Régler une visite ou une facture avec plusieurs modes de paiement
Vous pouvez payer une facture ou une visite avec plusieurs modes de règlement différents en utilisant la fonction « Ajouter un nouveau paiement »
Envoi d’un fichier attaché par mail à un confrère et/ou un propriétaire
Explications en vidéo
Ce tutoriel vous apprendra à expédier par email, à un confrère ainsi qu’au propriétaire des fichiers attachés relatifs à la consultation d’un animal.
- Pour commencer, créer une consultation
-
S’il s’agit d’un animal référé ou à référer, cliquez sur « Cas référé »
- Choisissez et sélectionnez le confrère (ou la clinique) qui vous réfère le cas ou à qui vous souhaitez le référer
- Nous avons, pour l’exemple, choisi « Référé par » le « Dr Lepetit Justin »
- Nous pouvons voir que le nom du docteur Lepetit Justin apparaît sur la consultation
- Pour intégrer des fichiers attachés à la consultation, cliquez sur fichiers attachés
- Vous pouvez renseigner le nom du fichier attaché ainsi que sa catégorie.
- Pour télécharger le fichier attaché, cliquez sur le nuage ou glissez le fichier dans l’encadré gris
- Enfin, pour envoyer le mail, cliquez sur l’icône se situant à côté de l’adresse mail de votre client
- Dans cet onglet vous pouvez voir
- Le nom du client.
- Le confrère associé à l’animal (référé à ou référé par).
- L’animal concerné.
- Le choix d’envoyer immédiatement ou en différé le mail.
- Par défaut, l’adresse mail du confrère est sélectionnée, cliquez sur l’adresse mail du propriétaire pour l’ajouter à l’envoi.
- Renseignez le sujet.
- Sélectionnez (ou non) le modèle de mail.
-
- Insérer la pièce jointe en cliquant sur sélection
-
- Le fichier attaché s’insère juste dessous
-
- Cliquez sur envoyer, ce message apparaît.
Il signifie que le mail va bien s’envoyer à la date souhaitée.
- Cliquez sur envoyer, ce message apparaît.
Créer un utilisateur
Utilisation du planning hebdomadaire
Vous disposez de deux types de plannings
- Le planning journalier
- Le planning hebdomadaire avec des modèles de journée complète
Par défaut, le planning journalier est paramétré pour chaque clinique.
Si vous l’avez déjà configuré et que vous voulez passer au planning hebdomadaire, vous allez pouvoir préparer vos journées avant de faire la transition sur le planning hebdomadaire.
Pour cela, accédez au menu Médical/Planning.
Les 3 boutons présentés ici vont vous permettre de préparer le planning hebdomadaire.
Une fois que vous aurez terminé, vous aurez le choix de garder le planning journalier ou de passer à l’hebdomadaire.
Ces deux plannings sont complètement indépendants l’un de l’autre.
Si vous souhaitez tester le planning hebdomadaire, les données de votre planning classique ne seront pas supprimées.
Il vous suffira de sélectionner à nouveau le planning journalier dans le paramétrage du compte de votre clinique.
Nous allons voir ensemble comment procéder à la préparation du planning hebdomadaire.
Dans un premier temps vous devez créer les « plages horaires des plannings »
- Ici vous allez pouvoir indiquer le libellé (1), l’heure du début (2), la durée de l’activité (3)ainsi que lui associer une couleur
- Puis vous pourrez utiliser ces plages de planning dans vos modèles de journée
Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau modèle de journée
- Ajouter le libellé puis ajouter vos plages créées au préalable
- Indiqué le “libellé” de façon la plus claire possible pour le modèle de journée
- Ajouté autant de lignes que d’activité nécessaires à ce modèle
- Choisissez la plage horaire parmi celle créée auparavant
- Sélectionner l’activité de planning que vous souhaitez associer (il s’agit des mêmes activités que dans le planning classique)
- Puis “Enregistrer”
Maintenant, créez votre nouveau planning
- Vous allez pouvoir attribuer les modèles de journées à chaque personne, pour toute la semaine.
