Intérêts de la recherche avancée
La recherche avancée va vous permettre de rechercher des clients ou animaux selon des critères bien précis (identification, passeport, âge, tag…) et éventuellement d’éditer une liste de ces clients ou animaux sous la forme d’un fichier .csv ou excel.
Stock management : when does stock is decremented ?
Placer un animal en hospitalisation depuis l’agenda
Il est possible de placer un animal en hospitalisation directement depuis l’agenda (notamment s’il vient à la clinique pour une chirurgie de convenance).
Voir le rendu de ma newsletter avant de l’envoyer à ma clientèle
Le bouton TEST me permet d’envoyer une newsletter en création à une adresse email unique afin de voir le rendu de ma newsletter avant son envoi définitif à ma clientèle.
Comment mettre Google Chrome à jour
Fusionner un client en doublon
Gestion du stock : à quel moment le stock est-il décrémenté
Créer un nouveau client dans le fichier clients
Créer un nouveau client (vidéo globale)
Il est possible de créer un nouveau client depuis la liste des clients, depuis l’agenda lors d’une prise de rendez-vous, ou encore depuis la salle d’attente (pour un client qui se présenterait avec son animal à la clinique pour la première fois et souhaite passer le jour même en consultation)
Voir aussi |
Paramétrage concernant les animaux décédés
Par défaut, vous pouvez ou non faire apparaître les animaux décédés dans vos fiches « clients » ainsi que dans votre fichier « animaux » Cette vidéo vous explique comment effectuer ce paramétrage.
Voir aussi |
Préparer une commande avec un lecteur code-barres ou datamatrix
Vous pouvez ajouter, dans une commande, les différentes lignes de produits à commander en scannant successivement les codes-barres des produits à recommander.
Envoyer des rappels SMS, email, téléphone, sans les lier à un acte
Choix pour le matériel informatique
Trouver à quelle commande sont liés des produits « en traitement »
Lorsque des produits sont déjà présents dans une commande (simple commande en préparation ou commande déjà envoyée au fournisseur), ils sont considérés en traitement (pour éviter de recommander un produit en attente de réception).
Cette vidéo vous indique comment retrouver à quelle commande sont associés des produits lorsqu’ils sont notés « en traitement » dans la page de création de commande ou dans la page de gestion des stocks.
Appliquer des remises sur un devis
Voir aussi |
Vider le cache – effacer les fichiers Internet temporaires afin de disposer des dernières mises à jour
Sélectionnez le lien conforme à votre matériel informatique. Ensuite choisissez votre navigateur pour apprendre à vider le cache.
Changer la date de consultation, acte et produits pour modifier une facture
Accéder aux paramètres de l’application
Programmer un rappel ponctuel pour un client
Liste des clients qui ont acheté un certain produit
Rentrer la marge globalement sans avoir à remplir un écran pour chaque produit utilisé
Pour cela, il y a deux possibilités:
- 1ère solution : Le paramètre des marges se fait par « catégorie de produits » Aliments, consommables….. Menu > Catalogue > « Catégories produits et marges »
- 2ème solution paramétrer la marge par défaut. Menu Paramètres > Paramètres généraux > Onglet « Finances ».
La marge générale ou par catégorie de produits s’applique que lors d’un rajout par catalogue. Si vous souhaitez changer le taux de marge ultérieurement, il faudra alors faire la modification pour chaque produit.
Problème d’affichage
- Vérifiez que l’affichage de vos pages internet est à 100%
Appuyez sur la touche CTRL et maintenez-la enfoncée, puis appuyez soit sur + (signe plus), soit sur – (signe moins) pour réduire ou agrandir les objets à l’écran. Pour restaurer l’affichage normal, appuyez sur la touche CTRL et maintenez-la enfoncée, puis appuyez sur 0.
- Videz le cache du navigateur : Comment vider le cache ?
Agenda : Plages horaires rendez-vous
Gérer les encaissements en différés
Vous pouvez sans difficulté accepter le paiement d’une facture en plusieurs chèques, suivez bien toutes les étapes de cette vidéo
Paramétrer les fenêtres visibles sur ma page d’accueil
Chaque utilisateur peut choisir de faire apparaître, ou au contraire de masquer, certaines fenêtres, widgets présentes sur l’écran d’accueil de Vetup.
