Étapes à suivre pour gérer un import de données d’un ancien logiciel vers Vetup

Ecrit par contact@vetup.com sur 27 octobre 2020. Publié dans 2020, Logiciel Vetup, Transfert de données

Étape 1 : Validation des diverses données contenues dans l’import test réalisé (cet import test vous est proposé dans un compte nommé “testvotreclinique.vetupmanager.com”)

Comparer les données importées sur le compte d’import test : testvotreclinique.vetupmanager.com avec celles de votre ancien logiciel. Grâce aux informations que vous fournirez, l’import test pourra être retravaillé et amélioré si nécessaire)
(N’hésitez pas à demander de l’aide ou des précisions si besoin)

Les éléments à comparer sont les suivants :

Analyse des fiches clients (sur une trentaine de clients incluant des clients ayant beaucoup d’animaux)
- vérifier N° téléphone (bon emplacement ?, tous présents?, affichage correct / indicatif pays ?)
- Vérifier si titre client bien présent (Mr, Mme…)
- Vérifier si adresse présente et correcte du client
- Vérifier listing des animaux (association ou personne avec beaucoup d’animaux…)
- Vérifier historique des visites : toutes les visites sont-elles bien présentes, aux bonnes dates ? (l’import test ayant été réalisé à une date D, il est normal de ne pas retrouver l’historique des dernières visites des clients (comprises entre la date D et les jours suivants. ces visites seront bien ajoutées au moment de l’import final)
Analyse des fiches animaux (sur un panel d’animaux)
vérifier si les informations citées sont bien présentes et correctes :
- Sexe de l’animal
- Statut stérilisé ou non
- Information décédé ou non
- Race
- Espèce
- Informations d’identification, puce électronique, passeport…
Analyse du catalogue actes
- Voir si tous les actes sont bien présents (nb total d’actes indiqué dans le bas des pages du catalogue)
- Voir si les tarifs semblent correspondre
- Voir si les catégories sont respectées

Une fois ces données validées, la catalogue actes pourra être transféré vers votre compte définitif “votreclinique.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux actes un lien avec des rappels associés… et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité

Analyse du catalogue produits
- Les produits sont-ils bien dans leur catégorie d’origine ?
- Le nombre total correspond-il bien au nombre de produits actifs dans votre catalogue actuel ?
- vérifier quelques produits pour s’assurer que leur code centrale est correct.
- Les déconditionnements sont-ils corrects ?

Une fois ces données validées, la catalogue produits pourra être transféré vers votre compte définitif :”votreclinique.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux produits : des rappels associés, un lien avec les différents registres existants (antibiotiques, narcotiques, vaccination rage…) et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité.

Vous pourrez également si vous le souhaitez, créer des packs incluant plusieurs actes et produits liés

ÉTAPE 2 : Eléments pouvant être créés directement sur le compte définitif

Certains éléments peuvent d’emblée être ajoutés sur le compte définitif “votreclinique.vetupmanager.com”. Il s’agit de :

Préparation des modèles (sur le compte définitif votreclinique.vetupmanager.com)
N’hésitez pas à demander de l’aide pour chacune de ces étapes

- Préparation de modèles de comptes-rendus
  - Certificats (euthanasie, zoosanitaire…)
  - Fiches conseils post opératoire, relatives à une pathologie…
  - Comptes-rendus opératoires types
  - Contrat de soin (avec intégration ultérieure du texte correspondant possible)
- Préparation de modèles de visites
  - examen général
  - visite annuelle
  - visite ophtalmologie
  - visite gériatrique
  - visite suivi IRC
  - …
- Préparation des modèles emails, SMS, et / ou Courrier associés à des rappels liés à des actes
  - En fonction de vos protocoles de vaccinations (n’hésitez pas à nous détailler vos protocoles vaccinaux pour que nous puissions vous aider à valider les actes correspondants et à réfléchir aux rappels à leur associer).
    Nous vous conseillons de créer, au départ, un modèle général pour l’ensemble des vaccinations qui pourra être adapté à chaque type de vaccination par la suite si vous le souhaitez)
- Préparation des modèles associés à des rappels liés à la vente de certains produits
  - Modèle / vente antiparasitaire par exemple… par courrier +/- SMS +/- email +/- téléphone
- Préparation des emails envoyés lors de
  - Confirmation d’un RDV
  - Rappel de RDV
  - Envoi d’une facture à un client
  - Envoi d’un compte-rendu à un client ou à un confrère
  - Envoi d’un devis
  - …
- Préparation du modèle des SMS envoyés lors de rappels de RDV / Préparation du modèle d’email qui sera envoyé lors de rappel de RDV par courriel

Paramétrage de la gestion utilisateur
- Pour agenda
- Pour planning
- Création des mots de passe utilisateurs et des codes PIN pour la fonction changement d’utilisateur par code PIN
Paramétrage clinique
- Coordonnées facturation
- Adresse, Logo
- Certification email de la clinique
Paramétrage centrale d’achat
- Validation centrale
- Enregistrement code client et mot de passe d’accès au portail de la centrale
Paramétrage tags / catégories de fichiers attaches / catégories de taches dans la section paramètres
Analyseurs Idexx
- Création des analyses équivalentes dans le module Idexx
- Paramétrage du compte pour synchronisation analyseurs avec compte Vetup

ÉTAPE 3 : Après validation des données de l’import test

Association de rappels à des actes ou produits du catalogue (et des messages liés à ces rappels)
Lien de certains éléments du catalogue produits à des registres (narcotiques, antibiotiques, vaccination rage…)

DERNIER MOMENT si impossible au préalable

Gestion des quantités en stock et N° lot au moment du démarrage
Copier les RDV présents dans l’agenda de l’ancien logiciel ainsi que le Planning

Préparation à l’utilisation du logiciel

Nous tiendrons compte de votre mode de fonctionnement (délivrance des médicaments par le vétérinaire directement en visite ou par l’ASV après la visite) lors des formations pour voir ensemble comment gérer au mieux un animal à la clinique (de la prise de RDV jusqu’à son passage en visite et sa sortie)