- Vous allez pouvoir sélectionner le type d’utilisateur, les utilisateurs, choisir le modèle de journée, ainsi que les jours de la semaine
- Vous pouvez sélectionner pour quel(s) type(s) d’utilisateurs vous souhaitez créer le planning
- Sélectionnez le ou les utilisateurs
- Sélectionnez votre modèle de journée puis cliquez sur « Importer«
Les lignes s’ajoutent, vous pouvez supprimer des lignes du modèle après l’import si besoin - Cliquez sur le « + » Si vous souhaitez ajouter de nouvelles lignes
- Vous pouvez choisir le ou les jours pour lesquels les utilisateurs sélectionnés ont la même journée
- Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer”
- Exemple : Je souhaite créer le planning de mes ASV / TSA
- Je sélectionne les différents éléments
-
- J’enregistre. Mon planning est fait, je vais pouvoir préparer les journées des autres utilisateurs.
Pour activer le planning hebdomadaire, accédez au menu « Paramètres/Cliniques du groupe«
- Éditez votre clinique en cliquant sur son nom ou sur le petit crayon en bout de ligne
- Dans l’onglet « Général » vous pouvez choisir le planning que vous voulez utiliser.
- Pensez à enregistrer après avoir fait votre choix
Créer un rendez-vous dans l’agenda Vetup
Pour fixer un RDV dans l’agenda, il faut :
- Ouvrir l’agenda
- Sélectionner le créneau souhaité (en fonction du jour, du vétérinaire présent, des disponibilités)
- Sélectionner le client
- Ajouter le sujet du RDV (et la description si nécessaire)
Une fois que toutes les informations sont remplies et vérifiées (vétérinaire, date, heure, animal, confirmation ou rappel de RDV, …), cliquez sur « Enregistrer »
Astuce : Lorsque vous passez le curseur de votre souris sur le rendez-vous, une info-bulle s’affiche avec plus d’informations concernant ce rendez-vous
Si des rappels de RDV sont programmés, vous pouvez les trouver en éditant le rendez-vous puis dans l’onglet « Rappels »
Ils seront notés comme traités lorsqu’ils auront été envoyés.
Il est aussi possible d’ajouter un RDV depuis la fiche client directement
Informations complémentaires
- Vous pouvez créer des modèles de rappel ou de confirmation de RDV dans le menu Modèles > Modèles emails et Modèles SMS
- Ensuite il faut attribuer vos modèles aux rappels correspondants dans le menu Paramètres > Envois emails et Envois sms
Pensez à cliquer sur le bouton « Enregistrer » une fois que vous avez terminé.
- Vous pouvez également attribuer des modèles de mail ou de sms différents en fonction du type de RDV (par exemple pour les rendez-vous de chirurgie). Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Type de rdv de l’agenda et choisissez les modèles adéquats vos types de rendez-vous
- Notez que si vous ne sélectionnez pas de modèle pour vos types de rendez-vous, ce sera les modèles choisis dans les menus « Paramètres/Envois emails » et « Paramètres/Envois sms » qui seront envoyés.
Gestion des consentements
Règlement Général sur la protection des Données
La gestion des consentements des clients (RGPD / GDPR / CASL / …) est désormais possible.
Paramétrages
Pour utiliser cette évolution, plusieurs paramétrages sont nécessaires :
1. Création du titre des consentements
Tout d’abord, il faut créer les consentements : dans les paramètres sélectionnez confidentialité – consentements.
Par défaut, des consentements systèmes non modifiables et non archivables sont déjà présents.
Vous pouvez ajouter vos consentements et archiver ceux n’étants pas ou plus utilisés.
- Cliquez sur nouveau pour ajouter le titre et la description de votre consentement.