Un vétérinaire pourra ainsi personnaliser son écran d’accueil et décider de ne pas faire apparaître la fenêtre « produits à réapprovisionner » ou encore « salle d’attente » s’il exerce à domicile ou en itinérant.
Vitesse de navigation sur Vetup
Gestion centralisée d’un catalogue actes / produits (mode multiclinique)
Ajuster le stock d’un produit
Si vous passez vos commandes par l’intermédiaire de Vetup, les stocks s’ajustent automatiquement lorsque vous validez « réceptionner la commande ».
Mais certaines situations peuvent nécessiter un réajustement manuel comme l’ajout en stock de produits reçus d’une commande laboratoire, le retrait du stock de produits périmés, d’un flacon cassé ou encore d’un produit utilisé pour les soins en hospitalisation ou en consultation (nettoyant auriculaire…)
Envoyer une newsletter à vos clients
Cette vidéo vous explique comment créer un modèle de newsletter puis l’envoyer à tout ou partie de votre clientèle. Vous pouvez aussi envoyer une newsletter directement sans faire de modèle. Les modèles sont utiles si vous souhaitez envoyer plusieurs fois la newsletter au cours de l’année.
Le module Newsletter est disponible pour les abonnements FREE et PREMIUM. L’abonnement PREMIUM permet d’envoyer 1000 emails par mois par vétérinaire (5€ HT pour 1000 emails supplémentaires). L’abonnement FREE permet d’envoyer 100 emails par mois.
Pour les envois immédiats de newsletter, le serveur email enverra les emails dans un délai de 5 à 10 minutes après votre enregistrement.
Votre paramétrage des newsletters est disponible dans :
PARAMETRES > Paramètres généraux > Newsletter
Transfert de données depuis votre ancien logiciel vers Vetup
Vetup propose de récupérer les données de votre ancien logiciel : Vetocom, Bourgelat, Gmvet, DrVeto, Vetopartner, Assistovet, Vetphi, Sysvet, Vetesys, Cornerstone, Vetowin… Nous pouvons aussi étudier tout autre logiciel.
Nous procédons en plusieurs étapes pour le transfert de vos données :
1/ Récupération des données. Nous récupérons la sauvegarde de votre ancien logiciel. Si la clinique ne parvient pas envoyer cette sauvegarde, nous pouvons prendre le contrôle de votre ordinateur serveur avec le logiciel Teamviewer.
2/ Création d’un compte de test. Nous transférons les données sur un compte de test. Nous vous donnons alors accès à ce compte de test afin que vous vérifiez si les données transférées sont satisfaisantes.
3/ Formation de votre personnel. Des vidéoconférences de formation assurée par un vétérinaire permettent de former votre personnel. Vous pouvez vous exercer sur le compte de test.
4/ Paramétrage du compte de production. L’équipe Vetup effectue le paramétrage du compte de production (compte définitif) en collaboration avec la clinique : création des utilisateurs, gestion des modèles emails, SMS, comptes-rendus, vérification des déconditionnement pour le catalogue des produits…
5/ Mise en production. Après validation des données importées, nous prévoyons une date de mise en production pour le transfert final des données. A cette occasion, une seconde sauvegarde est réalisée afin de récupérer les dernières données de votre ancien logiciel.
6/ Assistance post-production. Nous proposons aussi une option formation sur place à la clinique lors de la mise en production (durée 2 jours, prestation sur devis). Vous pouvez aussi opter pour un suivi renforcé lors du premier mois sur Vetup (prestation sur devis).
Étapes à suivre pour gérer un import de données d’un ancien logiciel vers Vetup
Étape 1 : Validation des diverses données contenues dans l’import test réalisé (cet import test vous est proposé dans un compte nommé “testvotreclinique.vetupmanager.com”)
Comparer les données importées sur le compte d’import test : testvotreclinique.vetupmanager.com avec celles de votre ancien logiciel. Grâce aux informations que vous fournirez, l’import test pourra être retravaillé et amélioré si nécessaire)
(N’hésitez pas à demander de l’aide ou des précisions si besoin)
Les éléments à comparer sont les suivants :
- Analyse des fiches clients (sur une trentaine de clients incluant des clients ayant beaucoup d’animaux)
- vérifier N° téléphone (bon emplacement ?, tous présents?, affichage correct / indicatif pays ?)
