Dans l’agenda, au moment d’enregistrer un rendez-vous, vous avez des nouveaux champs disponibles :
Référent : Vétérinaire
Référent : Clinique
Dernier référent
Les vétérinaires et les cliniques disponibles dans ces deux listes déroulantes sont ceux que vous avez enregistrés préalablement dans « Médical/Référent : Vétérinaire » et « Médical/Référent : Clinique »
Comme expliqué dans la vidéo de cet article : « Gestion des cas référés »
Dernier référent : le nom du vétérinaire ou de la clinique référent(e) est visible automatiquement si l’animal est déjà venu dans le cadre d’une visite référée précédente
Les champs « Référent : Vétérinaire » et/ou « Référent : Clinique » sont à compléter si :
L’animal vient pour la première fois dans votre clinique et qu’il a été référé par un vétérinaire ou une clinique
L’animal revient dans votre clinique et qu’il a à nouveau été référé par un vétérinaire ou une clinique.
Les champs « Référent : Vétérinaire » et/ou « Référent : Clinique » ne sont pas à compléter si :
L’animal n’est pas référé
L’animal revient en consultation sans avoir été référé alors qu’il avait été référé lors d’une précédente visite
Il est maintenant possible d’être notifié lorsque qu’un animal est placé en salle d’attente.
Chaque utilisateur a la possibilité d’activer cette option dans les paramètres de préférence de son compte utilisateur.
Dans l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre logiciel.
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne de l’utilisateur concerné.
Ensuite cliquez sur préférences puis cochez la case Notifications : Notifier les nouvelles arrivées en salle d’attente.
Enregistrez.
Lorsqu’aucune nouvelle arrivée n’est enregistrée, l’accès rapide « Salle d’attente » est grisé.
Lorsqu’un animal qui vous a été attribué est placé en salle d’attente, l’onglet d’accès rapide « Salle d’attente » change de couleur.
Dans notre exemple, il est devenu violet mais cette couleur dépend des couleurs que vous avez paramétrées pour le compte de votre clinique.
Lorsque vous ouvrez l’accès rapide « Salle d’attente » vous voyez le nom du client et de l’animal qui viennent d’arriver dans la même couleur que l’onglet
Si vous cliquez à nouveau sur l’onglet, l’accès rapide se réduit et se replace dans le bas de votre écran, l’animal reste en salle d’attente mais l’onglet est à nouveau « éteint » jusqu’à ce qu’un autre animal soit mis en salle d’attente.
Si votre consultation précédente est terminée, vous pouvez cliquer sur la flèche blanche sur fond noir pour créer la visite de l’animal en salle d’attente.
Dans ce cas, il est sorti de la salle d’attente, l’accès rapide redescend dans le bas de votre écran, l’onglet est à nouveau « éteint » et vous êtes directement dans la visite pour ce nouvel animal.
Il est possible de créer, puis d’utiliser en facturation dans une visite, des packs qui incluent plusieurs actes (procédures) et plusieurs produits.
Pour créer un pack qui englobe des actes et des produits, il faut vous rendre dans Catalogue/Packs
Vous retrouverez les packs existants mais vous pourrez également en créer de nouveaux en cliquant sur le bouton « nouveau »
Dans un premier temps, vous devez nommer votre pack (1) afin que celui-ci s’enregistre.
Ensuite, vous pourrez y ajouter des actes et des produits en cliquant sur les boutons correspondants (2).
Pour l’exemple, le pack sera « ovariectomie chienne ».
Cliquer sur le bouton « Ajout via liste » dans la section des actes.
Toute la liste présente dans le catalogue d’actes va alors s’ouvrir.
On peut, grâce à la recherche rapide, trouver l’acte désiré plus rapidement (1) puis sélectionner (2) celui que l’on souhaite.
Une fois l’acte sélectionné, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pourrez renseigner des éléments comme :
« Désignation pack » (1) (vous pouvez également ne rien inscrire de cette façon le titre de l’acte originel sera repris)
Définir le prix que vous souhaitez voir figurer pour cet acte au sein de ce pack.
Le prix présent dans le catalogue est proposé par défaut, mais il est modifiable en décochant la case « Utiliser prix catalogue » (2).
Une fois les champs renseignés, il est important de cliquer sur « enregistrer »
L’acte étant choisi, la page de création du pack se réouvre on peut voir que l’acte choisi et renommé selon les besoins est bien présent.
Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant à nouveau sur « Ajout via liste ».
Insérer des produits dans le pack se fera de la même façon que pour les actes mais depuis la section Produits/Ajout via liste
Le catalogue produit s’ouvre, vous pouvez vous aider de la recherche pour le retrouver
Une fois le produit sélectionné, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle divers champs sont à remplir/choisir :
La désignation pack, c’est-à-dire le nom que vous souhaitez donner au produit au sein de ce pack (si vous choisissez de ne pas le modifier, l’intitulé restera celui de base)
La quantité
le prix unité TTC
Un choix est possible concernant « la visibilité sur les impressions », il suffit de cocher les cases souhaitées pour qu’elles s’appliquent au pack.
Attention! Si le prix du produit est supérieur à 0, il sera forcément présent sur la facture.
Enregistrez
Le produit a été ajouté dans le pack, vous pouvez en ajouter autant que souhaitez en procédant de la même façon.
Le pack contient maintenant un acte et un produit qui ont les désignations, quantités et montants paramétrés précédemment.
Pour valider sa création il faudra cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Vous pourrez alors le retrouver dans votre liste de pack et ainsi le facturer en consultation.
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre Rage), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’acte « Vaccination rage » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « Dose vaccin rage » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Il est possible de créer autant de centrales d’achats que vous le souhaitez.
Notamment, dans le cas où la centrale que vous utilisez n’est pas reliée dans le logiciel
Pour cela, il faut vous rendre dans catalogue / centrale d’achat
Vous pouvez voir que certaines centrales sont déjà recensées
Pour en enregistrer une nouvelle, cliquez sur nouveau
Renseignez le nom de votre centrale puis enregistrez
La centrale venant d’être créée apparaît dans la liste
Vous avez la possibilité d’archiver un Numéro de lot afin de ne plus le voir apparaître dans le sélecteur des numéros de lots proposés lors de la délivrance d’un produit (pour éliminer le N° de lot d’un produit périmé ou encore que vous n’avez plus en stock et qui n’est plus proposé par votre fournisseur de médicament).
Pour cela : il faut vous rendre dans catalogue / liste des produits puis sélectionner votre produit (ici le Metacam)
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du produit et sélectionnez Stock puis n° lot et gérer
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du numéro de lot que vous souhaitez archiver
Puis cliquez sur archiver et confirmer la suppression (= archivage)
Le numéro de lot n’est plus visible dans le sélecteur, il a bien été archivé
Comme il ne s’agit pas d’une suppression mais bien d’un archivage, le numéro de lot restera visible dans vos registres.
Vous avez la possibilité de créer des catégories et sous-catégories d’actes (procédures) et/ou de produits.
Concernant les catégories et sous-catégories d’actes (procédures)
Sélectionnez Catalogue / Catégories d’actes
Cliquez sur nouvelle catégorie
Renseignez le nom de la catégorie souhaitée
Si vous souhaitez ajouter une sous-catégorie, cliquez sur le « + » de la catégorie et renseignez le nom voulu
Dans la liste des actes sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur la ligne de l’acte dont vous souhaitez ajouter une sous-catégorie
Cliquez sur le menu déroulant de la catégorie puis sélectionner la sous-catégorie voulue puis enregistrer
L’acte apparaît désormais dans la sous-catégorie voulue
Cela permet notamment d’avoir des statistiques plus détaillées, plus précises ou d’appliquer une modification généralisée des tarifs en fonction de la catégorie ou de la sous-catégorie.
Concernant les catégories et sous-catégories de produits
La procédure est identique à l’exception du menu pour y accéder.
Cette fois, vous devez vous rendre dans catalogues / Catégories produits
Si vous souhaitez créer toutes les factures pour un client sur une période donnée (par exemple si vous travaillez avec des éleveurs ou des refuges et que vous leur transmettez leurs factures une fois par mois…),
Cliquez sur finances / visites à facturer
Indiquez la période concernée et le nom du client qui vous intéresse dans le champ « rechercher »
Cochez les cases des factures que vous souhaitez créer.
