Creating a central buying company and adding products inside
This video will teach you how to register a new central buying company and activate it. It will also teach you how to add products inside this central buying company.
FAQ : Quel est le niveau de sécurité des serveurs ?
Les serveurs Vetup sont protégés par un firewall pour toutes les fonctionnalités d’administrateur. L’administrateur système de Vetup met à jour tous les serveurs avec les dernières solution de sécurité.
Il suffit de voir la barre d’adresse : « https » veut dire que nous utilisons le protocole SSL qui est un protocole crypté, le même que celui des banques. Les serveurs sont réparties en Europe et aux USA. Nous utilisons Amazon Web Services qui est aujourd’hui le plus gros système cloud mondial. Les données ne sont pas stockées sur un serveur physique mais sur un ensemble de serveurs avec redondance. Aujourd’hui, il n’existe pas de solution plus performante que cela.
Plus de précisions :
FAQ : En ce qui concerne l’assistance technique, pour pouvoir en bénéficier faut-il obligatoirement passer par la version payante?
Oui en effet, l’assistance technique n’est disponible qu’en version payante. Mais vous avez des vidéos de démonstration gratuites sur le site web help.vetup.com
FAQ : Le jour où je décide de passer à un logiciel, me garantissez vous de me fournir mon fichier de gestion sur un support afin de transférer mes données sur cet autre logiciel ? Est ce payant?
Cette fonctionnalité est disponible sur la version payante
Pour les Premium : VETUP s’engage à fournir une extraction des données au client et clôture son compte, dans les trente (30) jours suivant la date de résiliation. Vous récupérez votre base au format SQL et si vous souhaitez les fichiers attachés, il faudra alors le spécifier.
FAQ : Suis je obligé de passer à la version payante uniquement pour le transfert de mes données?
Oui, vous êtes obligé de passer à la version payante pour importer les données de votre logiciel.
How do I select my date format ?
To select your date format, go into SETTINGS, then GENERAL SETTINGS
Select FORMAT
Then select the date format you want
If you DON’T select one : the date will automatically appear in the format used with the language selected for the software. For example, if the French version is used, the date format will be dd/mm/yyyy.
ATTENTION : the English version uses American English. Therefore, if you work with the English version, and NO date format is chosen, the date format will appear as mm/dd/yyyy.
However, you can choose a dd/mm/yyyy or a mm/dd/yyyy date format independently of the language you select.
Thus, you can select a dd/mm/yyyy date format even if you use the American English version of Vetup.
To do this, just click on the date format you want to use
Now your dates will now be written in the dd/mm/yyyy format, even if you work with the American English version of Vetupmanager.
Changer la monnaie €, $, chf…
Cette vidéo vous indique comment paramétrer ou modifier la devise, la monnaie que vous souhaitez utiliser sur votre compte Vetup
Taux de marque et taux de marge
Vetup Manager raisonne en taux de marge pour la vente de produit. Ce taux de marge est appliqué à une catégorie de produits, paramétrable dans Catalogue > Catégories produits et marges
Il faut distinguer le taux de marque et le taux de marge.
Mettre Vetup sur votre bureau ou en favori
Exporter les factures en PDF ou au format CSV, compatible Excel
Consulter l’historique des visites d’un client
Modifier l’entête de l’ordonnance ?
Rechercher un animal par son tatouage ou par son numéro de puce électronique
Ajouter des produits dans mon catalogue à partir du catalogue des centrales
Historique d’un animal
Pourquoi y a-t-il deux champs « numéros de lot rage » à remplir ? Les deux sont-ils nécessaires ?
Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :
- sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
- et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.
(une vidéo explicative est visible plus bas)
La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.
La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.
Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique :
Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage.
Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans :
CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage »
Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR
Voir une vidéo explicative plus détaillée :
Paramétrage des taxes à la vente (Canada, Belgique, Suisse…)
Le paramétrage des taxes à la vente se fait dans : menu Paramètres > Paramètres généraux > onglet Finances
Comment remplir les champs de mes commandes chez Hippocampe ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »
Puis, si vous êtes client d’une centrale Hippocampe
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne Hippocampe et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Hippocampe habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Comment remplir les champs de mes commandes chez Coveto ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »
Puis, si vous êtes client d’une centrale Coveto
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne COVETO et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Coveto habituel (généralement un code à 5 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez par défaut 1 si vous n’avez qu’une clinique.