- Vérifier si titre client bien présent (Mr, Mme…)
- Vérifier si adresse présente et correcte du client
- Vérifier listing des animaux (association ou personne avec beaucoup d’animaux…)
- Vérifier historique des visites : toutes les visites sont-elles bien présentes, aux bonnes dates ? (l’import test ayant été réalisé à une date D, il est normal de ne pas retrouver l’historique des dernières visites des clients (comprises entre la date D et les jours suivants. ces visites seront bien ajoutées au moment de l’import final)
- Analyse des fiches animaux (sur un panel d’animaux)
vérifier si les informations citées sont bien présentes et correctes :- Sexe de l’animal
- Statut stérilisé ou non
- Information décédé ou non
- Race
- Espèce
- Informations d’identification, puce électronique, passeport…
- Analyse du catalogue actes
- Voir si tous les actes sont bien présents (nb total d’actes indiqué dans le bas des pages du catalogue)
- Voir si les tarifs semblent correspondre
- Voir si les catégories sont respectées
Une fois ces données validées, la catalogue actes pourra être transféré vers votre compte définitif “votreclinique.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux actes un lien avec des rappels associés… et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité
- Analyse du catalogue produits
- Les produits sont-ils bien dans leur catégorie d’origine ?
- Le nombre total correspond-il bien au nombre de produits actifs dans votre catalogue actuel ?
- vérifier quelques produits pour s’assurer que leur code centrale est correct.
- Les déconditionnements sont-ils corrects ?
Une fois ces données validées, la catalogue produits pourra être transféré vers votre compte définitif :”votreclinique.vetupmanager.com” et il sera possible d’ajouter aux produits : des rappels associés, un lien avec les différents registres existants (antibiotiques, narcotiques, vaccination rage…) et éventuellement de créer des catégories et sous-catégories plus précises si souhaité.
Vous pourrez également si vous le souhaitez, créer des packs incluant plusieurs actes et produits liés
ÉTAPE 2 : Eléments pouvant être créés directement sur le compte définitif
Certains éléments peuvent d’emblée être ajoutés sur le compte définitif “votreclinique.vetupmanager.com”. Il s’agit de :
- Préparation des modèles (sur le compte définitif votreclinique.vetupmanager.com)
N’hésitez pas à demander de l’aide pour chacune de ces étapes
-
- Préparation de modèles de comptes-rendus
- Certificats (euthanasie, zoosanitaire…)
- Fiches conseils post opératoire, relatives à une pathologie…
- Comptes-rendus opératoires types
- Contrat de soin (avec intégration ultérieure du texte correspondant possible)
- Préparation de modèles de visites
- examen général
- visite annuelle
- visite ophtalmologie
- visite gériatrique
- visite suivi IRC
- …
- Préparation des modèles emails, SMS, et / ou Courrier associés à des rappels liés à des actes
- En fonction de vos protocoles de vaccinations (n’hésitez pas à nous détailler vos protocoles vaccinaux pour que nous puissions vous aider à valider les actes correspondants et à réfléchir aux rappels à leur associer).
Nous vous conseillons de créer, au départ, un modèle général pour l’ensemble des vaccinations qui pourra être adapté à chaque type de vaccination par la suite si vous le souhaitez)
- En fonction de vos protocoles de vaccinations (n’hésitez pas à nous détailler vos protocoles vaccinaux pour que nous puissions vous aider à valider les actes correspondants et à réfléchir aux rappels à leur associer).