2. Création du formulaire de consentement
Il faut maintenant créer le formulaire depuis la section modèles puis modèles formulaires de confidentialité afin de le mettre en adéquation avec la législation de chaque pays et l’organisation de chaque clinique.
Un champ de fusion permet l’ajout de la table des consentements dans le formulaire afin que le client puisse cocher les cases selon son choix.
La table des consentements ressemble à ceci :
Une fois le modèle généré, il faudra le sélectionner dans les modèles & impressions des paramètres généraux :
3. Création du modèle email.
Dans le menu Modèles/Modèles de mail, vous pouvez créer le modèle du mail qui accompagnera votre formulaire.
(Voir l’article : Modèles de consultations/comptes-rendus/ordonnances/mails )
Dès votre modèle de mail créé, vous devez le lier au champs « Consentements » dans Paramètres/Envois emails
Mise en situation
- Lors de la création ou édition d’un client, un nouveau bouton est présent
- Ce bouton peut également être affiché en version compact dans la page historique du client en fonction du choix dans Paramètres Généraux/Client
- Lorsque l’on clique sur ce bouton cette fenêtre s’ouvre
- La première section Formulaire permet de générer le formulaire et de l’imprimer.
- Vous pouvez le sortir en PDF ou l’envoyer par email.
- La date de génération du formulaire est également présente.
- La seconde section Consentements permet de saisir les consentements indiqués par le client et de visualiser l’origine du consentement (saisi par un membre de la clinique ou effectué par le client, comme par exemple le désabonnement des mails via le lien).
- La dernière section Signature permet de visualiser la date de réception des consentements signés mais aussi de les stocker (ou non en fonction du souhait de stockage : numérique ou papier).
Notification de l’arrivée d’un nouvel animal en salle d’attente
Il est maintenant possible d’être notifié lorsque qu’un animal est placé en salle d’attente.
Chaque utilisateur a la possibilité d’activer cette option dans les paramètres de préférence de son compte utilisateur.
Dans l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre logiciel.
Cliquez sur le crayon au bout de la ligne de l’utilisateur concerné.
Ensuite cliquez sur préférences puis cochez la case Notifications : Notifier les nouvelles arrivées en salle d’attente.
Enregistrez.
Lorsqu’aucune nouvelle arrivée n’est enregistrée, l’accès rapide « Salle d’attente » est grisé.
Lorsqu’un animal qui vous a été attribué est placé en salle d’attente, l’onglet d’accès rapide « Salle d’attente » change de couleur.
Dans notre exemple, il est devenu violet mais cette couleur dépend des couleurs que vous avez paramétrées pour le compte de votre clinique.
Lorsque vous ouvrez l’accès rapide « Salle d’attente » vous voyez le nom du client et de l’animal qui viennent d’arriver dans la même couleur que l’onglet
Si vous cliquez à nouveau sur l’onglet, l’accès rapide se réduit et se replace dans le bas de votre écran, l’animal reste en salle d’attente mais l’onglet est à nouveau « éteint » jusqu’à ce qu’un autre animal soit mis en salle d’attente.
Si votre consultation précédente est terminée, vous pouvez cliquer sur la flèche blanche sur fond noir pour créer la visite de l’animal en salle d’attente.
Dans ce cas, il est sorti de la salle d’attente, l’accès rapide redescend dans le bas de votre écran, l’onglet est à nouveau « éteint » et vous êtes directement dans la visite pour ce nouvel animal.
Création d’un pack qui englobe les actes et produits
Explications en vidéo
Il est possible de créer, puis d’utiliser en facturation dans une visite, des packs qui incluent plusieurs actes (procédures) et plusieurs produits.
- Pour créer un pack qui englobe des actes et des produits, il faut vous rendre dans Catalogue/Packs
- Vous retrouverez les packs existants mais vous pourrez également en créer de nouveaux en cliquant sur le bouton « nouveau »
- Dans un premier temps, vous devez nommer votre pack (1) afin que celui-ci s’enregistre.