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Comment remplir les champs de mes commandes chez Alcyon Belgique ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »
Puis, si vous êtes client d’une centrale Alcyon en Belgique
Se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT
Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.
Remplisse le champ mot de passe de livraison.
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ? »
Edition groupée des factures sous forme de relevés mensuels
Comment indiquer l’heure dans la courbe des glycémies sur une même journée ?
Par défaut, le sélecteur ne le propose pas, mais il est possible de saisir des heures dans les graphes.
La date doit être saisie manuellement sous la forme jj/mm/aaaa hh:mm:ss, par exemple 10/02/2017 10:14:00, autre solution plus rapide, vous ouvrez le champ date, vous cliquez sur « Maintenant » afin d’afficher l’heure du jour.
À noter que si on utilise l’heure, il faut que tous les relevés la définissent.
Sinon, elle sera ignorée et seuls les jours seront pris en compte.
Nouvelle réglementation française concernant les registres antibiotiques et kétamine
Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.
Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations. Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.
Ouvrir un fichier avec Google Sheets
Déverrouiller une facture pour les pays hors France
Pour les pays hors France, il faut contacter Vetup afin de vous installer le déverrouillage.
Insérer une image dans un compte rendu
Quand un animal est mis en hospitalisation, sa sortie engendre automatiquement une facturation, avec un coefficient. Est-il possible de supprimer cette facturation automatique ? Nous préférons facturer l’hospitalisation à part
Lors de sa sortie d’hospitalisation, il y a toujours ajout d’un acte pour tracer l’opération.
Par contre la facturation n’est pas systématique et n’intervient que si l’utilisateur la valide.
Si ce n’est pas le cas, l’acte ajouté aura un prix de 0.
il est également possible de ne pas inclure cet acte dans la facture en décochant la case Délivré
Imprimer la fiche Incineris
Faire un suivi thérapeutique sous forme de mails ou d’actes programmés
Dans cette vidéo vous apprendrez à créer et envoyer des rappels (par mail, sms, courrier ou appels téléphoniques) dans le cadre d’un suivi thérapeutique de deux manières différentes :
- En utilisant les modèles d’actes
- Ou le bouton « Créer rappel » de la fiche client.
Demandez la certification de votre adresse e-mail
L’envoi d’e-mails par le biais d’un logiciel informatique nécessite l’utilisation d’une adresse dite « certifiée ». Les boîtes e-mail dotées d’une adresse certifiée vous permettent, non seulement, de vous assurer que vos clients reçoivent bien vos messages mais également de recevoir les réponses à ces messages sans aucun problème de routage, c’est-à-dire sans risque que les réponses de vos clients ne soient redirigées vers les spams ou une adresse e-mail impropre, ce qui vous empêcherait de pouvoir les consulter.
L’envoi d’e-mails par une adresse certifiée concerne, aussi bien, l’envoi des rappels, des comptes-rendus, des factures… ou encore l’envoi d’e-mailing par le biais de l’application Newsletter.
Sachant que la création d’une adresse certifiée n’est pas forcément facile, Vetup vous propose de vous aider à certifier votre adresse email d’envoi. Pour cela, il vous faut utiliser une adresse sur votre propre nom de domaine. Attention, des adresses de type Gmail, Wanadoo, Free, Yahoo… ne peuvent, en aucun cas, être certifiées. Dans ce dernier cas, nous pouvons utiliser une adresse de redirection vers ce type de boîte ce qui vous permettra de ne pas changer vos habitudes.
Vous ne possédez pas de nom de domaine ou êtes propriétaire d’un nom de domaine mais sans boîte email ? Nous vous proposons aussi de vous assister pour ouvrir un serveur e-mail sur votre domaine.