- Préparation des modèles associés à des rappels liés à la vente de certains produits
- Modèle / vente antiparasitaire par exemple… par courrier +/- SMS +/- email +/- téléphone
- Préparation des emails envoyés lors de
- Confirmation d’un RDV
- Rappel de RDV
- Envoi d’une facture à un client
- Envoi d’un compte-rendu à un client ou à un confrère
- Envoi d’un devis
- …
- Préparation du modèle des SMS envoyés lors de rappels de RDV / Préparation du modèle d’email qui sera envoyé lors de rappel de RDV par courriel
- Préparation de modèles de comptes-rendus
- Paramétrage de la gestion utilisateur
- Pour agenda
- Pour planning
- Création des mots de passe utilisateurs et des codes PIN pour la fonction changement d’utilisateur par code PIN
- Paramétrage clinique
- Coordonnées facturation
- Adresse, Logo
- Certification email de la clinique
- Paramétrage centrale d’achat
- Validation centrale
- Enregistrement code client et mot de passe d’accès au portail de la centrale
- Paramétrage tags / catégories de fichiers attaches / catégories de taches dans la section paramètres
- Analyseurs Idexx
- Création des analyses équivalentes dans le module Idexx
- Paramétrage du compte pour synchronisation analyseurs avec compte Vetup
ÉTAPE 3 : Après validation des données de l’import test
- Association de rappels à des actes ou produits du catalogue (et des messages liés à ces rappels)
- Lien de certains éléments du catalogue produits à des registres (narcotiques, antibiotiques, vaccination rage…)
DERNIER MOMENT si impossible au préalable
- Gestion des quantités en stock et N° lot au moment du démarrage
- Copier les RDV présents dans l’agenda de l’ancien logiciel ainsi que le Planning
Préparation à l’utilisation du logiciel
Nous tiendrons compte de votre mode de fonctionnement (délivrance des médicaments par le vétérinaire directement en visite ou par l’ASV après la visite) lors des formations pour voir ensemble comment gérer au mieux un animal à la clinique (de la prise de RDV jusqu’à son passage en visite et sa sortie)
Gestion des utilisateurs (présentation générale)
Entrer ou sortir un animal d’hospitalisation depuis une visite
Comment paramétrer ma centrale d’achats ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments.
Quelle que soit votre centrale d’achats, commencez par effectuer les actions suivantes :
Se rendre dans PARAMETRES
PARAMETRES GENERAUX
puis dans PRODUITS
Sélectionnez votre (vos) centrale(s) d’achat puis cliquez sur ENREGISTRER
Les informations à enregistrer pour passer les commandes vont ensuite directement dépendre de la centrale d’achats avec laquelle vous travaillez :
Voir ensuite « Comment remplir les champs de mes commandes chez « Alcyon, Centravet, Val d’hony… » »
Passer une commande sur Transnet (Centravet) depuis Vetup
Consulter les dernières vaccinations d’un animal
Vous pouvez paramétrer, dans l’historique d’un animal, un onglet supplémentaire qui vous permettra de voir très facilement tous les vaccins qu’il a reçu ainsi que leur date de fin de validité. Cet onglet sera visible depuis la page historique de l’animal ainsi que depuis une visite ouverte pour cet animal.
Un utilisateur peut-il appliquer des remises, des rabais sans avoir les droits sur les prix ?
Même si un utilisateur n’a pas les droits requis pour modifier les tarifs des actes, procédures ou produits du catalogue, il peut cependant avoir l’autorisation d’appliquer une remise, un rabais lors d’une vente à un client.
Gérer les stocks des produits de votre catalogue
Vous pouvez, pour chacun des produits de votre catalogue, décider si vous souhaitez en gérer les stocks ou non.
Cette vidéo vous indique comment paramétrer les quantités en stock et vous explique les notions de stock, stock souhaité et seuil de réapprovisionnement. Il est indispensable, avant toute chose, de bien indiquer, dans votre catalogue produits, les produits que vous souhaitez vendre de façon déconditionnée (au mL, à la pipette, par plaquette de 10 cps, au comprimé…)
Voir aussi |
Comment remplir les champs de mes commandes chez Alcyon France
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Alcyon en France
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne ALCYON et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Alcyon habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 01 par défaut si vous n’avez qu’une clinique.
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Alcyon (généralement un code de plusieurs lettres présent sur vos bons de commande)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
MonRendezVousVéto.fr : Prise de rendez-vous en ligne – Présentation
Gestion des bons de livraisons Centravet (BLI)
Les bons de livraisons informatiques (BLI) doivent être paramétrés sur Transnet.
Les intérêts de passer par Transnet sont les suivants :
- Le numéro 1 est l’interrogation des stocks (avec indication des manques et ruptures, plus quelques autres statuts)
- Transnet indique également des notions de date de péremption des produits livrés (pour les produits dont les numéros de lots sont gérés chez Centravet)
- Enfin des contrôles sur les produits sont effectués avant l’envoi de la commande, informant l’utilisateur, ces contrôles concernent principalement :
- Les produits pour lesquels les retours ne sont pas autorisés (produits froids / stupéfiants)
- Informations spécifiques aux clients Export, pour lesquels les produits de la commande ne sont parfois pas compatibles avec le mode de transport sélectionnés.