- Ensuite, vous pourrez y ajouter des actes et des produits en cliquant sur les boutons correspondants (2).
- Pour l’exemple, le pack sera « ovariectomie chienne ».
- Cliquer sur le bouton « Ajout via liste » dans la section des actes.
- Toute la liste présente dans le catalogue d’actes va alors s’ouvrir.
- On peut, grâce à la recherche rapide, trouver l’acte désiré plus rapidement (1) puis sélectionner (2) celui que l’on souhaite.
- Une fois l’acte sélectionné, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pourrez renseigner des éléments comme :
- « Désignation pack » (1) (vous pouvez également ne rien inscrire de cette façon le titre de l’acte originel sera repris)
- Définir le prix que vous souhaitez voir figurer pour cet acte au sein de ce pack.
- Le prix présent dans le catalogue est proposé par défaut, mais il est modifiable en décochant la case « Utiliser prix catalogue » (2).
- Une fois les champs renseignés, il est important de cliquer sur « enregistrer »
-
L’acte étant choisi, la page de création du pack se réouvre on peut voir que l’acte choisi et renommé selon les besoins est bien présent.
-
Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant à nouveau sur « Ajout via liste ».
- Insérer des produits dans le pack se fera de la même façon que pour les actes mais depuis la section Produits/Ajout via liste
- Le catalogue produit s’ouvre, vous pouvez vous aider de la recherche pour le retrouver
- Une fois le produit sélectionné, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle divers champs sont à remplir/choisir :
- La désignation pack, c’est-à-dire le nom que vous souhaitez donner au produit au sein de ce pack (si vous choisissez de ne pas le modifier, l’intitulé restera celui de base)
- La quantité
- le prix unité TTC
- Un choix est possible concernant « la visibilité sur les impressions », il suffit de cocher les cases souhaitées pour qu’elles s’appliquent au pack.
- Attention! Si le prix du produit est supérieur à 0, il sera forcément présent sur la facture.
- Enregistrez
- Le produit a été ajouté dans le pack, vous pouvez en ajouter autant que souhaitez en procédant de la même façon.
- Le pack contient maintenant un acte et un produit qui ont les désignations, quantités et montants paramétrés précédemment.
- Pour valider sa création il faudra cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Vous pourrez alors le retrouver dans votre liste de pack et ainsi le facturer en consultation.
Voir aussi |
Créer plusieurs déconditionnements différents pour un même produit
Vous pouvez choisir de vendre un même produit sous plusieurs formes; par exemple de vendre 1 lot complet de 24 boîtes de pâtée mais de vendre ces mêmes boîtes également à l’unité. Pour pouvoir gérer ces ventes sous 2 formats différents, il vous faut préalablement créer des déclinaisons de prix dans la fiche produit concernée.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Vendre des produits par lot à tarif réduit
Les déclinaisons de prix produit peuvent vous permettre de vendre des lots de produits à un tarif unitaire inférieur au tarif unitaire habituel
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Utiliser les déclinaisons prix produits pour des produits déconditionnés
Il est possible, dans une fiche produit, de créer plusieurs déclinaisons tarifaires en fonction de la quantité de produits vendue. Ainsi, pour un produit déconditionné, des lots de produits par 3, 6, 12… unités pourront être vendus avec des marges inférieures à la marge du produit vendu à l’unité.
ATTENTION, la bonne déclinaison ne s’appliquera automatiquement que si vous avez préalablement coché, lors du paramétrage de votre compte, la case Déclinaisons de prix : Sélectionner automatiquement la meilleure déclinaison de prix dans PARAMETRES / PARAMETRES GENERAUX / PRODUITS / DECLINAISONS DE PRIX
Voir aussi |
Encaisser un chèque différé dont la facture est dans mon ancien logiciel
Si vous avez choisi d’utiliser Vetup après un autre logiciel, il vous restera sans doute des chèques à encaisser en différé après vos débuts sur Vetup et dont les factures étaient présentes dans votre ancien logiciel.
