Cette vidéo vous indique comment encaisser des visites de votre ancien logiciel restées impayées (si les anciens impayés ont pu être récupérés lors du transfert de vos données vers Vetup)
Après la mise en place de Vetup dans votre structure, il peut arriver que vous ayez encore en votre possession des chèques différés à encaisser qui vous avez été remis par vos clients avant l’utilisation de Vetup et pour lesquels la facture correspondante avait été établie dans votre ancien logiciel.
Cette vidéo vous indique comment les encaisser dans Vetup.
ATTENTION : Si la facture associée à ce chèque était présente dans votre ancien logiciel, la facture éditée comme indiqué dans la vidéo doit ABSOLUMENT être datée d’une date ANTÉRIEURE à votre démarrage avec le logiciel.
Vetup propose de récupérer les données de votre ancien logiciel : Vetocom, Bourgelat, Gmvet, DrVeto, Vetopartner, Assistovet, Vetphi, Sysvet, Vetesys, Cornerstone, Vetowin… Nous pouvons aussi étudier tout autre logiciel.
Nous procédons en plusieurs étapes pour le transfert de vos données :
1/ Récupération des données. Nous récupérons la sauvegarde de votre ancien logiciel. Si la clinique ne parvient pas envoyer cette sauvegarde, nous pouvons prendre le contrôle de votre ordinateur serveur avec le logiciel Teamviewer.
2/ Création d’un compte de test. Nous transférons les données sur un compte de test. Nous vous donnons alors accès à ce compte de test afin que vous vérifiez si les données transférées sont satisfaisantes.
3/ Formation de votre personnel. Des vidéoconférences de formation assurée par un vétérinaire permettent de former votre personnel. Vous pouvez vous exercer sur le compte de test.
4/ Paramétrage du compte de production. L’équipe Vetup effectue le paramétrage du compte de production (compte définitif) en collaboration avec la clinique : création des utilisateurs, gestion des modèles emails, SMS, comptes-rendus, vérification des déconditionnement pour le catalogue des produits…
5/ Mise en production. Après validation des données importées, nous prévoyons une date de mise en production pour le transfert final des données. A cette occasion, une seconde sauvegarde est réalisée afin de récupérer les dernières données de votre ancien logiciel.
6/ Assistance post-production. Nous proposons aussi une option formation sur place à la clinique lors de la mise en production (durée 2 jours, prestation sur devis). Vous pouvez aussi opter pour un suivi renforcé lors du premier mois sur Vetup (prestation sur devis).
Étape 1 : Validation des diverses données contenues dans l’import test réalisé (cet import test vous est proposé dans un compte nommé “testvotreclinique.vetupmanager.com”)
Comparer les données importées sur le compte d’import test : testvotreclinique.vetupmanager.com avec celles de votre ancien logiciel. Grâce aux informations que vous fournirez, l’import test pourra être retravaillé et amélioré si nécessaire) (N’hésitez pas à demander de l’aide ou des précisions si besoin)
Les éléments à comparer sont les suivants :
Analyse des fiches clients (sur une trentaine de clients incluant des clients ayant beaucoup d’animaux)
vérifier N° téléphone (bon emplacement ?, tous présents?, affichage correct / indicatif pays ?)
Vérifier si titre client bien présent (Mr, Mme…)
Vérifier si adresse présente et correcte du client
Vérifier listing des animaux (association ou personne avec beaucoup d’animaux…)
Vérifier historique des visites : toutes les visites sont-elles bien présentes, aux bonnes dates ? (l’import test ayant été réalisé à une date D, il est normal de ne pas retrouver l’historique des dernières visites des clients (comprises entre la date D et les jours suivants. ces visites seront bien ajoutées au moment de l’import final)
Analyse des fiches animaux (sur un panel d’animaux) vérifier si les informations citées sont bien présentes et correctes :
Voir si tous les actes sont bien présents (nb total d’actes indiqué dans le bas des pages du catalogue)
Voir si les tarifs semblent correspondre
Voir si les catégories sont respectées
Une fois ces données validées, la catalogue actes pourra être transféré vers votre compte définitif “votreclinique.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux actes un lien avec des rappels associés… et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité
Analyse du catalogue produits
Les produits sont-ils bien dans leur catégorie d’origine ?