Afin de savoir si votre adresse est certifiée, il faut se rendre dans PARAMETRES > Paramètres généraux. Si vous voyez apparaître le lien suivant, votre adresse n’est pas encore certifiée. Dans ce cas, envoyez votre demande de certification directement sur contact@vetup.com
Iphone, tablette > message d’erreur : Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation
Si vous avez ce message : « Session stoppage inactif, login impossible, veuillez changer de mode de navigation » c’est que vous êtes en navigation privée. Pour repasser en navigateur « normal » il faut cliquer ici et fermer tous vos onglets.
Sur l’iphone :
Sur tablette « iPad air 2 » par exemple, avec le navigateur Safari :
Il faut lancer safari plus le nouvel onglet icône en haut à droite, là, cela ouvre en haut à droite sur fond noir :
Privé + Afficher , « Privé » est un switch il faut cliquer dessus pour qu’il ne soit plus sur fond blanc…
Si vous n’y arrivez pas je vous invite à utiliser le navigateur Chrome qui est beaucoup plus simple.
Lorsque j’utilise la douchette pour scanner les produits lors d’une vente, les produits ne sont pas trouvés par le logiciel
Si les produits ne sont pas trouvés par la douchette, nous vous proposons la procédure suivante pour vérifier le fonctionnement du lecteur de codes-barres :
- Ouvrez un éditeur de texte quelconque
- Cliquez à l’intérieur du document.
- Scanner le code-barre ou le data matrix de votre boite. La douchette devrait alors générer un code dans l’éditeur à l’endroit du curseur.
Envoyez nous le code généré ainsi que les informations du produits qu’il est sensé symboliser sans omettre d’indiquer la centrale d’achat.
Nous aurons alors les données nécessaires pour analyser le problème.
Imprimer la liste des actes avec ses prix
Créer plusieurs animaux dans une fiche client
Archiver un propriétaire ou un animal
Le fait d’archiver un propriétaire ou un animal permet de ne plus le voir apparaître dans la liste des clients ou des animaux. Il s’agit par contre d’un archivage : les impayés du client reste donc présents dans la liste des impayés tout comme les rappels à lui envoyer si vous avez choisi de conserver les rappels associés à ce propriétaire ou à un animal. Si vous voulez consulter la fiche ou l’historique d’un animal ou d’un propriétaire archivé, vous pouvez vous rendre dans la liste des clients ou des animaux et cocher la case « archivés » puis « rechercher »
Créer une fiche propriétaire / animal et faire une consultation « simple »
Visualiser agenda pour la semaine et par utilisateur
Code clinique de livraison pour passer une commande
01 c’est le code par défaut de la clinique
Dictionnaire médical Medvet
1 règlement pour 2 clients différents
Faire une consultation sous Ipad
Je n’arrive pas à faire une consultation car je n’ai pas de bouton « enter », donc je cherche mes actes, ils sont là, mais je ne peux pas les mettre dans la fiche, pareil pour les produits.
Voir photo ci-dessous :
Réponse de Vetup :
Impayé : Passer un solde en perte irrécupérable
Gérer les impayés
Créer un modèle d’acte en lui affectant un prix
Créer des étiquettes animal
Produits administrés en Belgique, tva à 21 %
Lors d’une consultation, les produits administrés en Belgique sont à 21 % de tva comme les actes.
Lors d’une vente, les mêmes produits (médicaments) sont à 6 % de tva.
ex : baytril 50 ml
Comment faites vous dans Vetup pour différencier les 2 ?
ex : lorsque j’administre 5 m de baytril et lorsque je vends le même flacon de baytril 50 ml?
Inclure des radios dans le compte rendu
Calcul d’un produit prix fournisseur avec 50 % de marge
On prend par exemple un Tapis technivet beddings 0.50 M X 0.75 M marron pattes à 9,7 € HT prix fournisseur
- 50% de marge ça fait x 1,5
- 20% de tva ça fait x 1,2
- Donc 1,5 X 1,2 = 1,8
Il faut multiplier 1,5 X 1,2 soit 9,7 X 1,8 et vous obtenez 17,46 prix à la vente TTC