Cette vidéo vous propose une solution pour encaisser ces chèques différés (Il convient bien sûr de toujours vérifier auprès de votre comptable que cette solution lui convient pour la comptabilité de votre structure).
Ajouter ou enlever l’en-tête des comptes-rendus
Dans les paramètres généraux / En-tête et pied de page, vous pouvez déterminer la présence ou l’absence par défaut de l’en-tête sur vos comptes-rendus.
Par exemple, si vous choisissez de l’afficher pour les comptes-rendus. Celle-ci sera, par défaut, sur tous vos comptes-rendus mais il est possible de faire des exceptions et de déterminer de ne pas l’afficher dans un modèle de compte-rendu en particulier.
Dans cette vidéo, on vous montre comment personnaliser un modèle de compte-rendu.
Déconditionner et réapprovisionner
Pour déconditionner un produit, je me rends dans la fiche produit en cliquant sur CATALOGUE/LISTE DES PRODUITS
Je sélectionne le produit que je souhaite déconditionner
puis j’indique comment je souhaite déconditionner mon produit
Et si je souhaite en gérer les stocks ainsi que les N° de lots et dates d’expiration, je clique sur l’onglet « Stock »
Imaginons que je veuille déconditionner mon Clavaseptin 250 MG. Il est vendu par boîtes de 100 comprimés et je souhaite le vendre par plaquette de 10 comprimés :
- Je déconditionne en : 10 plaquettes de 10 comprimés
- Unité : plaquettes (J’aurais pu noter « comprimés » si j’avais choisi de déconditionner un produit en comprimés ou « ml » pour un produit injectable)
- Le prix à l’unité s’ajuste automatiquement
Je remplis ensuite, dans l’onglet « Stock » les champs correspondant aux stocks dans l’unité que je viens de choisir à savoir en plaquettes
- Stock : Il correspond au stock que j’ai actuellement dans ma clinique
- Seuil réappro : C’est la quantité de stock qui va déclencher un réapprovisionnement. Lorsque mon stock est égal ou inférieur à cette valeur, le programme va automatiquement proposer ce médicament dans les produits à recommander de ma future commande (« produits à réapprovisionner »)
- Ici, j’ai un stock de 9 plaquettes de 10 comprimés
- Le seuil de réapprovisionnement est de 3 plaquettes de 10 comprimés
- Mon stock est supérieur au seuil de réapprovisionnement. Si il avait été inférieur au seuil de réapprovisionnement : dans ma prochaine commande, le Clavaseptin apparaîtrait dans les produits à réapprovisionner
- Le Stock souhaité correspond à ce que j’aime avoir en stock dans ma clinique
- La quantité à recommander sera effectivement calculée en fonction de cette valeur
Toutes les valeurs de stock sont à indiquer dans la valeur unité choisie (plaquette) mais le calcul par le programme de quantité à réapprovisionner se fera lui en « boîte de 100 comprimés »
Conseil important : Si vous déconditionnez un produit, pour bien tenir compte de votre déconditionnement et plus de clarté sur vos facturations, nous vous conseillons de modifier la quantité dans le nom de ce produit.
Exemple :
Lors de la sélection dans le catalogue du Clavaseptin, les boîtes contiennent 100 comprimés. Le produit s’appelle : CLAVASEPTIN P 250 MG BT 100 CP.
- Si vous le déconditionnez en plaquettes, modifiez le nom pour CLAVASEPTIN P 250 MG 1 PQ de 10 CP.