Le nombre total correspond-il bien au nombre de produits actifs dans votre catalogue actuel ?
vérifier quelques produits pour s’assurer que leur code centrale est correct.
Les déconditionnements sont-ils corrects ?
Une fois ces données validées, la catalogue produits pourra être transféré vers votre compte définitif :”votreclinique.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux produits : des rappels associés, un lien avec les différents registres existants (antibiotiques, narcotiques, vaccination rage…) et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité.
Vous pourrez également si vous le souhaitez, créer des packs incluant plusieurs actes et produits liés
ÉTAPE 2 : Eléments pouvant être créés directement sur le compte définitif
Certains éléments peuvent d’emblée être ajoutés sur le compte définitif “votreclinique.vetupmanager.com”. Il s’agit de :
Préparation des modèles (sur le compte définitif votreclinique.vetupmanager.com) N’hésitez pas à demander de l’aide pour chacune de ces étapes
Préparation de modèles de comptes-rendus
Certificats (euthanasie, zoosanitaire…)
Fiches conseils post opératoire, relatives à une pathologie…
Comptes-rendus opératoires types
Contrat de soin (avec intégration ultérieure du texte correspondant possible)
Préparation de modèles de visites
examen général
visite annuelle
visite ophtalmologie
visite gériatrique
visite suivi IRC
…
Préparation des modèles emails, SMS, et / ou Courrier associés à des rappels liés à des actes
En fonction de vos protocoles de vaccinations (n’hésitez pas à nous détailler vos protocoles vaccinaux pour que nous puissions vous aider à valider les actes correspondants et à réfléchir aux rappels à leur associer). Nous vous conseillons de créer, au départ, un modèle général pour l’ensemble des vaccinations qui pourra être adapté à chaque type de vaccination par la suite si vous le souhaitez)
Préparation des modèles associés à des rappels liés à la vente de certains produits
Modèle / vente antiparasitaire par exemple… par courrier +/- SMS +/- email +/- téléphone
Préparation des emails envoyés lors de
Confirmation d’un RDV
Rappel de RDV
Envoi d’une facture à un client
Envoi d’un compte-rendu à un client ou à un confrère
Envoi d’un devis
…
Préparation du modèle des SMS envoyés lors de rappels de RDV / Préparation du modèle d’email qui sera envoyé lors de rappel de RDV par courriel
Paramétrage de la gestion utilisateur
Pour agenda
Pour planning
Création des mots de passe utilisateurs et des codes PIN pour la fonction changement d’utilisateur par code PIN
Paramétrage clinique
Coordonnées facturation
Adresse, Logo
Certification email de la clinique
Paramétrage centrale d’achat
Validation centrale
Enregistrement code client et mot de passe d’accès au portail de la centrale
Paramétrage tags / catégories de fichiers attaches / catégories de taches dans la section paramètres
Analyseurs Idexx
Création des analyses équivalentes dans le module Idexx
Paramétrage du compte pour synchronisation analyseurs avec compte Vetup
ÉTAPE 3 : Après validation des données de l’import test
Association de rappels à des actes ou produits du catalogue (et des messages liés à ces rappels)
Lien de certains éléments du catalogue produits à des registres (narcotiques, antibiotiques, vaccination rage…)
DERNIER MOMENT si impossible au préalable
Gestion des quantités en stock et N° lot au moment du démarrage
Copier les RDV présents dans l’agenda de l’ancien logiciel ainsi que le Planning
Préparation à l’utilisation du logiciel
Nous tiendrons compte de votre mode de fonctionnement (délivrance des médicaments par le vétérinaire directement en visite ou par l’ASV après la visite) lors des formations pour voir ensemble comment gérer au mieux un animal à la clinique (de la prise de RDV jusqu’à son passage en visite et sa sortie)
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