Vous avez ensuite 2 possibilités :
Si vous cliquez sur « Générer les factures pour la sélection », une facture par visite va être générée (ici, création de 7 factures distinctes pour cet exemple)
Si vous cochez la case « une facture par client » avant de cliquer sur « Générer les factures pour la sélection », une facture unique regroupant les différentes visites encore non facturées d’un client sera générée (ici, une facture unique regroupant les visites du 10/01/23 et du 13/04/23 sera générée pour le client Portrat Lucille)
Si certains de vos produits n’ont pas de code-barre (par exemples : les jouets, les laisses n’en comportant pas ou des produits que vous confectionnez vous même), vous pouvez demander à créer un code-barre aléatoire pour ce produit.
Cliquez sur catalogue puis Liste des produits.
Ouvrez la fiche du produit concerné puis cliquez sur Générer un code produit.
Un code produit va immédiatement être créé.
Si vous imprimez des étiquettes « présentoir » ou des étiquettes « produit » pour ce produit, un code-barre sera maintenant présent.
Ce code-barre sera alors reconnaissable par votre douchette ou par le lecteur de code-barre pour ajouter ce produit dans une facturation de visite ou de vente.
Lors de la première consultation d’un animal, la clinique dans laquelle s’est déroulée cette visite et le vétérinaire qui a réalisé la visite vont être ajoutés à la fiche animal et à la fiche propriétaire en tant que clinique de référence et vétérinaire traitant.
Ici, l’animal a réalisé une visite à la clinique du bonheur et a été reçu pour sa première visite par le Dr Portrat qui a été enregistré comme son vétérinaire traitant.
Vous pouvez, si nécessaire, modifier ces informations dans la fiche animal / modifier / champs « clinique traitante » et « vétérinaire traitant » puis enregistrer
et dans la fiche client / modifier / champs « clinique traitante » et « vétérinaire traitant » puis enregistrer
Il est maintenant plus facile de visualiser si un rappel est prévu ou non concernant un produit et/ou un acte grâce au symbole « @ » qui se situe au bout de la ligne produit et/ou acte dans la panier de votre visite.
@ : défaut de paramétrage ou plusieurs rappels paramétrés (il faut en sélectionner un), aucun rappel ne sera envoyé à votre client. @ : vous avez volontairement choisi de ne pas envoyer de rappel à votre client cette fois-ci. @ : le rappel est correctement configuré et un seul rappel est paramétré : il sera envoyé à votre client selon vos préférences. @ : absence du symbole = absence de rappel, aucun rappel ne sera envoyé à votre client.
L’icône @ apparaît en rouge.
Lorsque l’icône «@ », se trouvant au bout de la ligne produit et/ou acte, est colorée en rouge, cela signifie qu’aucun rappel lié au produit et/ou acte ne sera envoyé à la suite de l’ajout de la ligne du produit et/ou de l’acte.
Ceci est dû à un défaut de paramétrage des rappels liés au produit et/ou à l’acte ou à la présence de plusieurs rappels paramétrés : il faut donc n’en sélectionner qu’un.
La date d’échéance ainsi que la date d’envoi du rappel resteront modifiables après cette sélection.
Lorsque l’on clique sur la ligne du produit, dans l’onglet « Rappels », on voit qu’aucun rappel n’a été sélectionné
Pour corriger cela, il faut :
→ Dans le cas où plusieurs rappels ont été paramétrés : sélectionnez le rappel voulu.
→ Sinon, il faut se rendre dans la fiche du produit et/ou de l’acte afin de modifier et/ou compléter le paramétrage.
Pour cela, il faut vous rendre dans le menu CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionnez le produit et/ou l’acte concerné puis dans l’onglet » Rappel «
Depuis cet onglet, il est possible de paramétrer plusieurs échéances de rappel et ainsi de pouvoir sélectionner celui voulu depuis la consultation. Par exemple dans le cas d’un vermifuge où la fréquence d’administration ne sera pas forcement la même en fonction de l’animal.
→ Attention : il est important de bien sélectionner le modèle de rappel (rectangle violet) avant de créer de nouvelles échéances.
Si un rappel sans modèle associé avait été paramétré avant cette mise à jour, il faudra sélectionner le modèle de rappel sinon le message indiquant : « Vérifiez vos actes et produits. Au moins un rappel n’a pas été sélectionné. » restera affiché.
