Ouvrez la fiche de l’animal concerné et dans la section « Historique« , cliquez sur l’onglet « Créer devis » (ou « Créer estimé« )
Ajoutez les différents actes et produits que vous souhaitez ajouter sur le devis
Il est ensuite possible, en cliquant sur la ligne du produit ou de l’acte, de modifier la quantité, le prix ou encore d’ajouter un commentaire que vous souhaitez voir apparaître sur le devis et la future facture concernant cet acte/ ce produit
Vous pouvez également ajouter un commentaire dans le bas de votre devis soit
en y intégrant un des modèles de texte que vous avez précédemment créés dans le menu « Modèles/Modèles textes »
en saisissant un texte dans la section « Commentaire »
Vous pouvez ensuite enregistrer, imprimer ou envoyer par mail le devis à votre client ou encore créer une visite à partir de ce devis s’il est validé par le client.
Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
Sélectionnez le ou les utilisateurs
Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin
Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
Je sélectionne les différents éléments
J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
Pour créer un profil utilisateur il faut aller dans Gestion des utilisateurs / Gestion des utilisateurs
Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter un nouvel utilisateur
Vous pouvez remplir les différents champs disponibles
Dans cet écran, le nom de l’utilisateur est obligatoire. idéalement, il faudrait ajouter l’adresse mail.
Dans l’onglet Paramètres, l’identifiant est automatiquement créé (il est constitué de la première lettre du prénom suivi du nom de famille).
Concernant le mot de passe, il doit répondre à plusieurs règles de sécurité :
une lettre majuscule
une lettre minuscule
un chiffre OU un symbole parmi la liste : ! »#$%&'()+,-./ :;<=>?@ []^_`{|}~£µ§
Une longueur de 12 caractères minimum
Si dans les paramètres généraux / Affichage, vous avez activé l’option Changement rapide d’utilisateur, vous pouvez compléter le champ PIN.
Ce qui permettra à votre assistante de s’identifier très rapidement lorsqu’elle accèdera à un ordinateur sur lequel elle n’est pas connectée.
Dans l’onglet Cliniques, sélectionnez la ou les cliniques où votre assistante pourra intervenir.
Cliquez sur le bouton Sélection
Cliquez sur la première clinique et validez l’ajout.
Si vous avez un compte multicliniques, vous pouvez répéter cette opération jusqu’à ce que toutes les cliniques voulues soient ajoutées
Dans l’onglet Licences, vous pouvez indiquer les codes de différentes applications (EVDS, Loginut, Boxvet)
Dans l’onglet Agenda, votre assistante pourra personnaliser ses choix d’affichage de l’agenda
Dans l’onglet Préférences, votre assistante pourra personnaliser d’autres choix de présentation par défaut pour différentes sections de Vetup.
Dans l’onglet Droits, vous pourrez personnaliser les droits d’utilisateur et les droits de navigation que vous voudriez lui donner.
Lorsque vous avez terminé n’oubliez pas d’enregistrer !
Il est possible de créer autant de centrales d’achats que vous le souhaitez.
Notamment, dans le cas où la centrale que vous utilisez n’est pas reliée dans le logiciel
Pour cela, il faut vous rendre dans catalogue / centrale d’achat
Vous pouvez voir que certaines centrales sont déjà recensées
Pour en enregistrer une nouvelle, cliquez sur nouveau
Renseignez le nom de votre centrale puis enregistrez
La centrale venant d’être créée apparaît dans la liste
Ces paramétrages sont à effectuer sur votre compte de production (compte définitif) du type “votreclinique.vetupmanager.com” et NON SUR “testvotreclinique.vetupmanager.com”
En cas de doute, n’hésitez jamais à nous demander davantage de précisions au support contact@vetup.com
Paramétrage à effectuer sur votre compte vetup
Menu paramètres
Cliniques du groupe
Bien préciser les coordonnées et informations de la clinique
Faire certifier l’adresse email de la clinique
Coordonnées de facturation
Indiquer les coordonnées de facturation de la clinique pour un remplissage correct des en-têtes des factures
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMETRES email ou PARAMETRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Modèles de SMS et d’emails que vous souhaiterez utiliser pour vos différents envois et penser à paramétrer le modèle qui sera associé par défaut à vos envois de confirmation de RDV, de facture, de devis…
ATTENTION, SEULEMENT APRÈS VALIDATION AVEC L’ÉQUIPE D’IMPORT
Si vous avez validé votre catalogue actes et/ou catalogue produits ET APRÈS que celui (ceux)-ci a/ont été transféré(s) sur votre compte définitif, alors, vous allez pouvoir travailler sur ces catalogues DANS LE COMPTE DÉFINITIF
Catégories actes et produits
Création de catégories et sous-catégories d’actes et de produits plus précis (si souhaité)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
Délivrance passeport : cocher dans votre acte délivrance passeport la case “registre délivrances passeport”
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre et cocher la case “saisie des dates de validité obligatoire” dans votre produit utilisé pour la vaccination rage (rabisin, rabigen…) Comment gérer mon registre vaccinations antirabiques ?
