres généraux et vous permettra de gérer et optimiser vos commandes.
Vous pourrez alors signaler vos préférences, créer des alertes, indiquer des messages et de demander un motif lors de la commande de produit.
Vérifiez que l’option est activée dans Paramètres généraux / Produits
Dans la section « Divers », cocher l’option « préférences de produit » puis enregistrez
Ce paramètre vous active 2 nouveaux onglets dans la liste « catalogue », afin de pouvoir personnaliser les statuts de produit.
L’onglet « statut de préférence produit » permet de créer les statuts
Pour un produit qu’on ne souhaite pas commander, il sera ainsi possible d’activer (ou non) : une alerte lors de la commande, afin d’obliger l’utilisateur à justifier son choix, afficher un message.
Pour justifier votre choix, vous pourrez créer au préalable des motifs dans « motifs de commande produits non recommandés »
La personne qui passe la commande n’aura plus qu’à choisir le motif parmi la liste pré-créé
Pour paramétrer l’importance d’un produit
Dans catalogue / liste des produits
Directement sur le produit voulu dans l’onglet « préférence » vous pourrez choisir le statut et indiquer une alternative à ce produit
Activation des droits pour vos utilisateurs
Pour que les utilisateurs puissent utiliser cette fonctionnalité, il vous faudra activer le droit sur leur fiche. Pour ce faire, suivez ces étapes :
Allez dans la gestion des utilisateurs
Éditez le profil de chaque utilisateur concerné
Dans l’onglet « Droit« , activez les droits suivants :
« Gestion des préférences des produits«
« Motif commande des produits non recommandés«
« Statut des préférences produits«
Dès l’enregistrement de l’ajout de ces droits, l’utilisateur peut utiliser la fonctionnalité « Recommandation de produits ».
Aperçu lors d’une commande
Vous créez votre commande normalement
Dans notre exemple nous sélectionnons volontairement un produit « conseillé » (•) et un « non recommandé » (•)
Lorsque j’ajoute ces produits une fenêtre s’ouvre pour m’indiquer qu’un produit n’est pas recommandé.
Je peux choisir le motif ou cocher la case « annuler produit non recommandé » de cette façon le produit ne sera pas ajouté à la commande.
Vous pourrez par la suite reprendre votre commande comme à votre habitude
Pour rappel :
La recommandation de produits est une option à activer par l’équipe Vetup sur votre compte.
Vous pouvez en faire la demande de la façon suivante :
Si vous avez un abonnement Prémium, faites la demande en utilisant le bouton
ou
Si vous avez un abonnement gratuit, faites la demande par mail à l’adresse contact@vetup.com
Vous pouvez « réserver » des produits pour un client, notamment suite à l’appel d’un propriétaire qui vous demanderait de mettre de côté un produit pour son animal. Une fois un produit noté réservé pour un animal, il ne sera plus considéré dans le stock comme « disponible à la vente » et sera pris en compte comme un produit à « réapprovisionner » dans votre future commande.
Chaque produit ajouté dans une visite ou une vente est associé à un statut : Délivré, Réservé ou encore Non délivrable (pour des spécialités humaines à retirer en pharmacie par exemple).
Cette vidéo vous indique comment modifier le statut d’un produit dans une visite ou une vente.
Lors d’une vente ou de l’ajout d’un produit dans une visite, si vous n’avez plus suffisamment de produit en stock pour remettre ce produit au client, vous pourrez néanmoins le faire régler par avance au propriétaire et noter cette ligne de la vente ou de la visite en état RÉSERVÉ
Vous pouvez choisir de vendre un même produit sous plusieurs formes; par exemple de vendre 1 lot complet de 24 boîtes de pâtée mais de vendre ces mêmes boîtes également à l’unité. Pour pouvoir gérer ces ventes sous 2 formats différents, il vous faut préalablement créer des déclinaisons de prix dans la fiche produit concernée.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Les déclinaisons de prix produit peuvent vous permettre de vendre des lots de produits à un tarif unitaire inférieur au tarif unitaire habituel
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Il est possible, dans une fiche produit, de créer plusieurs déclinaisons tarifaires en fonction de la quantité de produits vendue. Ainsi, pour un produit déconditionné, des lots de produits par 3, 6, 12… unités pourront être vendus avec des marges inférieures à la marge du produit vendu à l’unité.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.
Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.
Lorsque des produits sont déjà présents dans une commande (simple commande en préparation ou commande déjà envoyée au fournisseur), ils sont considérés en traitement (pour éviter de recommander un produit en attente de réception).
Cette vidéo vous indique comment retrouver à quelle commande sont associés des produits lorsqu’ils sont notés « en traitement » dans la page de création de commande ou dans la page de gestion des stocks.
Les bons de livraisons informatiques (BLI) doivent être paramétrés sur Transnet.