→ Attention : veillez lorsque vous paramétrez le modèle de rappel de produit et/ou d’acte par mail (voir la vidéo : Modèles) à bien renseigner le sujet, sinon le rappel sera en défaut de paramétrage, l’icône « @ » va apparaitre en rouge et aucun rappel ne sera envoyé.
L’icône @ apparaît en vert.
Lorsque l’icône «@ » est colorée en vert, cela signifie qu’un rappel est prévu concernant ce produit et/ou cet acte.
L’icône se colore en vert, par défaut, dès lors qu’un seul rappel est paramétré et que la case « disponible exceptionnellement sans rappel » n’est pas cochée.
Dans le cas où plusieurs rappels ont été paramétrés : il faut, pour que l’icône soit verte, depuis la consultation cliquer sur la ligne du produit et/ou de l’acte et sélectionner l’échéance voulue :
Le rappel associé à ce produit et/ou cet acte s’enverra alors à votre client selon les préférences précédemment définies.
L’icône » @ » apparaît en orange.
Lorsque l’icône «@ » est colorée en orange, cela signifie que vous avez volontairement choisi de ne pas envoyer de rappel pour le produit et/ou l’acte concerné cette fois-ci.
Dans la fiche du produit : CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionner le produit et/ou l’acte concerné > RAPPEL : La case « Disponible » pour « Exceptionnellement sans rappel » permet de ne pas associer de rappel au moment de l’ajout de la ligne produit et/ou de l’acte.
Depuis la consultation, cliquez sur la ligne du produit et/ou de l’acte et sélectionnez « Exceptionnellement sans rappel ».
L’icône « @ » va alors passer au orange et aucun rappel ne sera envoyé à votre client.
Absence de l’icône @
Dans ce cas, aucun rappel n’a été paramétré et ne sera envoyé au client.
Si vous souhaitez envoyer des rappels il faut vous rendre dans la fiche du produit et/ou de l’acte afin de les créer.
CATALOGUES > CATALOGUES PRODUITS et/ou ACTES > sélectionnez le produit et/ou l’acte concerné > RAPPEL
Sélectionnez le modèle de rappel à associer (voir la vidéo : Modèles), représenté ci-dessous par le rectangle violet, puis cliquez sur « Nouveau » et remplissez les champs selon vos préférences :
→ Attention : il est important de bien sélectionner le modèle de rappel (rectangle violet) avant de créer de nouvelles échéances sinon le message indiquant : « Vérifiez vos actes et produits. Au moins un rappel n’a pas été sélectionné. » restera affiché. → Attention : veillez lorsque vous paramétrez le modèle de rappel de produit et/ou d’acte par mail (voir la vidéo : Modèles) à bien renseigner le sujet, sinon le rappel sera en défaut de paramétrage, l’icône « @ » va apparaître en rouge et aucun rappel ne sera envoyé.
Le rappel paramétré apparaît en dessous :
Depuis cet onglet, il est possible de paramétrer plusieurs échéances de rappel et ainsi de pouvoir sélectionner celui voulu depuis la consultation.
Par exemple dans le cas d’un vermifuge où la fréquence d’administration ne sera pas forcement la même en fonction de l’animal.
→ Attention : Dans tous les cas d’envoi de rappel, veillez à ce que votre client accepte de recevoir vos notifications :
Dans le cas d’un envoi de rappel par mail : veuillez à ce que le client ait une adresse mail correcte et qu’il accepte de recevoir des mails de la clinique.
Dans le cas d’un envoi de rappel par sms : veuillez à ce que le client ait un numéro de portable correct et qu’il accepte de recevoir des sms de la clinique.
Dans le cas d’un envoi de rappel par courrier : veuillez à ce que l’adresse postale soit correcte et qu’il accepte de recevoir des courriers de la clinique.
Il est possible de créer un raccourci Scil (si vous avez bien sûr le réseau), ce raccourci sera visible depuis tous les pc.
Si vous avez du mal à créer un raccourci réseau, il est possible de demander à Scil afin qu’il vous explique la procédure.
Scil pourra ainsi faire remonter automatiquement les analyses dans le raccourci, vous n’aurez plus qu’à faire glisser l’analyse dans la fiche du client
Il est maintenant plus facile de générer un compte-rendu contenant votre examen médical directement depuis votre visite.