- Dans ce cas :
- Le stock disponible = 9 plaquettes de 10 comprimés
- Sur la facture, il sera noté : CLAVASEPTIN P 250 MG 1 PQ de 10 CP. au lieu de CLAVASEPTIN P 250 MG BT 100 CP. et il sera plus facile pour le client de comprendre qu’il a payé 1 plaquette de 10 comprimés (et non 1 boîte de 100 cp…)
- Dans ce cas :
Remarque : Lors de vos facturations, lorsque vous vendez ce produit, votre stock disponible sera affiché entre parenthèses dans le listing du module de recherches rapides
Gestion des cas référés
Cette vidéo vous montrera comment référer une visite à un vétérinaire extérieur à la clinique et comment ce dernier pourra accéder au module référent via l’application vetup cloud et ainsi accéder aux différentes visites qui lui ont été attribuées.
Passer une commande directement de Vetup vers Centravet
Gérer les encaissements en différés
Vous pouvez sans difficulté accepter le paiement d’une facture en plusieurs chèques, suivez bien toutes les étapes de cette vidéo
Ajuster le stock d’un produit
Si vous passez vos commandes par l’intermédiaire de Vetup, les stocks s’ajustent automatiquement lorsque vous validez « réceptionner la commande ».
Mais certaines situations peuvent nécessiter un réajustement manuel comme l’ajout en stock de produits reçus d’une commande laboratoire, le retrait du stock de produits périmés, d’un flacon cassé ou encore d’un produit utilisé pour les soins en hospitalisation ou en consultation (nettoyant auriculaire…)
Gestion des utilisateurs (présentation générale)
Comment paramétrer ma centrale d’achats ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.
Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :
Se rendre dans PARAMETRES
PARAMETRES GENERAUX
puis dans PRODUITS
Sélectionnez votre (vos) centrale(s) d’achat puis cliquez sur ENREGISTRER
Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :
Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »
Passer une commande sur Transnet (Centravet) depuis Vetup
Consulter les dernières vaccinations d’un animal
Vous pouvez paramétrer, dans l’historique d’un animal, un onglet supplémentaire qui vous permettra de voir très facilement tous les vaccins qu’il a reçu ainsi que leur date de fin de validité. Cet onglet sera visible depuis la page historique de l’animal ainsi que depuis une visite ouverte pour cet animal.
Gérer les stocks des produits de votre catalogue
Vous pouvez, pour chacun des produits de votre catalogue, décider si vous souhaitez en gérer les stocks ou non.
Cette vidéo vous indique comment paramétrer les quantités en stock et vous explique les notions de stock, stock souhaité et seuil de réapprovisionnement. Il est indispensable, avant toute chose, de bien indiquer, dans votre catalogue produits, les produits que vous souhaitez vendre de façon déconditionnée (au mL, à la pipette, par plaquette de 10 cps, au comprimé…)
Stock est la quantité du produit présente à la clinique : j’ai 4 Adaptil colliers 45 cm dans ma clinique
Seuil de réapprovisionnement est la quantité de stock qui va déclencher une future commande : je décide que lorsque mon stock atteint, par exemple la valeur de 2, le programme va me proposer ce produit dans la liste des produits à réapprovisionner quand je vais créer ma future commande
Stock souhaité est la quantité idéale que j’aime avoir en stock (par exemple, j’aime en avoir idéalement 6 en stock). Cela permet à Vetup de recalculer ensuite automatiquement combien il faut recommander de ce produit dans la prochaine commande pour passer du stock actuel au stock souhaité)
→ Si l’option « Produit gérer en stock » est cochée, lorsqu’il ne restera que 2 Adaptil collier à la clinique, le logiciel me proposera d’en recommander 4 pour en avoir 6 à la clinique.
Voir aussi |
Comment remplir les champs de mes commandes chez Alcyon France
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Alcyon en France
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Alcyon (généralement un code de plusieurs lettres présent sur vos bons de commande)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Gestion des bons de livraisons Centravet (BLI)
Les bons de livraisons informatiques (BLI) doivent être paramétrés sur Transnet.