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Enregistrement d’un mot de passe pour chaque utilisateur
(et d’un code PIN si la connexion par code PIN est utilisée pour un changement rapide d’utilisateur )
(précision des N° client et mot de passe de la clinique dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT-FOURNISSEUR)
Types de RDV de l’agenda
Création des différents types de RDV (chirurgie, référé, consultation, vaccination, suivi…) et du temps associé par défaut à chacun de ces types de RDV
Catégories de tâches / catégories de fichiers attachés / tags
Précision des différentes catégories de tâches, de fichiers attachés (radio, résultats d’analyses externes, photos, images..) et des divers tags que vous utiliserez dans vos fiches clients
Créer les modèles de SMS et courriels que vous souhaitez utiliser pour vos confirmations de RDV, rappels de RV, envoi facture, envoi devis (estimés) et les paramétrer dans la section PARAMÈTRES email ou PARAMÈTRES SMS pour les enregistrer comme message envoyé par défaut pour chacun de vos types d’envoi
Modèles
Préparation des modèles qui seront utilisés ultérieurement sur votre compte
Modèles d’examen clinique
Modèles de comptes-rendus (certificats, fiche de conseils, comptes-rendus opératoires, certificat de cession chien, chat, contrat de soins…)
Modèles de rappels que vous voulez envoyer pour les rappels liés à des actes (vaccins…), à des produits (rappels liés à des antiparasitaires…)
Association de certains produits à des actes (ex vaccin à acte de vaccination, duphamox associé à acte injection duphamox…)
Association de certains actes à des rappels automatiques (vaccinations…) et association à un modèle de rappel créé dans les modèles (cf supra). Bien réfléchir aux protocoles vaccinaux et aux rappels associés à chaque acte de vaccination pour que tout soit prêt au démarrage avec le logiciel
Lien de certains actes à des registres (puce électronique, passeport…)
Cocher dans chaque acte de stérilisation que l’animal doit être noté comme stérilisé
Cocher dans chaque acte indiquant que l’animal est décédé que l’animal doit être noté décédé (incinération, euthanasie)
délivrance passeport : cocher
Produits
Création de rappels automatiques associés à certains produits et association à un modèle créé dans les modèles de rappels produits
Préciser si on souhaite, pour un produit, la gestion des N° lot et dates d’expiration ou non
Lien de certains produits à un ou des registres (antibiotiques, stupéfiants, rage…)
Bien associer le vaccin rage utilisé à tous les actes incluant un vaccin rage pour une bonne tenue du registre
Même chose pour les stupéfiants pour vos anesthésies.
Pack
Création de packs (un pack regroupe plusieurs actes et produits)
Les analyseurs compatibles avec Vetup sont : Idexx, Abaxis (Zoetis) et Fuji
Si vous travaillez avec l’un de ces analyseurs, vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses à l’avance
Ensuite, sur simple demande de votre part à contact@vetup.com, nous vous enverrons un devis pour la synchronisation entre Vetup et l’analyseur.
Dès la réception de votre accord, nous procèderons à la synchronisation et vous pourrez envoyer et recevoir les analyses depuis la fiche de l’animal.
Si vous utilisez un autre analyseur
Vous pouvez préparer votre catalogue d’analyses afin de pouvoir les facturer
Vous pouvez, directement au moment de la création d’une nouvelle fiche animal, ajouter une nouvelle race, couleur, espèce ou encore un nouveau croisement à votre liste (race, couleurs, espèces…)
La recherche avancée va vous permettre de rechercher des clients ou animaux selon des critères bien précis (identification, passeport, âge, tag…) et éventuellement d’éditer une liste de ces clients ou animaux sous la forme d’un fichier .csv ou excel.
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Il est possible, en tant qu’utilisateur d’un compte Vetup, de se logger très rapidement à ce compte grâce à la fonction « identification par code PIN ».
Cette vidéo vous indique comment activer cette fonction sur votre compte, spécifier un code PIN pour chaque utilisateur (cette possibilité n’est accessible que pour l’administrateur du compte) puis comment passer très rapidement d’un utilisateur à un autre.
L’impression d’un compte-rendu, d’une facture, d’une prescription pourra se faire directement depuis la visite concernée ou depuis les sections HISTORIQUE (comptes-rendus, ordonnances…) ou FINANCES (pour les factures)
Un petit sigle présent à la fin de chaque ligne dans certaines listes vous permet d’ouvrir les visites concernées dans une nouvelle fenêtre de navigation. Vous pouvez ainsi contrôler les informations associées à ces visites, tout en revenant ensuite facilement à la liste de départ.
Vous pouvez paramétrer des activités du planning à partir des types de rendez-vous déjà existants dans votre agenda ou indépendamment comme vous l’explique cette vidéo. Cette dernière vous explique également comment utiliser la case disponible présente à côté de chacun des types d’activités.
Vous avez la possibilité de tester gratuitement et sans aucun engagement les différentes fonctionnalités du logiciel Vetup. Cette vidéo vous indique comment vous créer un compte test puis comment accéder à ce compte depuis n’importe quel type d’appareil (ordinateur, tablette, iPad, portable…)
Pour créer les différents types de courbes que vous souhaitez utiliser en consultation ou hospitalisation,
Cliquez sur PARAMETRES / TYPES DE COURBES
Sélectionnez NOUVEAU afin de pouvoir créer un nouveau type de courbe
Précisez le nom de ce type de courbe et l’unité utilisée.
Vous avez ensuite 2 options :
Si vous ne cochez pas la case « AFFICHER L’HEURE » la donnée affichée en abscisse sera la date du jour
Si vous cochez la case « AFFICHER L’HEURE », la donnée affichée en abcisses de ce type de courbe sera l’heure
Vous pourrez ainsi créer un type de courbe « courbe de glycémie » montrant l’évolution de la glycémie sur une journée ou encore un type de courbe « courbe de poids » représentative de la variation du poids des animaux sur plusieurs mois.
Je n’arrive pas à faire une consultation car je n’ai pas de bouton « enter », donc je cherche mes actes, ils sont là, mais je ne peux pas les mettre dans la fiche, pareil pour les produits.
Voir photo ci-dessous :
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Fonctionnalité
Toujours activé
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