En fonction de la législation de votre pays, vous serez amené à tenir certains registres comme un registre d’antibiotique ou de stupéfiants par exemple.
Il existe certains registres qui sont déjà présents et pré-enregistrés dans votre compte Vetup.
Pour cela allez dans Paramètres/Registres
Cliquez sur « Nouveau »
Au niveau de la partie Nom (ici en jaune), il faudra renseigner le nom de votre registre, par exemple « Antibiotiques ».
Il faudra également choisir le Type (ici en rouge), est-ce que ce registre concerne des actes ou des produits ?
Et enfin si vous souhaitez ou non Enregistrer les mouvements de stock (ici en bleu) : c’est-à-dire enregistrer les entrées et les sorties dans ce registre.
Cliquez sur « Enregistrer »
Ensuite allez dans Catalogues/Listes des produits.
Puis sélectionnez le produit, ici en exemple le « Clamoxyl » :
Depuis la fiche produit, cliquez sur Gérer au niveau de la section Registres.
Sélectionnez le registre souhaité, ici Antibiotiques.
Puis, enregistrez
Le registre choisi est maintenant noté dans la section Registres de la fiche du produit
Terminez en enregistrant vos modifications.
Le produit Clamoxyl 1g est maintenant relié au registre Antibiotiques.
Chaque fois qu’une vente sera enregistrée pour le produit Clamoxyl 1g, sa sortie va être générée automatiquement dans le registre correspondant.
Depuis la Liste des produits, je peux également visualiser rapidement quels sont les produits qui sont associés à tel ou tel registre.
Il suffit de cliquer sur le menu déroulant Registre et de choisir celui dont vous souhaitez afficher les produits.
Vous pouvez consulter les registres dans le menu Historique/Registres
Choisissez le registre que vous souhaitez consulter, ici Antibiotiques.
Vous pouvez également effectuer vos recherches par période et numéro de lot.
Ainsi vous pourrez visualiser toutes les entrées et les sorties des antibiotiques liés au registre Antibiotiques.
Pour faciliter la gestion de vos stocks, la tenue de vos registres… il est possible de rendre certains éléments non visibles sur vos prescriptions ou sur vos factures.
Ainsi, je peux créer un acte « Vaccination rage » associé à une dose du produit antirabique utilisé : le flacon sera déduit de mon stock lors de la facturation, les informations liées au produit (date d’expiration, N° lot… ) que j’aurai saisies pour le produit utilisé viendront bien s’inscrire dans mon registre de vaccination rage (si le produit a été associé au registre Rage), par contre, si je masque ce produit sur mes prescriptions, factures et étiquettes de prescriptions, le client verra uniquement apparaître sur sa facture l’acte « Vaccination rage » et pas le produit : « flacon de vaccin ».
De même, l’étiquette de prescription « Dose vaccin rage » ne sera pas proposée à l’impression puisque inutile dans ce cas (le produit a été injecté et n’est donc pas délivré au client)
Ce même processus peut être utilisé pour la conception de vos packs : je peux inscrire dans mon pack un fil de suture pour qu’il soit déduit de mon stock lors d’une chirurgie mais, si je le souhaite, il n’apparaîtra pas sur la prescription…
Vous pouvez créer dans votre catalogue une liste de spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement générer, depuis une consultation, une prescription de médicaments à retirer en pharmacie.
Le logiciel permet de créer une section du catalogue produits dans laquelle ajouter des spécialités humaines. Vous pourrez ainsi facilement créer des ordonnances pour les médicaments à prescrire en pharmacie.
Nous vous rappelons que pour pouvoir faire apparaître les numéros de lots de vos produits sur vos prescriptions et dans vos registres, il faut préalablement associer ces produits à un registre dans votre catalogue produits.
Vous avez le choix entre plusieurs options concernant le numéro de lot qui apparaît par défaut dans le sélecteur lors de l’ajout d’une ligne de facturation d’un produit. Vous pouvez décider de faire apparaître dans le sélecteur :
Rien, pour obliger les utilisateurs à bien contrôler et saisir le numéro de lot du produit qu’ils sont en train de vendre avant de l’enregistrer,
Le numéro de lot du dernier produit de ce type vendu, pour gagner du temps et n’avoir qu’à valider ce numéro (il suffira alors d’enregistrer ce numéro ou de le modifier pour un autre numéro de lot si les numéros de lot du produit vendu ont changé depuis la dernière vente)
Le numéro de lot ayant la date d’expiration la plus proche (pour s’assurer de bien vendre les produits les plus anciens avant les suivants). Pensez bien alors à archiver les numéros de lot complètement écoulés au fur et à mesure pour que le numéro proposé corresponde bien toujours à la réalité)
Le lot qui a été enregistré sur le programme à la date la plus ancienne.
ATTENTION, même si un numéro de lot apparaît par défaut dans les sélecteurs, il doit être Validé (en cliquant sur le petit code barre rouge de sa ligne de facturation puis ENREGISTRER ou en cliquant sur la ligne de facturation, en contrôlant le numéro de lot puis en cliquant sur ENREGISTRER) pour apparaître dans vos registres et sur vos prescriptions.
Enfin, l’option APPLIQUER AUTOMATIQUEMENT du paramétrage vous permet de valider les numéros de lot inscrits par défaut dans le sélecteur automatiquement (mais nous vous conseillons vivement de néanmoins contrôler la correspondance des numéros de lot entre le produit que vous avez entre les mains et les données enregistrées pour être certain de bien remplir vos prescriptions et registres).