Comment remplir les champs de mes commandes chez Centravet ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Centravet
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne CENTRAVET et remplir le champ CODE CLIENT avec votre code client Centravet habituel (généralement un code à 6 chiffres).
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande).
Dans Clinique de livraison, inscrivez 000 par défaut si vous n’avez qu’une clinique. (Après avoir cliqué sur « enregistrer » ou « ajouter des produits »)
Dans mot de passe de livraison, inscrivez le mot de passe de votre compte Centravet (généralement un code de quatre lettres présent sur vos bons de commande)
Comment remplir les champs de mes commandes chez Val d’hony / Verdifarm / Covetrus ?
Pour lier votre centrale d’achats au logiciel et passer vos commandes directement à l’aide du logiciel Vetup, il vous faut d’abord paramétrer quelques éléments. Voir « Comment paramétrer ma centrale d’achats ?«
Puis, si vous êtes client d’une centrale Val d’Hony / Verdifarm
se rendre dans CATALOGUE / CENTRALE D’ACHATS
Cliquez sur la ligne Val d’Hony et remplir :
- les champs CODE CLIENT et LOGIN avec le login que vous utilisez habituellement sur la page de login de NetOrder (généralement un code à 9 chiffres).
- le champ MOT DE PASSE avec le mot de passe que vous utilisez pour votre accès à NetOrder
Les autres champs ne doivent pas être modifiés. Cliquez sur ENREGISTRER
Pour passer une commande, se rendre ensuite dans CATALOGUE / COMMANDES
Sélectionnez NOUVEAU puis remplissez les champs comme suit :
Dans Numéro, créez un numéro de commande (ici 1 pour une première commande ou la date du jour…)
Voir ensuite la vidéo « Comment passer une commande avec mon logiciel ?«
Actions possibles depuis une fiche animal
Diverses actions sont possibles depuis la fiche d’un animal ou depuis la fiche contenant la liste des animaux d’un propriétaire : consultation de divers historiques pour un ou plusieurs animaux de ce propriétaire, changement de propriétaire, passage en salle d’attente ou en hospitalisation…
Informations disponibles et actions possibles depuis la salle d’attente
La fenêtre Salle d’attente contient diverses informations (heure d’arrivée du propriétaire, heure du RDV) et permet de réaliser différentes actions grâce aux petites icônes présentes sur les différentes lignes de rendez-vous
Article évoqué dans la vidéo |
Associer un tag (label, étiquette) à un animal ou à un client
Pour vous aider à repérer très facilement, par exemple, les animaux souffrant d’une maladie chronique ou encore assurés, vous avez la possibilité de créer des TAGS (encore appelés labels ou étiquettes…) que vous pourrez associer à un animal ou à un propriétaire.
Pour cela, commencez par créer les différents tags que vous souhaitez utiliser par la suite dans le menu PARAMETRES / TAGS
Indiquez s’il s’agit d’un tag concernant les animaux ou les propriétaires puis cliquez sur NOUVEAU, inscrivez le nom du label puis tapez ENTREE.
Répétez cette opération pour créer tous vos autres tags. Lorsque tous vos labels ont été créés, cliquez sur ENREGISTRER
Lors d’une visite, vous pourrez ensuite, dans une fiche client ou animal et après avoir cliqué sur la zone destinée aux tags, ajouter les labels désirés.
Utiliser la saisie vocale pour mes examens médicaux et mes comptes-rendus
Une fonction de saisie vocale est disponible pour remplir les champs de vos visites ou encore saisir le texte de vos rapports, de vos comptes-rendus.
Gérer un poste, un ordinateur utilisé par plusieurs utilisateurs de la clinique avec un code PIN
Un code PIN peut être attribué à chacun des utilisateurs du compte Vetup pour permettre un changement très rapide d’utilisateur.
Cette fonction est notamment très utile lorsqu’un poste, un ordinateur de la clinique est utilisé alternativement par différents membres de l’équipe (ordinateur de la salle radio, de la salle d’hospitalisation, de l’accueil…)
Le lien suivant vous permettra ensuite d’accéder à une seconde vidéo vous indiquant comment activer la fonction « changement rapide d’utilisateur » et attribuer à chaque membre de l’équipe un code PIN qui lui est propre : Changement rapide d’utilisateur par code PIN