Teamviewer : contrôle à distance
L’identifiant Teamviewer et le mot de passe doivent être envoyés à l’adresse : contact@vetup.com
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Comment renseigner l’onglet PRODUITS des PARAMÈTRES GÉNÉRAUX ?
Autres articles à voir:
Rappels : Décocher le mode Courrier si les modes Email et/ou SMS sont disponibles
Un paramétrage vous permet de supprimer un rappel courrier pour un client si un rappel SMS et/ou COURRIEL a déjà été programmé pour le même acte pour ce client
Paramétrer une quantité maximale commandable pour un produit
Lors d’une commande, la quantité maximum que l’on peut commander d’un produit est, par défaut, fixée à 100 (boîte, flacon, lot…). Vous pouvez modifier cette quantité maximale dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
Travailler en exonération de TVA
Interdire les ventes anonymes
Il est possible, dans le paramétrage, de préciser que vous souhaitez qu’une vente soit obligatoirement liée à un propriétaire d’animal.
Proposition automatique d’un nom de ville en fonction du code postal saisi
Lors de l’enregistrement d’un nouveau client ou de la saisie d’une nouvelle adresse pour un client, le fait de saisir un code postal dans la zone dédiée va faire apparaître un sélecteur dans la section VILLE qui vous propose la ville correspondant au code postal enregistré.
Pourquoi classer un utilisateur dans la fonction « agenda » ?
La fonction « agenda » attribuée à un utilisateur va permettre, par exemple, de créer une colonne dans mon agenda ayant une fonction particulière (RDV pour tonte, clients sans RDV ou clients qui ne souhaitent pas de consultation avec un vétérinaire en particulier…).
Elle peut également permettre, en créant un utilisateur appelé « non attribué » de fixer un rendez-vous à un client sans devoir obligatoirement lui attribuer un vétérinaire au moment de la prise de rendez-vous par téléphone.
Utilisateur de type Agenda
Créer une nouvelle structure sur un compte multiclinique
Fonctionnement multiclinique (présentation générale : 6min)
Résolution de votre ordinateur pour une utilisation optimale du logiciel Vetup
Archiver ou supprimer un produit de votre catalogue
Pour en savoir plus, voir la vidéo :
Mise à jour d’un modèle de rappel
How to add a new category to attachment categories
Annulation des rappels en attente pour une procédure ou un acte réalisé en avance
Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)
Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.
Créer un raccourci vers votre logiciel Vetup
Ajouter un client avec ou sans rendez-vous en salle d’attente
Cette vidéo vous indique comment ajouter en salle d’attente un propriétaire arrivé avec son animal.
Enregistrer un code utilisateur pour chaque membre de la clinique
En page d’accueil, dans la liste des rendez-vous du jour et la salle d’attente, quand la case « voir tous » est cochée, le code utilisateur de la personne à qui est dédiée une visite est visible entre parenthèses. Pensez donc bien à enregistrer un code utilisateur pour chacun des utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Il est possible, en tant qu’utilisateur d’un compte Vetup, de se logger très rapidement à ce compte grâce à la fonction « identification par code PIN ».
Cette vidéo vous indique comment activer cette fonction sur votre compte, spécifier un code PIN pour chaque utilisateur (cette possibilité n’est accessible que pour l’administrateur du compte) puis comment passer très rapidement d’un utilisateur à un autre.
Fonction Marketing client et création de listes spécifiques de clients
La fonction Marketing client de la section Statistiques va vous permettre de lister toutes les ventes d’un type de produit, ou d’un produit en particulier, répondant à certains critères (période, espèce animale concernée, clients sans adresse mail, client d’une clinique en particulier…) et de pouvoir réaliser un export excel de cette liste, voire un export pour créer une liste utilisable lors de l’envoi d’une newsletter ciblée (propriétaires de chats ayant acheté un aliment hypocalorique cette année…).
Attention ! La section Marketing clients est maintenant classée dans « Statistiques », ne pas tenir compte des 3 premières secondes.
Je laisse volontairement la vidéo qui a été faite par le Docteur Allard car elle explique très bien le process.
Message associé à la saisie d’une adresse courriel incorrecte
Si, lors de la saisie d’une adresse email dans une fiche client, l’adresse a une forme incorrecte, un message d’erreur apparaît et vous demande d’inscrire une adresse courriel correcte.
Voir les détails d’un rendez-vous de l’agenda
Pour voir toutes les informations relatives à un rendez-vous de l’agenda, il suffit de placer votre souris sur la plage horaire réservée pour ce rendez-vous. Vous verrez alors apparaître le motif de la visite, le nom de l’animal et du propriétaire mais aussi l’espèce et l’âge de l’animal.
Lancement automatique de la fenêtre « imprimer » pour les factures, devis…
Configure the security level for deleting visits
Here is a video that explains how to configure the security level for the deletion of visits
Archive or unarchive a user
How to add an attachment in a visit and find it easily ?
Paramétrer une unité de poids sur votre compte
Vous pouvez paramétrer l’unité de poids que vous souhaitez utiliser sur votre compte dans la section Paramètres / Paramètres généraux / Formatage.(Kg, Lbs…)
Si vous choisissez l’unité Kg ou Lbs, vous pouvez demander, sur la fiche animal, à voir l’équivalence Kg ⇄ Lbs au survol de la zone poids.
À quoi sert la case disponible dans les activités de planning ?