Il est parfois nécessaire d’indiquer dans votre registre stupéfiants / narcotiques certains réajustements liés, par exemple, à un flacon cassé ou encore aux différences entre les quantités réelles injectées et ce qui est lu sur la seringue (impossible sur une seringue d’avoir une lecture très précise de dixièmes de mL…).
Voici comment procéder pour indiquer ces réajustements dans votre registre :
Lorsque vous effectuez un vaccin rage, un enregistrement du numéro de lot du vaccin antirabique vous est demandé :
sur la ligne correspondant à l’acte « VACCIN CHPLR »
et sur la ligne produit « RABIGEN » par exemple.
(une vidéo explicative est visible plus bas)
La première saisie va être enregistrée dans un REGISTRE RAGE (ACTE), c’est-à-dire un registre qui enregistre toutes les données liées à la réalisation d’un CHPLR.
La seconde saisie va être demandée si vous avez bien lié votre produit RABIGEN à votre acte CHPLR et va s’enregistrer dans un REGISTRE RAGE (PRODUIT) qui enregistre toutes les données liées à l’utilisation d’une dose de vaccin antirabique comme le RABIGEN par exemple.
Le remplissage d’un seul de ces registres est suffisant à la tenue correcte d’un registre antirabique :
Nous vous conseillons de privilégier celui qui tient compte de l’utilisation du produit (ici RABIGEN). Pour cela, vous devez bien lier chacun de vos actes vaccins contenant une valence rage au produit utilisé, bien cocher la case registre rage dans la fiche produit du vaccin rage utilisé et, une fois en consultation vaccinale, bien remplir le champ code barre rouge qui apparaît sur la ligne produit RABIGEN pour bien renseigner le numéro de lot et la date de péremption dans votre registre rage.
Si tous vos actes de vaccins rage sont bien liés au produit utilisé pour ces vaccins, vous pouvez alors désactiver la saisie de numéro de lot demandée sur la ligne acte VACCIN CHPLR en vous rendant dans :
CATALOGUE/ LISTE DES ACTES/ rechercher CHPLR (ou tout acte contenant un vaccin rage)/ puis dans la fiche modifier > Modèle d’acte CHPLR, décochez la case « vaccination rage »
Le numéro de lot du vaccin antirabique ne vous sera alors plus demandé que sur la ligne du produit rabigen et plus sur la ligne acte CHPLR
Comme vous aurez pu le noter, de nouvelles réglementations concernant la Kétamine et la délivrance d’antibiotiques sont entrés en vigueur le mois d’Avril 2017.
Le logiciel VETUP s’est concentré sur ces nouvelles réglementations afin de vous aider à gérer, au mieux, ces nouvelles obligations.
Il est aussi possible de spécifier si un médicament doit être enregistré, lors de sa délivrance, dans un registre antibiotique, afin de créer un registre spécifique « antibiotiques » dans lequel seront répertoriées toutes les ventes de ce type de médicaments.
Les registres fonctionnent de la manière suivante :
Lors des réceptions de commande, il est possible de saisir les informations de lot (numéro, date de péremption) pour chaque produit.
Il est aussi possible de gérer les lots au niveau du stock.
Lors de l’ajout d’un produit dans une consultation, il est possible de choisir le lot pour le produit délivré.
Le menu « Historique/registre de délivrance » affiche tous les médicaments délivrés avec les informations du client et du lot.
Il est possible d’envoyer les commandes vers Val d’hony automatiquement et de réceptionner les informations des bons de livraison pour générer automatiquement les informations de lot.
Cette vidéo vous indique comment utiliser les divers registres disponibles sur le logiciel et comment s’assurer d’y voir apparaître toutes les utilisations ou délivrances de kétamine, vaccins contre la rage ou antibiotiques ainsi que l’ensemble des données exigées par la législation (nom du propriétaire, espèce animale, date, numéros de lots, quantités…)
D’autres vidéos plus détaillées vous indiquent comment utiliser plus spécifiquement le registre antibiotiques, kétamine, stupéfiants ou encore de vaccinations rage
Un registre Stupéfiants est préenregistré dans le logiciel. Concernant vos utilisations de kétamine, vous pouvez décider de les enregistrer uniquement dans ce registre ou créer un registre spécifique kétamine (voir les explications sous la vidéo)
Cette vidéo vous explique comment faire apparaître dans vos registres stupéfiants et Kétamine l’ensemble des entrées et sorties de ces substances.
Elle vous indique également comment filtrer, dans le registre, les mouvements de ces substances par période (sélection des mouvements sur 1 mois) et exporter ces données vers excel afin de déclarer facilement vos utilisations de stupéfiants.
Un registre Stupéfiants est préenregistré dans le logiciel. Concernant vos utilisations de kétamine, vous pouvez décider de les enregistrer uniquement dans ce registre (vous utiliserez alors les filtres période et produit du registre pour faire ressortir uniquement vos utilisations de kétamine). Pour cela, aller dans HISTORIQUE / REGISTRES / sélectionnez dans Registre « stupéfiants », dans période « ce mois » et dans recherche mot clé le nom de la kétamine que vous utilisez
Vous pourrez aussi décider, pour déclarer plus facilement ces données, de créer un registre concernant uniquement les emplois de kétamine afin d’enregistrer l’utilisation de cette substance, à la fois dans le registre stupéfiant mais aussi dans un registre spécifique kétamine.
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