Lors d’une commande vous avez la possibilité de sélectionner et d’ajouter plusieurs produits en simultané.
Lorsque vous voulez effectuer le règlement d’une visite, il est possible de faire apparaître un mode de règlement par défaut dans la case « Mode »
Dans l’exemple de la capture ci-dessous, le mode de paiement par défaut est par Carte Bancaire
Nous vous rappelons que vous pouvez créer de nouveaux modes de règlements dans Paramètres/Modes de paiement puis, en cliquant sur le bouton « Nouveau »
Cette vidéo vous indique comment paramétrer ce mode de paiement par défaut.
Cette vidéo vous montre comment encaisser plusieurs consultations sur plusieurs jours en une seule fois sur la fiche client
Une calculatrice peut vous aider à calculer la somme à rendre à un client pour un paiement en espèces ou encore le montant de chaque paiement partiel pour un règlement en plusieurs fois.
Comme pour les factures enregistrées, je ne peux pas supprimer un avoir une fois qu’il a été clôturé.
En revanche, je peux le corriger à l’aide d’une facture (tout comme je vais corriger une facture éditée par erreur à l’aide d’un avoir)
Exemple : Mr. Weasley a un avoir de 11€ pour des frais de prescriptions.
Cet avoir a été créé par erreur et je souhaite le supprimer.
Je vais générer une facture d’annulation d’avoir via une nouvelle visite avec ce même acte, et le motif de la création de cette ligne de consultation
J’ai à présent un « impayé » de 11€ ainsi que l’avoir du même montant.
Il suffit maintenant d’enregistrer un règlement avec le mode de paiement « avoir »
De cette façon le solde du client est de nouveau à 0€, le client n’a plus d’impayés ni d’avoirs (puisque l’avoir a été soldé par la facture générée précédemment) et il n’y aura pas de doublon de TVA dans la comptabilité.
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop peu perçu (somme du chèque ou du ticket CB inférieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
Montant inférieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Si vous avez saisi un mauvais montant sur un chèque ou sur votre terminal carte bancaire, vous aurez, dans vos paiements du soir, un montant différent entre la somme perçue dans les paiements du jour et la somme indiquée sur le chèque ou le ticket de carte bancaire.
Ces vidéos vous indiquent comment corriger votre erreur en cas de trop perçu (somme du chèque ou du ticket CB supérieure au montant réel de la facture) et comment enregistrer la somme réellement perçue dans les paiements du jour.
La première vidéo vous indique comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable et la seconde, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée pour la période incluant ce paiement.
Montant supérieur à la facture, aucune clôture comptable n’a été réalisée concernant ce paiement
Le paiement de la visite a déjà été intégré dans une clôture comptable
Vous pouvez changer la date d’encaissement d’un paiement différé tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable. Ces vidéos vous indiquent comment modifier la date d’encaissement avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
Si vous avez saisi un mauvais mode de paiement pour un règlement, il est possible de modifier l’information concernant le paiement tant qu’aucune clôture comptable n’a été réalisée. Voici comment corriger votre erreur avant toute clôture comptable ou, au contraire, si une clôture comptable a déjà été réalisée
Cette vidéo vous indique comment vérifier, en fin de journée, tous les paiements, encaissements de la journée et comment corriger d’éventuelles erreurs de saisie de modes de paiement ou ajouter des paiements que vous auriez oublié d’enregistrer dans le programme.
Des paiements différés peuvent être enregistrés le jour d’une visite.
Ces paiements apparaîtront dans les recettes du jour de la date programmée pour leur encaissement.
Vous pouvez rembourser un produit à un client ou générer un avoir, un crédit sur sa fiche client s’il vous rapporte un produit.
Vous aurez alors la possibilité de décider si vous souhaitez replacer ce produit dans votre stock ou non. Cette vidéo vous indique comment réaliser un remboursement depuis la fiche du client.
Un document comptable nommé « recettes par utilisateur (pdf) » est disponible dans l’onglet FINANCE / RÈGLEMENTS ou par le raccourci RÈGLEMENTS : il propose un récapitulatif des recettes par utilisateur et par moyen de paiement sur la journée ou sur une période de votre choix.
Ce pdf permet, pour les cliniques qui comprennent plusieurs salles de consultation ou plusieurs caisses, de regrouper les recettes du jour par utilisateur et par mode de paiement afin de faciliter la vérification des encaissements chaque soir (avec un sous total pour chacune de ces sous catégories).
Pour connaître le total des remises que vous avez accordées sur les actes ou produits facturés pour une période donnée, cliquez sur FINANCES / ACTES FACTURES ou PRODUITS FACTURES
Indiquez la période qui vous intéresse, le total des remises HT de cette période est affiché juste au-dessus des totaux HT et TTC des paiements de cette période.
Si une mauvaise date d’encaissement a été enregistrée pour un règlement, il est possible de la corriger tant que ce paiement n’a pas fait l’objet d’une clôture comptable.
Cette vidéo vous indique comment créer un règlement différé
Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » revient « impayé » ou « sans provision » et que ce règlement par chèque n’a pas encore été transmis à votre comptable lors d’un précédent export comptable, il est possible de supprimer ce règlement :
Si un client vous rapporte un produit, vous avez la possibilité :
Si un client vous rapporte un produit, vous avez la possibilité :
Lors du paiement d’une visite, le nom du propriétaire apparaît par défaut en tant que personne effectuant le règlement mais il est possible de modifier cette donnée.
Pour cela, une fois dans RÈGLEMENT, cliquez sur la ligne « réglé par » et sélectionnez la personne qui va régler la visite (si cette personne n’a pas de fiche client chez vous, vous pouvez la créer en cliquant sur NOUVEAU, vous pourrez ainsi enregistrer les données du propriétaire du chéquier ainsi que les informations pour le contacter en cas de défaut de paiement)
Le nom de la personne concernée apparaît maintenant dans la section « réglé par »
ainsi que dans la liste des règlements
Si vous souhaitez accéder à nouveau à la visite concernée par ce règlement (pour un chèque revenu impayé par exemple), il suffit de cliquer sur la ligne de règlement concernée pour rouvrir la visite pour laquelle ce chèque a servi de moyen de paiement.
Si un chèque que vous aviez déjà enregistré comme « encaissé » et qui était déjà présent dans un des exports comptables transmis à votre comptable revient « impayé » ou « sans provision », il est possible de créer un règlement négatif dans la fiche du client concerné pour replacer la visite en « impayée »
Vous pouvez, à l’arrivée d’un propriétaire, percevoir un acompte au début de la visite de son animal ou au moment d’une mise en hospitalisation.
La création d’un acompte permet d’enregistrer un paiement sur la fiche de l’animal sans bloquer l’ajout ultérieur de lignes de facturation.