Dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / FORMATAGE, vous pouvez décider de la façon dont vont apparaître les noms de famille, noms de ville (Majuscules, Première lettre en majuscule…) dans votre fichier clients et ce, quelle que soit la façon dont ils auront été enregistrés lors de la création de la fiche.
Un paramétrage permet d’ajouter des actes, des procédures lors de ventes au comptoir
Le détail d’une facture est consultable facilement en plaçant la souris sur le numéro de facture :
Cette fonctionnalité permet de vérifier aisément le contenu d’une facture avant une relance de paiement ou encore pour retrouver plus facilement une facture précise pour effectuer un remboursement à un client.
Le menu principal présent sur la gauche de l’écran Vetup s’ouvre automatiquement lorsque la souris est déplacée vers cette zone de l’écran.
Vous pouvez paramétrer, pour chaque utilisateur, si ce menu doit se dérouler de façon automatique ou si l’utilisateur préfère avoir à cliquer sur cette bande de menu principal avant qu’elle ne s’ouvre.
Un module Hospitalisation vous permet de gérer les soins à effectuer pour les animaux hospitalisés
Voir aussi |
Si vous avez terminé des soins enregistrés pour un animal dans le module hospitalisation et que ces soins ont été associés à un acte, à une procédure de votre catalogue Vetup, vous pourrez les ajouter en facturation dans la visite au cours de laquelle l’animal a été hospitalisé
Voir aussi |
Vous pouvez ajouter des tâches à effectuer pour un animal hospitalisé grâce au module hospitalisation. Vous pourrez assigner, ou non, ces soins à réaliser à un membre de votre équipe en particulier.
Si un client souhaite acheter plusieurs produits de la même marque ou du même type, il est possible d’utiliser la multisélection de produits en passant par le bouton « ajouter produit » et en cliquant dans la ligne sur le + de chaque produit que vous voulez ajouter.
Cette même fonction est disponible pour les actes, procédures en cliquant sur « ajouter acte » « ajouter procédure ».
Si un des utilisateurs de votre compte Vetup ne prend jamais de RDV en son nom (ASV ou TSA présente uniquement à la réception, personne qui gère les commandes, les stocks mais aucune visite…), vous pouvez retirer cette personne du sélecteur de l’agenda afin qu’aucun rendez-vous ne puisse lui être attribué par erreur.
Si, pour une visite, plusieurs lignes de facturation d’actes et/ou de produits sont identiques, vous pouvez les grouper en cliquant sur « Regrouper actes et produits »
Voir aussi |
Si vous avez, par exemple, enregistré un pack à la place d’un autre, vous pouvez sélectionner toutes les lignes de facturation associées à ce pack saisi par erreur et les effacer ensemble.
Voir aussi |
L’identifiant Teamviewer et le mot de passe doivent être envoyés à l’adresse : contact@vetup.com
Un paramétrage vous permet de supprimer un rappel courrier pour un client si un rappel SMS et/ou COURRIEL a déjà été programmé pour le même acte pour ce client
Lors d’une commande, la quantité maximum que l’on peut commander d’un produit est, par défaut, fixée à 100 (boîte, flacon, lot…). Vous pouvez modifier cette quantité maximale dans PARAMÈTRES / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / PRODUITS
Il est possible, dans le paramétrage, de préciser que vous souhaitez qu’une vente soit obligatoirement liée à un propriétaire d’animal.
Lors de l’enregistrement d’un nouveau client ou de la saisie d’une nouvelle adresse pour un client, le fait de saisir un code postal dans la zone dédiée va faire apparaître un sélecteur dans la section VILLE qui vous propose la ville correspondant au code postal enregistré.
La fonction « agenda » attribuée à un utilisateur va permettre, par exemple, de créer une colonne dans mon agenda ayant une fonction particulière (RDV pour tonte, clients sans RDV ou clients qui ne souhaitent pas de consultation avec un vétérinaire en particulier…).
Elle peut également permettre, en créant un utilisateur appelé « non attribué » de fixer un rendez-vous à un client sans devoir obligatoirement lui attribuer un vétérinaire au moment de la prise de rendez-vous par téléphone.
