Lors d’une commande vous avez la possibilité de sélectionner et d’ajouter plusieurs produits en simultané.
Si votre centrale d’achats ou votre fournisseur de médicaments n’est pas directement relié à Vetup, vous avez néanmoins la possibilité de de préparer vos commandes et gérer vos stocks depuis Vetup.
La fonction EXPORT EXCEL intégrée dans les commandes peut vous aider à transférer vos commandes à votre fournisseur de médicaments si son portail de commandes permet l’import de fichiers de type Excel.
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Vous pouvez en faire la demande de la façon suivante :
ou
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Une fois l’option activée, la fonction « Préférences de produit » sera disponible dans vos paramètres généraux et vous permettra de gérer et optimiser vos commandes.
Vous pourrez alors signaler vos préférences, créer des alertes, indiquer des messages et de demander un motif lors de la commande de produit.
Pour que les utilisateurs puissent utiliser cette fonctionnalité, il vous faudra activer le droit sur leur fiche. Pour ce faire, suivez ces étapes :
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Pour rappel : La recommandation de produits est une option à activer par l’équipe Vetup sur votre compte.
ou
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Pour déconditionner un produit, je me rends dans la fiche produit en cliquant sur CATALOGUE/LISTE DES PRODUITS
Je sélectionne le produit que je souhaite déconditionner
puis j’indique comment je souhaite déconditionner mon produit
Et si je souhaite en gérer les stocks ainsi que les N° de lots et dates d’expiration, je clique sur l’onglet « Stock »
Imaginons que je veuille déconditionner mon Clavaseptin 250 MG. Il est vendu par boîtes de 100 comprimés et je souhaite le vendre par plaquette de 10 comprimés :
Je remplis ensuite, dans l’onglet « Stock » les champs correspondant aux stocks dans l’unité que je viens de choisir à savoir en plaquettes
Toutes les valeurs de stock sont à indiquer dans la valeur unité choisie (plaquette) mais le calcul par le programme de quantité à réapprovisionner se fera lui en « boîte de 100 comprimés »
Conseil important : Si vous déconditionnez un produit, pour bien tenir compte de votre déconditionnement et plus de clarté sur vos facturations, nous vous conseillons de modifier la quantité dans le nom de ce produit.
Exemple :
Lors de la sélection dans le catalogue du Clavaseptin, les boîtes contiennent 100 comprimés. Le produit s’appelle : CLAVASEPTIN P 250 MG BT 100 CP.
Remarque : Lors de vos facturations, lorsque vous vendez ce produit, votre stock disponible sera affiché entre parenthèses dans le listing du module de recherches rapides
Vous pouvez ajouter, dans une commande, les différentes lignes de produits à commander en scannant successivement les codes-barres des produits à recommander.
Lorsque des produits sont déjà présents dans une commande (simple commande en préparation ou commande déjà envoyée au fournisseur), ils sont considérés en traitement (pour éviter de recommander un produit en attente de réception).
Cette vidéo vous indique comment retrouver à quelle commande sont associés des produits lorsqu’ils sont notés « en traitement » dans la page de création de commande ou dans la page de gestion des stocks.
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.
Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :
Se rendre dans PARAMETRES
PARAMETRES GENERAUX
puis dans PRODUITS
Sélectionnez votre (vos) centrale(s) d’achat puis cliquez sur ENREGISTRER
Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :
Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Alcyon en France
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Alcyon (généralement un code de plusieurs lettres présent sur vos bons de commande)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Les bons de livraisons informatiques (BLI) doivent être paramétrés sur Transnet.
Les intérêts de passer par Transnet sont les suivants :
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Centravet
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne CENTRAVET et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Centravet habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 000 par défaut si vous n’avez qu’une clinique. (Après avoir cliqué sur « enregistrer » ou « ajouter des produits »)
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Centravet (généralement un code de quatre lettres présent sur vos bons de commande)
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Certaines centrales d’achats, certains fournisseurs sont reliés au logiciel Vetup : il est alors possible de préparer vos commandes depuis Vetup et de les envoyer directement à votre centrale d’achat. Cela vous aidera ensuite à ajouter facilement les produits reçus à vos stocks.
Voir aussi |
Le stock « actuel » de chaque produit que vous ajoutez lors de la préparation d’une commande est visible dans la colonne STOCK.
L’étape de préparation d’une commande vous offre donc une possibilité de contrôler régulièrement que les stocks indiqués correspondent bien à vos stocks « physiques » présents à la clinique.
Cette vidéo vous indique comment réceptionner votre commande si votre centrale d’achat est directement reliée à Vetup et que la fonction Bon de Livraison est disponible pour ce fournisseur, cette centrale d’achat.
Les prix des produits d’une centrale d’achat sont automatiquement mis à jour toutes les nuits.
Le prix des produits déjà importés est également mis à jour.
Le calcul du nouveau tarif est basé sur le nouveau prix + la marge enregistrée lors de l’import initial de ces produits.
Menu Catalogue/Commandes
Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes
Créer une nouvelle commande
Cliquez sur « Nouveau »
Préparation de la commande
Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.
Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »
Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »
Choix des produits
Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.
Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».
Sélectionnez les produits désirés
Vérifiez les informations préremplies:
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock
Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.
Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit
Exemple 1 :
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total.
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.
J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.
Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.
– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock
Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.
Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »
Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »
Décompte des quantités commandées
Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »
Enregistrement des produits reçus
Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.
Réception de votre commande
En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .
Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande
Enregistrement du numéro de lot
Réception d’une commande
Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande
la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :
vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».
Le statut de la commande passe à « Terminé »
Enregistrez et fermez
Menu Catalogue/Commandes
Pour passer une commande sur catalogue vous devez vous rendre dans Catalogue/commandes
Créer une nouvelle commande
Cliquez sur « Nouveau »
Préparation de la commande
Créez un numéro de commande. Vous pouvez également entrer dans ce champ la date du jour, vous retrouverez ainsi facilement vos commandes et elles s’afficheront chronologiquement.
Sélectionnez « Mes produits » dans « Centrale d’achat »
Vous noterez que l’état de la commande est noté « En création ». Il faudra modifier cet état au fil de la procédure de commande afin de pouvoir gérer correctement les stocks.
Cliquez sur « Ajouter des produits »
Choix des produits
Vous pouvez utiliser le module de recherche pour trouver les produits désirés par leur nom et par type de catégorie.
Vous pouvez également n’afficher que les produits à réapprovisionner en cochant la case « produits à réapprovisionner ».
Sélectionnez les produits désirés
Vérifiez les informations préremplies:
– Les stocks : assurez-vous que vous êtes bien à jour. – Stock souhaité est la quantité totale que vous voulez dans votre stock
Exemple si vous avez un stock de 3 balles, vous notez 20 dans « stock souhaité », et la commande sera de 17 balles.
Attention avec le calcul du conditionnement de plus de 1 produit
Exemple 1 :
J’ai un stock de 399 produits conditionnés par 100. J’en veux 500 au total.
Dans la commande il sera commandé 2 fois soit 200 produits.
J’aurai alors un total de 599 produits. Car s’il n’y a qu’une commande de 1 produit, je n’en recevrai que 100 ajoutés au 399 que j’ai déjà, je n’en aurai au total que 499 au lieu de 500.
Exemple 2 :
Seul 1 produit sera commandé si vous cochez un produit dont le stock dépasse déjà le stock souhaité.
– Seuil de réapprovisionnement : il vous permet de retrouver très rapidement tous les produits en limite de stock
Vous pouvez modifier les informations produits en cliquant sur le petit crayon.
Cliquez maintenant sur « Ajouter la sélection à la commande »
Si vous voulez ajouter d’autres produits, vous pouvez continuer votre liste en cliquant à nouveau sur « Ajouter des produits »
Décompte des quantités commandées
Enregistrez votre commande
Imprimez la commande pour l’envoyer par mail, fax ou autre…
Lorsque vous avez envoyé votre commande à votre centrale, modifiez son statut en cliquant sur « Marquer commandé »
Enregistrement des produits reçus
Le statut de la commande est passé à « Reçu centrale » (La centrale à reçu votre commande)
À la réception des produits à la clinique, retournez dans votre commande et vérifiez que vous avez bien reçu tous les produits commandés.
Cliquez alors sur réceptionner. Une fois la commande réceptionnée, son statut devient « Livré ».
Cliquez sur « Réceptionner » puis fermer la fenêtre avec la croix en haut à droite.
Réception de votre commande
En cas de réception incomplète, modifiez les quantités dans la colonne « réceptionner » en y indiquant la quantité effectivement livrée. La commande passe alors au statut « en cours de livraison ». Si les produits manquants risquent de ne pas arriver comme lors de rupture de stock prolongée, vous pouvez décider de terminer la commande. Pour cela, indiquez les quantités de produits effectivement livrées dans la colonne « Réceptionner », cliquez sur « Réceptionner » puis sur clôturer. Ainsi, seules les quantités de produits réellement reçues seront prises en compte dans les stocks .
Vous pouvez enregistrez les numéros de lot des produits reçus en cliquant sur le code barre rouge à droite.
Entrez la date de réception.
Le code barre du lot deviendra vert lorsque vous enregistrerez la commande
Enregistrement du numéro de lot
Réception d’une commande
Si vous avez laissé la commande au statut « en cours de livraison », à la réception des produits qui manquaient, vous pourrez entrer dans la commande
la procédure sera alors la même que si vous aviez reçu toute la commande en une fois :
vous entrez le numero de lot
puis cliquez sur « réceptionner » et « clôturer ».
Le statut de la commande passe à « Terminé »
Enregistrez et fermez
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »
Puis, si vous êtes client d’une centrale Hippocampe
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne Hippocampe et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Hippocampe habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »
Puis, si vous êtes client d’une centrale Coveto
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne COVETO et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Coveto habituel (généralement un code à 5 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez par défaut 1 si vous n’avez qu’une clinique.
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ? »
Puis, si vous êtes client d’une centrale Alcyon en Belgique
Se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHAT
Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.
Remplisse le champ mot de passe de livraison.
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ? »
01 c’est le code par défaut de la clinique
Pour les centrales en France, nous travaillons avec :
Pour les centrales en Belgique, nous travaillons avec :
Pour les centrales au Québec, nous travaillons avec :