Les intérêts de passer par Transnet sont les suivants :
- Le numéro 1 est l’interrogation des stocks (avec indication des manques et ruptures, plus quelques autres statuts)
- Transnet indique également des notions de date de péremption des produits livrés (pour les produits dont les numéros de lots sont gérés chez Centravet)
- Enfin des contrôles sur les produits sont effectués avant l’envoi de la commande, informant l’utilisateur, ces contrôles concernent principalement :
- Les produits pour lesquels les retours ne sont pas autorisés (produits froids / stupéfiants)
- Informations spécifiques aux clients Export, pour lesquels les produits de la commande ne sont parfois pas compatibles avec le mode de transport sélectionnés.
Comment remplir les champs de mes commandes chez Centravet ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Centravet
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne CENTRAVET et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Centravet habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 000 par défaut si vous n’avez qu’une clinique. (Après avoir cliqué sur « enregistrer » ou « ajouter des produits »)
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Centravet (généralement un code de quatre lettres présent sur vos bons de commande)
Comment remplir les champs de mes commandes chez Val d’hony / Verdifarm / Covetrus ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :
- les champs CODE CLIENT et LOGIN avec le login que vous utilisez habituellement sur la page de login de NetOrder (généralement un code à 9 chiffres).
- le champ MOT DE PASSE avec le mot de passe que vous utilisez pour votre accès à NetOrder
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Actions possibles depuis une fiche animal
Diverses actions sont possibles depuis la fiche d’un animal ou depuis la fiche contenant la liste des animaux d’un propriétaire : consultation de divers historiques pour un ou plusieurs animaux de ce propriétaire, changement de propriétaire, passage en salle d’attente ou en hospitalisation…
Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous
Article évoqué dans la vidéo |
Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Utiliser la saisie vocale pour mes examens médicaux et mes comptes-rendus
Une fonction de saisie vocale est disponible pour remplir les champs de vos visites ou encore saisir le texte de vos rapports, de vos comptes-rendus.
Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique avec un code PIN
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN
Bien remplir mes prescriptions, ordonnances
Créer un certificat
Vous avez la possibilité de créer un très grand nombre de types de certificats grâce aux modèles de comptes-rendus.
Cliquez sur MODELES / MODELES DE COMPTES-RENDUS / NOUVEAU
Indiquez un TITRE comme « certificat de cession d’un Chien »… puis inscrivez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans vos futurs certificats, en y intégrant les champs de fusion souhaités pour que les informations concernées soient ensuite reprises depuis la fiche client ou animal.
Fichiers attachés à une visite
Il est possible d’associer des fichiers attachés (radio, PDF d’analyses…) sur une visite ou un animal directement.
La limite est fixée à 10Mo par fichier.
Liste des fichiers acceptés : avi, bmp, csv, doc, docx, emf, gif, jpeg, jpg, mov, mp4, mpg4, odt, pdf, png, ppt, pptx, tif, tiff, xls, xlsx, xps
Cette vidéo vous montre comment procéder pour ajouter un fichier attaché à une visite.
Vous apprendrez également comment retrouver ces fichiers via l’historique de consultations d’un animal précis ou l’ensemble de tous les fichiers que vous avez utilisés quelque soit l’animal.
Paramétrage des préférences utilisateur pour la page d’accueil
Vous pouvez prédéfinir, pour chacun des utilisateurs du compte de la clinique, ses préférences d’affichage pour la page d’accueil. Chacun pourra choisir, en fonction de son rôle au sein de la clinique, s’il préfère avoir tous les utilisateurs visibles par défaut dans la salle d’attente et la liste des rendez-vous du jour ou, au contraire, s’il choisit de n’y voir, par défaut, que ses propres rendez-vous
Passer une commande vers ma centrale d’achat
Certaines centrales d’achats, certains fournisseurs sont reliés au logiciel Vetup : il est alors possible de préparer vos commandes depuis Vetup et de les envoyer directement à votre centrale d’achat. Cela vous aidera ensuite à ajouter facilement les produits reçus à vos stocks.