La case disponible associée aux activités de planning va notamment permettre de faire disparaître de l’agenda la colonne d’un utilisateur noté, pour toute la journée, absent, en congés ou encore en formation…
Par ailleurs, si je note comme « non disponible » une activité et que quelqu’un essaie de fixer un rendez-vous dans une zone de l’agenda attribuée à cette activité, un message d’alerte apparaîtra pour le prévenir que ce créneau horaire n’est pas censé contenir de rendez-vous.
NB : Le PLANNING est maintenant disponible depuis la Section MEDICAL et non plus PARAMETRES comme l’indiquait la vidéo
Ajouter des actes, produits ou packs à une visite
Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)
Voir aussi |
Détail des ventes d’un produit
Dans l’onglet STATS, lors de la consultation des ventes d’un produit sur une certaine période, vous pouvez savoir combien d’unités de ce produit ont été vendues à un client, pour quel animal et à quelle date.
Imprimer un document
L’impression d’un compte-rendu, d’une facture, d’une prescription pourra se faire directement depuis la visite concernée ou depuis les sections HISTORIQUE (comptes-rendus, ordonnances…) ou FINANCES (pour les factures)
Accéder facilement à un jour précis dans l’agenda
Pour accéder facilement à un jour particulier de l’agenda, vous pouvez soit utiliser la vue au mois puis cliquer sur le jour concerné, soit utiliser le petit calendrier disponible dans le haut de l’écran de l’agenda . Ces fonctions vous aideront à fixer un rendez-vous de suivi pour un animal 15 jours, 3 semaines ou encore un mois après la consultation initiale.
Rechercher une fiche animal
Délivrer un passeport
Consulter facilement tous les contacts d’un client
Tous les contacts enregistrés sur une fiche client sont directement visibles au survol de la zone des contacts de cette fiche client
Connexion 4G en cas de coupure Internet
- Partage de connexion à partir d’un iPhone
- Partage de connexion à partir d’un Android
- Exemple de routeur 4G
- Offre multi-SIM chez Orange
- Offre complète routeur 4G chez Orange
- Autre solution : connexion à une clé 4G
- Avec une clé 4G, vous pouvez connecter seulement 1 ordinateur à Internet. Cette solution n’est donc valable que si vous avez un seul ordinateur à la clinique.
Gestion des rappels en mode multiclinique
Sélectionner le type de rendez-vous apparaissant par défaut lors d’une prise de rendez-vous
Lors d’une prise de rendez-vous, les types de rendez-vous qui apparaissent dans le sélecteur sont classés par ordre alphabétique. Vous pouvez néanmoins préciser dans le paramétrage si vous voulez voir apparaître par défaut un type de rendez-vous en particulier (par exemple « consultation » si ce type de rendez-vous est celui que vous réalisez le plus souvent)
Repérer facilement la date et l’heure du jour dans l’agenda
Paramétrer la taille de l’agenda
En fonction de la durée des plages horaires que vous allez paramétrer pour l’agenda, vous pourrez voir une partie de la journée ou la journée entière à l’ouverture de la fenêtre AGENDA
Accéder au planning depuis l’agenda
Si un utilisateur a les droits concernant le planning, il peut utiliser un lien spécifique pour se rendre directement sur le planning depuis l’agenda.
Ouvrir une nouvelle fenêtre de navigation pour revenir plus facilement à une liste…
Un petit sigle présent à la fin de chaque ligne dans certaines listes vous permet d’ouvrir les visites concernées dans une nouvelle fenêtre de navigation. Vous pouvez ainsi contrôler les informations associées à ces visites, tout en revenant ensuite facilement à la liste de départ.
Cocher la case de rappels de RDV par SMS par défaut
Vous pouvez préciser si vous souhaitez que la case à cocher de rappel de RDV par SMS de l’agenda soit cochée ou non par défaut
Réaliser un export Excel de mon historique de visites, visites référées ou ventes
Il est possible de réaliser un export Excel de vos Historiques de visites, de consultations référées et/ou de vos ventes sur une période donnée.
Fonctionnement général des Avoirs
Arrondir le tarif de mes actes, produits et visites
Je peux paramétrer un arrondi sur le tarif de mes procédures, de mes produits (déconditionnés ou non) et sur le tarif global de mes visites dans la section PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
NB : Attention, la fonction « arrondir la visite » est maintenant placée en bas de la page de facturation et non plus sur la droite (cf capture d’écran sous la vidéo)
Paramétrer les activités de planning
Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.
Recettes par utilisateur pdf
Un document comptable nommé « recettes par utilisateur (pdf) » est disponible dans l’onglet FINANCE / RÈGLEMENTS ou par le raccourci RÈGLEMENTS : il propose un récapitulatif des recettes par utilisateur et par moyen de paiement sur la journée ou sur une période de votre choix.
Ce pdf permet, pour les cliniques qui comprennent plusieurs salles de consultation ou plusieurs caisses, de regrouper les recettes du jour par utilisateur et par mode de paiement afin de faciliter la vérification des encaissements chaque soir (avec un sous total pour chacune de ces sous catégories).
Connaître le total des remises effectuées sur l’ensemble des actes ou des ventes facturées sur une période donnée
Pour connaître le total des remises que vous avez accordées sur les actes ou produits facturés pour une période donnée, cliquez sur FINANCES / ACTES FACTURES ou PRODUITS FACTURES
Indiquez la période qui vous intéresse, le total des remises HT de cette période est affiché juste au-dessus des totaux HT et TTC des paiements de cette période.