Voici la procédure :
Lorsque vous avez terminé d’écrire votre examen médical, cliquez sur le bouton « Enregistrer »
Le nouveau bouton « Générer un compte-rendu » apparaît :
Cette fonctionnalité permet de générer un compte-rendu sur la base de l’examen médical précédemment renseigné.
Attention : L’utilisation d’un modèle dans cette situation pourrait supprimer votre examen médical existant.
→ N’utilisez pas de modèle de compte-rendu si vous n’y avez pas intégré le champ de fusion « (examen-medical) ».
Dans ce cas, le modèle remplacerait votre examen médical et il faudra alors recommencer votre compte-rendu.
→ Vous pouvez utiliser un modèle de compte-rendu dans le cas où le champ de fusion « (examen-medical) » y est présent .
Alors, votre examen médical sera inséré, à l’endroit voulu et paramétré, dans le modèle de compte-rendu.
Avant d’enregistrer, vous pouvez imprimer, créer le pdf ou envoyer votre compte-rendu par mail à votre client.
À l’enregistrement du compte-rendu, celui-ci sera automatiquement enregistré dans l’onglet « Comptes-rendus » se situant à droite de l’écran.
Vous pouvez « réserver » des produits pour un client, notamment suite à l’appel d’un propriétaire qui vous demanderait de mettre de côté un produit pour son animal. Une fois un produit noté réservé pour un animal, il ne sera plus considéré dans le stock comme « disponible à la vente » et sera pris en compte comme un produit à « réapprovisionner » dans votre future commande.
Chaque produit ajouté dans une visite ou une vente est associé à un statut : Délivré, Réservé ou encore Non délivrable (pour des spécialités humaines à retirer en pharmacie par exemple).
Cette vidéo vous indique comment modifier le statut d’un produit dans une visite ou une vente.
Lors d’une vente ou de l’ajout d’un produit dans une visite, si vous n’avez plus suffisamment de produit en stock pour remettre ce produit au client, vous pourrez néanmoins le faire régler par avance au propriétaire et noter cette ligne de la vente ou de la visite en état RÉSERVÉ
Suite à la mise en place d’une taxe forfaitaire par l’Etat Tunisien de 0.600 TND sur chaque facture émise, nous vous proposons une solution de mise en place de cette taxe dans l’attente d’une évolution du logiciel Vetup.
Cette solution de contournement nécessite plusieurs points à paramétrer :
Autoriser les actes sur les ventes comptoirs
Créer un compte comptable dédié
Créer un un acte « timbre fiscal » à 0.600 TND et 0% de TVA
Étape 1 – Paramètres > Paramètres Généraux > Finances > Cocher « autoriser les actes sur les ventes »
Il est important de cocher cette case dans les paramètres afin de pouvoir rajouter l’acte « timbre fiscal » également sur une facture où il n’y aurait qu’une vente comptoir
Étape 2 : création du code comptable
(Pour cet exemple nous avons inventé le code comptable 123456)
Vous avez la possibilité de créer des étiquettes à apposer sur vos présentoirs de présentation (par exemple pour les croquettes, …)
Commencez par paramétrer la taille de vos étiquettes dans Paramètres / Paramètres généraux / Étiquettes
N’oubliez pas d’y indiquer les marges de la feuille d’étiquettes et les espacements entre les étiquettes s’ils existent.
Vous pouvez également préciser si vous souhaitez afficher la référence du produit, son prix en HT ou TTC, …
Pour imprimer ces étiquettes présentoir, vous pouvez ensuite vous rendre dans Catalogues / Liste des produits
Indiquez, si vous souhaitez une catégorie ou un registre en particulier
Cochez les cases des produits pour lesquels vous souhaitez imprimer une étiquette présentoir puis cliquez sur le bouton « x étiquette(s) présentoir«
(x étant le nombre de produits de votre sélection)
N’oubliez pas de sélectionner l’imprimante prévue pour vos étiquettes si vous en avez plusieurs selon le type des documents à imprimer.
Dans « Paramètres / Paramètres généraux » cliquez sur l’onglet « En-tête et pieds de page », vous pouvez personnaliser le texte des pieds de tous vos documents
Sélectionnez l’onglet du document à personnaliser :
Comptes-rendus
Ordonnance
Ordonnance 50%
Formulaire de confidentialité
Rappels
Factures
Factures petit format
Devis
Remises en banque
Écrivez votre texte dans la section « Pied de page des impressions PDF et enregistrez
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