Voir aussi |
Préparation des médicaments par l’ASV/TSA, après préparation de l’ordonnance par le vétérinaire
Cette vidéo vous indique comment gérer les délivrances de médicaments si les médicaments sont préparés par l’ASV (la TSA) avant un dernier contrôle par le vétérinaire.
(le principe est le même pour l’édition des étiquettes produits pour la Suisse ou le Canada)
Voir aussi |
Consulter, imprimer ou télécharger l’historique détaillé d’un animal
Il est possible de consulter ou d’imprimer le dossier médical complet d’un animal
Un nouveau bouton « Envoyer par mail » a été ajouté dans le menu de gauche sous le bouton « Imprimer l’historique » afin de vous permettre d’envoyer l’historique par mail directement depuis Vetup.
Notion de confirmation et de rappel de rendez-vous
Le logiciel vous permet, lors de l’ajout d’un rendez-vous dans l’agenda, d’envoyer automatiquement au client concerné une confirmation de cette prise de rendez-vous et un rappel de rendez-vous la veille ou quelques jours avant la date fixée pour cette visite.
Paramétrer les préférences de chaque utilisateur pour l’agenda
Chaque utilisateur peut décider de la façon dont va s’ouvrir l’agenda sur son compte en fonction de ses besoins et de ses préférences. Ainsi, lorsqu’il ouvrira l’agenda depuis son compte utilisateur, il pourra voir s’ouvrir, par défaut, l’agenda en vue jour ou semaine, avec apparition, ou non, des colonnes par utilisateurs… selon ses préférences. Le paramétrage de ces éléments s’effectue dans la section PARAMÈTRES / GESTION DES UTILISATEURS / Choix d’un utilisateur / AGENDA
Pourquoi certaines heures de rendez-vous apparaissent-elles en rouge dans ma salle d’attente ?
Lorsque vous avez plus de 10 minutes de retard par rapport à un rendez-vous fixé de l’agenda, l’horaire de ce rendez-vous apparaît en rouge dans la salle d’attente.
Enregistrer rapidement le paiement d’une visite
Si un client souhaite payer la visite que vous venez d’effectuer, vous pouvez rapidement enregistrer son règlement en cliquant sur l’onglet « Règlement » (« paiement ») de la visite
Créer rapidement un rendez-vous pour un nouveau client
Il est possible de créer un rendez-vous pour un nouveau client dans l’agenda sans forcément devoir enregistrer tous les détails de la fiche client et sans devoir créer immédiatement la fiche animal.
Cocher par défaut les cases confirmation de RDV ou rappel de RDV par email
Dans le paramétrage des rappels, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les cases à cocher de confirmation de RDV par email et/ou rappel de RDV par email ou SMS de l’agenda soit cochée(s) ou non par défaut lors d’une prise de rendez-vous.
Créer une facture groupée pour la visite de plusieurs animaux d’un même propriétaire
Si un propriétaire vient avec plusieurs animaux, vous pouvez créer une facture unique regroupant les visites de tous ses animaux
Envoyer l’historique détaillé d’un animal à un client ou un confrère par courriel / email
Insérer un texte préétabli dans mes rapports / comptes-rendus
Vous pouvez créer des modèles pour vos rapports, vos comptes-rendus, que vous pourrez ensuite utiliser dans vos futures visites en vous rendant dans la section Rapport / Compte-rendu
Voir les détails d’une fiche client ou animal depuis la page de prise de rendez-vous
Lors de la prise d’un rendez-vous, il est possible de consulter les détails de la fiche du propriétaire ou de l’animal pour lequel vous êtes en train de fixer un rendez-vous en cliquant sur le petit crayon présent à droite du nom du client ou de l’animal
Envoyer une facture globale à un éleveur, un refuge…
Vous pouvez réaliser une facture globale pour tous les soins réalisés, par exemple, chaque mois, pour les animaux d’un propriétaire, un refuge, un éleveur…
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