Les intérêts de passer par Transnet sont les suivants :
Le numéro 1 est l’interrogation des stocks (avec indication des manques et ruptures, plus quelques autres statuts)
Transnet indique également des notions de date de péremption des produits livrés (pour les produits dont les numéros de lots sont gérés chez Centravet)
Enfin des contrôles sur les produits sont effectués avant l’envoi de la commande, informant l’utilisateur, ces contrôles concernent principalement :
Les produits pour lesquels les retours ne sont pas autorisés (produits froids / stupéfiants)
Informations spécifiques aux clients Export, pour lesquels les produits de la commande ne sont parfois pas compatibles avec le mode de transport sélectionnés.
Lors de la consultation de vos stocks, une colonne « en traitement » vous permet de savoir si certains produits sont présents en faible quantité dans vos stocks mais que ces produits ont déjà été recommandés et sont en attente de livraison.
Si vous souhaitez ajouter à votre catalogue Vetup un produit du fournisseur CDMV et que ce produit n’est pas disponible dans CATALOGUE / LISTE DES PRODUITS / IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR, vous pouvez quand même l’ajouter à votre catalogue en cliquant sur IMPORTER PRODUIT FOURNISSEUR / NOUVEAU PRODUIT et en ajoutant dans cette fiche les informations disponibles pour ce produit sur le portail du CDMV.
Pensez bien, lorsque le produit a été ajouté, à préciser la catégorie ou sous-catégorie à laquelle vous souhaitez ajouter votre produit dans votre catalogue Vetup ainsi que la marge que vous souhaitez lui appliquer.
Bonjour, quand nous faisons les vaccins sur des animaux nous voulons garder en mémoire les lots de vaccins utilisés en visite afin d’avoir le numéro en cas de réaction au vaccin.
Y’a t’il une façon d’enregistrer et pouvoir consulter facilement les numéros de lots des vaccins utilisés lors de mes visites vaccinales ?
Réponse
Je vous conseille de procéder de la façon suivante pour conserver une traçabilité (facile à consulter) de tous les N° de lots de vaccins que vous avez utilisés pour chaque animal :
Créer un registre appelé vaccinations et associer tous vos produits vaccinaux (nobivac lyme, Duramune lyme, Imrab 3…) à ce registre
Ensuite, associer, dans votre catalogue procédures / actes, le vaccin que vous injectez lors d’une vaccination à la procédure de vaccin correspondante (ex : nobivac lyme pour une procédure vaccin lyme seul)
Ainsi, lorsque vous ajouterez une procédure de vaccination dans une visite
la procédure va s’ajouter,
mais également le ou les produits utilisés pour cette procédure (qui se déduiront ainsi de vos stocks et s’ajouteront dans votre registre vaccinations).
Un code barre sera présent sur les lignes produits et en y spécifiant le N° lot du vaccin employé, vous garderez un enregistrement facilement consultable de ce N° de lot (vous pourrez le retrouver très facilement dans la visite vaccinale ainsi que dans votre registre vaccinations)
Vous pouvez, soit ajouter une remise ponctuelle à un client au cours d’une visite, soit préparamétrer une réduction sur le compte d’un client (refuge, éleveur…) qui s’appliquera automatiquement dans toutes les visites de ce propriétaire
NB : Attention, depuis la création de la vidéo explicative, le bouton « arrondir la visite » a été placé en bas de la page de facturation et non plus sur la droite de cette page (cf facture d’écran sous la vidéo)
Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)
Dans l’onglet STATS, lors de la consultation des ventes d’un produit sur une certaine période, vous pouvez savoir combien d’unités de ce produit ont été vendues à un client, pour quel animal et à quelle date.
Je peux paramétrer un arrondi sur le tarif de mes procédures, de mes produits (déconditionnés ou non) et sur le tarif global de mes visites dans la section PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
NB : Attention, la fonction « arrondir la visite » est maintenant placée en bas de la page de facturation et non plus sur la droite (cf capture d’écran sous la vidéo)
A partir du mardi 1er octobre 2019, vous pourrez entrer les informations concernant chaque antibiotique prescrit afin de les transmettre une fois par mois au SI ABV. Vous pourrez trouver ci-dessous une vidéo qui pourra vous préparer au paramétrage et à l’utilisation quotidienne du module SI ABV intégré dans votre logiciel Vetup.
Rappel pour le paramétrage :
Paramétrer les infos transmises dans l’onglet SI ABV des paramètres généraux (cocher la case activer + remplir IDE + token)
Bouton transmission accessible depuis l’onglet Médical
Il existe un droit disponible dans gestion utilisateur/Droits/Navigation que vous pouvez ouvrir/fermer pour les autres utilisateurs
Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.
Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.
Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :
sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.
(une vidéo explicative est visible plus bas)
La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.
La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.
Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique :
Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage.
Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans :
CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage »
Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR
Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.
Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations.
Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.
Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :
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