Voici comment ajouter les coordonnées électroniques dans la fiche d’un client
Vous pouvez réaliser un export .csv de votre fichier client (en appliquant ou non des filtres sur ce listing) depuis le menu « Recherche avancée »
Le changement de propriétaire d’un animal se fait via la fiche de cet animal, en cliquant sur le bouton « Modifier »
La procédure complète est expliquée dans cette vidéo :
Dans l’écran « Historique » d’un animal, vous pouvez voir l’historique des factures le concernant ainsi que leurs état (réglé ou non).
Petite astuce si votre client a plusieurs animaux et que vous voulez visualiser l’historique des factures de tous ses animaux, il vous suffit de cliquez sur l’icône « Liste » dans la fiche d’un de ses animaux.
Dans la colonne « Réglée » les icônes vous informent de l’état de la facture :
Il est possible, lors d’une prise de rendez-vous pour un nouveau client, de créer sa fiche directement depuis la page de prise de rendez-vous de l’agenda.
Il suffit de sélectionner le créneau souhaité sur l’agenda, puis le bouton 
à côté de la recherche rapide.
Pour rechercher un client ou un patient plusieurs possibilités s’offre à vous :
Vous pouvez aussi dans les dossiers clients/animaux réalisés des recherches multicritères
Dans cette vidéo vous pourrez voir ses différentes possibilités, bon visionnage
La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.
Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :
Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.
Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.
Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.
Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.
La table des consentements ressemble à ceci :
Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :
Dans le menu Modèles/Modèles de mail, vous pouvez créer le modèle du mail qui accompagnera votre formulaire.
(Voir l’article : Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails )
Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails
Il est maintenant plus facile de générer un compte-rendu contenant votre examen médical directement depuis votre visite.
Voici la procédure :
Lorsque vous avez terminé d’écrire votre examen médical, cliquez sur le bouton « Enregistrer »
Le nouveau bouton « Générer un compte-rendu » apparaît :
Cette fonctionnalité permet de générer un compte-rendu sur la base de l’examen médical précédemment renseigné.
Attention : L’utilisation d’un modèle dans cette situation pourrait supprimer votre examen médical existant.
→ N’utilisez pas de modèle de compte-rendu si vous n’y avez pas intégré le champ de fusion « (examen-medical) ».
Dans ce cas, le modèle remplacerait votre examen médical et il faudra alors recommencer votre compte-rendu.
→ Vous pouvez utiliser un modèle de compte-rendu dans le cas où le champ de fusion « (examen-medical) » y est présent .
Alors, votre examen médical sera inséré, à l’endroit voulu et paramétré, dans le modèle de compte-rendu.
Avant d’enregistrer, vous pouvez imprimer, créer le pdf ou envoyer votre compte-rendu par mail à votre client.
À l’enregistrement du compte-rendu, celui-ci sera automatiquement enregistré dans l’onglet « Comptes-rendus » se situant à droite de l’écran.
Voir aussi |
Il est possible de créer un nouveau client depuis la liste des clients, depuis l’agenda lors d’une prise de rendez-vous, ou encore depuis la salle d’attente (pour un client qui se présenterait avec son animal à la clinique pour la première fois et souhaite passer le jour même en consultation)
Voir aussi |
Par défaut, vous pouvez ou non faire apparaître les animaux décédés dans vos fiches « clients » ainsi que dans votre fichier « animaux » Cette vidéo vous explique comment effectuer ce paramétrage.
Voir aussi |
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal
Lors de l’enregistrement d’un nouveau client ou de la saisie d’une nouvelle adresse pour un client, le fait de saisir un code postal dans la zone dédiée va faire apparaître un sélecteur dans la section VILLE qui vous propose la ville correspondant au code postal enregistré.
Si, lors de la saisie d’une adresse email dans une fiche client, l’adresse a une forme incorrecte, un message d’erreur apparaît et vous demande d’inscrire une adresse courriel correcte.
Tous les contacts enregistrés sur une fiche client sont directement visibles au survol de la zone des contacts de cette fiche client
Il est possible d’ajouter des précisions ou des éléments importants sur une fiche client ou une fiche animal grâce à l’utilisation des alertes.
Le fait d’archiver un propriétaire ou un animal permet de ne plus le voir apparaître dans la liste des clients ou des animaux. Il s’agit par contre d’un archivage : les impayés du client reste donc présents dans la liste des impayés tout comme les rappels à lui envoyer si vous avez choisi de conserver les rappels associés à ce propriétaire ou à un animal. Si vous voulez consulter la fiche ou l’historique d’un animal ou d’un propriétaire archivé, vous pouvez vous rendre dans la liste des clients ou des animaux et cocher la case « archivés » puis « rechercher »
Par exemple un animal a un rappel antirabique programmé et est reçu en consultation 1 mois avant la date théorique du rappel. Le risque est de vacciner l’animal sans penser à annuler le rappel programmé.