Pour en savoir plus, voir la vidéo :
Si un client vient à l’avance pour renouveler un vaccin pour son animal ou pour tout autre type d’acte, de procédure, ou de produit associé à un vaccin, le fait d’ajouter en facturation ce même acte ou ce produit va ouvrir un message vous proposant de supprimer les anciens rappels qui étaient en attente pour cette procédure ou ce produit. (Cette fonctionnalité est paramétrable dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / RAPPELS / Case à (dé)cocher : « Désactiver la vérification des rappels antérieurs lors de la création d’un nouveau rappel »)
Ainsi, si un client présente son animal un peu plus tôt pour ses vaccinations, ce processus vous permettra d’éviter d’envoyer les rappels programmés qui étaient associés à cette ancienne vaccination et qui l’induiraient en erreur.
Cette vidéo vous indique comment ajouter en salle d’attente un propriétaire arrivé avec son animal.
En page d’accueil, dans la liste des rendez-vous du jour et la salle d’attente, quand la case « voir tous » est cochée, le code utilisateur de la personne à qui est dédiée une visite est visible entre parenthèses. Pensez donc bien à enregistrer un code utilisateur pour chacun des utilisateurs du compte Vetup de votre clinique.
Il est possible, en tant qu’utilisateur d’un compte Vetup, de se logger très rapidement à ce compte grâce à la fonction « identification par code PIN ».
Cette vidéo vous indique comment activer cette fonction sur votre compte, spécifier un code PIN pour chaque utilisateur (cette possibilité n’est accessible que pour l’administrateur du compte) puis comment passer très rapidement d’un utilisateur à un autre.
La fonction Marketing client de la section Statistiques va vous permettre de lister toutes les ventes d’un type de produit, ou d’un produit en particulier, répondant à certains critères (période, espèce animale concernée, clients sans adresse mail, client d’une clinique en particulier…) et de pouvoir réaliser un export excel de cette liste, voire un export pour créer une liste utilisable lors de l’envoi d’une newsletter ciblée (propriétaires de chats ayant acheté un aliment hypocalorique cette année…).
Attention ! La section Marketing clients est maintenant classée dans « Statistiques », ne pas tenir compte des 3 premières secondes.
Je laisse volontairement la vidéo qui a été faite par le Docteur Allard car elle explique très bien le process.
Si, lors de la saisie d’une adresse email dans une fiche client, l’adresse a une forme incorrecte, un message d’erreur apparaît et vous demande d’inscrire une adresse courriel correcte.
Pour voir toutes les informations relatives à un rendez-vous de l’agenda, il suffit de placer votre souris sur la plage horaire réservée pour ce rendez-vous. Vous verrez alors apparaître le motif de la visite, le nom de l’animal et du propriétaire mais aussi l’espèce et l’âge de l’animal.
Vous pouvez paramétrer l’unité de poids que vous souhaitez utiliser sur votre compte dans la section Paramètres / Paramètres généraux / Formatage.(Kg, Lbs…)
La case disponible associée aux activités de planning va notamment permettre de faire disparaître de l’agenda la colonne d’un utilisateur noté, pour toute la journée, absent, en congés ou encore en formation…
Par ailleurs, si je note comme « non disponible » une activité et que quelqu’un essaie de fixer un rendez-vous dans une zone de l’agenda attribuée à cette activité, un message d’alerte apparaîtra pour le prévenir que ce créneau horaire n’est pas censé contenir de rendez-vous.
NB : Le PLANNING est maintenant disponible depuis la Section MEDICAL et non plus PARAMETRES comme l’indiquait la vidéo
Vous pouvez indiquer quels actes (procédures), quels produits ou quels packs vous souhaitez ajouter à une visite grâce à l’onglet « facturation » des visites (un lien en-dessous de cette vidéo vous rappelle comment créer des packs dans votre catalogue)
Voir aussi |
Dans l’onglet STATS, lors de la consultation des ventes d’un produit sur une certaine période, vous pouvez savoir combien d’unités de ce produit ont été vendues à un client, pour quel animal et à quelle date.
L’impression d’un compte-rendu, d’une facture, d’une prescription pourra se faire directement depuis la visite concernée ou depuis les sections HISTORIQUE (comptes-rendus, ordonnances…) ou FINANCES (pour les factures)
Pour accéder facilement à un jour particulier de l’agenda, vous pouvez soit utiliser la vue au mois puis cliquer sur le jour concerné, soit utiliser le petit calendrier disponible dans le haut de l’écran de l’agenda . Ces fonctions vous aideront à fixer un rendez-vous de suivi pour un animal 15 jours, 3 semaines ou encore un mois après la consultation initiale.
Tous les contacts enregistrés sur une fiche client sont directement visibles au survol de la zone des contacts de cette fiche client
